会议室预约管理系统方案书

会议预约管理系统

系

统

方

案

目录

一、系统概述 ...........................................................................................

1.1 什么是会议预约管理...................................................................

1.2 会议管理趋势 ..............................................................................

二、系统功能 .......................................................... 错误!未定义书签。

2.1 功能特点 ......................................................................................

2.2 系统优势 ......................................................................................

2.3 系统界面 ......................................................................................

三、系统部署 ...........................................................................................

3.1 安装示意图 ..................................................................................

3.2 安装实景图 ..................................................................................

四、会议显示 .......................................................... 错误!未定义书签。

五、应用行业 ...........................................................................................

5.1 教育行业 ......................................................................................

5.2 法律行业 ......................................................................................

5.3 医疗保健 ......................................................................................

5.4 企业 ............................................................. 错误!未定义书签。

一、系统概述

为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。每个会议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示该会议的会议内容，参与人员等信息。会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。

该系统可以显示各种集团内和公共的通知/通告，各种社会公共信息（如天气预报、新闻等公共信息）、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议主题等信息。同时还可以以图片、视频、Flash等形式显示各种其它信息。

1.1 什么是会议预约管理

会议预约管理

线下型管理：

这种会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的企业，会议安排全部依赖人工的上传下达，还需要协调其他部门，对会议资源的使用进行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理。

线上型管理：

这种会议管理方式比较集中在一些大型企事业或500强企业，已经有比较完善的办公流程和办公软件的支撑，常用的软件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些OA或ERP中集成这类应用。这种会议管理方式对会议成员、资源、时

间等做了充分的协调，是比较先进的会议管理方式。

●会议室管理

粗放型管理

这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）有召集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。这种方式在会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传下达所浪费的时间很多，不利于办公效率的提高。

人工型管理

这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所有会议的召集和访客的管理，相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子表格记录。

1.2 会议管理趋势

二、系统功能

为降低使用会议室所需的人力成本、提高召开会议的效率、提供系统化的会议过程管理，特研发了这套“会议预约管理系统”。该系统简化了会议室管理，灵活调度手段可以及时进行会议室预定，并且可以邮件或短信通知与会者确认。所有用户无需安装和配置，因为系统就是基于B/S架构，直接通过浏览器使用。

2.1 功能特点

●可对操作员进行增加、删除、修改操作，可以灵活设定操作员的管理权限。

●可自定义会议室名称，并进行增加、删除和修改操作。可以设定会议室的

使用时段。可以设定会议室的使用权限，让只有拥有权限的用户才可以预定这个会议室的会议。