采购订单与采购合同管理ppt

采购订单与采购合同管理

一、概念与定义

1. 采购订单

采购订单是采购部门向供应商下达的正式书面购买请求。它通常包括要求供应商提供的项目、数量、价格、送货和支付条件等详细信息。

2. 采购合同

采购合同是采购部门和供应商之间签订的一份法律文件，规定了双方在采购过程中所需遵循的条款和条件。它通常包括产品或服务的描述、价格、交货方式、付款条件、保修期、违约责任等内容。

二、采购订单与采购合同管理的重要性

1. 保证供应沟通的有效性

采购订单和采购合同对于保证采购流程中各环节之间的顺畅通信非常重要。由于采购订单和采购合同详细地规定了要求供应商遵循的各项义务，因此它们能够有效地促进采购部门和供应商之间的沟通，以确保交付的产品或服务符合买方的需求。

2. 降低采购成本

通过采购订单和采购合同来规范采购流程，采购部门能够更好地控制采购成本。这是因为采购订单和采购合同定义了产品或服务的具体要求，这有助于避免产品或服务的重复、供应商的滥用等问题。

3. 降低采购风险

采购订单和采购合同规定了双方在采购过程中应遵循的条款和条件，这有助于降低采购风险。它们能够确保供应商向采购部门提供的产品或服务质量可靠，避免发生意外的法律纠纷。

三、采购订单与采购合同管理的实施步骤

1. 编写采购订单或采购合同

采购订单和采购合同应该包括具体的要求，包括产品或服务的描述、数量、价格、付款条件、交货方式、保修期、买卖双方的签名等内容。

2. 审查采购订单或采购合同

在编写采购订单或采购合同时，采购部门应该仔细审核，以确保所写的内容符合公司的采购政策和程序。必要时，可以找其他部门的相关人员审核同一份文件，以确保文件的准确性。

3. 合同签署与执行

当双方就采购订单或采购合同达成一致后，便可签署采购合同并

开始采购。在执行采购过程中，采购部门还应该监督供应商的表现，

并及时跟踪产品或服务的交付过程。另外，在采购流程末端，采购部

门还应该对接收的产品或服务进行质量检查，以确保供应商的表现符

合采购合同中的内容。

四、在白板上实现采购订单与采购合同管理的方法

1. 列出所有需要被编写的采购合同或采购订单

在白板上，采购部门可以列出所有需要被编写的采购合同或采购

订单的列表，以梳理整个采购流程的全貌。

2. 编写采购订单或采购合同的模板

在白板上，采购部门可以共同设计采购订单或采购合同的模板，

以确保制定出的模板能够符合公司的采购政策和程序。

3. 列出所有的采购形式

采购流程通常包括招标、询价、竞价等多种采购形式。在白板上，采购部门可以列出所有的采购形式，并对它们进行分类，以确保每一

种采购形式都在采购流程中得到了适当的应用。

4. 跟踪整个采购流程的执行情况

在白板上，采购部门可以随时跟踪整个采购流程的执行情况。如

果发现采购流程出现了偏差，采购部门可以及时发起相应的纠正措施，以确保采购活动的顺利开展。

五、结论

合理、规范的采购订单和采购合同管理不仅能够保证供应链的通畅，同时也能在一定程度上降低采购成本，减少采购风险。在实际操

作中，采购部门可以有效地应用白板，以可视化的方式管理整个采购

流程，从而提高采购管理效率。