逻辑思考力-0403下

逻辑思考力——邮件书写的注意事项0403（下）

在人们沟通交流的各种方式中，我们来分析一下容易产生误会的原因，并做以相应的比较，供同学们参考。在不同的交流方式下要具备什么样的方式和礼仪规范，以及所应注意的问题事项。

１、公告、小纸条

公告、小纸条的特点通常只是呈现出一些简短的话语，内容也非常的直接。主要的内容以通知，要求为主。这种沟通形式在格式上只有一个面向对象的称呼，有的甚至连称谓都没有，然后直接进入要说明的事项。最后的落款人也可有可无。这种沟通方式通常只适合日常事务间的往来或是以工作关系为主的人群间的工作交流。公告的性质通常是以通知和行政命令为主，不需要带有任何的情感、态度上的要求，非常的直接。因为缺少必要的寒暄和面对面的交流，所以这种方式比较适合在工作关系当中使用。即使是在互相很熟悉

的人之间也要尽量避免使用这种沟通方式。这是最容易发生误会的一种沟通方式。要注意应用的场合、环境。

２、电子邮件

在前面的文章中，我们已经详细叙述分析了电子邮件的利弊关系。总而言之在电子邮件的沟通中，要注意书写的格式规范，必要的寒暄和礼貌用语等方面的注章事项。同时还要保持理性书写。分清事物的性质从而决定采用哪种方式交流，用什么样的形式书写。

公告、小纸条与邮件同样都是通过文字形式来传递信息。因此，书面的规范是非常必要的，任何的疏漏都会招制误会的发生。

３、电话、传真

与文字信息沟通相比，电话与传真的交流沟通方式更具有实时性和互动性。在信息的交流过程中，更具有即实性，

一旦发生信息上的沟通不畅或误解是可以通过对方的声音，声调，语气来判断情绪上的变化，做到及时的发现。然后重新审视我们的过程，并实时的进行反省和解释。防止因误解没有得到及时制止，在时间上的推演下进一步加深，造成不可挽回的损失。也正是这种互动的即实性，让我们可以在过程中发现问题，及时调整，避免误会的发生。因此，这种沟通形式与前面两种相比较，出现误会的风险会相对小一些。

４、面对面交流

面对面交流即对话，面谈，在介绍过的几种交流方式中，这种是最不容易招制误会产生的沟通情境。在面对面的交流中，我们可以涵盖前面三种形式的所有方式、方法。即文字交流、语言交流、行为交流等过程。同时还具有即实的互动性。在过程中，获取对方信息内容的方法和途径也是最多的。我们可以通过对方的文字书写，语言状态，行为动作等方面

内容，及时发现对方在过程中表现出来的情绪变化，从而发现对方对交流的满意程度。方便我们及时对沟通的过程，方式，方法做出相应调整，以求达到一个良好的沟通效果。

可以看出，在交流的过程中，我们获取对方信息的方法、途径数量，以及过程中即实性和互动性的活跃程度在避免交流过程中发生问题方面起到了决定性的作用。

而邮件的形式在以上提到的各种交流形式中，并不占有任何优势。也就是说邮件的沟通方式，只能通过文字信息来获取，而且是单向性的信息流，互动的过程需要一个时间周期来完成。因此，在邮件的书写上就需要更加的注意规范。

我们总结了一些书写邮件时的基本要求和建议供同学们借鉴和参考。

写作邮件的基本要求

１、首先要确认收件人信息的准确性，不管是信件地址，还

是电子邮件地址，信息要准确。如果发生错误，即耽误正常的沟通，又给不必要的人带来困扰。

２、对收件人的称谓要准确，贴切。先考虑发件人与收件人间的关系，良好的称谓是拉近距离的开始。然后再进行必要的寒暄，以进一步体现对收件人的关心，关怀。可以是问候，祝福，或与收件人相关的生活信息等内容。

３、如果是收件人不熟悉的邮件，还要有一定的自我介绍，即发件人的名字等信息或公司的名称等信息。

４、邮件事物的描述开始前，可以用一句话概括主要事宜，如关于．．．的内容，而且要通俗易懂。

５、使用文明用语。

６、邮件写作要体现对方的重要性以及收件人的感激之情。７、对于要决定的事情，以请示、探讨的方式进行，切忌强制要求或命令。

８、邮件结束时，以总结性文字重新简述，以明示目的。９、考虑周全认真，即使很小的事物环节也要进行相关说明，以达周详。

１０、考虑收件人实际情况，书写内容要简洁，清晰，通俗易懂。

关于写作邮件的建议

１、在保持清醒的状态下进行书写，不冷静或醉酒的状态都不适合书写。

２、使用礼貌用语，注意表达方式和措辞。

３、保持情绪稳定，思路清晰

４、重要邮件，各方面信息要反复确认，务必不要出错。５、收到邮件要及时回复，如有意外，务必做出相应解释。以求得到对方的谅解，让沟通更顺利的进行下去。

６、重要的邮件信息要保证往来的准确、可靠，收到信息要

及时确认，并回复告之。

写邮件时保持应有的礼节

将交流的手段按照容易招致误解的程度大小顺序排列。最容易招致误解的是公告和小纸条。最不容易招致误解的是对话和面谈。所以，根据事物的内容，性质，重要程度，紧急程度等信息合理选择沟通形式是一个必要的过程。对于重要的谈话，还是选择不易招致误解的方式比较妥当。

人们见面时会互相问候、嘘寒问暖。相应地，写邮件时也要先寒喧。因为人们终归还是要花时间来处理发来的邮件信息，不论内容的多少，我们都应该报以感恩的心来对待别人的给予的支持，因此，在邮件中，适当的表达对收件人的感激之情和关怀体贴也是一个必要的过程，不能省略。