时间管理学员讲义

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六
时间管理的进一步提升
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时间管理学的四代理论
♀ ♀ 第一代着重利用便条与备忘录 第二代强调长/中/短期日程表，反映出时 间管理已注意到规划未来的重要性。 ♀ 第三代重视优先顺序的观念，将有效的 时间和精力加以分配，争取最高效率。 ♀ 第四代重在个人管理，注重提高个人生 活和工作的质量，帮助平衡发展工作和生 活的不同角色，并全盘规划日常生活。
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制定目标的SMART原则
♀
♀
SPECIFIC
具体可实施的行动计划
MEASURABLE 可度量的(数量，质量)
♀
♀
ACHIEVABLE
RELEVANT
可达到的
与个人价值观吻合的
♀
TIMING
有时间限制的
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1.3 目标的金字塔
♀ 终极目标
♀ 长期目标 ♀ 中期目标 ♀ 短期目标 ♀ 每天目标
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1.4 将时间投资于第二象限
♀ 偏重第四类事务的结果： 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会结构为生
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1.5 将时间投资于第二象限
♀ 偏重第二类事务的结果： 有远见，有理想 平衡 自制 纪律 少有危机
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2. 效率与效能
关注如何做，规划、程序比结 关注为什么，探求新主张
果更重要
目的是改善流程和提高产出 目标是提升数量、提高质量 有变化、没有改变
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4.2 避免混乱
♀ 办公室桌上的5S运动
♀ 处理信息洪流
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办公室桌上的5S运动
♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ 整理废纸篓的作用 文件存档系统 各就各位的摆臵 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 整理、整顿、清扫、清洁、素养
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处理信息洪流
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考虑一项任务的优先程度
这项任务是否 既重要又紧迫 否 是 是否今天 就需要完成 否 是 立即行动 Ａ型 任务 留出时间来完成
这项任务是否 重要或紧迫 否 是
这项任务是否 有最后期限 否 是
这项任务是否 日常性 否 是
这项任务能否 助你有效地工作 否 是
制定可行的限期 Ｂ型 任务 分出时间来完成
报纸和杂志 备忘录 外部邮件 和传真 电子邮件 和内联网
委派
速读
细读
添入 阅读文件夹
留出时间细读
复印和传阅
丢弃
归档、委派 或传阅
采取措施
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4.3 告别完美
♀ 清楚你所从事的工作对质量的要求 ♀ 不要为自己预留充裕的时间 ♀ ８０分标准 ♀ 感受缺陷
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5. 及时行动
我其实没有什么辉煌灿烂的业绩。 只有一点令我自豪的是：凡是我觉得 应该做的，我就去做……而当我决心 做后，我便着手去做了。
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3.制定你的计划
♀ 长期计划 ♀ 周计划
♀ 日计划
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3.1 长期计划——活动计划表
目标： 在9月31日前出版一个工作计划和工作手册的综述
工作步骤 估计时间 目标日期 责任人
１书写草稿
２打印草稿 ３校对 ４封面设计 „„ ８发行
15天
10天 5天 15天
8月15日
8月25日 8月30日 9月15日
斯曼曾对数百人提出过：“要是你今 天就去世，你最后悔的是什么？”
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你的答案？
♀ “我后悔没多读点书。” ♀ “没有好好约束自己。”
♀ “没有多尝试新事物。”
♀ “没有花更多的时间与家人相 处。”
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对我们生活、工作 有重要意义的方面：
• • • • • • • 提高与别人的沟通 更好的准备 更好的计划和组织 对自己更好的照顾 抓住新机会 个人发展 授权
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2.4 学会说“ＮＯ”（续）
♀ 指出拒绝的理由 ♀ 拒绝的是请托而不是他 ♀ 如果可能，为他提供其他可行方案
♀ 切忌透过第三者来拒绝
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2.5 如何对付“不速之客”
♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ 不要采取无条件的“门户开放政策” 授权秘书甄别并拦截来客 规定接见部属的时间 移樽就教 站立会客 限时面谈 宁可提早上班，但不要拖延下班
1.4 设定目标的步骤
♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ 步骤一：列出目标 步骤二：上述目标带来的好处 步骤三：主要困难与阻碍 步骤四：所需技能及知识 步骤五：为达到目的必须合作的对象 步骤六：计划与行动带来的好处 步骤七：目标完成日期
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2. 去除不必要和不合适的事务
♀ 要事第一 ♀ 以始为终 ♀ 减少冗长的会议
目的是需求正确的方向，最好
的结果 目标是增加价值
希望任何事情动作得顺畅、没 询问：“我们的目的是什么？” “我们为何这样做？”
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课程回顾
♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ 了解时间管理的现状 认识时间管理 时间管理的陷阱 如何跨越时间陷阱 时间管理的工具 时间管理的进一步提升
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2.6 有效委派
做过类似 工作的人 委派给谁
新手
备忘录、传 真、电子邮件
如何指示
个别会晤
必要时
跟进工作
每天
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2.6 有效委派的要点
♀ 委派做出决定的权利，而非实施任务的 权力 ♀ 灵活处理时间 ♀ 要求对方复述你的指示 ♀ 提供成功完成任务所必需的必要资料 ♀ 全面责任由你来负担 ♀ 对他人表现提出建设性的反馈 ♀ 慷慨奖励，适度批评
♀ 学会说“ＮＯ”
♀ 对付不速之客
♀ 学会委派
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2.1 要事第一
♀ “大石头”理论 ♀ ABC法则 ♀ 二八定律
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ABC法则
♀ A型：重要且紧急的事务
♀ B型：重要或紧急，但不是既重要又
不紧急的。
♀ C型：既不重要也不紧急的日常任务
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平衡日常工作任务
一个工作日 ♀ A型任务：你应该尝试每天完成几项 紧急而有难度的事务。 ♀ B型任务：你的工作主要由这部分任 务组成，这部分工作应占大部分工作 时间 ♀ C型任务：这些不紧急的事情应放在 有时间的时候做
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二八定律
意大利经济学家帕雷托(Parto): ♀ 80% sale from 20% customers ♀ 80% profit from 20% product line ♀ 80% problems from 20% employees
集中精力在能获得最大回馈的事情上； 别花费时间在与成功无益的事情上。
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1.2 拟订目标的原则
♀ 符合自己的价值观 ♀ 了解自己目前的状况
♀ 制定目标的SMART原则
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符合自己的价值观
♀ 你希望听到别人如何评价你？ ♀ 你这一生有任何成就、贡献或值得 怀念的事情吗？ ♀ 你是个称职的丈夫/妻子/爸爸/妈妈/ 亲戚吗？ ♀ 你是个令人喜欢的同事或伙伴吗？ ♀ 失去了你，对关心你的人会有什么 影响？
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以人为本的第四代时间管理学
♀ 第二象限组织法 ♀ 效率与效能
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1. 第二象限组织法
♀ 时间管理矩阵图
♀ 将时间投资于第二象限
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1.1 时间管理
案
重 要 性
I 关键时刻 紧迫问题 到期限的项目，会议 和一些准备工作等 III 电话打断 一些信件 一些不重要的会议 时髦的活动 一些紧迫的琐事
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如果你不去控制生活中的事件，你将被 这些事件所控制。 ♀ 不能控制
♀ 完全控制
6
条件的影响
♀ 有些事情我们能控制，但我们认为 我们不能。 ♀ 有些事情我们不能控制，但我们认 为我们能。 适当的控制事情可以提高较高的生产力 并获得内心平静。
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二 了解时间管理的现状
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美国著名时间管理专家尤金· 葛里
自己
秘书 自己与秘书 图表制作者
9月31日
百度文库打印厂
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3.2 周计划工作安排
目标 第 周
工作
优先级别
估计时间
日期安排
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3.3 每日工作计划表
日期
需完成的任务
优先级别
已完成
时间安排
需拨打的电话
优先级别
已完成
时间安排
需约见的人员
优先级别
已完成
时间安排
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4.踢除行动障碍
♀ 克服拖延
♀ 避免混乱
♀ 告别完美
时间管理
1
一
认识时间管理
2
１．时间的特性
♀ 供给毫无弹性
♀ 无法蓄积
♀ 无法替代 ♀ 无法失而复得
3
２．时间可否管理
♀ 我们无法管住它，不让它流
逝．“子在川上曰：逝者如斯夫！” ♀ 但我们可以管理时间的用法，有选 择的运用我们的时间。
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３.如何管理时间
♀ 最根本的要素是“事件” ♀ “时间管理”就是一种“事件 管理”
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四
如何跨越时间陷阱
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跨越时间陷阱
♀ 明确目标
♀ 去除不必要和不合适的事务
♀ 制定你的计划
♀ 踢除行动障碍 ♀ 及时行动
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１.明确目标
♀ 正确目标的价值 ♀ 拟订目标的原则 ♀ 目标的金字塔 ♀ 设定目标的步骤
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1.1 正确目标的价值
♀ 目标刺激我们奋勇前进
♀ 有目标才会有结果
♀ 目标引导我们发挥潜能
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你是如何管理自己的时间的？
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问题不是没有时间，而是在支配和
使用时间上出了问题。
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评估你的一天
♀ 做时间日志：将你的时间以30分钟 为单位进行分割；做2～3个星期的记 录。
观察：你用在有用和没有的事情上时间 各是多少？
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三 时间管理的陷阱
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时间管理的陷阱
♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ 猪八戒踩西瓜皮：滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 反正时间还早：拖延 不速之客 会议病 文件满桌病 事必躬亲
II 准备工作 防患于未然的工作 价值观的思考澄清 建立关系 必要的休息和充电 IV 繁杂的琐事 一些电话 可躲避的事 不相干的信件 消遣，泡电视等
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紧急性
1.2 将时间投资于第二象限
♀ 偏重第一类事务的结果： 有压力 精疲力竭 危机处理
忙着收拾残局
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1.３
将时间投资于第二象限
♀ 偏重第三类事务的结果： 短视近利 处理危机 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂
不必做， 取消它
这项任务是否必要 否 是
留待有空时再做
Ｃ型 任务 37
判断：
下列任务分别属于Ａ型、Ｂ型、Ｃ型任 务中的哪种任务？ (1) (2) (3) (4) (5) 整理文件 (6) 给家人打个电话 接紧急电话 (7) 会见一个重要客户 准备会议 (8) 阅读专业期刊 和朋友一起喝午茶 (9) 下属请示 向上司汇报工作情况 (10) 同事请求协助
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１.猪八戒踩西瓜皮：滑到哪里是哪里
♀
♀ ♀ ♀ ♀
没时间做计划
工作是程序化和工作化，根本没有必要 做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”
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２.不好意思拒绝别人
♀ 接受请托比拒绝更容易
♀ 拒绝请托会触怒请托人，从而导致
请托人报复
♀ 我想做一个广受爱戴的人 ♀ 我不懂得如何拒绝
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５.会议病
♀ 基于合群的愿望而聚会倾谈
♀ 为符合传统
♀ 为推卸责任
♀ 没有勇气，逃避指出别的员工的错误 ♀ 无效的会议不断重复
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６.文件满桌病
♀ 安全感
♀ 犹豫的个性 ♀ 半途而废的工作习惯
♀ 个人的喜好
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７.事必躬亲
♀ 担心下属犯错 ♀ 安全感
♀ 不愿意放弃得心应手的工作
♀ 找不到可以授权的下属
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2.2 以始为终
♀ 是必须要做的吗？
♀ 不完成会怎样？
♀ 是自己想要的吗？ ♀ 和目标直接相关？ ♀ 回报和收益直接相关吗？
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2.3 减少冗长的会议
♀ 会议前
♀ 会议中
♀ 会议后
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2.4 学会说“ＮＯ”
♀ 耐心倾听 ♀ 如无法当场决定则要告诉他你要考 虑多长 ♀ 显示慎重 ♀ 表情应当和颜悦色 ♀ 态度坚定
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３.反正时间还早：拖延
♀ 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的 时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项 工作安排过多的时间，如果你给自己 安排了充裕的时间从事一项活动，你 会放慢你的节奏以使用掉所有分配的 时间。
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４.不速之客
♀ 没有预约的客人，无端的申诉，往 往会使你难以专心致志的工作。
——罗斯福
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只有行动才能靠近目标
♀ 使用更好的工具工作 ♀ 提升工作的熟练度 ♀ 运用既有的情报和经验
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五
时间管理的工具
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时间管理的工具
♀ ♀ ♀ ♀ ♀ ♀ 月历 行事历与甘特表 效率手册 商务通与订房卡 闹钟 其他工具
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使用时间管理工具的四把钥匙
♀ ♀ ♀ ♀ 只用一个个人的管理系统 随身携带 远离废纸 以最合适的方式使用工具