《秘书实务》精品课程.

• 关领导人审阅的，要写明 “请某某领导同志审阅 后发”。若审批人圈阅或签名，应当视为同意。受 领导委托代行签发职责的，要注明 “某某代签” 。
• (8)几个机关或部门联合发文，一般应由主办该文 件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会 签。单独发文的成文日期，应以领导人签发的日 期为准；联合发文的成文日期，应以会签的最后 一位领导人签发的日期为准。
发放范围。 • 归卷日期一一发文的底稿和一份正本应及时归卷保存，并
登记归卷的具体日期。归入卷号一一注明在第几号卷中。 • 备注一一需要注明的其他情况。
7.分发
• 分发又叫封发。是指对印制完毕、需要发出的文件 按分发的范围作分封和发送的过程。
• 分发是发文工作的基础环节。分发文件总的要求是 要使文件准确、合理地进行定向、定速、定量的流 动。文件分发由文秘部门承担，包括书写封面、装 入文件、封套封口、登记、发送文件等一系列工作 。
• 5.用印
• 用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单 位公章，以示文件生效的过程。
• 加盖单位公章是机关行使职权的凭证，是公文是否 有效的标志，也是公文格式的一个组成部分。
• 印章是各种图章的总称，目前我国各级各类机关单 位所使用的印章大致分这么三大类： ①机关单位 的公章；②财务、税 务、合同等
（三）作为天地公司的秘书高山可按照如下步骤进行《关于 要求追加购车经费的请示》的发文工作：
• 1、草拟 • 2、审核 • 3、签发 • 4、编号 • 5、复核 • 6、缮印 • 7、校对 • 8、用印 • 9、登记 • 10、分发
五、案例分析
鹏程公司的上级主管部门催报年度工作总结。为此，经理办 公室的丁秘书被指名负责起草公司年度工作总结。
• 2.复核
• 复核就是指在公文正式印刷之前，文书部门对文 件定稿进行再次审核的工作。
• 公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后 一次复审。
• 复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件 材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全； 格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等
3.缮印
• 缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行排版印制 文件正本的过程。 缮印文件一般
顺序号一一文件在登记簿中顺序登记的流水号。
发文日期一一文件登记发出的日期，登记后的文件要尽快发 送。
发文字号一一所发文件的正式发文编号。
文件标题一一标题要登录全称。无标题文件，要简要摘录文 件的内容，填人此栏。
• 附件一一根据需要作为正文的补充说明和参考的材料。 • 密级一一所发文件的秘密等级，没有密级的文件不填。 • 份数一一发给收文机关的文件数量。 • 发往机关一一收文机关的名称。有些普发性的文件可登记
• 公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公 文的顺序编号，通常称为“份号”，可编虚位，最 多可用7位数，如“0000001”如果文件只有个位数 ，不能写成“1”，应用两位数“01” 表示。
• 联合行文，只标主办机关发文字号；“绝密、“机 密”级公文应当标明份数序号。此外文件印数较多 时也要编份号，以便清点文件份数。
（2）注意消灭和纠正排版错误，注意字体、字号、格式的统 一。
（3）每次校对最好由不同的人员进行，以免先入为 主和一些个人因素的局限。通常文稿不长，一校 、二校即可；文稿较长或很重要，校对的次数相 对要多一些。
（4）应使用统一的校对符号进行校对，防止因校对 符号不一致而发生误解。
（5）重要公文还应将校对后的清样送领导人审阅、 修改。
2.审核
• 审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由 办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面 的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室)负责 或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。
文稿审核时应着重注意以下几方面内容：
（1）审核是否确实需要行文
这是考虑行文的必要性和可能性。现实确实需要解决某问题，而又
(一)制发阶段
• 1.编号 • 编号即指写编发文字号，同时也包括编文件的份数序号。 • 发文字号即文件的编号，同一份文件只有一个发文字号，
它是今后引用、检索文件的重要依据，必须按要求来编。 • 发文字号要能反映出该文件的制发机关，制发文件的年代
和该文件在制发当年所发文件中的顺序。因此它的结构包 括发文机关代字、年份、序号，年份、序号用阿拉伯数码 标识，年份应标全数，用六角括号“〔〕”括入，序号不编 虚位(即1不编为001)也不加“第”字。
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湖南商务职业技术学院
模块四 秘书办文模块
任务二 按照发文处理程序进行发文处理
任务二 按照发文处理程序进行发文处理
[知识目标]
• 1、掌握文书发文程序及各环节的要求 • 2、掌握文书发文各环节的要求
教学任务
• [能力目标] • 能够按处理制度进行发文处理 • [教学重点] • 发文处理技巧 • [教学方法]任务驱动 情景式教学 • [教学过程] • [教学课时]2课时
• (4)文件发送要按照文件自身的情况通过不同的渠 道。文件发送的渠道主要有电信传送 和人工传送 。电信传送指通过电传、传真、网络等形式传输文 件，但对机密文件的传输必须采用加密方式。
• (5)大批寄发的普发性文件，可印制成套的信封， 以节省书写时间，避免书写差错。
四、任务实施
（一）阅读资料一： • 1.收文处理程序 • 2.联单式收文登记簿 • 3.收文登记簿（式样） • 4、文件处理单 • 5、文件传阅单（一） • 6、文件传阅单（二）
• (2)文件封面的书写必须清楚、明白、正确，邮编 地址、部门名称、姓名称谓都要书写工整，不得 滥用简称和不规范的字体；文件如有紧急、密级 等特殊要求的必须在封面上盖上相关戳记。
• (3)文件装入封套时要注意短于封口，封口要牢靠 、严实，不能用订书钉封口，应用糊 糊或胶水封 实，有密级的文件还要按密封的要求贴上密封条 并骑缝加盖密封章。
• (2)一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的副职领 导人签发。如是重要问题 ，也可请正职领导人加签。
• (3)有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅( 室)主任签发。
• (4)经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或 秘书长及其他授权人签发。
• (5)几个机关或部门联合发文，或内容涉及其他机关部门的 公文，应实行会签。会签是指这些准备联合发文的机关或 部门，对文稿通过协商，取得一致意见后共同签发行文。 送请会签，应由主办该公文的机关或部门负责。
(6)文件体式
检查文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得是否妥当， 主送机关和抄送机关是否符合规定等。
在审核中发现的问题，必须逐一加以纠正。一般性的问题，可直 接修改；如需作较大的改动，应附上具体修改意见，退回草拟人或承 办部门共同研究解决。
总之，文稿审核是一项十分严肃而重要的工作，审核中必须注意 研究、认真对待。
• (6)签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，如发现问题需 作重大改动，应作出明确批示， 可在文稿的右白边批注意 见，或由秘书口头转告拟稿部门重新修改，待修改并重新 誉清 后再作签发。
• (7)签发时应在 “发文稿纸”(见表3-5〉的签发栏内写明 意见，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明 “代签 ”字样。签署意见必须明确，不能模棱两可。字迹要清楚 、端正。如需要送机
• 做好分发工作的总体要求是：份数准确，书写正确 ，封口牢靠，发送安全，确认收文。
• (1)封装文件前要先看发文稿纸注明的发送单位、 密级、有无附件，然后根据发送文件份数，要对 发出的文件数量作认真清点，确认份数无误，特 别要注意附件是否有漏缺，文件有无缺页、倒页 、错页等现象，文件有无漏盖印章等问题。
(3)在规定的时间范围内印制完成。急件要先印制； 保密件要指定专门的印制单位或专人印制。要建 立完善的文件印制管理规章制度及登记制度。
4.校对
校对就是在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从 内容到形式进行全面对照检查的一道程序。
校对的具体要求
（1）要采取 “地毯式”检查的校对方法，即逐字逐句、逐 个标点地进行校对。对数字、 地名、人名等关键词语，更 要反复校核，对公文的发文字号、密级、紧急程度、标题 、主送单位、抄送单位、日期、印刷份数、页码等尤须逐 一校核。
丁秘书认为，工作总结不仅材料要有说服力，而且语言要生 动感人。于是，他按照拟定的提纲开始专心写作。当写到 党员老王同志兢兢业业工作、节约基建资金二万多元时， 何秘书的文学激情油然而生，便对老王的形象着力进行了 描写。为了使老王的事迹催人泪下，丁秘书又虚构出一段 老王不衔私情处理侄儿的情节。同时还想当然地将节约资 金二万多元改为三万多元。仅老王这一个典型人物，总计 用了2400 多字，占了总结全文的四分之一。
具备了解决问题的条件，有可能解决，才能发文。
(2)有无矛盾抵触。
审查文稿内容与党和政府的有关政策、法令以及上级的指示、决 定等有无相互矛盾抵触之处，与本机关以前的发文有无前后不一致和 自相矛盾之处。如发现问题，则按有关程序解决。
(3)要求、措施是否明确具体和切实可行
检查文稿的内容政策界限是否写得清楚明确，有无笼统含糊、模棱 两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处，检查文稿中 所提的措施是否可行等。
（一）制文阶段
1.草拟 • 草拟也称拟稿，就是文件的起草过程，是制文阶段
的起始环节。也是发文处理工作中的一个关键性环 节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功， 反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位 、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望 和要求，因此是一项严肃的工作。
• 需要注意的是，公文虽属应用文体之类，但由于 其有特定的作者、特定的对象、特定的性质、特 定的体式、特定的语言修辞、特定的格式、特定 的制作程序，使之又不同于一般的应用文，更不 同于记叙文、议论文、说明文等一般文章。
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• 专用章；③机关负责人名章。这些印章从文字到规 格， 从使用到制发,都有其专门的规定。
• 要按规定用印。即在落款处成文日期上用印，做 到上不压正文，下要骑年盖月。要庄重清晰；印 章要盖正，印色要是朱红色,要浓淡适宜，印迹要 清晰可辨。要以签发为依据；领导签发的文件才 可用印。
6.登记
即是发文登记。它是在文件发出之前对文件的主要内容和基 本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理。 具体内容见表3-7 “发文登记簿”。
3.签发
签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核 并签署意见的工作。签发是发文处理过程中最关 键的程序，是领导人行使职权的重要形式。
签发文件的原则是：
• (1)凡以机关名义发出的文件，应由机关正职或主持日常工 作的副职领导签发。内容重要或涉及面广的文件还必须经 领导班子集体讨论通过，然后由主要领导人执笔签发。
案例教学
[教学过程]
一、任务导入：
天地公司（中外合资公司）请示上级单位天 地集团总公司追加购车经费。为此，天地公司的 秘书高山将按照发文处理程序进行发文。
[教学过程]
二、任务分析：
发文处理是各单位答复来文或根据需要向外单位主 动发出文件的过程。发文办理的全过程分为两个阶 段:第一阶段从草拟到签发，称为制文阶段，也是 发文办理的重点阶段；第二阶段从编号到分发，称 为制发阶段。
(4)处理程序是否完备
审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否合适，是 否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问 题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等。
(5)文字表达
检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数 字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确等。
阅读资料二： • 1.发文流程图 • 2.单位文件稿拟稿纸 • 3.发文登记簿（样式） • 4.发文清单（式样一） • 5.机要文件交寄单
（二）作为天地公司的秘书高山可按照如下步骤进行《关于 各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知》的收文工 作：
• 1、签收、登记 • 2、审核 • 3、分送 • 4、传阅 • 5、拟办 • 6、批办 • 7、承办 • 8、注办
• 都是通过打印、胶印、铅印或复印的方式来印制文 ，必须严格按照国家标准《公文格式》的有关规定 执行。
缮印公文的具体要求如下：
(1)以签发的定稿为依据，从文字到格式，都不得擅 自改动。如发现定稿中确有错漏之处需要改正， 也应向上汇报，由拟稿人或审核人进行重新审核 和修改。
(2)严格按规定的公文格式制版。公文的缮印过程也 就是公文格式标准化、排印规范化的过程。定稿 一般书写在“发文稿纸”上，缮印时就要将定稿 的公文格式转化为符合国家统一标准的格式。