OA系统管理办法(征求意见稿)

OA系统管理办法

（征求意见稿）

第一章总则

第一条为保证集团办公自动化系统（本办法简称OA系统）顺利实施，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，结合集团办公自动化工作实际情况，特制定本办法。

第二条OA系统，主要运用于集团总部各中心、部门、各子公司之间的公文流转。

第三条OA系统内容包括协同办公、公文管理、车辆管理、工作报表、用品管理、任务管理、工作计划、工作总结、工作日志、文档管理、公共信息、个人设置、综合办公、常用工具等功能。

第四条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位年度考核范围。

第五条本办法适用于集团总部各中心、部门、各子公司。

第二章管理分工与职责

第六条集团行政管理中心负责OA系统的管理、规划、实施、培训和检查考核等工作，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责：

1．根据总裁办的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续的审核工作；

2．根据公司的发展，将新的管理规定实施到OA系统中；

3．根据实际情况对OA系统各类表单和流程进行修改及修订工作；

4．征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

5．培训各使用单位的员工；

6．做好其他相关工作。

第七条集团行政管理中心网络信息管理员（以下称系统管理员）负责OA系统的维护和管理等工作。其主要职责：

1．负责管理OA系统的软、硬件配置、升级。

2．负责日常的OA系统运行维护，网络设备故障处理。

3．负责OA系统的安全技术防范，定期就系统运行进行严格检查。

4．负责集团总部各部门办公终端系统的安装。

第八条各使用单位必须设一名负责人分管OA系统的运营管理工作，指导和监督本单位员工使用OA的情况；

第九条集团各管理中心、各子公司应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。

第十条使用单位需变更系统中的相关资料，应向行政管理中心提出申请，并办理相关手续：

1．使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的使用人员名单；

2．使用单位撤销的，应办理注销手续。即在系统中删除该单位名称，注销该单位使用人员，并将系统中的相关文件按撤销单位提出的处理办法进行处理；

3．使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

4．使用单位协同审批表单或流程需要修改，必须经过集团相关领导审批通过后，由主管部门通知系统管理员进行操作。

5．集团各部门、各子公司申请新员工系统账号，需通过所在公司人力资源部向系统管理员提交新员工资料：姓名、部门、职位及其上级主管。系统管理员添加员工编号及相关权限后，通过消息方式通知人力资源部及其上级主管，由上级主管转达给新员工，由行政管理中心统一安排新员工进行培训和考核。

第三章使用要求

第十一条员工应自觉遵守OA系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。对生产一线员工及辅助后勤员工（没有使用电脑的员工）用纸质先提起审批，然后由本部门文员或人事行政文员输入电脑进行审批和备案。

第十二条系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。员工应自己定期更换密码，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位员工都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。

第十三条员工的密码丢失，应向系统管理员提出申请，恢复初始密码。

第十四条员工在OA系统的设置中心里面，对自己的个人信息进行添加，如联

系方式、e-mail、出生日期等，以方便同事之间联系时查找。

第十五条未经集团行政中心同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。

第十六条为保证各类电子文件的及时收发，公司领导及各中心负责人原则上应该全天在线，其他员工至少每天上、下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

第十七条员工如因请假时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作，取得授权的代办人在OA系统上以授权人名义所做的各类操作，均视为授权人的本人意见。如因出差，请使用手机审批功能，保证工作的延续性。

第十八条为使公文流转真正地落到实处，并提高员工对“企业信息化”的认识，有审批权限的OA使用人必须启动短信提醒功能，同时必须随时随地、及时地打开OA 系统，处理当天的文件，如遇出差、事假等没有上网条件的情况，须启用手机审批功能，保证事务正常审批，如遇长时间出差、事假的，须启用事务委托功能。

第十九条各部门在发文或部门与部门之间需协调某些事宜时必须通过OA系统，不允许出现纸质文件（紧急情况除外）。处理文件填写意见时必须将意见写清楚。

第二十条有紧急重要文件需要审批，员工可通过电话或者发送手机短信提醒。

第二十一条在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。

第二十二条公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。

第二十三条电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接收的，应及时向系统管理员反馈。

第二十四条员工要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

第二十五条因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。

第二十六条OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第二十七条员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

1．通过OA 系统发布的信息、发起的协同，均视同OA使用人员知晓，因此所有员工应及时登录系统获取协同信息，处理相关业务。