6.档号编制规则

成都置信实业（集团）有限公司文件编码：文件版本：生效日期：

档号编制规则

编制部门：集团综合管理中心行政部

编制：日期：

审核：日期：

批准：日期：

序号文件版本修订单号/修订内容修订人修订日期1 初版/ /

目录

1 目的------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

2 适用范围------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

3 定义与缩写---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

4 职责------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

5 管理要求------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

5.1 档号编制原则 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

5.2 档号的结构 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

5.3 档号的编制方法 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

6 引用文件------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

6.1 《成都置信集团全宗划分》 ------------------------------------------------------------------------------------------ 5

6.2 《成都置信集团档案分类方案》 ------------------------------------------------------------------------------------ 5

7 相关记录------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

8 附件------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

1 目的

为规范集团档号编制结构、编制原则和编制方法，确保集团总部各职能中心/部门、各分子公司档

号编制的科学性、系统性和准确性，特制定本规则。

2 适用范围

本规则适用于集团总部各职能中心/部门、各分子公司的档号编制工作。

3 定义与缩写

3.1 档号：各立档单位在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档

案的标记，并具有统计监督作用。

3.2 全宗号：集团档案室给定每个全宗的代码。

3.3 类别号：档案类别的代码。

3.4 案卷号：案卷排列的顺序号。

3.5 序号：案卷内文件的顺序号。

3.6 页号：案卷内文件每页的顺序号。

3.7 文书档案件号：文件的排列顺序号。

4 职责

中心/部门/岗位职责与权限不相容职责集团总部各职能

中心/部门、各分子公司（1）按照集团档号编制要求，负责本公司、部门所属档案的档号编制工作，确保所编制档号的科学、系统和准确。

无

集团档案室（1）制定档号编制规则。

（2）协助指导集团总部各职能中心/部门、各分子公司的档号编制工作。

（3）检查所接受档案的档号编制质量。

无

5 管理要求

5.1 档号编制原则

5.1.1 唯一性原则

各全宗所编制的档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同档号，一个档号只代表一个编号对象。

5.1.2 合理性原则

档号结构必须与室藏档案的整理分类体系相适应。

5.1.3 稳定性原则

档号一经确定，一般不应随意改变。

5.1.4 扩充性原则

档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

5.1.5 简单性原则

档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提升处理效率。

5.2 档号的结构

5.2.1 文书类档案的档号编制结构为：

全宗号-年度.类别.保管期限-件号

例一：JD1-2011.2.Y-1，即为精典集团2011年行政管理类永久保管档案的第一件。

C25-2013.3.D-2，即为国旅投资2013年人力资源类定期10年保管档案的第二件。

5.2.2 科技类档案的档号编制结构为：

全宗号-项目号.类别号-案卷号

例一：C03-KCY .73 -002，即为科创园（青羊发展）竣工资料的第二卷。

例二：C22-SHYG .71-001，即为上海医谷（上海医学联合发展）项目报建类档案的第一卷。

5.2.3 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“—”（短横）相隔。5.3 档号的编制方法

5.3.1 全宗号的设置：

各立档单位的全宗号由集团档案室统一设置和划分，各立档单位在编制档号时应采用集团统一设

定的全宗号，全宗号设置情况见《成都置信集团全宗划分》（见本文件引用文件6.1）。

5.3.2 类别号的编制方法

5.3.2.1 类别号是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识，不同级位类别之间未设置间隔符。

5.3.2.2 集团文书档案设置一级类目，科技档案设置三级类目，各分子公司应按照《成都置信集团档案分

类方案》（见本文件引用文件6.2）的规定，选用与本公司档案实际情况相对应的类别号。

5.3.2.3 在一个档案室或一个全宗内，不应有重复的类别号。

5.3.3 案卷号的编制方法

5.3.3.1 案卷号采用三位阿拉伯数字从“001”开始标识。

5.3.3.2 目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。

5.3.3.3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（两个）案卷流水

顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录，如一个案卷流水顺序号含两个案卷目录时合并为一个

目录号或者按目录分编相应数目的案卷流水号。