公文写作与管理技巧

学习导航

通过学习本课程，你将能够：

●了解公文的含义、类别和文种；

●熟悉公文的写作特点、步骤及要求；

●掌握九种常用的公文写作形式；

●有效提升公文的写作与管理技巧。

公文的写作与管理技巧

一、公文的含义

1.公务的定义

公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体系的文书，是为管理和开展各项行政工作而制定，具有规章制度性，为行政工作提供标准和范式。

2.公文的特点

公文是一种文书，公文的特点主要有两点：

第一，公文具有强制执行力的法定效力；

第二，公文具有自身的规范体系，包括文种选择、格式和要求的规范，甚至标点符号，以及语气和措词的使用规范。

二、公文的类别

按照不同的标准，可将公文分为不同的类别。

1.按行文的方向

按行文方向，一般可将公文分为上行文、平行文和下行文。

上行文

所谓上行文，是指下级机关向所属上级机关的发文。

下行文

所谓下行文，是指上级机关向所属下级机关的行文。

平行文

所谓平行文，是指相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文。

2.按文书的来源

按文书的来源，公文分为收寄公文、外发公文和内部公文。其中，被广泛应用的是内部公文，更多被管理、保存、编码、甚至销毁的，同样来自于内部公文。

3.按发文的性质

从发文的性质角度，将公文分为询问文和答复文。

询问文

所谓询问文，是指征询意见或解答问题的文书。

答复文

所谓答复文，是指针对询问文的解答和回复性文书。

4.按公文内容处理的要求

按公文内容处理的要求，将公文分为参阅性公文，又称参阅件；

承办性公文，即承办件。

5.按处理文书的时间要求

按处理的时间要求，可将公文分为特急公文、急办公文和常规公文（平件）。

其中，平件在企业应用中比较频繁。

6.按文书的机密程度

从文书的机密程度分析，将文书分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。

企业中最常使用的则是普通公文。

三、公文的文种

国家行政公文管理规定，企业内部公文一般分为12种，即命令（令）、决定/公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、公函或函、会议纪要和议案。

通常情况下，命令、通告、公函和议案在企业公文中应用较少。

四、公文的写作特点

公文的写作特点主要包括：

1.实用性

公文书写切记除了具有合乎规范的文种、选择和格式外，实用是公文最大的特点，即公文要能够应用。

2.真实性

如果公文书写内容是虚假或虚构，甚至是捏造或编造的，则失去了公文实用的价值。所以，真实是公文的生命。

3.时效性

公文的时效性是指其内容与事务的发生具有同步性。

4.规范性

公文的含义明确了公文的文种选择、格式、甚至标点符号，都应该规范、实用。

【案例】

按照公文语言的规范性修改句子

请按照公文语言的规范性修改下列句子：

1.你局某月某日的来信，我们已收到。

这个例句的典型问题是语言不规范，然而公文讲究语言要言简意赅，所以如果改为“贵局某月某日的来信已收悉”，再附上文件的编码，则显得语言简洁明了，同

时便于对方日后的查找。

2.石景山农委向古城四中赠送了价值5000元的物理、化学实验仪器和体育教

材，改善了办学条件。

改成“为改善古城四中的办学条件，石景山农委赠送了物理、化学实验仪器和体育教材，价值5000元”将更合理。

3.5所公房、6起重大事故、学生78名

这个句子主要是顺序有问题，应该为“6起重大事故、学生78名、5所公房”。

4.协商会是在我们这里开还是在你们那里开？请速定。

这个句子的问题是不够简洁，可改为“协商会在何处召开请速定”。

五、公文的写作步骤

公文的写作步骤主要包括：

1.计划

公文所要表达的内容、阅文的对象、采取何种文种书写、最后公文要达到怎样的目的，均应事先做好计划安排。

2.成文

成文即拟稿，就是将合理计划的公文内容、阅文对象、文种方式和所要达到的目的与作用，拟成公文稿件。

3.修改

修改就是对拟好的公文稿件进行反复审阅修改，使其语言简单明了，行文更加规范，符合公文的定义。

4.编辑

编辑就是修改确认好的公文稿件，编辑成正式的公文文件。

六、公文的写作要求

1.完整

公文书写完整通常指意思、结构要完整，尤其在公文整体结构的布局方面，首先是组成导语的标题和前言，然后是正文，最后是结尾和落款。

2.具体

公文中所请示的事项、呈递的意见要具体，使得阅文单位能够清楚了解公文表达的意思。

要点提示

公文写作的要求包括：

①完整；

②具体；

③准确；

④清晰；

⑤简洁。

3.准确

准确是指在公文的书写中选择准确、适合的文种，选用准确的格式进行特写信息的传递。

4.清晰

清晰是指公文的层次和过渡要清晰、连贯自然，表达出公文的具体意义。

5.简洁

公文的语言要规范、简洁，通常选用专业化的书面语言。公文中虽然需要运用言简意赅的语言，但不表示可以改变公文要表达的意思。

【案例】

少了一个字

清朝乾隆皇帝非常欣赏王之焕的一首诗《凉州词》：“黄河远上白云间，一片孤城万仞山。羌笛何须怨杨柳，春风不渡玉门关。”

乾隆皇帝有一把进贡的特别精美的折扇，想让纪晓岚把王之焕的这首诗撰写在折扇上，纪晓岚非常激动，大笔一挥就开始写，写完之后，

准备呈递皇上的一瞬间，发现少了一个“间”字，但是也无法修改，只好

冒着被杀头的危险将折扇逞给皇上。皇上满心欢喜地读着，发现少了一

个字，就质问纪晓岚，此时纪晓岚灵机一动说：“禀报皇上，奴才写的不

是诗，是一首词，读起来意思没有改变：‘黄河远上，白云一片，孤城万

仞山。羌笛何须怨，杨柳春风，不渡玉门关。’”

就这样，纪晓岚免去了被杀头的罪过。

上述案例中，纪晓岚合理、灵活地弥补了错误，使用的是中文里长短句的技巧——四字一断、五字一断，所以公文既要简洁又不能改变其总体意思。