公司文件打印归档管理规定

公司文件打印归档管理规定公司文件打印归档管理规定

一篇完整的公司文件打印归档管理规定应该包含以下几个方面：

一、文件打印规范

1.明确打印的目的和内容

在公司实际运作中，有时需要将一些重要的信息记录下来，成文后在内网进行打印。在打印前应该明确打印的目的和内容。这样能够避免因为无明确目的而浪费纸张。

2.避免打印重复

公司内部的信息交流十分频繁，同一个信息会被多次传递。为了防止多次打印一份相同的文档造成不必要的浪费，应该在打印时审慎控制，避免重复打印。

3.减少纸张的浪费

除了重复打印，还应该注意减少纸张的浪费。当需要进行打印时，可以使用双面打印，缩小排版，使打印的纸张数量减少。

二、文件归档规范

1.文件的命名

在进行文件的归档时，文件的命名应该明确。命名应该简洁明了，能够快速了解文件的内容。同时，应该避免使用含有特殊字符、过长的文件名等不规范的命名。

2.文件的归类

根据公司业务的不同，文件应该按照不同的分类进行归档。例如，人事部门的文件可以按照员工姓名、考勤员工等不同分类进行归档；财务部门的文件可以按照时间周期进行分类，如按月份或季度来进行归档。

3.文件的保存

归档并不代表文件就处于安全。在文件归档管理中，保存是一个很重要的流程。公司应该在有备使用的前提下定期进行文件备份，避免文件丢失或被恶意破坏。

4.文件的查阅

在文件归档管理中，文件的查阅也是一个非常重要的方面。公司公开的文件必须有文件查阅的渠道。对于涉密文件，可以根据文件的性质和重要性来给出相应的权限进行查阅。

三、文件销毁规范

1.文件销毁的时间

文件销毁的时间应该根据文件的性质来确定。对于一些敏感信息或需要定期更新的文件，应该定期进行销毁。

2.文件销毁方式

文件销毁方式应该尽量保证文件的安全和机密性。一般而言可以采用机密文件粉碎机或燃烧等方式进行销毁。对于已经归档保存的文件，如果文件存放期限已满，也应该及时进行销毁，避免文件的泄露。

四、管理的责任和考核

文件打印归档管理是公司管理的一部分。对于公司而言，应该建立相应的文件打印归档管理规定，并落实到位。同时，公司里也应该有相应的管理人员来监督管理，对于不遵守规定的员工应及时进行处理。

作为公司管理规定的一部分，文件打印归档管理规定应该作为公司管理的重要的一部分。若是公司内部有明确的规范，能够提高公司的效率，降低成本。切实落实到位，才能有更有效的管理和更可靠的保障。