(原创)质量例会管理制度

质量例会管理制度

第一章总则

第一条为“强化质量意识，规范质量活动，加强质量管理，解决质量问题”，防止质量问题在生产经营活动中发生或蔓延，通过确立定期分析和评价机制，使公司管理层及时准确地掌握产品、过程质量情况，科学开展质量管理，有效推进质量改进，保证质量目标的实现，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司质量例会的管理。

第三条本制度所称质量例会，是指质量工作分管领导为听取质量数据和信息汇报、解决产品和过程品质问题、确定相关质量改进需求并协调落实有关质量工作，由质量部门按月组织召开的质量会议。

第二章管理职责

第四条质量部门负责质量例会的归口管理，包括会前筹备、会中实施和会后跟踪的组织和管理，并负责职责范围内相关数据和信息汇报。

第五条各部门负责职责范围内相关数据和信息汇报，并按会议要求和有关程序做好相关质量工作或质量改进需求的落实。

第六条质量工作分管领导负责主持质量例会，并确定会

议决议。

第三章会议时间和参加人员

第七条质量例会应按月度周期，在每月底6个工作日内、公司工作例会前召开。特殊情况下（如工作安排冲突、遇上节假日等），会议时间可适当提前或延后，其中，会议提前时间不得早于每月21日，会议延后时间原则上不得晚于下月初3个工作日。

第八条当遇月度工作时间不足10个工作日时，原则上该月不再召开质量例会。该月相关的质量信息和数据可与下月的质量信息和数据一并汇报。

第九条市场、开发、生产和质量等相关部门负责人或部门质量工作分管负责人、质量管理员、品质工程师应参加质量例会。特殊情况下，质量部门可根据会议内容通知其他有关部门负责人参加会议。除按本制度要求的例行参会人员外，各部门参会领导根据部门实际情况，可确定并通知相关人员参与会议全部或部分议程。

第十条当会上会讨论一些关键议题，而这些议题可能会引起非常大的分歧，难以形成统一意见，但如果这些议题的讨论结果会对质量工作造成重大影响时，质量部门负责人应与相关高层领导沟通并邀请其参加会议。

第十一条参会人员必须准时出席并签到。因故无法到会（或无法准时到会）者应事先向会议主持人提交《会议请假审

批表》（见附件），经批准后可以不参加会议或迟到，但应按要求提供汇报材料，并安排部门相关人员作为全权代表参会。《会议请假审批表》经批准后提交质量部门质量管理员备案。

第四章会议内容

第十二条质量例会主要汇报内容及职责见表1所示。

表1 质量例会汇报内容及职责矩阵表

第十三条除第十二条要求外，质量部门还可根据年度或月度质量工作实际及分管领导要求，对相关专项工作进行汇报，例如：质量活动方案的策划结果、顾客二方审核的情况等。

第十四条为保证会议质量，质量例会的汇报内容，原则上要求各部门提供形成文件的信息。针对第十二条中（3）～（17）项要求，相关部门宜采用一份文件的形式（WORD格式）包含本部门的相关内容。其他项目可保持单独的成文信息进行汇报。

第五章工作程序

第一节会前筹备

第十五条质量部门与分管领导沟通确定具体会议时间，并与参会部门领导和相关高层领导进行沟通，以对会议时间进行最终确定。同时，质量部门还应与分管领导沟通确定会议需要讨论和决议的事项（即会议议题）和会议议程。

第十六条会议时间确定后，质量部门质量管理员负责会议准备，包括确定会议地点和参会人员、发出会议通知等。会议通知中应列出会议议题，使参会人员提前了解、提前思考，提高会议效率。

会议时间和会议地点等如有临时变更，经分管领导核准后，由质量部门质量管理员负责通知。

第十七条质量部门质量管理员对以往会议纪要决议到期工作事项进行检查，主要是对完成情况和完成效果进行跟踪验证。如果决议事项未按要求完成，检查结果需要给出未完成的原因及考核建议。

第十八条各部门对周期内的相关质量数据和信息进行收集、统计和分析，按第十二条、第十三条和第十四条要求编制汇报材料，汇报材料应详略得当、形式适宜，涉及数据分析的，宜采用图表等方式展现。数据统计周期原则上应与质量目标测量周期保持一致。

汇报材料应至少在会议前一天提交到质量部门质量管理员汇总。

第二节会中实施

第十九条质量部门质量管理员负责打印会议签到表，并组织参会人员签到。

第二十条质量部门质量管理员宜于会议开始前10分钟到达会场进行会议准备，包括调试会议设备、拷贝汇报材料等。各参会人员宜于会议开始前5分钟到达会场，以在会议正式开始前完成签到。

签到完成后，质量部门质量管理员向会议主持人汇报到会情况。

第二十一条会议主持人检查到会情况并确认迟到人员后，确定会议记录人员（原则上由质量部门质量管理员担任），宣布会议开始并按会议议程主持会议。若未专门确定会议议程时，会议议程通常按如下方式进行：

（一）质量部门汇报以往例会决议的执行情况；

（二）质量部门汇报当期质量成本分析情况；

（三）质量部门汇报相关过程和产品质量情况；

（四）生产部门汇报相关过程和产品质量情况；

（五）开发部门汇报相关过程和产品质量情况；

（六）市场部门汇报相关过程和产品质量情况；

（七）质量部门汇报当期质量奖惩的建议；

（八）质量部门汇报其他相关内容。

第二十二条会议主持人宜根据以下原则和技巧在会议进程中对发言时间、进度、主题进行控制和把握，以确保会议效率，尽量在规定时间内结束会议。

（一）当某一问题讨论时间过长时，主持人应适时归整意见，需要时可作出短暂休息决定。在休息结束后，主持人应该以简短的议论整理使参会人员能快速地继续讨论。

（二）当讨论偏离主题、陷入胶着或是分歧扩大时，主持人应该以理性态度归纳众人意见，并提醒不合适之言行，阻止与会议主题不一致的内容，掌控好会议秩序。

（三）当成员意见表达不清或出现冷场时，主持人可适时重复语句并运用追问技术，协助成员理清观点，将概念具体化，提升成员发言的价值与意愿。

第二十三条为创造并保持良好的质量工作环境并确保会议取得效果，在会议进程中会议主持人可就相关问题向责任人员提出质询、表扬、指示或要求，并就后续质量工作方向和行动计划作出具体指示。

会议主持人还应对需要协调的事项确定解决方案，并针对存在的问题要提出质量控制和质量改进措施或要求。

第二十四条所有签到人员因故需要中途离会（指离开会场且在会议结束前不再返回，不包括临时离开会场）的，需向会议主持人口头请假并得到其批准，会前正式声明并得到会议主持人同意者除外。

第二十五条会议记录人员将会中达成的重要决议事项（包括工作内容、工作目标、输出形式、完成时间、责任部门等）进行简要整理并向会议主持人进行陈述，各参会人员可提出异议，若无异议则确定为决议事项。