公司合同跟踪实施细则

公司合同跟踪实施细则

第一章总则

第一条本操作细则适用于公司签订的各类合同的履行跟踪工作。

第二条本细则所涉及名词释义：

1、“主办单位”指负责本合同的签订的各职能部门、分公司、子公司；

2、“跟踪单位”指负责跟踪合同履行的各职能部门、分公司、子公司；

3、“跟踪经办人”指踊跃单位指定的跟踪合同履行情况具体经办人；

3、“录入员”指跟踪单位专门指定的将合同跟踪情况录入“聚慧公司合同管理系统”的人员。

4、“合同请款专件”指盖有《请款专用章》、《骑缝章》和《付款记录章》的合同复印件。

第三条合同跟踪单位为合同的主办单位。

第二章合同建档及履行跟踪记录

第四条合同盖章后，“主办单位”送合同文本到档案室存档，档案室应将合同复印件送合同跟踪单位，该复印件必须加盖《请款专用章》、《骑缝章》和《付款记录章》（盖有上述三章的复印件以下简称“合同请款专件”），以作请款专用。

非“合同请款专件”，不得用于请款。

第五条跟踪单位应建立合同跟踪档案。

“跟踪经办人”应每月根据合同履行的进展情况，填写《单项合同履行跟踪表》。

“录入员”应将合同名称、编号、签订各方、签订时间、跟踪经办人、标的额、付款方式等有关内容登记入《合同履行进度表》，并按月汇总本单位各跟踪经办人交来的跟踪资料，相应在“聚慧公司合同管理系统”调整《合同履行进度表》。

第六条“合同请款专件”及《单项合同履行跟踪表》为每项合同完整之合同跟踪资料，跟踪单位应妥善保管。跟踪

单位或跟踪经办人变更时，“跟踪单位”负责人应落实上述跟踪资料及时办理移交手续。

第七条跟踪经办人对于合同双方履行进度（包括与合同付款要求对应之对方工作进度、我方请款、付款进度）、履行质量、合同变更、合同某一方违约及出现影响合同履行的事项等有关情况，应于发生当日记录于《单项合同履行跟踪表》。

有关合同履行的各种书面材料（如往来信函、确认书、签证单等），跟踪经办人应妥善保管，与合同跟踪资料一并保存。

第八条跟踪经办人每月二十二日之前将合同跟踪资料

交“录入员”，“录入员”于每月二十五日前按本细则进行汇总。

第三章验收及付款

第九条合同履行过程中必须严格按照公司的有关规定及合同规定办理验收验收及付款工作。

合同请款经批准并支付后，财务部（负责出帐）在“合同请款专件”的《付款记录章》上登记付款的次数及金额，在复印存档后，将“合同请款专件”送回“跟踪单位”。

第十条合同保质期跟踪：

“跟踪单位”应于保质期届满前一个月对工程质量、设备运行情况等进行检查，如存在问题，应及时通知施工方或供货方予以签字确认并限时维修，经我司验收合格后，方可

按公司及合同的有关规定办理付款。

合同项目涉及公司内其它单位的，应会同有关单位共同进行。

第四章罚则

第十一条“跟踪单位”负责人没有指定合同跟踪经办人及录入员或督促跟踪经办人及录入员履行跟踪责任的，根据过错程度和造成损失程度，对其予以警告直至记大过的处罚。

第十二条合同跟踪单位或跟踪经办人变更时合同跟踪

资料交接不全的，根据过错程度和造成损失程度对仍在本公司任职的原跟踪经办人和“跟踪单位”负责人分别予以通报批评直至记大过处分。

第十三条跟踪经办人违反了本细则第六条和第七条规定的，予以警告处分。

第十四条跟踪经办人违反了本细则第八条的规定的，根据过错程度和造成损失程度，对责任人分别予以通报批评直至记大过处分。

第十五条跟踪经办人逾期办理请款手续的，根据过错程度和造成损失程度，对之分别予以警告直至记大过处分。

第十六条档案室违反本细则第四条的规定，对责任

人予以警告处分。

第十七条财务部违反本细则第九条的规定，对责任人予以警告处分，造成损失的，根据过错及损失程度予以记小过直至记大过处分。