深圳市希望社会工作服务中心档案管理制度

深圳市希望社会工作服务中心档案管理制度

一、为了规范社工工作档案管理，保证档案资料齐全、完整和安全，维护服务中心和服务对象的合法权益，结合中心实际制定本制度。社工工作档案是社工与服务对象建立工作关系后，根据服务需要所搜集、整理并记录的服务对象相关信息。

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二、归档范围是凡反映中心和社工工作活动，具有保密、查考、研究或其他利用价值价值的文件材料：包括工作记录、调查与统计资料、劳动工资、人事档案、会议记录、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

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三、中心的档案管理由中心负责人指定档案室档案管理员或专人负责。

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四、档案管理人员的职责：保证中心及社工的各种原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

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五、档案应用符合档案存放标准、需要的专用档案袋存放。

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六、社工应按照社会工作的专业工作伦理、方法如实做好工作记录。

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七、个案结束后，社工应在一至三周内将相关记录归档。若跟进服务，社工按照实际需要填补进档案。

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八、社工工作记录应按照“社会服务发展研究中心--深社计划”提供的工作表格制作，如在具体操作中有不便记录在表格中的文件，应以A4纸打印，社工与档案管理人员签字确认，并在档案袋上标注。

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九、档案存放于本中心，在服务对象单位如学校留存简单信息以便查阅。简单信息包括服务对象的名称、接受服务的时间等。

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十、个案工作中简单信息不能泄露服务对象的个人基本信息如：住址、电话、年龄等。

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十一、服务对象有权持本人身份证或其它有效证件查询本人的档案。

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十二、服务对象查询档案，经验证无误按要求登记签字后方可办理。

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十三、社工工作档案保留期限为三年，三年后统一集中销毁。

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十四、当档案到了销毁期时，由档案管理员填写《深圳市希望社工服务中心档案资料销毁审批表》交负责人批准后执行。

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十五、经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对，将批准的《深圳市希望社工服务中心档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

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十六、档案室要符合防火、安全、保密等标准，并有明显标识。

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十七、档案室要做好日常防尘、防潮、防鼠、防虫蛀、防干燥等工作。

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十八、档案编排要科学有序，按个案、小组等摆放，便于查找和管理。

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十九、档案管理人员要按归档要求，对未归档的材料及时催收，对破损材料尽力粘贴修补，以保证所有档案材料完整、齐全。

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二十、档案柜架及柜内档案要统一编号并编制检索索引，方便日常利用和科学管理。

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二十一、档案室门、柜钥匙由专人管理，不得随意乱放或借给他人。人员变更时，要办理严格的交接手续。

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二十二、档案管理人员要忠于职守，坚持原则，遵守保密规定，不断提高档案管理专业知识和业务能力。

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二十三、本制度最终解释权归中心所有。

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深圳市希望社工服务中心

二零零八年六月