ERP系统导入

專案目標
ERP專案如為企業專案就應訂定專案目標 專案目標特色
清楚 簡單易懂 可量測 可用以評估成本效益 可實現但又有挑戰性
專案目標範例
模組名稱
目標
銷售及配送
財務 生產規劃 / 物料管理
1. 確保在客戶諮 詢之後的兩小 時之內回應
2. 確定對顧客回 應的正確性
3. 行性銷售流 程的精簡
是否須自力將系統導入至其他地方? 是否預期自行維護此系統?
決定導入策略
投入資源與承受風險？
安裝開發與測試環境 訓練專案key users 評估技術上的需求
評估網路與資料庫的資源是否足夠 例如,系統要求能在外部網路登入，則公司之網路設備是否準備好？
高階主管訪談
了解高階主管的策略思考 對預定的導入過程與結果作溝通

IEEE IT Pro, July Aug 1999, J. W. Ross
持續改進
改進系統效能
使系統之效能穩定 調整現行之流程 增加更多模組上線 將ERP系統與其他EB軟體結合
內容大綱
導入規劃 專案準備 企業藍圖規劃 系統設計與開發 系統上線及持續改善 專案管理 結論
4. 需求與備料間 的平衡
5. 平均付款時間 減少5天
6. 降低訂單計劃 至生產時間50 %
7. 降低庫存40 %
整體
8. 增加員工生產力
預估每年節省總成本
衡量方法
預期節省金額/ 每年
隨機檢查地區銷售 單位及其客戶
同上
可每年節省$40,000
$40,000
可每年節省$60,000
$60,000
未付款時間從75天 降至70天 工作日由10天 降至5天 節省$580,000
內容大綱
導入規劃 專案準備 企業藍圖規劃 系統設計與開發 系統上線及持續改善 專案管理 結論
專案準備
To Be Process and Add-on Software Spec End-User Training, Data Conversion Testing, Go-live War Plan
代替 在作業流程與系統功能找到妥協 外掛程式 直些修改系統程式 (應極力避免, 因可能導致系統日後無
法升級)
常見外掛程式
螢幕輸出入介面 輸出報表格式 資料轉檔 和其他系統作資料交換
系統設計與開發
系統設計與開發
設定系統參數 撰寫外掛程式 執行系統測試 建立授權架構 資料轉檔準備與測試 建置正式系統環境 一般使用者教材開發
11 即時監控企業的營運狀況
205 55.3%
3 進行企業流程再造
182 49.1%
15 強化組織的資訊基礎建設
174 46.9%
6 改善管理決策制定之品質
160 43.1%
17 有助於公司整體策略之推動
154 41.5%
14 因應企業業務成長或轉型需求
141 38.0%
10 提高顧客滿意度
96 25.9%
l 更快速的財務循環
l 標準化電腦作業平台
l 訂單流程的改善
l 對各系統間的嚴密整合
l 採購成本的Baidu Nhomakorabea低
l 改善成本結構
l 減少IT的花費
l 更佳的彈性
l 改善現金管理
l 改善Y2K的問題
l 利潤的增加
l 全球化的資訊分享
l 維護成本的減少
l 改善經營績效
l 增加即時交貨的準確率 l 改善供應鏈的績效
Project Management
Final Preparation Go-Live
Continuous Improvement Ripping significant business benefit
獲得企業利益
將系統導入上線之成果只是建立一個平台 企業流程須進一步調整才能獲得績效
Source: surprising fact about ERP implementation
IT或企業專案?
假如ERP 導入只是IT性質專案
就如同更換email 系統一般
不須考慮任何企業利益 以最節省人力與物力建置完成 在系統運作後，公司不再預期作任何business process調整
假如ERP 導入是business 性質專案
將公司預期之企業目標設定清楚 為達營運目標，可能需較多人力物力 在開始運作後，系統流程必須再經過進一步的調整
企業藍圖
企業藍圖
確認營運模式與組織結構 設計作業流程 確認差異 調整差異 確認外掛程式需求及時程 製作企業藍圖 確認企業藍圖
流程差異與調整
如設計的流程與系統功能不搭配,可以如下幾種方法 解決
從系統標準功能中再找尋一次 快速解決法? 如果是系統中未設計的欄位,可否用其他欄位
由專案團對中的主要使用者(key user) 開發
內容大綱
導入規劃 專案準備 企業藍圖規劃 系統設計與開發 系統上線及持續改善 專案管理 結論
上線規劃
上線規劃
研擬系統上線計畫 將客製功能由測試環境移轉轉到正式環境 安裝一般使用者作業環境 訓練使用者 建立上線支援站 執行資料轉換
各部門按序停止運作並將資料輸入系統 月結報表是否正確
協助者用者熟悉系統 專案總結或成功研討會
持續改進
To Be Process and Add-on Software Spec End-User Training, Data Conversion Testing, Go-live War Plan
ERP導入應配合企業策略
使用不同的策略方法論以辨認競爭優勢
辨認企業在價值鍵中所具有之價值
決定企業的營運模式(Business Model) 辨認營運模式的核心流程
2006 NCU Survey
說明
次數 百分比
財務會計
229 92.0%
採購管理
213 85.5%
銷售與配銷
184 73.9%
12 提升企業的形象
89 24.0%
18 有助於公司全球業務之推動
79 21.3%
13 有助於公司的上市上櫃
75 20.2%
16 提高組織彈性
66 17.8%
1 解決Y2K的問題
32 8.6%
9 上下游廠商的要求
28 7.5%
8 同業已導入類似系統
16 4.3%
19 其他
13 3.5%
有效樣本數 371
上線支援站
三層式支援
各專案小組主要使用者 顧問 系統業者
上線及支援
系統上線與後續支援
選擇適當的系統轉換方式
平行運作(Parallel run) 立即轉換(Cut over)
按照上線規劃輸入資料
會計年度啟始 待處理訂單最少時
按照規劃輸入資料並核對資料正確性
逐步式(Step by Step)
模組分批上線
大躍進式(Big Bang)
所有模組同時上線
多廠區導入策略(Roll out plan)
逐步式(site by site)
各廠區逐步上線
大躍進式(Big Bang)
所有廠區同時上線
何種策略導至較佳之結果?
無明顯差距 39.4% Big Bang (NCU 2003 Survey)
Implementation Scope, Strategy, and Organization
Tuned System
System and support team
Project Preparation Business Blue Print
Realization
Change Management
ERP系統導入
1
內容大綱
導入規劃 專案準備 企業藍圖規劃 系統設計與開發 系統上線及持續改善 專案管理 結論
內容大綱
導入規劃 專案準備 企業藍圖規劃 系統設計與開發 系統上線及持續改善 專案管理 結論
ERP導入重點
將配合策略發展的流程調整至ERP系統中 將流程運作所需的正確資料輸入系統中
Project Management
Final Preparation Go-Live
Continuous Improvement Ripping significant business benefit
專案準備
進行高階主管訪談 設定專案目標
這是IT專案或Business專案?
建立專案組織: 規劃專案key user 與MIS 投入人力
專案管理
To Be Process and Add-on Software Spec End-User Training, Data Conversion Testing, Go-live War Plan
物料管理
183 73.5%
固定資產管理
162 65.1%
生產管理
160 64.3%
企業管控(管理會計)
100 40.2%
人力資源
96 38.6%
品質管理
70 28.1%
產品研發
40 16.1%
融資管理
24 9.6%
其他
15 6.0%
投資管理
11 4.4%
有效樣本數 249
ERP導入階段
導入策略
模組與地點上線順序 多模組導入策略
l 運售與配銷成本的減少 l 創造新的經營模式
2006 item 說明 NCU Survey 次數 百分比
5 改善資訊的正確性與及時性
301 81.1%
2 降低企業營運成本，提升企業營運效率
257 69.3%
7 提升企業快速回應之能力
223 60.1%
4 整合各企業功能之資訊系統
207 55.8%
逐據點導入
優點
專案成員可以從前面的據點所建立的導入過程中學到經驗 所需資源較所有據點同時導入少 因為主要問題已在首要據點解決,可以降低後續各點風險 據點與句點間可增進彼此了解
缺點
可能會忽略各據點特有的流程 但若考慮各據點的獨特運作方式,可能使系統的建置變的複雜 導入時間較長,暴露的風險較高 計畫人員長時間的離開原工作環境,增加未來歸建的風險
Implementation Scope, Strategy, and Organization
Tuned System
System and support team
Project Preparation Business Blue Print
Realization
Change Management
間 成員的衝勁與動機可能因時間拉長而減低 使用者無法立即體會到系統整合的優點 過程較長, 因此可能因環境改變, 導致企業流程須重新調整
大躍進式(Big Bang)
優點
專案時程縮短 整合後的功效可馬上展現 專案成員的衝勁較高
缺點
在短時間內需投下龐大人力與物力 需要高階管理人員的緊密參與及對問題的快速回應 須進行大量的教育訓練與組織的變革管理
$580,000
可減少員工8人 8 * 500,000 = 4,000,000 $4,000,000
$4,680,000
ERP 績效(DT和Benchmarking Partner )
有形利益
無形利益
l 人員減少
l 提高資訊的可見度
l 存貨減少
l 嶄新的或已改善的企業流程
l 生產力增加
l 改善對顧客的回應速度
專案小組
設計企業目前極為來的流程 對專案管理組提供支援 建構及客製化系統 對使用者提供支援及教育訓練 測試新系統 蒐集正確資料以便輸入系統中
安裝開發與測試環境
安裝前兩套系統
專案小組成員訓練
訓練內容
系統功能 企業流程 專案管理
內容大綱
導入規劃 專案準備 企業藍圖規劃 系統設計與開發 系統上線及持續改善 專案管理 結論
逐步式模組導入
優點
單位時間內所需投入人力較少 專案品質隨成員技術及知識的累積而增加 前一個部分專案的經驗可以不斷累積到下一個部分專案 變革過程較為平順 導入成本有較長時間分攤
缺點
專案導入時間較長 不斷調整暫時性客製化系統介面以維護新模組及舊模組的銜接,耗費成本與時
專案組織範例圖
專案組織
督導委員會
高階主管組成 督導專案目標達成與否 制定專案導入的政策 確保資源的可用性 快速的決策 對專案經理的支持
專案管理組
負責
專案的導入 溝通, 協調及控制所的專案寄度與品質 對功能性的議題進行評估與決策
專案經理
穩定的情緒管理 正面的人際關係 為企業所接納與信任 清楚瞭解組織影響力 善於利用非正式的聯誼 習慣於沒有掌聲的環境