专门档案的管理体制

专门档案的管理体制

随着我国经济体制改革的不断深化和社会主义市场经济体制的不断完善，为了全面提高机关和企、事业单位档案工作的科学管理水平，促进机关和企、事业单位档案管理系统化、标准化、规范化建设，使之更好地为机关工作和社会服务，近几年来，在抓好文书档案工作的同时，档案管理部门重点狠抓了专门档案的基础建设，并充分利用专门档案，为经济建设和宏观决策服务，收到了明显效果。

1.提高认识，加强领导，健全机构，完善设施

专门档案是国家档案的一个重要组成部分，是一项重要的基础性工作。它不仅是机关工作的完整的、系

统的反映和记录，而且是为领导进行科学决策的重要基础和依据。有些专门档案的建立，本身就是市场监

督管理活动的重要组成部分，并具有两个显著特点：

一是具有很强的法律意义，它关系到市场主体活动的

准则；二是与经济工作密切相关，对经济状况的分析

有较高的资料价值。专门档案的利用范围广，既是我

们从事监督管理和行政执法活动的基础，也是为社会

提供服务的源泉。基于上述认识，某市工商局自觉地

把机关档案工作列入领导的议事日程，纳入机关工作

整体规划。分工一名局领导负责，办公室主任亲自

抓，在局机关设立了综合档案室，配了3名专职档案

人员，在局机关各处室明确了兼职档案人员24名，形

成了档案管理网络。为了实现档案管理现代化，为机

关综合档案室和各处室配备了档案管理必要的设备，

在办公用房比较紧张的情况下，安排了档案管理用房2间，共168平方米，并安装了防护设施；在机关经费

不足的情况下，拿出40多万元购置了档案柜96组，

复印机3台，计算机6台，空调器3台，去湿机2

台，及防火、防盗、防虫等设施，做到了专人、专

柜、专室三落实。只要是档案管理工作需要的，局领

导都千方百计予以解决，从而保证了档案管理工作的

需要。

2.建立健全档案管理制度，规范专门档案的管理

专门档案门类多，数量大，工作难度大。如果没有规范的管理制度，档案的收集、整理就会出现混乱局面。为了加强对专门档案的管理，档案管理部门认真总结档案管理工作的经验和教训。经过调查研究，反复实践，先后制定了九个档案管理制度，包括《立卷归档制度》《档案保密制度》、《档案保管制度》、《档案借阅利用制度》、《机关专门档案管理制度》、《档案鉴定销毁制度》、《三合一制度》、《企业档案查询制度》、《档案人员岗

位责任制》。这些制度涉及档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、统计等各个环节。特别是专门档案管理制度，明确了专门档案的范围、管理原则、管理方法，纳入了机关档案管理体系，并针对专门档案的特殊性提出了特殊要求，使专门档案管理工作有章可循。

3.认真收集整理，保证专门档案的完整性、真实

性、系统性

针对专门档案复杂多变的特点，档案管理部门采取档案管理人员与具体从事业务工作的专业人员相结

合，自己组织整理与聘请专业人员整理相结合的方

法，由档案专职管理人员指导和协调。同时，在专门

档案的收集整理上坚持了三个原则：一是完整地收集

资料，要求一个“全”字。专门档案按照建档原则，

采取平时收集、定期收集、集中收集结合。例如某市

工商局企业登记材料，商标注册材料，广告经营许可

证材料，经济违法查处材料，私营企业登记材料等，

每办完一个，收集整理一个卷宗；定时收集主要是在

每年对企业年检时进行，因为年检时间相对集中，工

作量大，年检结束后组织突击收集整理；集中收集主

要是对各个门类的专门档案收集而言的。二是科学的

分类立卷，要求一个“准”字。对收集的材料按真

实、准确、精练的原则，将必须归档的材料归集在一起，对不符合归档规定的材料，认真分析，慎重处

理。三是系统地整理材料，要求一个“细”字。整理

档案材料既注意收集完整齐全，更注意系统合理。

4.搞好开发利用，发挥专门档案的服务功能

管理档案是手段，利用档案是目的。要开发利用专门档案，充分发挥专门档案在经济建设中的作用。还以某市档案管理部门为例，在收集整理的基础上，一是编制了全引目录、案卷目录、分类目录、分区域目录和卷内目录计100多册，提供准确的检索工具。二是认真开展了档案资料的编研工作，编写了组织机构沿革、大事记、建立全宗介绍、收发文汇集等。为查找档案资料提供方便，还建立了微机房，将部分专门档案输入微机管理。同时，注意专门档案利用实效，并做好登记。