营销类临时物料管理规定

营销类临时物料管理规定

一．目的

规范公司营销类物料的采购、保管、发放、使用等工作，合理控制营销物料的使用、消耗和费用支出，降低公司宣传物料的费用和经营成本，明晰物料管理人员职责及相关执行流程。

二.适用范围

适用于集团各项目公司营销部。

三.术语定义

3.1低值固定资产：

折叠桌椅、塑料凳、音响、桁架、展架、导视牌、桌布、警戒栏等。

3.2销售物料：

3.2.1常用销售物料类：包含但不限于单页、手册、手提袋、户型单页、档案袋、名片、来访/来电登记表、广告衫/帽等。

3.2.2活动物料类：包含但不限于举办开盘、暖场活动、微信活动等可重复利用的物品。

3.2.3礼品赠品类：包含但不限于水杯、广告笔、纸抽、停车卡、扑克牌、湿巾等，以及举行线下某类活动、线上微信活动采购的其他礼品等，还包含但不限于电话充值卡、加油卡、购物卡等的有价证券等。

四.职责

4.1项目公司营销部

4.1.1负责做好物料入库、出库执行工作，并定期清点、整理仓库物料。

4.1.2负责做好项目物料领取、制作的全方位把控，并负责审核礼品领取工作。

4.2项目公司财务部

4.2.1负责每月同项目营销部一起清查库存，抽查审核物料出入库情况。

4.2.2负责对需要处理、报废的物品即时给予处理意见。

4.3项目公司综合部

4.3.1负责接收、保管移交至综合部的相关营销物料。

4.3.2负责对需要处理、报废的物品即时给予处理意见。

4.4营销客服管理中心

4.4.1负责每月对进出库物料情况进行抽检。

4.4.2负责监督项目的物料管理执行情况。

五.物料管理流程

5.1电子物料的存档管理

5.1.1 电子物料包含但不限于营销方案、常用销售物料设计稿（名片、单页、手提袋、户型单页、折页等）、活动物料设计稿等内容。

5.1.2 电子物料的归档以最终制作稿为标准，归档格式为：日期（X月X日）+事项名称（例：交房活动）+制作稿（设计终稿）。

5.1.3 电子物料的归档与最终承印出的实际物品必须保持一致，入库名称保持一致，且需要标注材质、单次制作数量。如：X月X日定稿单页，XX克，铜版（XX）纸，XXX份，主题XXXXXXXX；X月X日DIY蛋糕活动瓶装水贴等。

5.1.4 电子物料的归档，由项目策划专员每月5日之前归档上月资料，提交项目营销负责人、营销客服管理中心各一份。

5.2 常用物料的采购

5.2.1项目营销部根据每月报批的营销方案或报批过的活动方案进行物料采购。方案中需明确所需购买的物料科目类别（如低值固定资产，常用销售物料、礼品赠品、活动消耗物料等）、材质、规格、数量、预计总价及物料用途等信息。5.2.2计划外的临时增加物料，填写《临时营销物料制作申请表》（附件1）提前3天发起审批，项目营销部、营销客服管理中心确认后，根据回复意见，采购相关物料。

5.2.3 采购的其他要求:必须依照《营销供应商管理及付款规定》要求进行比价或招标后选取合适供应商；总项金额小于5000元的发起OA事项审批，无需再签订合同，直接采购报销。

5.3常用物料的入库

5.3.1 物料入库由项目策划专员专职负责所有物料的入库、出库执行工作，定期清查、整理仓库物料。

5.4常用物料的领用

5.4.1 常用的营销物料、活动物料领用。

5.4.1.1活动前1日，根据活动计划，策划专员与销售助理沟通，清点所需物料，进行移交，在活动当天协调将所需物品运至指定位置。

5.4.1.2 日常消耗的物料，由销售助理即时梳理现场物料数量，需要补充的第一时间沟通策划专员，办理领用手续后进行补充。

5.4.2 礼品赠品类领用

5.4.2.1 根据需求方至策划专员处进行登记领取所需礼品及赠品等；营销体系外的部门领取礼品，需项目营销负责人签字同意确认后，方可进行领取。

5.4.2.2 活动所需的，提前1天清点次日所需数量，打印《销售礼品领用登记表》（见附件表格）；活动期间内，由置业顾问带领客户至指定地点领取礼品；礼品领用时，负责礼品派发人员需严格审查领取资格、如实派发。

5.5常用物料的清查

5.5.1 项目每周自行盘点一次，即时更新《营销物料出入库台账》，项目营销部每月25日前对现场物品进行自检梳理，整理好库存后，将清单及出入库明细提供给项目财务部。

5.5.2 由项目营销部、营销客服管理中心，共同对营销物料进行抽查，核对《营销物料出入库台账》是否正确，核对无误后，三方签字确认。

5.5.3 物品清查中对于超过半年以上无使用、破损严重无法使用、超过质保期无法使用、无二次利用价值的物料，填写《营销物料报损申请表》，经报项目总经理签字确认后，给予处理。

六.物料管理规定

6.1 物料管理的相关规定

6.1.1 根据日常营销、行销活动安排，常用销售物料的领取以单次使用需求量为单位，批量领取，不得多领，且做好物料领取登记。

6.1.2 物料领取时，需明确物料的用途，（如单页用于行销，瓶装水用于会议、重要单位客户）对于成交客户、老业主的礼品赠送除登记责任人，物品类型、数量外，还要登记业主楼号、姓名。

6.1.3严禁物料管理人员中饱私囊、收受回扣、不得接受任何供货供应商回扣、饭局应酬等违背职业道德行为，一经发现，交由集团审计部门处理。

6.1.4 物料的领取应提前申请，日常暖场活动需在使用前一天申请到位；批量物料大规模使用的，需提前3天以上到位，避免出现物料不足和制作周期长而影响使用。

6.2 物料使用的相关规定

6.2.1任何人在未经批准的情况下，不允许使用营销仓库或物料存放位置的任何