董事会资料的管理办法

董事会资料的管理办法

0引言

为加强XX有限责任公司（以下简称公司）董事会资料

的管理，确保资料的完整性、安全性，参照公司档案管理的有关规定，对董事会资料建立一会一档的管理办法，便于对其进行动态管理。

1适用范围

本办法规定了公司董事会资料的收集保管、分类整理、

编号排架和归档的工作要求和方法。

本办法适用于公司董事会、专门委员会各类文件和资料档案的管理。

2管理职能

2.1基本形式

董事会资料归档管理，实行由公司董事会秘书领导，董事会办公室主管和归口的二级管理。

2.2管理职责

2.2.1负责制定、修改董事会资料归档管理办法，并组织实施。

2.2.2负责对董事会档案实施统一管理，并做好与公司档案部门的归档移交工作。

2.2.3指定专人负责做好董事会资料收集归档工作,并做好接收主管局董事会工作办公室和公司相关部门文件、资料的归档工作

3管理内容和要求

3.1资料归档范围

3.1.1公司董事会和专门委员会相关制度、工作规则。

3.1.2董事会会议资料（会议通知、议案和报告等）。

3.1.3董事会决议、董事会会议记录与纪要、董事会会议议案

表决单。

3.1.4专门委员会会议资料（会议通知、议案和报告）。

3.1.5专门委员会决议、专门委员会会议记录与纪要、专门委

员会会议议案表决单。

3.1.6被投资企业会计报表、财务分析、年度审计报告、纳税证明。

3.1.7处收文、处发文、处（科）工作制度、计划、总结。

3.1.8对外投资协议、投资变更协议等有关经济合同，按(集

团)公司合同管理有关规定，统一由财务物价处负责归档。

3.2资料的收集保管

3.2.1各科负责收集分管投资项目中属上述归档范围的资料，

并将收集到的资料按季或事项结束一个月内交与综合科统一保管，超归档范围的资料一律由各科自行保管。

3.2.2收集的资料除上述归档范围内允许复印件外，其余应取

得正本资料，以保证资料的法律效力。

3.2.3对外部门人员参加董事会或对外签订有关协议，各科要

及时收集董事会决议、会议纪要以及协议、章程等有关资料。

3.2.4会计报表和财务分析按月、季、年收集，具体由各科决

定。

3.2.5各科要确保资料的及时更新。

3.3资料的分类整理

3.3.1综合科在各科指定归档人员的配合下，负责将资料分类

整理。

3.3.1.1将收集到的资料，以每一被投资企业为对象整理装订成

册。

3.3.1.2每册内的资料编写页号，页号写在资料的右上角。

3.3.1.3每册资料附目录，目录排列在整册资料首页之前。

3.3.2对应收而尚未收到的资料，综合科要及时与各科联系。

3.3.3为避免归档资料的重复、遗漏，各科应将归档资料直接

交与综合科，不要擅自将资料装入资料册内，或送至XX公司档案科归档

3.4资料的编号排架

3.4.1综合科将装订成册的资料统一安放在投资管理处资料

房的文件柜内，按各科分管的投资项目分类，统一编号排序，并编制清单张贴在文件柜上。

3.4.2资料可供查阅或复制，但要及时放回文件柜，按序存放。

3.4.3资料不得借出，如有特殊需要，综合科负责办理登记手

续。

3.5资料的归档

3.5.1综合科将年内收集归档的正本资料，在年度终了后，复

3.5.2

3.5.3

3.6

3.6.1

理。

3.6.2

3.6.3

3.7.4

要求。

4

4.1

4.2

4.3印留底后,按XX公司档案科的归档要求，编制归档移交清册，统一整理后移交XX公司档案科。各科自行保管的资料，保存期限由各科自行设定。因科室之间分管的投资项目发生变动，新分管的科室应承接原资料的收集，配合综合科归档。电算化档案资料的管理要求电算化档案资料的收集、保管和归档要求按上述要求办用计算机处理

的资料，各科应共享，但不得随意修改。用计算机处理的资料，应用纸质打印出来，连同磁盘和光盘一同保存归档。电算化档案资料在实际应用时,再具体明确、补充管理其他本办法由公司董事会办公室负责起草。

本办法起草人：XXX。本办法发布日期：20XX年XX月XX日。