员工入职管理档案录入制度

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员工档案管理制度_员工档案管理制度办法

员工档案管理制度_员工档案管理制度办法员工档案管理制度篇1为了统一人事档案信息管理，及时把握员工队伍的动态，在各部门单位制定原有档案管理办法的基础上，公司采取统一的员工档案管理流程。

相关内容如下：1、由公司行政部门负责制定公司统一格式的员工档案表(员工信息登记表和员工入职登记表)，并将档案表格式以电子稿的形式传发至各部门单位。

2、各部门单位及时协助公司行政部门对现有员工进行详细的档案信息登记。

登记完毕后，由相关工作人员将已登记的档案信息表以电子稿的形式传至公司行政部门备案。

3、针对新进员工，各部门单位应在招聘录用结束之后，及时按照统一格式填写、登记新员工的档案信息，并在第一时间内由本部门单位相关工作人员以电子稿形式传至公司行政部门，以便公司统一管理。

4、对于离职员工，各部门单位应在员工离职后第一时间将离职员工信息传至公司行政部门，方便公司及时修改员工档案。

5、员工工作出现公司内部调整变动时，由所涉部门单位及时填写相应的工作调动单，并以电子稿的形式传至公司行政部门，以便公司及时调整员工档案。

以上内容如有未尽之处，望各部门单位予以协助。

猜你喜欢：员工档案管理制度篇2一、公司为每位员工建立公司员工档案，记录员工在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况。

以下资料纳入公司人事档案范围内：1、应聘登记表(含简历)2、身份证、学历证书、驾驶证等复印件3、无犯罪记录证明、担保人资料4、入职自荐信、入职培训记录表、上岗承诺书5、员工转正考核表、申请书、申请表、转正承诺书6、劳动合同7、岗位变动记录8、薪资调整记录9、奖惩记录10、保险缴纳记录11、与公司签订的其它合同、协议12、其它有必要纳入档案的资料(如：员工基本情况登记表等)二、档案建立及维护：人力资源管理人员负责员工档案的建立及维护工作，自员工入职第一天起为员工建立档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案。

员工档案管理规章制度

员工档案管理规章制度第一章总则第一条为规范和管理公司员工档案管理，保护员工合法权益，提高公司管理水平，制定本规章制度。

第二条公司员工档案管理遵循公开、公平、公正、保密的原则，坚持以人为本，尊重和保护员工的基本权益。

第三条员工档案管理内容包括入职档案、在职档案和离职档案等。

第四条员工档案管理的主要任务是建立和完善员工档案管理制度和流程，确保员工档案的完备、真实、准确和安全。

第五条公司员工档案管理应当根据国家有关法律法规及公司内部规章制度的要求，规范存档、管理、使用和保密。

第六条公司员工档案管理属于公司人力资源管理系统的重要组成部分，各部门必须严格遵守公司规章制度，确保员工档案管理工作的正常运转。

第七条员工档案管理部门主要负责员工档案管理制度的建立、完善和执行，监督员工档案的收集、整理、归档、保管和使用等工作。

第八条员工档案管理部门需要定期对员工档案管理工作进行检查和评估，及时发现并解决存在的问题，确保员工档案管理工作的规范性和有效性。

第九条员工档案管理部门应当加强与公司其他部门的沟通和协作，共同推动员工档案管理工作的顺利进行。

第十条公司各级领导都要重视员工档案管理工作，加强对员工档案管理工作的指导和监督，确保员工档案管理工作的顺利开展。

第二章入职档案管理第十一条公司招聘新员工时，需对其进行入职档案的收集和整理。

第十二条入职档案主要包括新员工的个人基本信息、学历证书、工作经历、身份证明等。

第十三条新员工应当如实提供入职档案所需的各类材料，并在入职时签署入职档案确认表。

第十四条公司应当对新员工的入职档案进行详细核查，确保入职档案的真实性和准确性。

第十五条公司应当规范存储新员工的入职档案，确保其安全性和保密性，禁止泄露和外传。

第十六条公司应当及时完善新员工的入职档案，并在员工入职满三个月后归档。

第十七条公司应当建立新员工的入职档案建立和管理的档案管理流程，明确各个环节的责任和权限，提高入职档案管理工作的效率和规范性。

员工入职管理档案录入制度

员工入职离职管理制度一、员工入职流程（一）新员工进入前1、人事行政部门负责通知员工报到时间地点。

2、新员工报到日，为其办理相关事项。

3、由其所在部门直接负责人确认其职位。

4、通知新员工报到时应提交：1寸彩照2张；毕业证书、学位证书、职称证书、身份证等原件及复印件。

6、员工所在部门在入职当天和入职培训中介绍。

（二）人事行政部门办理入职手续1、填写《员工履历表》。

2、向新员工介绍公司情况及管理制度的，使其具备基本公司工作知识。

3、确认该员工调入人事档案的时间。

4、向新员工介绍管理层。

5、带新员工到部门，介绍给部门总经理。

6、由直接经理向新员工介绍其岗位职责与工作说明（三）入职培训1、组织新员工培训。

2、不定期举行由公司管理层进行的企业发展历程、企业文化、各部门职能与关系等方面的培训。

（四）转正评估1、一般员工的转正由用人部门和人事部进行审批并办理有关手续。

2、新员工工作满实习期时，由人事部安排进行转正评估。

员工对自己在试用期内的工作进行自评，由直接经理对其进行评估。

附：员工入职履历表本人郑重声明：以上所有资料均属事实。

我明白，如其中有任何虚假内容，将被公司自动解聘处理。

签名：年—月—日本表格经人力资源部审核，填写正确，可以入档。

签名：年—月—日此表作为员工入职手续需与员工入职提交的其他有效证件复印件一起录入员工管理档案。

二、员工离职流程（一）离职申请1、因为个人原因离职员工须提前15天向主管副总经理提出离职申请并提交《离职申请表》；2、因公司辞谢员工需在接到辞谢通知后3个工作日内交接工作，并填写《离职申请表》；（二）财务归还1、财物归还要离职员工需向行政人事部上交财物归还清单，包括公司财产信息，文件，到期应还款项（财务部确认），贵重物品以及公司其它物品，应归还到相关部门，并补足遗失部分，否则公司将从未付工资中扣除。

财物归还清单中每项物品应由相关部门主管签名认可。

2、查实归还物品后，行政人事部、财务部、总经理共同签署离职申请表，凭签署完善后的《离职申请表》、《考勤表》到财务部核算工资。

人事档案管理制度

人事档案管理制度一、制度目的为规范公司人事档案管理，保障员工权益，使公司人事档案管理工作科学有序、质量高效。

二、适用范围本制度适用于所有进入公司劳动合同的工人、职员、管理人员，以及临时工，不包括兼职人员。

三、制度内容1. 建档原则1.身份真实：要求所有员工提供真实有效的身份证件。

2.完备准确：确保档案资料齐全、准确、不遗漏。

3.按时录入：在入职日起十个工作日内将资料完整录入电子系统。

2. 档案保管1.电子档案存储：使用公司提供的电子档案管理系统，将员工档案信息录入电子档案库中。

2.纸质档案存储：纸质档案按月份分类存储，置于专用文件柜中，并进行全面保密。

3. 档案查询使用1.需求范围：员工可以随时向人事部申请查阅个人档案，管理层可以向人事部申请查阅员工档案。

2.使用方式：员工可以书面或者口头申请，管理层可以采用口头或者书面申请，人事部查阅后向申请人提供答复。

4. 档案审核1.档案审核：在员工离职时，人事部门必须对员工档案进行归档审核。

2.审核结果：审核结果应在三个工作日内反馈员工，并将离职员工档案进行归档处理。

5. 档案合规性1.内部审查：公司人力资源部门需要定期对员工档案进行内部审查，确保每位员工档案信息合规。

2.外部审查：定期进行公司的外部审查，避免违规情况的发生。

四、档案保密1.档案保密原则：人事部门要加强保密工作，确保员工档案信息不泄露，员工的个人隐私得到充分保护。

2.保密措施：所有工作人员必须签署保密协议，并接受保密培训，严格遵守保密规定，防止档案信息被泄露。

五、制度执行1.人事部门负责制定本制度并定期进行检查和修订；2.全体工作人员应严格遵守本制度，凡违反本制度者，人力资源部门将依法按规定进行处理。

六、制度解释1.解释权：本制度由公司人事部门负责解释。

2.修改权：公司人事部门有权修改、调整、完善本制度。

所有修改的内容，将在工作人员范围内通知公告。

修改后的内容自发布之日起即可执行。

以上是公司的人事档案管理制度，希望大家能够认真遵守，确保公司的人事档案管理工作正常进行。

公司员工档案存档管理制度

一、目的为加强公司员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

三、档案管理职责1. 人事部：负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 部门负责人：对本部门员工档案的完整性、准确性、安全性负责。

3. 员工本人：配合人事部完成档案的收集、整理和更新工作。

四、档案收集与整理1. 新员工入职时，由人事部负责收集以下档案资料：（1）身份证复印件；（2）学历证书复印件；（3）专业技术资格证书复印件；（4）劳动合同；（5）入职登记表；（6）其他相关证明材料。

2. 员工档案整理应按照以下要求进行：（1）按照员工入职时间顺序排列；（2）档案材料应分类存放，便于查阅；（3）档案材料应装订整齐，标签清晰；（4）档案材料应使用A4纸打印或复印。

五、档案归档与保管1. 归档：员工档案收集整理完毕后，由人事部进行归档。

2. 保管：档案应存放在安全、干燥、防潮、防火、防盗的档案室，由专人负责保管。

3. 利用：员工档案仅限于公司内部查阅，查阅时需填写查阅登记表，并经相关部门负责人批准。

六、档案销毁1. 档案销毁前，由人事部进行审核，确认档案已无利用价值。

2. 档案销毁时，应严格按照国家有关法律法规和公司内部规定执行。

3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。

七、监督检查1. 公司领导应定期对员工档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范性。

2. 人事部应定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。

八、附则1. 本制度由人事部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

九、注意事项1. 员工档案是公司的重要资料，各部门应高度重视，加强档案管理。

2. 员工档案管理人员应具备一定的专业知识，确保档案管理的质量。

3. 员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作，应严格按照本制度执行。

员工入职文件归档制度模板

员工入职文件归档制度模板一、目的和意义为了加强员工入职文件的管理，确保文件的真实性、完整性、及时性和保密性，维护企业和员工的合法权益，根据《企业档案工作规范》等相关规定，制定本制度。

本制度适用于公司各部门员工入职文件的收集、整理、归档和查询等工作。

二、入职文件的收集1. 员工提供的文件：员工入职时应向公司提供以下证件和材料的原件及复印件：（1）身份证；（2）学历证书、学位证书、专业资格证书等相关证件；（3）劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关协议；（4）其他公司要求提供的文件。

2. 公司形成的文件：公司应形成的以下文件：（1）入职登记表；（2）劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关协议的签订记录；（3）入职培训记录；（4）薪资福利政策；（5）其他与员工入职相关的文件。

三、入职文件的整理1. 员工提供的文件：（1）将员工提供的证件和材料的原件及复印件分别整理，注明证件名称、号码及有效期等信息；（2）将员工提供的其他文件整理，注明文件名称及内容。

2. 公司形成的文件：（1）将公司形成的文件整理，注明文件名称及内容；（2）将入职登记表、劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关协议的签订记录整理，注明签订日期、双方签字等信息；（3）将入职培训记录整理，注明培训时间、地点、内容等信息；（4）将薪资福利政策整理，注明政策名称、内容等信息；（5）将其他与员工入职相关的文件整理，注明文件名称及内容。

四、入职文件的归档1. 归档方式：员工入职文件采用电子档案和纸质档案两种方式归档。

电子档案存储在公司指定的电子档案管理系统中，纸质档案存储在公司指定的档案柜中。

2. 归档时间：员工入职文件应在员工入职后一个月内归档。

3. 归档责任人：各部门负责人为本部门员工入职文件归档的第一责任人，负责督促和协调本部门员工入职文件的归档工作。

公司档案管理部门负责对各部门员工入职文件归档情况进行检查和指导。

五、入职文件的查询1. 查询范围：员工入职文件的查询范围包括员工姓名、入职时间、劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关信息。

员工建档管理制度

第一章总则第一条为规范公司员工管理，确保员工信息准确、完整，提高人力资源管理水平，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用员工和临时员工。

第三条员工档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和规范性原则。

第二章档案内容第四条员工档案主要包括以下内容：1. 基本信息档案：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、婚姻状况、政治面貌、学历、学位、职称、联系电话等。

2. 入职档案：包括入职时间、入职部门、入职岗位、劳动合同、试用期证明、入职培训记录等。

3. 考勤档案：包括考勤记录、请假记录、加班记录、出差记录等。

4. 绩效档案：包括年度绩效考核、月度绩效考核、专项绩效考核等。

5. 奖惩档案：包括奖励记录、处罚记录、处分记录等。

6. 培训档案：包括培训记录、培训证书、培训评估等。

7. 职业生涯规划档案：包括职业发展目标、培训需求、晋升机会等。

第三章档案管理第五条员工档案由人力资源部统一管理，各部门协助提供相关信息。

第六条新员工入职时，人力资源部负责建立档案，并定期更新档案信息。

第七条员工档案应分类存放，确保档案的完整性和安全性。

第八条人力资源部对员工档案进行定期检查，发现档案缺失、错误等情况，应及时补齐或更正。

第九条员工档案的查阅、借阅、复制等，需经部门负责人或人力资源部负责人批准。

第十条员工档案的保密工作由人力资源部负责，确保员工隐私不受侵犯。

第四章档案使用第十一条员工档案主要用于以下方面：1. 人力资源规划：为制定公司人力资源规划提供依据。

2. 招聘与配置：为招聘、选拔、配置员工提供参考。

3. 绩效考核：为绩效考核提供依据。

4. 培训与发展：为员工培训和发展提供依据。

5. 奖惩与激励：为员工奖惩与激励提供依据。

6. 职业生涯规划：为员工职业生涯规划提供参考。

第五章附则第十二条本制度由人力资源部负责解释。

第十三条本制度自发布之日起实施。

第十四条本制度如有未尽事宜，由人力资源部根据实际情况予以补充和修订。

公司员工入职档案管理制度

一、总则第一条为了规范公司员工入职档案管理，确保员工个人信息和档案资料的完整、准确、安全，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工的入职档案管理，包括但不限于劳动合同、个人简历、学历证明、资格证书、体检报告等。

第三条员工入职档案管理应遵循真实性、完整性、保密性、便捷性的原则。

二、档案收集与整理第四条员工入职时，需提交以下材料：1. 填写完整的《员工入职登记表》；2. 身份证、户口本、学历证明、资格证书等原件及复印件；3. 与原单位解除或终止劳动合同的证明；4. 体检合格证明；5. 合同签订相关材料。

第五条人力资源部门负责收集、整理上述材料，并按照档案管理要求进行归档。

第六条档案整理应遵循以下要求：1. 按照员工入职时间顺序排列；2. 每份档案应包括封面、目录、文件材料；3. 文件材料应分类存放，便于查阅；4. 档案材料应清晰、整洁。

三、档案保管与使用第七条档案保管应遵守以下规定：1. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫害等设施；2. 档案资料应按照类别、时间顺序存放，并定期检查；3. 未经批准，任何人不得擅自翻阅、复制、销毁档案资料；4. 档案资料损坏、丢失，应及时上报并采取措施。

第八条档案使用应遵循以下原则：1. 严格限制档案查阅范围，仅限于公司内部相关部门和负责人；2. 查阅档案需经档案管理员同意，并填写查阅登记表；3. 查阅档案应尊重员工隐私，不得泄露员工个人信息；4. 查阅档案后应及时归还，不得擅自带走或复制。

四、档案销毁第九条员工离职或档案资料过时，需进行档案销毁。

第十条档案销毁应遵循以下程序：1. 由人力资源部门提出销毁申请；2. 经公司领导批准后，由档案管理员组织实施；3. 档案销毁前，应将销毁清单报备有关部门；4. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。

五、附则第十一条本制度由公司人力资源部门负责解释。

第十二条本制度自发布之日起实施。

公司员工入职档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工入职档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有新入职员工的入职档案管理。

第三条员工入职档案是公司人力资源管理工作的重要组成部分，是公司员工信息的重要记录，对员工个人发展、公司人力资源管理具有重要意义。

第二章档案内容第四条员工入职档案主要包括以下内容：1. 个人基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、婚姻状况、民族、政治面貌等；2. 教育背景：学历、专业、毕业院校、毕业时间等；3. 工作经历：工作单位、职务、工作时间、离职原因等；4. 培训经历：参加的培训项目、培训时间、培训内容、培训结果等；5. 体检报告：入职体检、定期体检、离职体检等；6. 荣誉奖励：获得的荣誉称号、奖励等；7. 劳动合同：劳动合同签订、续签、变更、解除等；8. 其他相关材料：如入党志愿书、辞职报告等。

第三章档案管理职责第五条人力资源部门负责员工入职档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

第六条人力资源部门应设立专门的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

第七条档案管理人员应具备以下职责：1. 严格按照档案管理要求，对员工入职档案进行收集、整理、归档；2. 对档案进行定期检查，确保档案的完整、准确、安全；3. 对档案进行分类、编号、编目，便于查询和利用；4. 对档案的借阅、复制、销毁等工作进行审批；5. 对档案的保密工作负责，确保档案信息安全。

第四章档案保管与利用第八条员工入职档案实行集中保管，存放于人力资源部门指定的档案室。

第九条档案保管要求：1. 档案室应保持清洁、干燥、通风，防止档案霉变、虫蛀；2. 档案柜应加锁，防止档案丢失、损坏；3. 档案应按照档案管理要求进行分类、编号、编目；4. 档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完整、准确、安全。

第十条员工入职档案的利用：1. 人力资源部门在办理员工入职、离职、调岗等手续时，需查阅相关档案；2. 员工本人因工作需要，可申请查阅本人档案，但需经人力资源部门批准；3. 公司其他部门因工作需要，需查阅员工档案时，应经人力资源部门批准。

公司员工入职档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工入职档案管理，确保员工个人信息安全，提高人力资源管理效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有新入职员工，包括全职、兼职和实习生。

第三条公司员工入职档案管理应遵循真实性、完整性、安全性和保密性的原则。

第二章档案收集与整理第四条员工入职档案包括以下内容：1. 个人基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、婚姻状况、政治面貌等；2. 教育背景：学历、学位、毕业院校、专业、毕业时间等；3. 工作经历：历任工作单位、职位、工作起止时间、离职原因等；4. 技能证书：各类职业资格证书、专业技术资格证书等；5. 体检报告：入职体检报告、定期体检报告等；6. 薪酬福利：工资待遇、福利政策、社会保险等；7. 奖惩记录：工作表现、奖惩情况等；8. 其他相关材料。

第五条员工入职时，应如实填写《员工入职登记表》，并提交相关证明材料。

人力资源部门负责收集、整理员工入职档案。

第六条员工入职档案应按照档案分类标准进行分类、编号、归档。

第三章档案保管与使用第七条员工入职档案由人力资源部门负责保管，并指定专人负责档案管理工作。

第八条档案保管应满足以下要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫；2. 档案存放应有序、整齐，便于查阅；3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。

第九条员工入职档案的使用应遵循以下原则：1. 严格按照规定用途使用档案，不得随意泄露员工个人信息；2. 使用档案时，应填写《档案查阅登记表》，并经档案管理人员审批；3. 使用档案后，应及时归还，不得擅自复制、借阅、传播档案内容。

第四章档案变更与销毁第十条员工个人信息发生变更时，应及时更新档案内容。

第十一条员工离职后，其档案应在离职手续办理完毕后30日内归档。

第十二条员工离职满两年，且无特殊原因的，其档案可予以销毁。

销毁前，应经公司领导批准，并报备相关部门。

第五章附则第十三条本制度由人力资源部门负责解释。

新人入职档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司新人入职档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和高效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有新入职员工的档案管理。

第三条新人入职档案是公司人力资源管理的组成部分，是员工个人信息、工作经历、培训记录等的重要依据。

第二章档案管理内容第四条新人入职档案应包括以下内容：1. 个人基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、政治面貌、婚姻状况、家庭住址、联系电话等。

2. 教育背景：学历、学位、毕业院校、专业、毕业时间等。

3. 工作经历：原工作单位、职务、工作时间、离职原因等。

4. 职业技能：所掌握的专业技能、证书、培训经历等。

5. 入职材料：个人简历、求职信、学历证书、学位证书、身份证复印件、户口本复印件、近期一寸免冠照片等。

6. 培训记录：入职培训、在职培训、晋升培训等记录。

7. 绩效考核：年度考核、季度考核、月度考核等记录。

8. 奖惩记录：获得奖励、处罚等记录。

第三章档案管理流程第九条新人入职档案管理流程如下：1. 新员工入职后，由人力资源部负责收集整理其档案资料。

2. 人力资源部对收集到的档案资料进行审核，确保信息的真实、准确。

3. 审核通过的档案资料，由人力资源部按照档案管理要求进行归档。

4. 档案归档后，由人力资源部指定专人负责保管，确保档案安全。

5. 档案保管人员需定期检查档案保管情况，发现问题及时报告。

6. 新员工离职时，由人力资源部负责办理档案交接手续。

第四章档案保管与利用第十条档案保管：1. 档案保管人员应具备较高的政治觉悟和责任心，严格遵守档案保管制度。

2. 档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。

3. 档案应按照类别、时间、编号等进行有序排列，便于查阅。

4. 档案保管人员应定期对档案进行整理、归档，确保档案的完整、准确。

第十一条档案利用：1. 档案利用应遵循“依法、合规、保密”的原则。

2. 申请人需提供有效身份证明，填写档案查阅申请表。

新员工入职前资料管理制度

第一章总则第一条为规范新员工入职前的资料管理，确保入职流程的顺利进行，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有新员工的入职前资料管理。

第三条新员工入职前资料管理应遵循保密、准确、及时、高效的原则。

第二章资料收集与整理第四条资料收集1. 人事部门负责收集新员工入职前所需的各种资料，包括但不限于个人简历、学历证明、资格证书、身份证、户口本等。

2. 各部门根据自身工作需要，提供相应的部门要求资料。

第五条资料整理1. 人事部门对收集到的资料进行分类、归档，确保资料完整、准确。

2. 资料整理应使用统一的文件袋或文件夹，并标注资料类别、员工姓名、入职日期等信息。

3. 对电子版资料，应确保其完整性，并按照公司规定的文件命名规范进行命名。

第三章资料审核与审批第六条资料审核1. 人事部门对收集到的资料进行初步审核，确保资料真实、完整。

2. 审核过程中，如发现资料不符合要求，应及时通知员工补充或修正。

第七条资料审批1. 人事部门将审核合格的资料提交给相关负责人进行审批。

2. 相关负责人应在规定时间内完成审批，并将审批结果反馈给人事部门。

第四章资料保管与使用第八条资料保管1. 人事部门负责保管新员工入职前资料，确保资料安全、保密。

2. 资料保管应遵循以下要求：（1）资料存放于指定的资料柜或文件柜中，并设置密码锁。

（2）资料柜应置于通风、干燥、防火、防盗的地方。

（3）非相关人员不得随意查阅、复制或携带资料。

第九条资料使用1. 人事部门根据工作需要，向相关人员提供资料。

2. 使用资料时，应遵守以下规定：（1）使用资料时，需经资料保管人同意。

（2）使用资料后，应及时归还，不得随意涂改、损坏或丢失。

第五章资料归档与销毁第十条资料归档1. 新员工入职后，人事部门将入职前资料归档。

2. 归档资料应按照公司规定的档案管理规范进行整理、分类、编号。

第十一条资料销毁1. 对于无保存价值的资料，人事部门应按照公司规定的程序进行销毁。

公司员工档案管理方法与制度范文(三篇)

公司员工档案管理方法与制度范文公司员工档案管理是指对员工的个人信息、工作记录、培训记录等资料进行收集、归档、保管和管理的一系列制度和流程。

下面是一些常见的公司员工档案管理方法和制度：1. 档案管理流程制度：制定明确的员工档案管理流程，包括档案建立、更新、归档和销毁等环节的具体步骤和责任人。

确保每个环节都有明确的操作规范，防止档案信息的丢失和混乱。

2. 档案建立规范：员工入职时，应建立个人员工档案并进行登记，包括个人基本信息、合同信息、身份证明、照片等。

同时，还要建立个人工作记录、绩效评定、培训记录等档案，以便于记录员工的工作历程和发展情况。

3. 档案更新和归档：及时更新员工档案信息，如个人信息变更、合同续签、晋升调整等，并做好档案归类和整理工作，确保档案的有序和完整。

4. 档案保管制度：建立安全可靠的档案保管制度，确保员工档案的机密和完整性。

档案应存放在专门的档案室或保险柜内，需要有专人负责档案的保管和查阅，并定期进行档案盘点和核对。

5. 档案查阅和利用：制定档案查阅制度，规定档案的查阅权限和流程。

员工可以通过内部申请，经过相关部门批准后，有权查阅自己的档案资料。

档案的利用应遵守相关法律法规和公司规定，不能被未经授权的人员随意使用。

6. 档案销毁程序：建立档案销毁程序和周期，对于已经到期或无效的档案及时进行销毁处理。

销毁时要采取安全防范措施，确保档案信息不被泄露。

7. 档案电子化管理：通过信息化手段，将员工档案电子化管理，方便档案的存储、检索和利用。

同时，也可以提高档案管理的效率和准确性。

总之，公司员工档案管理方法和制度的建立是为了确保员工档案的管理规范、安全可靠、便于查阅和利用。

通过科学的管理，可以提高公司对员工信息的保密性和便捷性，为公司的人力资源管理提供有效的支持。

公司员工档案管理方法与制度范文（二）1. 简介公司员工档案是对员工的个人信息、工作经历、培训记录等进行记录和管理的重要文件。

良好的员工档案管理方法和制度可以帮助公司更好地管理员工信息，提高工作效率和保护员工隐私。

公司员工入职档案管理制度

一、目的为了规范公司员工入职档案的管理，确保员工个人信息安全，提高人力资源管理水平，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有员工入职档案的管理工作。

三、职责分工1. 人力资源部负责员工入职档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。

2. 各部门负责人负责本部门员工入职档案的初审、报送工作。

3. 员工本人负责提供真实、完整的个人信息。

四、档案管理流程1. 员工入职时，需提供以下资料：（1）身份证原件及复印件；（2）户口本原件及复印件；（3）学历证书原件及复印件；（4）其他相关证书及证明材料。

2. 人力资源部对员工提供的资料进行初审，确保资料真实、完整。

3. 人力资源部将初审通过的资料整理成册，并建立电子档案。

4. 人力资源部将整理好的档案报送至公司档案室进行归档、保管。

5. 员工离职时，人力资源部需将离职员工的档案从档案室取出，并进行审核。

6. 审核通过后，将离职员工的档案归还至档案室。

五、档案保管1. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，确保档案安全。

2. 档案室工作人员应定期检查档案，发现破损、缺失等情况及时报告。

3. 档案查阅需经过公司领导批准，并填写《档案查阅申请表》。

4. 查阅档案时，应遵守相关规定，不得擅自涂改、损坏档案。

六、档案查询1. 员工本人可向人力资源部提出查询申请，查询本人档案。

2. 部门负责人需提供查询申请，查询本部门员工档案。

3. 人力资源部接到查询申请后，应及时查询并提供相关资料。

七、档案销毁1. 员工离职满一年且无特殊情况的，其档案可予以销毁。

2. 档案销毁前，需经公司领导批准，并填写《档案销毁申请表》。

3. 档案销毁时，应指定专人监督，确保档案安全销毁。

八、附则1. 本制度由人力资源部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

员工档案及花名册管理制度

一、目的为规范公司员工档案及花名册的管理，确保员工信息的准确、完整、安全，提高人力资源管理效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有员工档案及花名册的管理。

三、职责1. 人力资源部负责员工档案及花名册的建立、维护、更新、归档和保密工作。

2. 各部门负责人负责对本部门员工档案及花名册的准确性、完整性负责。

3. 员工本人负责提供真实、准确的个人信息。

四、员工档案及花名册的管理1. 建立档案（1）新员工入职时，人力资源部负责收集、整理员工个人信息，建立员工档案。

（2）员工档案包括：个人基本信息、学历、工作经历、合同、奖惩、考核、离职等相关信息。

2. 维护档案（1）员工信息发生变化时，应及时更新档案信息。

（2）员工离职后，档案需保留至少三年。

3. 归档（1）员工档案按照员工入职时间顺序进行编号，分类存放。

（2）档案存放地点应通风、干燥、防火、防盗。

4. 保密（1）员工档案属个人隐私，未经本人同意，不得向任何单位或个人泄露。

（2）人力资源部应严格执行档案保密制度，确保档案安全。

五、花名册的管理1. 建立花名册（1）花名册应包括：员工姓名、部门、岗位、入职时间、离职时间等基本信息。

（2）花名册应每月更新一次。

2. 使用花名册（1）花名册主要用于员工考勤、工资核算、福利发放等工作。

（2）各部门应妥善保管花名册，确保信息的准确性。

3. 更新花名册（1）员工信息发生变化时，应及时更新花名册。

（2）花名册应每月与员工档案核对一次，确保信息的一致性。

六、监督检查1. 人力资源部定期对员工档案及花名册的管理进行检查，发现问题及时整改。

2. 对违反本制度的行为，按照公司相关规定进行处理。

七、附则1. 本制度由人力资源部负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

公司入职员工档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有入职员工，包括正式员工、合同制员工、临时工等。

第三条员工档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况；（二）完整性原则：档案内容应包括员工个人基本信息、工作经历、培训记录、考核结果等；（三）安全性原则：确保档案信息安全，防止档案遗失、损毁和泄露；（四）有效性原则：档案应及时更新，保持档案信息的时效性。

第二章档案收集与整理第四条员工档案收集范围：（一）身份证、户口簿、学历证书、学位证书、专业技术资格证书等证件复印件；（二）劳动合同、入职登记表、离职登记表、工资条等；（三）工作表现、考核、奖惩、培训、休假等记录；（四）其他与员工工作相关的资料。

第五条员工档案整理要求：（一）按照员工姓名拼音或工号顺序排列；（二）档案目录清晰，便于查阅；（三）档案内容完整，无缺页、破损；（四）档案存放有序，便于归档和调阅。

第三章档案保管与使用第六条员工档案保管责任：（一）档案管理人员负责档案的日常保管工作；（二）档案管理人员应定期检查档案的保管情况，确保档案安全；（三）档案管理人员应严格执行档案保密制度，防止档案信息泄露。

第七条员工档案使用规定：（一）查阅档案需经公司相关部门负责人批准；（二）查阅档案时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容、时间；（三）查阅档案人员应妥善保管档案，不得随意翻阅、涂改、损毁；（四）档案查阅完毕后，应立即归还，不得私自留存。

第四章档案归档与销毁第八条员工档案归档：（一）员工离职时，档案管理人员应将档案归档；（二）档案归档后，应填写归档登记表，并注明归档时间、档案内容。

第九条员工档案销毁：（一）员工档案达到法定保管期限的，经公司相关部门负责人批准后，可进行销毁；（二）销毁档案前，应进行彻底清理，确保档案内容完整、无遗漏；（三）销毁档案时，应采用符合国家规定的销毁方式，确保档案信息安全。

人员档案的建立和管理制度

人员档案的建立和管理制度一、人员档案的建立1.档案的内容：(1)基本档案：包括员工的个人信息、合同签订情况、身份证明、家庭信息、婚姻状况等。

(2)任职资格证书：包括学历证书、职业资格证书等。

(3)考核评价：包括年度绩效考核、奖惩记录等。

(4)离职档案：包括离职审批表、离职原因、离职证明等。

2.建立流程：(1)入职登记：员工入职时应当填写完整的入职登记表，包括个人基本信息、身份证明、联系方式、家庭信息等，由人力资源部门进行审核和归档。

(2)资料收集：员工应按规定提交相关的任职资格证书、履历表等，由人力资源部门进行整理和核对。

(3)分类存储：档案应按照员工的个人信息、工作经历、考核评价等内容进行分类存储，确保档案的完整性和可查性。

二、人员档案的管理1.管理责任：(1)人力资源部门负责整个档案的管理工作，包括档案的建立、存储、保管和更新等。

(2)各部门主管负责本部门员工档案的审核和更新工作，确保档案内容的真实性和完整性。

2.保密措施：(1)档案的存储应当设置专门的档案室，采取物理锁、电子锁等措施确保档案的安全。

(2)对于敏感信息，如员工的个人隐私、薪酬信息等，应设置访问权限，只有特定人员才能查阅和操作。

3.更新维护：(1)档案应定期进行更新和维护，确保信息的及时性和准确性。

(2)员工信息变动时，应及时向人力资源部门提交相关证明材料，由人力资源部门进行档案的更新。

三、人员档案的保密1.保密意识：(1)全体员工应具备保密意识，严格遵守档案保密规定，不得私自查阅、复制或外传档案信息。

(2)管理人员应加强对员工档案保密意识的培训和宣传，确保员工了解相关规定并严格执行。

2.系统控制：(1)建立档案信息系统，对档案的访问和使用进行严格控制，确保信息的安全性和完整性。

(2)对档案信息的变更和查阅操作进行日志记录，进行行为审计，发现异常及时进行处理。

四、人员档案的查询1.查询权限：(1)员工本人具有对自己档案信息的查询权限，可以向人力资源部门提出查询申请，并按规定的程序进行查询。

人员档案管理制度

XX公司人事档案管理制度为规范公司人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，特制订本制度。

一、电子档案管理1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职（含新入职人员、离职返聘、实习人员）当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入项目管理系统。

2.电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。

二、纸质资料管理〔一〕收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

（二）整理1．人事档案分类1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工异动档案：员工出现职位变动的相关资料归类整理。

5、员工转正档案：员工转正档案及时归类整理。

6、员工离职档案：员工离职包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案管理相关规定1、基础管理1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.4调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。

在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.5对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

职工档案入库管理制度

职工档案入库管理制度一、目的和范围为了规范职工档案的管理，确保职工档案的安全性和完整性，制定本职工档案入库管理制度。

本制度适用于公司全体员工的档案资料管理，包括入职档案、在职档案和离职档案等。

属于公司资产管理范围。

二、档案入库流程1. 接收档案资料公司人力资源部负责接收新入职员工的档案资料。

员工应提交完整的入职资料，包括身份证、毕业证书、工作经历证明以及其他相关证明文件。

2. 档案装订人力资源部收到档案资料后，对档案进行分类、整理和装订。

确保档案完整、有序。

3. 档案入库装订完毕的档案资料将被存放在专门的档案柜中，并记录在档案入库登记簿中。

每个档案柜设有锁具，只有经过授权的人员才能打开。

4. 档案管理人力资源部对档案进行定期检查和管理，确保档案资料的完整性和准确性。

同时，及时更新员工档案资料。

5. 档案借阅员工可以向人力资源部申请借阅自己的档案资料，但必须提前提交书面申请，并经过部门主管的审批。

借阅后的档案应在规定的时间内归还。

6. 档案销毁离职员工的档案应在离职后立即进行销毁处理，确保档案资料的安全性。

销毁程序由人力资源部负责，并在档案销毁登记簿中做记录。

7. 档案保密公司员工档案属于敏感信息，任何未经授权的人员不得查阅、复制或泄露档案资料。

职工档案资料的保密性由人力资源部门严格监控。

三、责任和执法1. 人力资源部负责制定和执行职工档案入库管理制度，并进行监督。

2. 各部门主管负责指导部门员工按照规定的程序管理和利用职工档案。

3. 公司全体员工应遵守这一制度，并严格保护档案资料的安全。

4. 违反职工档案入库管理制度的员工将受到公司相关规定的处罚，并承担相应的法律责任。

四、补充条款1. 公司将定期对本制度进行修订并向全体员工通报。

2. 公司将不定期进行职工档案管理的审计和检查。

3. 本制度自颁布之日起开始执行。

贵公司职工档案入库管理制度已成文，敬请各位员工遵守并配合执行。

如有任何疑问，请及时向公司人力资源部门作出咨询。