会议及档案管理
档案管理制度会议记录本
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会议名称:档案管理制度会议会议时间:2023年10月26日会议地点:公司会议室主持人:张经理参会人员:李主任、王秘书、张会计、刘技术员、李档案员等会议内容:一、会议主题本次会议的主题是针对公司档案管理制度进行讨论和改进,以提高档案管理效率,确保档案的完整性和安全性。
二、会议议程1. 张经理介绍公司档案管理现状及存在的问题。
2. 李主任汇报《档案管理制度》修订情况。
3. 各部门负责人就档案管理提出意见和建议。
4. 主持人总结发言,明确下一步工作安排。
三、会议内容1. 张经理指出,近年来,公司业务不断发展,档案数量不断增加,但在档案管理方面还存在一些问题,如档案分类不明确、归档不及时、查阅不便等。
这些问题影响了公司档案的利用效率,也给档案管理工作带来了一定的困扰。
2. 李主任就《档案管理制度》修订情况进行了汇报。
修订后的制度主要包括以下几个方面:(1)明确档案分类标准,确保档案分类的科学性和合理性。
(2)规范档案归档流程,确保档案归档及时、准确、完整。
(3)加强档案保密工作,确保档案安全。
(4)提高档案查阅效率,方便各部门利用档案。
3. 各部门负责人针对档案管理提出了以下意见和建议:(1)加强档案员队伍建设,提高档案员业务水平。
(2)加大档案信息化建设力度,实现档案电子化管理。
(3)定期开展档案业务培训,提高全体员工档案意识。
(4)完善档案管理制度,确保档案管理工作有章可循。
4. 主持人总结发言,强调以下几点:(1)各部门要高度重视档案管理工作,切实提高档案管理意识。
(2)严格执行《档案管理制度》,确保档案管理工作规范化、制度化。
(3)加强档案信息化建设,提高档案管理效率。
(4)定期检查档案管理工作,及时发现和解决问题。
四、会议总结本次会议对档案管理制度进行了深入讨论和改进,明确了下一步工作方向。
各部门要按照会议精神,切实加强档案管理工作,为公司发展提供有力保障。
会议结束。
档案管理制度的会议记录
![档案管理制度的会议记录](https://img.taocdn.com/s3/m/fe98ff17ce84b9d528ea81c758f5f61fb736288d.png)
会议时间:2022年4月20日会议地点:公司会议室参会人员:公司领导、各部门负责人、档案管理人员会议主持人:张经理会议记录人:李秘书一、会议背景为了加强公司档案管理工作,提高档案管理效率,确保档案安全,公司决定对现有的档案管理制度进行修订。
本次会议旨在讨论修订后的档案管理制度,并征求各部门的意见和建议。
二、会议议程1. 张经理介绍档案管理制度修订的背景和目的;2. 档案管理人员汇报修订后的档案管理制度;3. 各部门负责人就修订后的档案管理制度提出意见和建议;4. 张经理总结发言,明确修订后的档案管理制度执行时间。
三、会议内容1. 张经理介绍档案管理制度修订的背景和目的张经理在会上指出,随着公司业务的不断发展,档案管理的重要性日益凸显。
为了适应公司发展的需要,提高档案管理水平,公司决定对现有的档案管理制度进行修订。
修订后的档案管理制度将更加完善,有利于提高档案管理效率,确保档案安全。
2. 档案管理人员汇报修订后的档案管理制度档案管理人员就修订后的档案管理制度进行了详细的汇报,主要包括以下内容:(1)档案分类与编号根据公司业务特点,将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等类别。
档案编号采用统一编码规则,便于查询和管理。
(2)档案收集与整理各部门负责收集本部门的档案,确保档案的完整性和准确性。
档案整理应遵循分类、编目、装订等原则,便于查阅。
(3)档案保管与利用档案保管应按照国家档案法律法规和公司规定,确保档案安全。
档案利用应严格按照审批程序,保障档案的保密性。
(4)档案销毁档案销毁应严格按照国家档案法律法规和公司规定,经批准后方可销毁。
3. 各部门负责人就修订后的档案管理制度提出意见和建议各部门负责人在会上就修订后的档案管理制度提出了以下意见和建议:(1)加强档案管理人员培训,提高档案管理水平;(2)完善档案收集与整理流程,确保档案的完整性和准确性;(3)加强档案信息化建设,提高档案利用效率;(4)加强对档案保密工作的监管,确保档案安全。
档案管理制度会议纪要
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会议时间:2021年X月X日会议地点:XX公司会议室主持人:张经理参会人员:李总、王经理、赵主管、陈主管、李档案员、王档案员等会议主题:讨论并制定公司档案管理制度会议纪要:一、会议背景为了规范公司档案管理工作,提高档案管理效率,确保档案安全,根据国家档案法律法规及公司实际情况,公司决定召开本次会议,讨论并制定公司档案管理制度。
二、会议议程1. 张经理介绍公司档案管理现状及存在的问题。
2. 李总对档案管理工作提出要求。
3. 各部门负责人就档案管理工作提出意见和建议。
4. 王经理宣读《公司档案管理制度》初稿。
5. 全体参会人员讨论《公司档案管理制度》初稿。
6. 张经理总结会议内容,宣布会议决议。
三、会议内容1. 张经理介绍公司档案管理现状及存在的问题张经理指出,公司档案管理工作存在以下问题:(1)档案管理制度不完善,缺乏统一的管理标准。
(2)档案管理人员配备不足,专业素质参差不齐。
(3)档案保管条件较差,存在安全隐患。
(4)档案利用效率不高,信息共享程度低。
2. 李总对档案管理工作提出要求李总强调,档案管理工作对公司发展具有重要意义,各部门要高度重视,并提出以下要求:(1)加强档案管理队伍建设,提高档案管理人员素质。
(2)完善档案管理制度,确保档案安全、完整、准确。
(3)提高档案利用效率,为公司决策提供有力支持。
3. 各部门负责人就档案管理工作提出意见和建议各部门负责人针对档案管理工作提出了以下意见和建议:(1)加强档案管理培训,提高档案管理人员业务水平。
(2)加大档案设施投入,改善档案保管条件。
(3)建立档案信息化管理平台,提高档案利用效率。
4. 王经理宣读《公司档案管理制度》初稿王经理宣读了《公司档案管理制度》初稿,内容包括:(1)总则(2)档案分类与编号(3)档案收集与整理(4)档案保管与利用(5)档案销毁与归档(6)附则5. 全体参会人员讨论《公司档案管理制度》初稿全体参会人员对《公司档案管理制度》初稿进行了认真讨论,提出了以下修改意见:(1)增加档案保密管理内容。
档案管理制度会议纪要
![档案管理制度会议纪要](https://img.taocdn.com/s3/m/faecd1c5dbef5ef7ba0d4a7302768e9951e76e24.png)
一、会议基本信息会议时间:2023年10月25日会议地点:公司会议室会议主持人:张经理参会人员:各部门负责人、档案管理员二、会议议程1. 张经理宣布会议开始,并对参会人员表示欢迎。
2. 张经理介绍本次会议的主要议题,即讨论并完善公司档案管理制度。
3. 各部门负责人和档案管理员就当前档案管理工作中存在的问题进行发言。
4. 档案管理员汇报《档案管理制度》的修订情况。
5. 张经理对《档案管理制度》的修订内容进行总结,并提出修改意见。
6. 各部门负责人和档案管理员对《档案管理制度》的修订内容进行讨论,提出修改建议。
7. 张经理宣布会议结束,并对各部门负责人和档案管理员提出要求。
三、会议内容1. 张经理指出,公司档案管理工作对于维护公司合法权益、促进公司发展具有重要意义。
近年来,随着公司业务范围的不断扩大,档案管理工作面临诸多挑战。
为此,本次会议旨在完善公司档案管理制度,提高档案管理效率。
2. 各部门负责人和档案管理员针对当前档案管理工作中存在的问题进行了发言。
主要包括:(1)档案收集、整理、归档不规范,导致档案信息不完整;(2)档案保管条件不达标,存在安全隐患;(3)档案查询、借阅手续繁琐,影响工作效率;(4)档案管理人员业务水平参差不齐,需加强培训。
3. 档案管理员汇报了《档案管理制度》的修订情况,主要包括:(1)明确档案收集、整理、归档的要求;(2)加强档案保管条件建设,确保档案安全;(3)简化档案查询、借阅手续,提高工作效率;(4)加强档案管理人员培训,提高业务水平。
4. 张经理对《档案管理制度》的修订内容进行总结,并提出以下修改意见:(1)将档案收集、整理、归档的要求细化,明确各部门职责;(2)提高档案保管条件,确保档案安全;(3)优化档案查询、借阅流程,提高工作效率;(4)加强档案管理人员培训,提升整体业务水平。
5. 各部门负责人和档案管理员对《档案管理制度》的修订内容进行讨论,提出以下修改建议:(1)在档案收集方面,增加对电子档案的收集要求;(2)在档案保管方面,加强对特殊档案的保护措施;(3)在档案查询、借阅方面,明确借阅权限和审批流程;(4)在档案管理人员培训方面,增加培训内容和考核机制。
会议纪要档案管理制度
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一、目的为规范公司会议纪要的归档、保管、使用和销毁,确保会议纪要的真实性、完整性和有效性,提高公司会议管理水平和工作效率,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有会议纪要的归档、保管、使用和销毁。
三、职责1. 行政部门负责会议纪要的归档、保管、使用和销毁工作。
2. 人力资源部门负责对会议纪要进行分类、编号和目录编制。
3. 各部门负责人负责本部门会议纪要的撰写、审核和报送。
4. 全体员工应积极配合会议纪要的归档、保管、使用和销毁工作。
四、会议纪要归档1. 会议纪要应在会议结束后5个工作日内完成撰写,经部门负责人审核签字后报送行政部门。
2. 行政部门在收到会议纪要后,应及时进行分类、编号,并建立会议纪要档案。
3. 会议纪要档案应按照会议类型、会议时间、会议主题等进行分类,便于查阅和管理。
五、会议纪要保管1. 会议纪要档案应存放在通风、干燥、防火、防盗的场所。
2. 行政部门应定期检查会议纪要档案的保管情况,确保档案的安全。
3. 会议纪要档案的借阅、复制需经部门负责人批准,并办理相关手续。
六、会议纪要使用1. 各部门在撰写报告、总结、计划等材料时,可查阅相关会议纪要作为参考。
2. 会议纪要的使用应遵循保密原则,未经批准不得泄露。
3. 使用会议纪要时,应注明出处,不得篡改、伪造会议纪要内容。
七、会议纪要销毁1. 会议纪要档案保管期限届满后,经部门负责人批准,可予以销毁。
2. 销毁会议纪要档案前,应进行核对,确保档案的完整性。
3. 销毁会议纪要档案时,应采用碎纸机等安全方式,确保信息安全。
八、奖惩1. 对认真履行职责、积极做好会议纪要归档、保管、使用和销毁工作的个人或部门,给予表扬或奖励。
2. 对违反本制度,造成会议纪要档案损坏、丢失、泄露等行为的个人或部门,依法依规进行处理。
九、附则本制度由行政部门负责解释,自发布之日起实施。
如与本制度相抵触的,以本制度为准。
档案管理会议发言稿
![档案管理会议发言稿](https://img.taocdn.com/s3/m/4fe131b4162ded630b1c59eef8c75fbfc77d94d7.png)
大家好!今天,我们在这里召开档案管理会议,共同探讨和交流档案管理工作中的经验和问题。
首先,请允许我代表档案管理部门,向各位领导、同事表示热烈的欢迎和衷心的感谢!档案是党和国家各项事业发展的历史见证,是党和人民宝贵的精神财富。
档案管理工作是一项政治性、政策性、业务性、技术性很强的工作,对于维护党和国家历史真实面貌、服务经济社会发展具有十分重要的意义。
近年来,在各位领导和同事的共同努力下,我单位的档案管理工作取得了显著成效,但同时也存在一些问题和不足。
为进一步加强档案管理工作,提高档案管理水平,今天我们召开这次会议,目的是为了总结经验、查找不足、明确方向,共同推动我单位档案管理工作再上新台阶。
一、回顾过去,总结经验过去的一年,我单位档案管理工作在以下几个方面取得了显著成效:1. 档案制度建设不断完善。
我们制定了一系列档案管理制度,明确了档案管理的职责、权限、流程和标准,为档案管理工作提供了制度保障。
2. 档案收集整理工作扎实推进。
通过加强档案收集、整理、归档等工作,确保了档案的完整性和准确性。
3. 档案信息化建设取得新进展。
我们积极推进档案信息化建设,实现了档案的数字化、网络化、智能化管理,提高了档案利用效率。
4. 档案服务保障能力不断提升。
我们充分发挥档案的凭证、参考、凭证、教育等功能,为各项工作提供了有力支持。
二、查找不足,正视问题在看到成绩的同时,我们也必须清醒地认识到,我单位档案管理工作还存在以下问题:1. 档案管理制度不够完善。
部分制度与实际工作脱节,缺乏可操作性,影响了档案管理的规范性和有效性。
2. 档案收集整理工作存在漏洞。
部分档案资料收集不齐全、整理不规范,影响了档案的利用价值。
3. 档案信息化建设水平有待提高。
部分档案管理系统功能单一,难以满足实际工作需求。
4. 档案工作人员素质参差不齐。
部分档案工作人员业务水平不高,难以适应新形势下档案管理工作要求。
三、明确方向,强化措施针对以上问题,我们要采取以下措施,切实加强档案管理工作:1. 完善档案管理制度。
会议档案管理制度
![会议档案管理制度](https://img.taocdn.com/s3/m/b7034260abea998fcc22bcd126fff705cd175c70.png)
会议档案管理制度一、会议管理制度1.目的会议是组织内部沟通、决策和协调工作的重要方式,制定会议管理制度的目的是为了规范会议的召开程序,提高会议效率,确保会议的顺利进行。
2.会议类型依据会议的目的和性质,分为工作会议、部门会议、项目会议、专题会议等不同类型。
3.召开程序(1)确定会议的召开对象和议题。
(2)指定召集人和会议主持人,负责召集和组织会议。
(3)制定会议通知,明确会议时间、地点、议题、参会人员等信息,并及时发送给与会人员。
(4)会议通知应提前送达,一般不少于3天。
(5)会议前安排会议室、备会所需设备和资料,并确保会议场所的整洁和环境的舒适。
(6)举办会前筹备会,交流并明确会议的具体要求和流程。
(7)会议期间,会议主持人负责组织会议进行,保证会议的纪律和秩序。
(8)会议结束后,编写会议纪要,并及时发送给与会人员。
(9)对于重要会议,还需要制作会议记录并归档。
4.会议纪要管理(1)会议纪要是会议的重要记录,应具体、全面、准确、简明扼要。
(2)会议纪要应包括会议的基本信息、与会人员、讨论内容、决策结果和行动计划等内容。
(3)会议纪要应在会议结束后的1-3个工作日内完成,并发送给与会人员。
(4)会议纪要的起草应由与会人员共同完成,确保准确性和客观性。
(5)会议纪要应定期进行归档,方便查阅和回顾。
1.目的档案是组织内部工作和业务的重要资料,制定档案管理制度的目的是为了保护档案资料的完整性和安全性,提高档案管理的效率和规范化水平。
2.档案分类和整理(1)档案应按照文件的形式、内容和保管期限进行分类。
(2)档案要进行整理、编目和装订,确保档案的有序和易查阅。
3.档案保管(1)档案应有专门的保管室或保险柜,并设有门禁和防火设施。
(2)档案保管室应保持整洁干燥,并进行防潮、防尘、防虫等措施。
(3)档案应按照保管期限进行归档和销毁,不得随意丢弃和外借。
4.档案查询和借阅(1)档案管理人员应负责档案的查询和借阅,确保查询和借阅的及时和准确。
召开档案管理制度会议纪要
![召开档案管理制度会议纪要](https://img.taocdn.com/s3/m/5ec05f540640be1e650e52ea551810a6f424c846.png)
一、会议基本信息会议名称:档案管理制度会议会议时间:2023年X月X日会议地点:公司会议室主持人:张经理参会人员:各部门负责人、档案管理员、相关工作人员二、会议议程1. 张经理发表讲话,强调档案管理的重要性及会议目的。
2. 档案管理部门负责人对《档案管理制度》进行宣贯和解读。
3. 各部门负责人就档案管理工作提出问题和建议。
4. 档案管理部门负责人对提出的问题进行解答和总结。
5. 会议结束。
三、会议内容1. 张经理在讲话中强调了档案管理的重要性,指出档案是公司历史、文化和知识产权的载体,对公司的可持续发展具有重要意义。
此次会议旨在提高全体员工的档案意识,加强档案管理工作,确保档案的完整、安全和有效利用。
2. 档案管理部门负责人对《档案管理制度》进行了宣贯和解读,主要包括以下内容:(1)档案管理原则:统一领导、分级管理、集中保管、服务全局。
(2)档案分类:按照国家档案分类标准,将公司档案分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。
(3)档案归档范围:各部门在业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。
(4)档案归档时间:各部门应按年度归档,归档时间为每年12月底前。
(5)档案保管期限:根据档案性质和保存价值,分为永久、长期、短期三种保管期限。
(6)档案利用:档案的查阅、借阅、复制等,需经档案管理部门批准。
3. 各部门负责人就档案管理工作提出以下问题和建议:(1)档案归档过程中,部分文件材料难以确定归档范围,建议档案管理部门提供相关指导。
(2)档案归档过程中,部分文件材料存在纸质与电子版不一致的情况,建议加强审核。
(3)档案保管过程中,部分档案存在损坏、丢失等问题,建议加强档案保管和修复工作。
4. 档案管理部门负责人对提出的问题进行解答和总结,表示将认真研究,改进工作,确保档案管理工作顺利开展。
四、会议总结此次档案管理制度会议,提高了全体员工的档案意识,明确了档案管理工作的重要性和具体要求。
召开档案管理制度会议纪要
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一、会议概况1. 会议名称:档案管理制度会议2. 会议时间:2023年4月15日3. 会议地点:公司会议室4. 参会人员:公司各部门负责人、档案管理员、相关工作人员5. 会议主持人:档案管理部经理二、会议议程1. 档案管理部经理介绍会议背景及目的2. 档案管理部经理解读《档案管理制度》3. 各部门负责人及档案管理员就档案管理工作提出意见及建议4. 主持人总结会议内容,部署下一步工作三、会议内容1. 档案管理部经理在会上介绍了本次会议的背景及目的,强调档案管理工作对于公司发展的重要性,要求各部门高度重视,切实加强档案管理工作。
2. 档案管理部经理对《档案管理制度》进行了详细解读,主要包括以下内容:(1)档案分类、归档范围及归档时间(2)档案移交、档案利用(查阅、借阅)(3)档案保管、整理、编目(4)档案信息化建设(5)档案人员职责及培训3. 各部门负责人及档案管理员在会上积极发言,就以下问题提出了意见及建议:(1)档案分类不够细化,建议进一步明确档案分类标准;(2)档案归档时间较长,建议缩短归档时间,提高档案利用效率;(3)档案移交过程中存在不规范现象,建议加强移交过程中的监督;(4)档案保管条件有待改善,建议加强档案库房建设;(5)档案信息化建设滞后,建议加大投入,提高档案信息化水平。
4. 主持人对会议内容进行了总结,并对下一步工作进行了部署:(1)各部门要高度重视档案管理工作,严格执行《档案管理制度》;(2)档案管理部要加强对各部门档案工作的指导、监督和检查;(3)档案管理部要定期组织档案人员培训,提高档案管理人员的业务水平;(4)各部门要积极配合档案管理部,共同做好档案管理工作。
四、会议总结本次会议取得了圆满成功,明确了档案管理工作的方向和重点,为提高公司档案管理水平奠定了基础。
各部门要按照会议要求,切实加强档案管理工作,为公司发展提供有力保障。
会议记录档案管理制度
![会议记录档案管理制度](https://img.taocdn.com/s3/m/b904af8f77eeaeaad1f34693daef5ef7bb0d1204.png)
一、总则为了规范会议记录档案管理工作,确保会议记录的完整、准确、及时,提高工作效率,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合我单位实际情况,制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有会议的记录、整理、归档、保管和利用等工作。
三、会议记录的格式与内容1. 格式:会议记录应采用统一的格式,包括封面、目录、正文、附件等部分。
2. 内容:会议记录应包括以下内容:(1)会议名称、时间、地点;(2)主持人、记录人、参会人员;(3)会议议程;(4)会议讨论事项及决议;(5)其他需要记录的事项。
四、会议记录的整理与归档1. 整理:会议记录应在会议结束后及时整理,确保记录完整、准确。
2. 归档:整理后的会议记录应按照档案管理规定进行归档,归档时应注明档案编号、档案名称、档案类别、档案卷号等信息。
五、会议记录的保管1. 保管:会议记录档案应按照档案管理规定进行保管,确保档案安全、完整。
2. 保管期限:会议记录档案的保管期限按照档案管理规定执行。
六、会议记录的利用1. 利用:会议记录档案的利用应按照档案管理规定执行,确保档案信息安全。
2. 利用方式:会议记录档案的利用方式包括查阅、复制、摘录等。
七、会议记录档案的销毁1. 销毁:会议记录档案达到保管期限后,应按照档案管理规定进行销毁。
2. 销毁程序:销毁会议记录档案应经单位负责人批准,并按照档案管理规定进行销毁。
八、责任与考核1. 责任:会议记录档案管理人员应严格按照本制度执行,确保会议记录档案的完整、准确、及时。
2. 考核:单位应定期对会议记录档案管理工作进行检查,对工作表现突出的个人给予表彰,对工作不力的个人进行批评教育。
九、附则1. 本制度由我单位办公室负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
会议记录档案管理制度是为了确保会议记录的完整、准确、及时,提高工作效率,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合我单位实际情况制定的。
会议记录档案管理人员应严格按照本制度执行,确保会议记录档案的完整、准确、及时,为单位工作提供有力保障。
会议记录档案管理制度
![会议记录档案管理制度](https://img.taocdn.com/s3/m/e19c84f7294ac850ad02de80d4d8d15abe2300e0.png)
一、目的为了确保会议记录的真实性、完整性、规范性和保密性,提高会议记录档案的管理水平,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司、企事业单位、机关团体等各类组织的各类会议记录档案管理。
三、管理职责1. 会议室管理员负责会议记录档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 会议室管理员应按照本制度要求,对会议记录档案进行分类、编号、归档和查询。
3. 参会人员应按照会议记录档案的保密要求,妥善保管会议记录资料。
四、会议记录要求1. 会议记录应真实、准确、完整地反映会议内容,包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、缺席人员、会议议程、讨论内容、决议事项等。
2. 会议记录应使用规范的记录格式,字体工整,字迹清晰。
3. 会议记录应由会议主持人或指定专人负责,及时记录会议内容。
4. 会议记录应使用统一格式的会议记录本,不得使用自制的记录本。
五、会议记录档案管理流程1. 收集:会议室管理员在会议结束后,应及时收集会议记录,并整理归档。
2. 分类:根据会议内容、性质、级别等进行分类。
3. 编号:对收集的会议记录进行编号,确保档案的连续性和可追溯性。
4. 归档:将会议记录按照分类、编号顺序进行归档,并做好档案目录。
5. 保管:会议室管理员应妥善保管会议记录档案,防止遗失、损坏。
6. 查询:参会人员需查询会议记录档案时,应向会议室管理员提出书面申请,经批准后方可查阅。
六、保密要求1. 会议记录档案属内部资料,未经授权不得外传。
2. 会议室管理员应严格保管会议记录档案,防止泄密。
3. 参会人员应遵守保密规定,不得泄露会议记录内容。
七、监督检查1. 公司、企事业单位、机关团体应定期对会议记录档案管理制度执行情况进行检查。
2. 对违反本制度的行为,应予以纠正,并追究相关人员责任。
八、附则1. 本制度由公司、企事业单位、机关团体办公室负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
学习档案管理制度会议纪要
![学习档案管理制度会议纪要](https://img.taocdn.com/s3/m/5694bcded1d233d4b14e852458fb770bf78a3b07.png)
一、会议基本信息会议名称:学习档案管理制度会议会议时间:2023年11月10日会议地点:会议室参会人员:各部门负责人、档案管理人员主持人:档案管理办公室负责人二、会议议程1. 学习《中华人民共和国档案法》及相关法律法规;2. 审议并讨论《档案管理工作制度》;3. 分析当前档案管理工作中的问题及改进措施;4. 分享档案管理优秀经验;5. 安排下一步档案管理工作。
三、会议内容1. 学习《中华人民共和国档案法》及相关法律法规档案管理办公室负责人带领大家学习了《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,强调档案工作的重要性,要求各部门负责人和档案管理人员要充分认识档案工作的重要性,严格遵守法律法规,确保档案管理工作依法依规进行。
2. 审议并讨论《档案管理工作制度》与会人员对《档案管理工作制度》进行了审议,针对制度中的各项规定进行了讨论。
大家一致认为,该制度内容全面、规范,具有较强的可操作性。
针对部分条款,与会人员提出了修改意见,经讨论后形成了修改后的《档案管理工作制度》。
3. 分析当前档案管理工作中的问题及改进措施档案管理办公室负责人对当前档案管理工作中的问题进行了分析,指出部分档案管理人员对档案法律法规和业务知识掌握不足,档案管理设施设备老化,档案整理不规范等问题。
针对这些问题,与会人员提出了以下改进措施:(1)加强档案管理人员培训,提高业务素质;(2)更新档案管理设施设备,提高档案管理水平;(3)规范档案整理流程,确保档案质量;(4)加强档案安全防范,确保档案安全。
4. 分享档案管理优秀经验档案管理办公室负责人分享了近年来在档案管理工作中取得的优秀经验,包括档案数字化、信息化建设、档案利用等方面。
与会人员表示,要学习借鉴优秀经验,不断提升自身档案管理工作水平。
5. 安排下一步档案管理工作会议要求各部门负责人和档案管理人员,按照《档案管理工作制度》的要求,认真落实以下工作:(1)加强档案管理队伍建设,提高档案管理人员素质;(2)加强档案管理设施设备投入,提升档案管理水平;(3)加强档案整理、归档、保管、利用等环节的规范化管理;(4)定期开展档案检查,确保档案安全。
会议档案整理管理制度范本
![会议档案整理管理制度范本](https://img.taocdn.com/s3/m/ebe9db8029ea81c758f5f61fb7360b4c2e3f2a93.png)
会议档案整理管理制度范本一、目的为规范公司会议档案的整理、归档和管理,确保会议资料的完整、准确和可追溯性,提高公司管理水平,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司各类会议档案的整理、归档和管理。
三、职责1. 行政管理部负责会议档案的整理、归档和管理工作。
2. 各部门负责人应确保本部门会议档案的及时、准确提交。
3. 所有参会人员应积极配合会议档案的整理和归档工作。
四、会议档案整理要求1. 会议档案应包括会议通知、会议议程、会议记录、参会人员名单、会议资料等。
2. 会议档案应按照会议日期、会议类型和会议内容等进行分类整理。
3. 会议记录应真实、完整、准确地反映会议内容和决策结果。
4. 会议资料应包括与会议议题相关的报告、数据、图片等。
5. 会议档案应使用统一的档案夹或档案盒,标签清晰,便于查阅。
五、会议档案归档流程1. 会议结束后,由行政管理部负责收集会议档案材料。
2. 各部门应在会议结束后5个工作日内,将本部门会议档案提交给行政管理部。
3. 行政管理部应在收到会议档案后,及时进行整理、分类和归档。
4. 会议档案归档后,行政管理部应建立会议档案目录,便于查阅。
六、会议档案查阅和借阅1. 会议档案原则上不得外借,如有特殊需求,需经公司领导批准。
2. 查阅会议档案时,应填写《会议档案查阅申请表》,由行政管理部负责审批。
3. 查阅会议档案时,应在行政管理部指定的地点进行,不得随意携带出室。
4. 借阅会议档案时,应签订《会议档案借阅合同》,明确借阅期限和归还日期。
5. 借阅会议档案期间,借阅人应妥善保管,确保档案的完整和保密。
七、会议档案的保管和销毁1. 会议档案应存放在安全、干燥、通风的环境中,防止霉变、虫蛀、火灾等。
2. 会议档案的保管期限应按照公司规定和法律法规要求进行。
3. 会议档案的销毁应严格按照公司档案销毁规定进行,确保信息安全。
八、违规处理1. 未按照本制度要求整理、归档和管理的,由行政管理部责令改正。
档案管理会议记录范文
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档案管理会议记录范文会议主题:档案管理工作会议。
会议时间:[具体日期和时间]会议地点:[会议室地点]参会人员:1. 档案管理部门负责人:张主任。
2. 各部门档案对接人:李哥(销售部)、王姐(人事部)、赵小哥(研发部)等。
一、会议开场。
张主任(清了清嗓子,一本正经地):“各位同事啊,今天咱们聚在这儿,就为了唠唠档案管理这档子事儿。
大家都知道,档案就好比咱公司的记忆库,要是乱了套,那可就麻烦大了。
就像你突然失忆了,啥都找不着,多闹心呐。
”二、目前档案管理情况概述。
1. 张主任(拿起一份文件晃了晃):“咱先说说现状。
目前啊,档案管理整体还算有序,但也有些小毛病。
比如说,销售部交上来的客户档案,有时候信息不全,就像你去相亲,只知道对方性别,其他啥都不晓得,这咋行呢?”李哥(不好意思地挠挠头):“张主任,这事儿确实是我们疏忽了。
有时候业务太忙,就没顾得上那么细致。
”2. 张主任(转向人事部的王姐):“还有啊,人事部的员工档案,有些更新不及时。
这就好比你穿着去年的衣服,还觉得挺合身呢,其实身材都变了,衣服早就不合身了。
员工升职了、调岗了,档案得跟上啊。
”王姐(点头称是):“主任,我们会尽快检查和更新的。
”三、档案管理的重要性强调。
张主任(表情严肃起来):“档案管理可不是个小事情。
从大了说,这关系到咱公司的合规运营。
要是审计部门来查,档案乱七八糟,咱们就得吃不了兜着走。
从小了说,大家平时工作中找个资料、查个数据,都得靠档案。
就像厨师做菜,没调料可不行,档案就是咱们工作的调料。
”四、档案管理规范和流程。
1. 档案收集。
张主任(详细地解释):“首先是档案收集。
各部门要把本部门产生的档案及时收集起来,不能像捡芝麻似的,想起来就捡一下。
每个月月底,必须把当月的档案整理好交给档案管理部门。
像销售部的合同、人事部的员工考核表之类的,一个都不能少。
”2. 档案整理。
“收到档案之后,我们档案管理部门会进行整理。
这里面讲究可多了,就像给东西分类放抽屉一样,不同类型的档案得放在不同的地方。
档案管理会议记录范文
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档案管理会议记录范文
范文一
嘿,小伙伴们!今天咱们开了个超重要的档案管理会议哟!
一开场,领导就强调啦,档案管理可不是小事,那是咱们工作的重要记录和宝贵财富。
说起来,最近咱们档案管理有点小混乱,文件归档不及时,找个东西都要费半天劲。
大家你一言我一语地讨论开了,都觉得得赶紧想办法改进。
有人提议说,咱得定个严格的时间表,啥时候该交啥档案,清清楚楚,不能拖拉。
还有人说,分类得更细致,不能眉毛胡子一把抓,这样找起来才方便。
说到这,负责档案整理的小伙伴可委屈了,说工作量太大,一个人忙不过来。
这时候大家纷纷表示,以后都互相搭把手,共同把档案管理工作做好。
范文二
哈喽呀!今天来跟大家讲讲咱们的档案管理会议。
会议一开始,那气氛可严肃啦。
领导一脸认真地说:“档案管理可不能马虎,这关系到咱们工作的顺利进行。
”
然后大家就七嘴八舌地开始吐槽现在的问题。
有人说:“那些档案堆得乱七八糟的,找起来简直像大海捞针。
”另一个人接着说:“就是就是,有的档案都不知道放哪儿去了。
”
这时候,有个聪明的小伙伴出主意:“要不咱们弄个电子档案系统?这样查找起来又快又方便。
”大家一听,眼睛都亮了,觉得这主意不错。
接着又讨论到档案的保密性,都说这可千万不能出岔子,不然麻烦就大了。
有人还提到要加强对档案管理人员的培训,让他们更专业,更细心。
会议快结束的时候,领导笑着说:“大家今天表现不错,都很积极,希望以后咱们的档案管理能焕然一新,让工作效率大大提高!”
怎么样,这次会议是不是很有收获呀?咱们一起加油,把档案管理做得棒棒哒!。
档案管理制度会议记录本
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会议时间:2022年3月15日会议地点:公司会议室参会人员:公司总经理、各部门负责人、档案管理人员会议主题:讨论并制定公司档案管理制度会议记录人:[姓名]一、会议开始1. 会议主持人:公司总经理2. 主持人开场:各位同事,大家好!今天我们召开本次会议的主要目的是讨论并制定公司档案管理制度,确保公司档案管理工作的规范化、科学化。
下面,我将介绍本次会议的议程。
二、会议议程1. 各部门负责人汇报本部门档案管理现状及存在问题。
2. 档案管理人员介绍档案管理制度的基本框架。
3. 讨论并完善档案管理制度的具体内容。
4. 确定档案管理制度的实施时间及责任人。
5. 会议总结。
三、会议内容1. 各部门负责人汇报本部门档案管理现状及存在问题。
各部门负责人分别就本部门的档案管理现状进行了汇报,主要包括档案数量、档案存放方式、档案利用情况等方面。
在汇报过程中,各部门负责人提出了以下问题:(1)档案存放空间不足,部分档案存放在非档案室。
(2)档案管理制度不完善,档案利用效率较低。
(3)档案管理人员不足,档案整理、归档工作量大。
2. 档案管理人员介绍档案管理制度的基本框架。
档案管理人员就档案管理制度的基本框架进行了介绍,主要包括以下几个方面:(1)档案管理制度的目的和意义。
(2)档案管理制度的适用范围。
(3)档案管理制度的组织架构。
(4)档案管理制度的具体内容。
3. 讨论并完善档案管理制度的具体内容。
在档案管理制度的具体内容方面,与会人员进行了热烈的讨论,主要包括以下几个方面:(1)档案的分类和编号。
(2)档案的收集、整理和归档。
(3)档案的保管和利用。
(4)档案的销毁和保密。
(5)档案管理人员的职责和培训。
经过讨论,与会人员对档案管理制度的具体内容进行了完善,如下:(1)档案分类:根据档案内容、性质、时间等因素,将档案分为若干类别。
(2)档案编号:采用统一编号方式,确保档案编号的唯一性。
(3)档案收集:建立档案收集制度,确保档案的完整性。
会议、档案管理制度
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会议管理规定一、会议类型及内容项目例会:每1-2周一次,原则上在周五下午召开,由项目责任人主持,主要内容为项目近期工作总结、下一步工作计划、存在的问题及分析、项目运行的建议及探讨等。
工作汇报会议:根据甲方及公司要求,一般每季度汇报一次工作,特殊情况例外,主要内容为项目工作汇报、与甲方管理层沟通探讨项目存在的问题及困难。
其他临时会议:根据甲方要求及项目工作需要,经项目责任人同意后临时召开,主要内容为巡护事项沟通及安排、工作小结等。
二、会议组织项目管理部助理负责通知、做好会前准备工作,根据会议需要,做好如布置会场,备好座位、会议器材、茶水等会议所需的各种设施、用品等会前准备。
三、会议纪律参会人员应准时到会,由会议组织者组织签到。
所有参加会议的人员在会议规定召开时点未到的,计为迟到。
参会人员因故不能参加或者需要中途离开会场的,必须向会议主持人请假。
凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席。
与会人员原则上应着工作服,并将手机调到静音状态。
会议开始后,不准随意走动、私下交谈。
会场不准抽烟。
五、会议记录及落实根据会议内容,做好会议记录,会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。
管理部助理做好会议原始记录、《会议签到表》的日常归档、保管工作。
会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄,其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照会议要求各责任须按时保质完成工作任务,必要情况下,可以组织相应专项会议进行讨论,确保会议精神及时落实,项目工作高效运行。
档案及数据资料管理规定归档的文件材料主要包括纸质、照片、视频、光盘、实物等载体形式。
归档文件的来源1内部形成的文件材料。
2本项目执行、办理的外来文件材料。
3公司和所属其他项目报本项目的文件材料。
4本项目外购设备,合作单位按要求应向本项目提交的文件材料。
5作业采集的图片、视频、飞行日记等影像数码资料。
会议室档案管理制度
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第一章总则第一条为规范会议室档案管理工作,确保会议室档案的完整、准确、安全和有效利用,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有会议室的档案管理。
第三条会议室档案管理应遵循以下原则:1. 集中统一管理:所有会议室档案由公司档案管理部门集中统一管理。
2. 严格保密:对涉及公司秘密的会议室档案,应严格执行保密规定。
3. 规范有序:档案收集、整理、保管、借阅、销毁等环节应规范有序。
4. 安全可靠:确保档案在保管过程中的安全,防止档案丢失、损坏和泄密。
第二章档案收集与整理第四条会议室档案收集范围:1. 会议室使用记录:包括会议室预订、使用、维护等记录。
2. 会议记录:包括各类会议的会议纪要、发言记录、决议等。
3. 会议材料:包括会议通知、议程、文件、资料等。
4. 会议室设施设备清单:包括会议室设施设备的购置、使用、维修等记录。
第五条档案整理要求:1. 按照档案类型、会议类型、时间顺序等进行分类整理。
2. 每份档案应标明档号、档名、档期、档页等基本信息。
3. 档案整理应确保档案的完整、准确、清晰。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求:1. 档案库房应具备防盗、防火、防潮、防尘、防虫等条件。
2. 档案柜应配备锁具,并由专人管理。
3. 档案应按照档案类别和保管期限进行分类存放。
第七条档案利用要求:1. 查阅档案需经部门负责人或档案管理人员批准。
2. 查阅档案应在档案室进行,不得擅自带走档案。
3. 查阅档案时,应遵守保密规定,不得泄露公司秘密。
第四章档案销毁第八条档案销毁程序:1. 档案管理人员根据档案保管期限和实际情况,提出档案销毁意见。
2. 档案销毁意见经部门负责人审核,报公司分管领导批准。
3. 档案销毁前,应进行核对,确保档案完整、准确。
4. 档案销毁应采用焚烧、化浆等方式,确保档案内容无法恢复。
第五章责任与奖惩第九条档案管理人员应履行以下职责:1. 严格执行本制度,确保档案管理工作规范有序。
2. 负责档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等工作。
会议档案管理制度
![会议档案管理制度](https://img.taocdn.com/s3/m/94c27e72443610661ed9ad51f01dc281e43a566d.png)
第一章总则第一条为加强会议档案的管理,确保会议档案的完整、准确、系统、安全,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本单位的实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的各类会议档案,包括但不限于全体会议、专题会议、工作会议、座谈会、研讨会等。
第三条会议档案管理应遵循以下原则:(一)依法管理原则;(二)完整性与准确性原则;(三)系统性与连续性原则;(四)安全性与保密性原则;(五)方便利用原则。
第二章会议档案的收集与整理第四条会议档案的收集范围:(一)会议通知、议程、讲话稿、发言记录;(二)会议纪要、决议、决定、报告;(三)会议照片、录音、录像等声像资料;(四)会议相关文件、资料、报告等。
第五条会议档案的收集要求:(一)收集齐全,确保档案的完整性;(二)及时收集,确保档案的准确性;(三)分类整理,确保档案的系统性与连续性。
第六条会议档案的整理要求:(一)按照会议类型、时间顺序进行分类;(二)对收集到的档案进行编号、编目,建立档案目录;(三)对电子档案进行备份,确保档案的安全。
第三章会议档案的保管与利用第七条会议档案的保管要求:(一)选择适宜的档案库房,确保档案的通风、防潮、防虫、防尘、防高温、防低温;(二)对档案进行定期检查、维护,确保档案的安全;(三)对借阅档案进行登记、归还,确保档案的完整。
第八条会议档案的利用要求:(一)档案的借阅、复制、摘抄等利用活动,应遵循档案法律法规的规定;(二)档案的借阅、复制、摘抄等利用活动,应征得档案管理人员的同意;(三)档案的利用不得损害档案的完整性和保密性。
第九条会议档案的保密要求:(一)对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的会议档案,应严格按照国家有关保密规定进行管理;(二)对会议档案的保密工作,应建立健全保密制度,明确保密责任;(三)对泄露会议档案保密内容的,应依法依规追究责任。
第四章会议档案的销毁第十条会议档案的销毁应遵循以下原则:(一)依法销毁原则;(二)程序规范原则;(三)责任明确原则。
会议室档案管理制度
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一、总则为加强会议室档案管理,确保会议室档案的完整、准确、安全和有效利用,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有会议室的档案管理工作。
三、档案管理职责1. 会议室管理员:负责会议室档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
2. 使用部门:负责提供会议记录、文件、资料等原始材料,并协助会议室管理员做好档案管理工作。
3. 公司领导:对会议室档案管理工作进行监督和指导。
四、档案收集1. 会议室档案的收集范围包括:会议记录、会议纪要、会议通知、会议文件、参会人员名单、会议照片等。
2. 会议室管理员应在会议结束后及时收集会议相关材料,并按类别进行整理。
3. 使用部门应积极配合会议室管理员,提供会议记录、文件、资料等原始材料。
五、档案整理1. 会议室档案的整理应遵循以下原则:(1)按照会议主题、时间顺序进行分类整理;(2)保持档案的原始性、完整性和连续性;(3)方便查询和利用。
2. 会议室档案的整理步骤:(1)对收集到的会议材料进行初步筛选,剔除重复、无效或无关的文件;(2)对筛选后的文件进行分类、编号;(3)编制目录,注明文件名称、编号、日期、页数等信息;(4)将整理好的档案归档。
六、档案保管1. 会议室档案的保管应遵循以下要求:(1)存放地点应通风、干燥、防潮、防尘、防火、防盗;(2)档案柜应保持整洁、有序,便于查阅;(3)档案柜钥匙由会议室管理员保管,不得随意转借他人;(4)档案资料不得随意涂改、损坏或遗失。
2. 会议室档案的保管期限分为短期、中期和长期,具体期限根据档案的性质和重要性确定。
七、档案利用1. 会议室档案的利用应遵循以下原则:(1)遵守国家档案法律法规;(2)保护档案的完整性和安全性;(3)尊重档案的原貌和真实性;(4)方便查阅和利用。
2. 查阅会议室档案应履行以下手续:(1)填写档案查阅申请表;(2)经会议室管理员审核批准;(3)按照规定的查阅范围、方式和方法进行查阅。
3. 查阅档案时,应遵守以下规定:(1)不得在档案上涂改、涂抹、折叠或撕毁;(2)不得随意摘录、复制档案内容;(3)不得将档案带出档案室;(4)查阅完毕后,应将档案归还原位。
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一、会议纪要格式会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。
标题有两种情况,一是会议名称加纪要,如《全国农村工作会议纪要》。
二是召开会议的机关加内容加纪要,如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。
会议纪要正文一般由两部分组成。
(一)会议概况。
主要包括会议时间、地点、名称、主持人,与会人员,基本议程。
(二)会议的精神和议定事项。
常务会、办公会、日常工作例会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。
工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
二、会议纪要的三种写法根据会议性质、规模、议题等不同,大致可以有以下几种写法:(一)集中概述法。
这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。
这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小。
如果会议的议题较多,可分条列述。
(二)分项叙述法。
召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写。
这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,常常包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。
这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
(三)发言提要法。
这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。
这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。
某些根据上级机关布臵,需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采用这种写法。
三、会议纪要的特点1.内容的纪实性。
会议纪要如实地反映会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。
否则,就会失去其内容的客观真实性,违反纪实的要求。
2.表达的要点性。
会议纪要是依据会议情况综合而成的。
撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。
重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切忌记流水帐。
3.称谓的特殊性。
会议纪要一般采用第三人称写法。
由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
四、会议纪要与会议记录的区别会议纪要有别于会议记录。
二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。
会议纪要只记要点,是法定行政公文。
第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
会议纪要的格式和写法分标题、正文、落款三部分。
(1)标题。
会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。
(2)正文。
包括前言、主体、结尾三项内容。
前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况,说明主要议题,然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下:”主体是会议纪要的核心内容,主要反映会议情况和会议结果。
写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议,准确地概述清楚。
结尾即会议纪要的结束语,一般是向收文单位提出希望和要求,有的会议纪要没有结尾部分,主体内容写完,全文就结束。
(3)落款。
包括署名和时间两项内容。
署名只用于办公室会议纪要,署上召开会议的领导机关的全称,下面写上成文的年、月、日期,加盖公章,一般会议纪要不署名,只写成文时间,加盖公章。
盘存法,是指通过对有关财产物资的清点、计量,来证实账面反映的财物是否确实存在的一种查账技术。
按具体做法的不同,有直接盘存法和监督盘存法两种。
直接盘存法,指查账人员在实施查账时,通过亲自盘点有关财物来证实与账面记录是否相符的一种盘存方法。
监督盘存法,指在盘点有关财物时,查账人员不亲自盘点,而通过对有关盘点手续的观察和在场的监督,来证实有无问题的一种盘存法。
也有将这种盘存方法列入观察法范畴的。
在查账过程中,多数采用监督盘存法。
由于财产物资方面极易贪污,也极易弄虚作假和舞弊,而财产的所有者都很关心授权经管人员经管的财产是否完整,因此,确定财产物资的实有情况,就成了查账的重要内容。
根据盘点的范围大小,盘存法还可分为全面盘存法和抽样盘存法。
全面盘存法是对列入检查范围的所有财产物资进行全面、彻底的盘点方法;抽样盘存法是在列入检查范围的各种物资中,抽取一部分价值较大、收发频繁、容易流失的物资进行盘点方法。
运用盘存法对货币、物资进行盘点查证,可以验证被查单位各项资产的真实性和会计记录的真实正确性,有助于发现贪污盗窃、投机倒把等非法行为,也有助于为评价被查单位的内部管理制度及经济效益情况提供依据。
盘存法运用要点:(一)盘点准备工作。
(1)确定需要盘点的财物并予以封存。
被查单位的财物种类繁多,全面盘点不大可能,且也无必要,因此,应根据查账目标和应审查项目的具体情况,来确定需要盘点的重点。
一般可按如下标准来衡量:①是否未盘点过?②账面反映存量是否合理?③在成本中所占比重是否过大?④该物品是否属紧俏贵重物品?⑤该物品是否为日常生活必需?⑥该物品以往是否发生过舞弊问题?若上述问题都是肯定的,则应该成为盘点的重点。
在应盘点的财物确定好以后,若不能立即同时盘点,且又难保证不让被查单位知道情况时,则应交需要盘点的物资予以封存,贴上封条后将钥匙交财物经管人保管。
(2)调查了解有关财物的收发保管制度,并对各项制度控制功能的发挥情况做出评估,找出控制的薄弱环节,明确重点。
(3)确定参加盘点的人员。
在盘点成员中,至少要有两名查账人员,一名财务负责人和一名实物保管人,同时,还应有必要的工作人员。
(4)结出盘点日的账面应存数,即通过审阅、复核、核对,将账面记录和计算错误予以消除。
(5)准备记录表格,检查度量器具。
对于有关用来盘点的度量器具,一定要经过检查,以防弄虚作假而使盘点结果失真。
(6)选择恰当的盘点时间。
盘点时间的选择,一般以不影响工作正常进行为准,宜选择在每天的业务终了后,或是业务开始前。
(二)进行实地盘点。
准备就绪,应立即着手进行盘点,对于一般的财物盘点,查账人员主要在场监督,看看工作人员是否办理了应该办理的手续,同时,注意观察有关物品的质量;对于特别重要的财物盘点,查账人员除了监督、观察外,还应进行重点,如现金的盘点、其他有价证券的盘点、贵重物品的盘点等。
盘点完毕,应将其盘点所获的实际情况,如实地填在事先准备好的表格上。
(三)确定盘点结果。
通过盘点获得的结果,再与账存进行比较,就能知道账实之间是否相符,以及不符的差距若不相符,则到底存在什么问题,还要运用其他方法进一步检查落实。
公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。
2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。
会议文件由行政部收集。
三、归档范围1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借,必须专人专用。
7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
整理成文的档案管理制度之档案管理编号行政类 XZ工商税务等证照 01资质管理 02政府来文 03总部来文 04公司发文 05公司会议纪要 06制度一(执行版) 07-1制度二(原版) 07-2工程合同一 08-1工程合同二 08-2其他合同 08-3招标文件 09投标文件 10项目证件及相关资料一 11-1项目证件及相关资料二 11-2其他 12人力资源管理类 HR本部门、员工工作计划及绩效考核资料 01在职员工档案 02离职员工档案 03公司部门、员工工作计划及绩效考核一 04-1公司部门、员工工作计划及绩效考核二 04-2劳动合同 05社保、医保及其他保险 06考勤记录 07其他 08财务部 CW 财务管理制度 01财务管理计划 02年度报表 03月度报表 04会计账簿 05会计凭证 06税务材料 07审计报告 08资产评估 09本部门、员工工作计划及绩效考核资料 10其他 11营销部 YX本部门、员工工作计划及绩效考核资料 01业务合同 02市场调研资料 03月度市场分析报告 04营销管理制度 05与代理单位往来 06销售日报 07面积与测绘 08 预售证 09 预(销售)售合同 10 客户档案一 11-1 客户档案二 11-2 客户档案三 11-3 其他 12工程部 GC 政府来文 01 工程管理制度与技术标准 02 本部门、员工工作计划与考核资料 03 对外发文 04 与设计院往来 05 与监理单位往来 06 与主体施工企业往来 07 与其他施工企业往来 08 工程周例会 09设计类 10图纸类资料 11现场签证和变更单 12合同类一 13-1 合同类二 13-2 工程周报、月报 14 工程检查 15验收备案资料 16工程资料 17其他 18预决算 YS 招标类 01投标类 02预算书 03材料报价单 04工程变更资料 05工作联系单 06工程签证 07工程款支付 08决算 09。