信息化时代背景下数字档案馆的建设与发展

信息化时代背景下数字档案馆的建设与发展

数字档案馆的规划和建设是信息技术对档案事业发展影响和要求的必然结果，鉴于一个科学、高效的数字档案馆体系需要按照社会信息化整体环境的要求来组织，数字档案馆标准体系的建设应尽可能注意与国际接轨，并尽可能借鉴使用相关信息管理领域已经采用的比较成熟的标准，以保障信息交换的畅通。在国家档案局的领导与组织下，理论工作者和实际工作者正在合作开展相关标准的研究，并已形成一批与数字档案馆业务建设有关的标准规范。这了使档案工作与企事业的发展目标和管理水平相适应，并在信息化时代充分发挥其作用，这就要求我们档案工作者主动、积极地变革与形势和企事业发展不相适应的档案管理理念、管理系统、管理模式。

标签：信息化；数字档案馆；建设与发展

数字档案馆的规划和建设是信息技术对档案事业发展影响和要求的必然结果。数字档案馆建设过程中要充分运用先进的计算机和网络等信息技术，配置先进的软硬件设备，研制高性能的信息管理系统。数字档案馆要解决信息技术发展和应用给档案管理带来的复杂问题，要保证归档电子文件的真实、完整、长期可读。数字档案馆是电子政务、电子商务、单位办公自动化的一个必需的组成部分，是信息社会中档案管理新模式的集中体现，代表着新世纪档案馆工作的发展方向。

一、数字档案馆的产生

二十世纪初，随着电子政务、电子商务、数字化校园的快速发展和数字档案资源的与日俱增，数字档案馆研究初见端倪，欧美等发达国家纷纷投资建设。其中比较有影响的项目有美国的电子文件档案馆、英国的联合王国数字档案馆和日本的关西数字档案馆等。国内，一些国家综合档案馆和企事业单位档案馆也开始付诸行动，并取得一定的成效。

由于包括中国在内的一些国家正在积极建设的数字图书馆工程，带动了档案馆对自身数字化建设的思考。1994至1995年，美国国家数字技术通讯指导办公室把数字图书馆列为9项重点项目的第一位，排在危机及应急处理、教育及终身学习、电子商务、能源管理、环境控制和废品最小化、保健、加工处理和产品、公众存取政府信息等重要项目之前。这项工程从1999年到2001年为第一阶段，投资4亿美元，2002年以后的第二阶段继续投资6000万美元。其他国家对数字图书馆建设的投资也十分可观，如英国投资4亿美元，俄罗斯每年投资2亿卢布。到2001年为止已经宣布正式开始数字图书馆建设的国家有20多个，由此可见，数字图书馆受重视程度非同一般。

2003年8月，青岛市数字档案馆通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，同时，青岛市数字档案馆在国内第一个正式投入使用，当时青岛市数字档案馆数字档案馆建设项目提出1996年投资100万元建设《青岛市档案馆计算机管理信

息系统》，以目录数据作为主要管理对象，到2000年底，已经完成了馆藏档案案卷级目录、文件级目录、人名索引、大事记等资源数据库建设，输入各种目录数据270万条，在档案利用中发挥了重要作用。并在信息化建设过程中，也培养了一批档案信息技术管理人才。

社会快速发展的信息化进程决定了数字档案馆建设发展的必然性。但是，时至今日，不同的数字档案馆建设项目仍然按照各自的理解在使用着数字档案馆的概念，这将会对数字档案馆理论与实践造成一定的负面影响。因此，我们结合工作实践，对数字档案馆的概念及内涵做了一些系统的研究与探讨，以期促进达成对数字档案馆内涵的共识。

二、数字档案馆的内涵

数字档案馆是在分布式计算机网络环境中，利用数据库技术、数字技术、多媒体技术和计算机网络技术创建、获取、存储、处理、交换与发布数字档案信息的档案信息管理与服务机构，是各级政府和各单位信息化建设的有机组成部分。

数字档案馆与人和机构的职能密不可分，在人和机构的管理下有效运行。计算机软件系统只是由人和机构控制的数字档案馆的运作工具，而不是数字档案馆或者说信息系统的全部。而本定义所指的数字档案信息管理与服务机构并不一定局限于传统档案馆的范畴。既可以是复合档案馆（传统档案馆+数字档案馆）的组成部分，也可以是机关、团体、企事业单位的数字档案管理部门或其他新型的数字档案信息管理与服务机构，例如，商业化的档案数据库开发商等。数字档案馆，尤其是广义数字档案馆的运行，将更依赖这些机构之间的协同工作。

从表面看，数字档案馆的任务与传统档案馆有着许多异曲同工之处，但仔细分析一下，两者的内涵存在着很大的差异。首先，是管理对象不同，数字档案馆的管理对象是数字档案，这是一种新型的档案，其存储方式和管理要求与传统档案有着很大的差别。其次，是资源建设的途径与方式不同，数字档案资源来源之一是相关的信息系统中具有保存价值的电子文件和数据，来源之二是被数字化的档案馆藏，来源之三是通过搜索引擎获得的具有档案性质的网络信息与资料，来源之四是购买商业公司开发的专题档案数据库，来源之五是其他可共享的数字档案馆资源。这与传统档案馆根据国家规定，通过接收、征集相关部门档案来组织各自特定馆藏的资源建设模式有着很大的区别。再者，是信息服务的方式与范围不同，数字档案馆借助数据库技术、数字技术、多媒体技术和计算机网络技术开展档案信息的网上采集与服务，不受地域、时间、档案实体物理位置的限制，可以全方位、零距离地接收档案和为用户提供信息服务，大大拓展了传统档案馆的收集与服务功能。

此外，基于职能范围与组织形式的不同，数字档案馆还有广义与狭义之分。广义数字档案馆是指基于网络环境、采用面向对象分布式网状结构管理模式、由众多档案资源库和档案信息资源管理与服务机构组成的数字档案馆群体。而狭义数字档案馆则是指拥有特定的档案资源库及专业管理人员，借助现代技术履行和拓展传统档案馆的档案信息管理与服务功能，为广义数字档案馆提供数字档案信

息资源和技术支持的档案信息资源管理与服务机构个体。两者相辅相成，密不可分。广义数字档案馆是数字档案馆建设的最高境界，而狭义数字档案馆则是广义数字档案馆的基石与重要组成部分。三、数字档案馆的建设

鉴于一个科学、高效的数字档案馆体系需要按照社会信息化整体环境的要求来组织，上述数字档案馆标准体系的建设应尽可能注意与国际接轨，并尽可能借鉴使用相关信息管理领域已经采用的比较成熟的标准，以保障信息交换的畅通。在国家档案局的领导与组织下，理论工作者和实际工作者合作开展相关标准的研究，并已形成一批与数字档案馆业务建设有关的标准规范。但是，从总体上来说，标准体系的研究还是相对比较滞后。这一现象已经成为制约数字档案馆建设发展的一个主要因素。改变这一状况的办法主要有：学习借鉴相关的国际、国内已有的技术标准。要组织力量对已有的标准进行翻译、梳理，形成体系，为数字档案馆建设项目提供切实可行的标准与依据。继续组织理论工作者和实际工作者携手进行管理标准和业务标准的研究与制订。要重点关注对数字档案馆建设实践具有重要指导意义、目前暂无国际标准、国家标准和行业标准可借鉴的标准。逐步从管理、业务和技术三个层面上形成较为完整的数字档案馆标准体系，为方兴未艾的数字档案馆建设实践提供科学指导。

建设数字档案馆，就是为了更好地为社会服务，进一步提升档案馆的服务质量和服务水平，这是档案工作贯彻落实“三个代表”重要思想的一个具体措施。社会各界要求档案服务工作迅速快捷、方便周到、充分全面，我们在数字档案馆建设中，充分运用各种现代化技术，在服务手段上，加强了智能化、自动化的检索，简化了操作手续，进一步提高档案信息的查全率、查准率和查询速度；在服务方式上，打破传统档案利用的单一模式，利用者可以通过网络、电话等现代化工具，在任何地方、任何时候查询数字档案馆的信息资源；在服务内容上，突破传统档案馆馆藏的限制，向利用者提供历史的和现行的、馆内的和馆外的、开放的和未开放的（当然，这需要一定的身份确认、申请等过程）等各种档案资源，使数字档案馆真正成为社会各界了解党和国家方针、政策的窗口，成为社会各界查询信息的中心数据库。信息化人才对档案信息化建设的发展有着决定性影响。由于数字档案馆是一个新兴事物，所需的各种人才还十分缺乏。

为此，我们把建设数字档案馆的过程作为锻炼队伍、培养人才的过程，通过各种方式，培养一支懂得现代化、信息化知识的干部队伍。这了使档案工作与企事业的发展目标和管理水平相适应，并在信息化时代充分发挥其作用，这就要求我们档案工作者主动、积极地变革与形势和企业发展不相适应的档案管理理念、管理系统、管理模式。

〔参考文献〕

〔1〕冯惠玲，张辑哲.档案学概论〔M〕.北京：中国人民大学出版社，2001.

〔2〕吴传炉，李亚尤.数字图书馆信息资源建设探讨〔J〕.现代图书情报技术，2000，（06）.