编制工作手册-1

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~W2;台维餐饮管理干部发展训练系列讲座

F&B-Q02 如何授权及编制工作手册

主讲人: 姚小莲~W1;

壹: 何谓工作手册

贰: 工作手册在人力资源管理中的功能

参: 编制工作手册所需的资料搜集

肆: 编制工作手册所需之工作分析方法

伍: 编制工作手册的步骤

陆: 工作手册的编制

壹: 何谓工作手册

对某一工作所需执行的活动及条件作一描述, 通常亦包括工作环境、条件与配合之设备、用具的说明

贰: 工作手册在人力资源管理中的功能

一甄选标准

二教育训练

三绩效目标

四职务索引

五、奖惩标准

六、职位评价

七、人力需求预估

八、组织规划

参: 编制工作手册所需的资料搜集

一、组织图

二、工作流程图

三、主要工作项目的描述

四、所需接洽之单位与目的

五、应准备之报告

六、所需参加之会议

七、所需使用之工具/ 设备

八、经常性之工作行为

九、工作标准

十、保管的记录/ 物件

肆: 编制工作手册所需之工作分析方法

一、工作日志法

1.由工作本人依时间顺序详细记下在一定期间 (可能是一天,也可能是一天以上)

内所从事的各项活动或任务, 以及所耗费的时间。

2.日志的形式大多并非既定, 而是由从业人员自行填写, 但亦可设计固定格式,

以节省填写者的时间, 或者齐一水准。

3.优, 缺点:

A.优点--逐日或在任务后即时纪录, 可避免遗漏

B.缺点--自行记录无法保证某些活动过份强调或轻描淡写, 且文字水准及表

达能力也会影响。

二、观察法 (配合面谈法进行)

直接观察工作人员的活动, 并且记录下有关项目, 时间等资料

三、面谈法

1.个别面谈--与工作本人--单独面谈

集体面谈--与若干从事相同工作的员工一起讨论

上司面谈--与员工的顶头上司面谈

讨论会--与邀集对某一工作深有认识的专家, 训练员, 上司....等一起讨论

2.面谈前的准备事项

A.准备一份标准问题表或备忘录

B.搜集与该工作有关的背景资料

C.对访谈对象事先安排

D.事先计划好记录的工具

3.面谈时的注意事项

A.与被访者建立和谐与信任的关系

B.访谈过程中需要保持主动发问

C.发问的技术需要讲求

D.尽力表现得像一个好听众

4.面谈时的优, 缺点

A.优点:

--易于澄清与解释重要的细节

--能向被访问者说明工作分析的功能

B.缺点

--费时

--被访问者有被直接评价的威胁感

四、问卷法

1.设计并分发问卷与选定的员工, 在一定的期间填覆, 以获取有关资训。

2.优, 缺点

A.优点:

--能迅速搜集大量的工作分析资料

--比面谈法成本小

B.缺点:

--问卷涵盖资料的代表性与效率无法确定 --回答问卷人的文字能力限制

伍、编制工作手册的步骤

一、决定组织需求

1. 薪资行政缺乏一致性

2. 分工不清的冲突, 抱怨频起

3. 主管的责任与权限不相当

4. 不当的任用与安置

5. 提供训练与实际需求不符

6. 组织生产力低落

7. 工作流程耗时又无效

二、衡量成本效益的考虑

1. 工作手册适用的职位人数

2. 工作手册方法的实施成本

3. 工作手册修定的管理成本

4. 工作手册结果的使用成本

三、撰写工作手册实施方案

1. 目的

2. 实施人员的组织

3. 工作手册适用部门与职位

4. 实施程序

5. 审核工作手册结果的程序

6. 部门主管与员工配合事项

A.高阶主管的责任

a.决定组织的需求

b.明令公司政策配合实施

c.经常的对下、对外宣传沟通

d.公开对方案实施者之授权

e.定期的进度检视

B.一般主管的责任

a.提供组织图与工作流程图

b.确订各职位的从业人员

c.向下沟通、解释配合事项与原因

d.提供分析结果的修正意见

e.澄清工作上的专业技术问题

C.一般员工的责任

a.按工作分析问卷填写资料

b.提供工作实况的详细说明

c.确认分析结果的涵盖性

d.提供往后修正工作内容的资料

四、工作分析人员的责任

1. 选定实施分析的部门与职位

2. 决定最适合分析的方法

3. 提供工作分析的方法给分析人

4. 提供说明与训练

5. 沟通与确认工作流程

6. 资料的分析与过滤

7. 工作手册的编写

8. 编写结果送交审核

9. 提供分析结果给使用者并确任

10. 建立与实施定期稽核修定流程

五、实施试探性方案

1. 由高阶主管负责宣传沟通

2. 针对小部门试行分析

3. 召集有关人员试行规划

六、决定工作手册的内容格式

1. 符合需求功能

2. 充份地描述工作职掌

3. 足够提供职位评价所需之资料

陆、工作手册的编制

一、内容

1.工作职别资料(IDENTIFICATION CARD)

--职称

--职等

--职位代号