员工办公物资配置标准及办公经费管理制度

员工办公物资配置标准及办公经费管理制度

办公物资配置标准管理规定

1.总则

1.1目的

规范办公物资的管理，明确各岗位员工办公物资配置标准，降低成本、促进资源的合理使用。

1.2 适用范围

本标准适用于公司各部门。

1.3 分类及定义

1.3.1 分类

办公物资包含员工日常办公所使用的办公设备、办公用品及办公家具三类。

1.3.2 定义

办公设备：指用于办公室处理文件的设备，泛指使用年限至少一年以上且通电的设备。指电脑、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等办公自动化设备。

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办公用品：指办公室内常用的一些现代文具，如：签字笔、水笔、钢笔、铅笔以及笔筒等配套用品。办公用品按类别可分为管制品和消耗品，分类明细详见附件。管制品非员工办公必需品，为部门领用物资，如u盘、计算器、订书机、剪刀等；消耗品为个人领用物资，如签字笔、圆珠笔、笔芯等。

办公家具：包括指在办公区域使用的工作家具。指办公桌椅、会议桌椅、沙发、文件柜等满足办公的家具。

1.4 原则

1.4.1 归口管理、分级控制

1.4.2 统一采购、定期比价

1.4.3 事前审批、台账管理

1.4.4 费用分摊、勤俭节约

2.管理职责

2.1总公司行政部为办公物资的归口管理部门：

2.1.1 负责管理规范的拟定、发布、统一宣贯、解释与修订；

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2.1.2 组织办公物资供应商的统一选择与管理，定期比价；

2.1.3 负责公司常规办公物资的统一采购、分发、调拨及台账的管理，负责参与办公物资供应商的考察、选择和管理，办公物资的核价工作；

2.1.4 负责审核各公司每月采购计划合理性；

2.1.5 定期或不定期组织办公物资及台账的管理检查。

2.2 分公司行政部为各公司办公物资归口管理部门：

2.2.1 负责管理规范在本公司的内部宣贯、解释；

2.2.2 负责本公司办公物资采购计划的申报、发放、费用控制及设备的维修与保养，并建立管理台账；

2.3 行政部与物资部对接：

2.3.1对接办公设备的询价、比价；

2.3.2对接办公设备的台账管理、日常维修；

2.3.3 参与每季度办公资产的盘点工作；

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3. 预算管理与计划的申报

3.1 预算管理

办公物资采购的预算费用应列入各公司预算，并符合年度预算计划，超出预算部分不予申报，经各公司负责人审批确认后初步纳入工作计划。

3.2 计划申报

3.2.1 办公设备的计划申报

当各公司有办公设备的采购需求时，需填写《申购单》，经行政负责人确认后统一将需求总公司行政部，由总公司行政部对照资产管理查验是否有库存可调拨，再决定是否进行采购。

3.2.2 办公用品的计划申报

各公司行政部于每月末统计各部门次月办公用品需求，并进行估算，填写部门次月《采购单》随附《办公用品月度盘点表》，经分公司负责人批准后作为次月采购计划，于每月底28日前上报至总公司行政部。

各公司当月临时需要增加采购计划外的办公文具时，需向总公司行政部提出申请，严禁私自与供应商联系采购，一经发现不予报销。

3.2.3办公家具的计划申报

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各公司有需求时，提前上报需求计划至总公司行政部审批后进行采购。

4. 采购

4.1 供应商的选择

原则上由总公司行政部在合作供应商处采购，如有特殊需求而现有供应商无法提供的，可另行选择供应商并经行三方比价后采购。此外，行政部门应定期询价，原则上1季度内不少于1次。

4.2 采购的流程

4.2.1 办公设备/办公家具的采购流程

有采购需求时，由行政人员填写《请购单》—经行政负责人审核确认—总公司行政人员进行查验、调拨 -- 总公司行政部审核确认 -- 总公司行政进行采购 -- 供应商送货 -- 物品入库 -- 月底时总公司统一发起“采购报批单”。

4.2.2 办公用品的采购流程

各公司于每月28日前提报次月《采购单》-- 总公司行政部进行汇总、审核 -- 供应商报价、备货/网上采购 -- 总公司行政部统一发起“采购报批单” -- 供应商送货/配送-- 各公司验货入库。

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