印章管理规定

印章管理规定

根据公司目前印章管理现状,结合公司生产经营实际情况,为切实加强与防范印章使用管理风险,特别是有效规避与控制合作分公司及合作项目部印章管理风险,现制订印章管理补充规定;

一、印章分级分类及使用范围

1.公司印章分级

公司印章分为三级,即公司印章、分公司印章、项目部印章;

2.各级印章分类的及使用范围

⑴公司印章：公司级印章包括公司行政公章、法人印章、公司合同章、财务专用章、发票章、党委、工会、各部门印章等,各类印章使用范围为：

行政公章：以公司名义发出的文件,函件,证明,介绍信,招投标文件,向上级部门报送的有关上行文、计划、统计及有约束力的文件等;

法人印章：与行政公章、合同章、财务专用章配合使用于签订合同、招投标文件及财务开具票据、办理银行业务等;

合同专用章：用于对外签订的各类合同、协议等有法律

约束力的合同文件;

财务专用章：用于财务收据、银行业务的办理及以公司名义报财务统计报表、办理银行账务、出具财务证明等与经营活动形成的财务事项;

党委、工会印章：只限于党委、工会组织开展活动及出具有关证明使用,具体范围参照国家有关规定执行;

部门印章：适用于以部门名义出具的通知、报告、证明等公司内部工作联系使用,原则上仅限公司内部使用,不得对外;

⑵分公司级印章：分公司级印章包括分公司行政公章、分公司负责人印章、分公司财务专用章、发票章等印章;各类印章的使用范围为：

①分公司行政公章：用作以分公司名义发出的文件、函件、证明、介绍信、向上级部门报送的有关上行文、计划、统计及有约束力的文件;

②分公司财务专用章及财务负责人印章：用于分公司财务收据、银行业务的办理及出具财务证明事务、在地方主管部门的税务办理;

③因业务需要分公司印章需超范围用章时,需一事一议,由分公司申请公司另作书面授权;分公司各类印章严禁用于

下列事项：

各类对外合同、分包合同、购销合同、租赁合同、担保合同、聘用合同等经济类合同文件及补充协议上加盖分公司印章；

各项结算报告、对账单等结算类文件上加盖分公司印章；

开具任何内容欠据和任何形式的经济结算凭条；

为他人或单位提供任何责任的经济担保或融资担保;

3.项目部级印章：项目部印章分为项目部行政公章、项目部财务专用章;

1项目部印章使用范围：与本工程相关的技术资料、质量资料、安全资料；联系单与业主/监理/设计院/周边地区管理部门/施工单位、会议纪要、备忘录、工程往来文件、施工方案、向业主工程款申请报告、与业主各类签证,与上级往来文件资料;超出上述范围的,不得施章;因业务需要的超范围用章,需一事一议,由项目部申请,公司另作书面授权;

2项目部印章严禁用于下列事宜办理：

项目部印章严禁用于下列事宜办理：各类对外合同、分包合同、担保合同、聘用合同等经济类合同文件及补充协议上加盖项目部印章；各项结算报告、对账单等结算类文件上加盖项目部印章；开具任何内容欠据和任何形式的经济结算

凭条；为他人或单位提供任何责任的经济担保或融资担保;

项目部需办理材料设备购销、租赁时,零星材料设备的购销租赁由项目部负责人签字后直接购销、租赁；成批或规模较大的购销、租赁确需签订购销、租赁合同时,先由项目部技术人员编制购销、租赁计划、项目部负责人审核,严格执行“四流合一”,按财务报账制的要求规范付款手续后按如下流程办理：分公司管理的项目部单份合同金额在10万元以内的由分公司工程管理部门、分公司财务部门负责人签字报分公司经理审批同意后加盖项目部公章签订相应购销及合同,同时将合同报公司工程管理部、财务部备案；分公司管理的项目部单份合同金额在10万元以上的,由分公司工程管理部门、分公司财务部门签字、报分公司经理审批同意后再报公司总会计师同意加盖项目部行政公章签订相应合同,同时将合同报公司工程管理部、财务部备案;

公司直接管理的项目部需办理材料设备购销、租赁合同时,零星材料设备的购销租赁由项目部负责人签字后直接购销、租赁；成批或规模较大的购销、租赁确需签订购销、租赁合同时,先由项目部技术人员编制购销、租赁计划、项目部负责人审核后,单份合同金额在10万元以内的报公司工程管理处、财务处负责人审批后加盖项目部行政公章签订,单份合同金额超过10万元的,工程管理部、财务部负责人审批后再报公司总会计师批准后加盖项目部行政公章签订,同时所

有购销、租赁合同报公司工程管理部、财务部备案;

没有启用项目部行政公章的项目,确需办理购销、租赁合同时按上述程序审批后直接加盖公司公章签订;

二、进一步明确各类印章的使用保管,严格按流程办理使用手续

1.公司总部各类印章的保管：由办公室安排专人负责;

2.自营分公司的印章保管：自营分公司印章由相应自营分公司保管,自营分公司下辖的自营项目部印章由自营分公司安排专人管理；自营分公司下辖的合作项目部各类印章由相应自营分公司委派印章管理员统一保管;

3.合作分公司、合作项目部印章的保管：合作分公司、合作分公司下辖合作项目部、公司直管合作项目部的各类印章,全部收回公司,按下列办法管理：

⑴采取分公司集中管理：根据目前公司分支机构分布情况,设立的合作分公司或合作项目部按上述片区采取就近管理,如区域较远时,公司根据情况另行设立新的片区,届时以专门下发的文件为准;

⑵已并入分片管理的分公司,如某些项目远离所在片区且印章使用频繁,可由分公司申请针对特定项目由公司委派印章管理员或已委派的其它管理员兼职管理;

⑶远离所设六个片区的其它较分散的分公司或项目部,如业务量比较少的,印章放公司办公室管理；由相应分公司或项目部申请,由公司委派印章管理员进行管理;

⑷地矿系统内部以法人单位名义申请成立的分公司、项目部,在与系统内法人单位签订印章管理协议书后,由公司安排专人负责管理;

⑸所有派往合作分公司及项目部的印章管理人员薪酬及其它待遇均由派往的合作单位承担;

三、各类印章使用施印审批流程

1.公司总部各类印章施印：总部业务办理需使用公司各类印章时,部门经办人到办公室申请登记、部门负责人审核、分管领导批准后施印;

分公司或项目部需使用公司总部印章或存放在公司总部的分公司、项目部印章时,由相应分公司或项目部申请,以电子邮件、快递或直接委派人员前往公司办公室,办公室印鉴管理员在印章使用申请表上登记后,由办公室按业务类别分交由相应业务部门进行资料审核,经审核部门负责人签字同意、报该部门分管领导批准后由办公室施章,按规定存留复印件或原件后返还相应分公司或项目部;

2.各片区保管的印章：合作分公司或项目部需使用由各片区保管的印章时由相应合作分公司或项目部申请,以电子