进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度正式版

进出口业务单证档案管理制度正式版一、总则为了规范进出口业务单证档案的管理，确保进出口业务的顺利进行，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司的进出口业务部门。

三、档案编制1.每一笔进出口业务都应建立相应的档案，包括进口合同、出口合同、进口报关单、出口报关单、收发货单据等。

2.档案应按照时间顺序编制，每个文件都应有确定的编号，便于查找和管理。

3.档案的编制应当由业务人员完成，并交由档案管理员进行管理。

四、档案的保管1.档案应存放在专门的档案室中，确保安全。

2.档案室应保持干燥、通风，并定期进行清洁和消毒。

3.档案室应设置合适的温度和湿度控制设备，确保档案的保存质量。

4.档案室应设置门禁措施，只有授权人员才能出入档案室。

5.定期对档案进行整理和归档，确保档案的保存有序。

五、档案的借阅1.档案的借阅应按照正式的申请程序进行。

2.借阅档案前，借阅人员应填写借阅登记表，并经主管审批。

3.借阅档案的期限应当明确，超期未归还的档案将追究责任。

4.档案离开档案室时，应由借阅人员签字确认，并由档案管理员记录。

5.档案借阅后，借阅人员应妥善保管，确保档案安全完好无损。

六、档案的销毁1.档案的销毁应按照国家相关法律法规进行，确保合法合规。

2.档案销毁前，应经过主管领导审批，并进行详细的销毁记录。

3.对于需要保存的档案，应按照规定进行归档和保管，不得随意销毁。

4.已销毁的档案应进行彻底的销毁处理，防止泄漏和再利用。

七、档案的备份1.档案应进行定期备份，确保档案的安全性。

2.备份的档案应存放在离档案室较远的地方，以防备份数据也丢失的情况发生。

3.档案备份的频率应视情况而定，对于重要的档案，应提高备份频率。

4.档案备份的存储方式应采取多样化的方法，如云盘、硬盘等。

八、档案的合规性1.业务人员在编制档案时，应确保档案的真实性、准确性和合法性。

2.业务人员在档案管理中，应遵守相关的法律法规，不得私存私用档案。

3.档案管理人员应对档案进行定期检查和审查，确保档案的合规性。

进出口业务单证档案管理制度范文(4篇)

进出口业务单证档案管理制度范文目录一、总则1.目的和依据2.适用范围3.主要职责和权限二、档案管理组织1.档案管理机构设置2.档案管理人员职责和权限3.档案管理流程三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则2.单证档案的产生、归档和销毁3.单证档案的安全保护原则四、档案管理流程1.档案管理的流程分析2.档案管理的具体操作规程五、档案管理制度的监督和考核1.档案管理制度的监督2.档案管理制度的考核办法六、附则一、总则1.目的和依据本制度的目的是为了规范进出口业务单证档案的管理工作，确保单证档案的安全、完整和便捷的使用，保证企业在进出口业务中的合法权益。

依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规。

2.适用范围本制度适用于企业进出口业务单证档案的管理工作。

3.主要职责和权限（1）企业的档案管理机构负责制定、实施和监督本制度的执行工作，保证单证档案的规范管理。

（2）档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括单证档案的整理、存储、归档和销毁。

二、档案管理组织1.档案管理机构设置企业应设立专门的档案管理机构，负责协调、指导和监督单证档案的管理工作。

2.档案管理人员职责和权限（1）档案管理人员应熟悉相关法律法规，具备较强的档案管理和信息技术能力。

（2）档案管理人员应负责单证档案的整理、存储、归档和销毁等工作。

3.档案管理流程（1）单证档案的整理：将进出口业务单证按照一定的规范进行整理和分类，确保档案的合理性和完整性。

（2）单证档案的存储：将整理好的单证档案按照一定的标准存放在档案室或者档案库中，保证档案的安全可靠。

（3）单证档案的归档：按照一定的法规和规定，将已经完成的进出口业务单证进行归档，方便日后的查询和使用。

（4）单证档案的销毁：对于已经过期或者失效的进出口业务单证，应当根据相关规定进行销毁，确保档案的及时更新和整理。

三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则（1）单证档案的保管应当按照一定的顺序和方法进行，保证档案的安全可靠。

2023年进出口业务单证档案管理制度

2023年进出口业务单证档案管理制度一、背景进出口业务是国际贸易的重要组成部分，具有复杂性、多样性和风险性。

为了规范和提高进出口业务的单证档案管理工作，制定进出口业务单证档案管理制度十分必要。

二、目的本制度的目的是规范企业进出口业务单证档案的管理，确保单证档案的安全性、完整性和准确性，提高企业的运营效率和风险管理能力。

三、适用范围本制度适用于企业在进行进出口业务过程中涉及的各类单证档案。

四、管理原则1. 法律合规原则：企业必须依法办理进出口业务，并严格按照相关法律规定进行单证档案管理。

2. 统一标准原则：企业应根据国际贸易惯例和国家标准制定单证档案管理规范，并在全公司范围内统一执行。

3. 安全保密原则：企业应建立完善的单证档案存储和保密制度，确保单证档案的安全、不被篡改和泄露。

4. 知识共享原则：企业应建立档案知识共享机制，促进员工之间的经验交流和学习，提高整体档案管理水平。

五、档案管理流程1. 单证档案录入（1）将进出口业务涉及的单证进行分类，建立标准的单证档案目录。

（2）对每一份单证进行编号，并将编号与单证内容进行关联。

（3）将单证内容录入电子档案系统，并同时备份实体档案。

2. 单证档案存储（1）将实体档案存放在专用档案室，并保持干燥、防尘、防火的环境。

（2）将电子档案存储在专用服务器中，并进行定期备份。

（3）对重要单证进行密封保存，并制定单证档案保管期限。

3. 单证档案查询和检索（1）凡是需要查询和检索的单证，应在电子档案系统中进行查询，并记录查询结果。

（2）临时需要查询和检索的实体档案，应通过档案管理员进行，同时制定相关审批流程。

4. 单证档案销毁（1）对于已过保管期限的单证，应按照规定的流程进行销毁，并记录销毁结果。

（2）对于涉及商业机密的单证，应按照专门的销毁程序进行销毁，并进行监督和记录。

六、档案管理责任1. 高层领导应高度重视进出口业务单证档案管理工作，制定相应的政策和措施，并确保其执行。

进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度一、背景进出口贸易是国际贸易中的一项基础性业务，我国近年来在国际贸易中的地位日益突出。

随着全球化的发展，进出口业务得到了快速的增长，但同样也带来了一系列的风险和挑战。

单证档案是进出口业务的重要组成部分，对于企业来说，保持单证档案的完整性和规范性，能够提高业务运营的效率，降低业务风险，并符合公司长期可持续发展的需要。

因此，制定进出口业务单证档案管理制度，成为了企业开展业务过程中必须要重视的事项。

二、管理制度内容1、单证档案的定义单证档案是指企业在开展进出口业务过程中，涉及到的所有单证和档案。

包括进出口合同、装箱单、发票、提单、汇票、信用证等所有相关单证和文件。

2、单证档案的归档管理企业应根据业务的类型、种类、性质等对单证档案进行合理的分类和归档管理。

对于进出口合同、关税清单等重要原始单证，应建立档案库，一般分为纸质档案和电子档案两个存储方式，确保单证档案的安全可靠。

对于非重要单证，可在销毁前先进行电子文档备份，以便于管理和保存。

3、单证档案的保密管理在进出口贸易业务中，单证档案中会涉及到公司的商业秘密和个人隐私。

因此，保密管理是单证档案管理中非常重要的一个方面。

企业应制定一套完整的保密管理制度，对于重要单证需要进行严格的保密措施，以防止泄露。

4、单证档案的备案管理企业在开展进出口业务过程中，单证档案的管理要求有标准化和规范化。

因此，企业需要建立单证档案备案制度，将单证档案的每一个环节进行记录和备案。

对于有问题的单证和档案要及时进行记录和处理。

5、单证档案的查询管理单证档案是企业进出口业务中重要的保障，因此在单证档案管理中，查询管理也必不可少。

企业应制定一套完整的单证档案查询制度，使得各部门能够方便快捷地查询单证档案，保证业务的高效运转。

三、管理制度的实施1、员工培训对于进出口业务部门的员工，应对单证档案管理制度进行全面的培训，培养员工的单证档案管理意识，从而保证单证档案的质量和安全。

进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度一、引言进出口业务单证是企业进行跨境贸易过程中必不可少的重要文件，它们不仅用于证明货物的合法性，还是海关清关、报关、核销等手续的必要依据。

为了确保进出口业务单证的有效管理，提高工作效率和准确性，企业需要建立一套科学合理的档案管理制度。

本文将就进出口业务单证档案管理制度进行探讨，介绍其重要性、基本原则、组织架构和操作流程，并提出有效措施以保证其顺利实施。

二、重要性进出口业务单证档案是企业与国内外合作伙伴之间有效沟通的重要工具，能够确保货物的可追溯性和合规性。

通过良好的档案管理制度，企业能够迅速找到所需信息，提高工作效率；同时，档案的准确性和完整性也能为企业解决纠纷和争议提供强有力的证据，保障企业权益。

三、基本原则1. 完整性原则：档案管理制度应确保所有进出口业务相关的单证都能被正确收集、保存和归档，防止丢失、篡改或损毁。

2. 可追溯性原则：档案应按照业务流程和时间顺序进行分类和归档，方便随时查找和追溯。

3. 保密性原则：档案管理制度应建立起严格的保密措施，防止未经授权人员获取、复制或泄露重要信息。

4. 规范化原则：档案管理制度应遵循国家法律法规和相关标准，确保档案管理工作符合行业规范和企业要求。

四、组织架构1. 档案管理部门：负责制定和执行档案管理制度、负责档案的收集、整理、保存和归档工作，并提供档案查询和借阅服务。

2. 业务部门：负责收集和整理本部门进出口业务所需的单证材料，并按照档案管理部门的要求归档。

五、操作流程1. 单证收集：业务部门应及时收集和整理各项进出口业务所需的单证材料，包括合同、发票、装箱单、提单、海关报关单等。

2. 单证归档：档案管理部门根据单证的种类和业务流程，将单证按照一定的顺序进行分类和归档。

同时，每份单证都应有唯一的编号和标识，便于查询和追溯。

3. 档案保存和保管：档案管理部门应制定相关的档案保存和保管制度，确保档案的安全和完整性。

重要的档案可以采取电子存储的方式，同时备份存放在安全的地方。

进出口业务单证档案管理规定

进出口业务单证档案管理规定Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT进出口业务单证档案管理制度为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。

一、一般贸易项（包括边境小额贸易）下出口单证管理1、按出运批次归档；2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期（B/L日期）、交单日期及议付银行；3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据（包括发票、装箱单、报关单、商检单）、收汇水单、外汇核销单。

以上单据均为原件正本的复印件（下同）；4、按客户分类归档。

二、一般贸易项下的进口单证的管理1、按进口批次归档；2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单；3、按供应商分类归档。

三、加工贸易项下单证的管理所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。

另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。

四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。

五、以上相关单证资料由有关销售员整理成册，再由销售部统一归档保管。

六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。

进出口业务管理制度为加强进出口业务管理，规范企业经营行为，树立良好的企业形象，特制定本规定。

一、在进出口业务经营过程中，必须严格遵守国家有关对外贸易的有关法律、法规，在批准的范围内依法与外方签订进出口合同。

1、进出口贸易中，需申领配额、许可证的商品，凭真实、合法、有效的文件及必备材料到有关部门办理手续。

2、出口产品申领《出口收汇核销单》。

进出口业务单证档案管理制度

XX有限公司进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条为维护公司的进出口业务的顺利开展，规范进出口业务单证的存档管理，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制订本制度。

第二章单证管理第二条一般贸易项下出口单证管理规则（一）按出运批次归档；（二）每一套单证附上《出口单证跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期等信息；（三）存档内容：出口报关资料（包括出口合同、出口发票、出口装箱单、出口报关单、出口商检证书、核销单），出口议付资料（包括出口信用证或其他单证要求、议付发票、议付装箱单、提单、产地证、其他规定存档交单据）等；（四）按照合同号顺序制作出口合同台账以及出口明细；第三条一般贸易项下的进口单证管理规则（一）按进口批次归档；（二）每一套单证附上《进口单证跟踪单》，跟踪单必须注明：供应商名称、发票号、制单人、客户名称、货代单位等信息；（三）存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单、提单等；（四）按供应商分类归档。

第四条工作制度（一）每一项业务操作完毕，操作员应于一周内按照本制度将相关的单证整理齐全，并交由公司档案管理部门（或专门负责档案管理的人员）。

（二）档案管理部门（或档案管理人员）于每月末对留档的单证进行全面、系统地检查，如发现单证欠缺的，应及时通知相关业务人员或操作员补充；（三）业务部门负责人不定期抽查留档资料是否合格；（四）本制度规定的相关单证自进出口报关日期起保管五年，超过五年的单证如需销毁，应经公司总经理批准。

（五）海关查阅资料时，档案管理部门（或档案管理人员）应积极配合；（六）人员调动时，应做好书面交接工作，不得将单证擅自外带；（七）单证管理要求适用公司《保密制度》。

笫三章附则第五条对违反本制度的行为，公司按照严重违反规章制度进行处理。

需要进行责任认定和责任追究的，由上级主管部门按照本制度及公司相关员工管理制度给予处罚。

进出口业务单证档案管理制度（5篇）

进出口业务单证档案管理制度1、目的为了规范进出口业务单证的存档管理，符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。

2范围适用于本公司进出口业务单证档案管理3存档项目3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理3.1.1存档内容：进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书)；进出口船务资料(包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单)。

3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细4、工作制度4.1每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行存档；4.____月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作；4.3进出口业务操作以季度为时间段。

由部门主管进行抽查留档资料是否合格；4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放；4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容；4.6保管人员因工作调动，需作好书面工作交接；4.7根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管(监管期：生产设备为五年)手续后保存三年。

4.8查阅档案，必须经档案管理负责人批准。

4.9档案销毁，必须经档案管理负责人上一级领导批准。

5本制度未尽事宜，在工作中不断补充完善。

进出口业务单证档案管理制度（2）是指企业为规范和管理进出口业务单证档案的流转、保存、利用和销毁等工作而制定的管理制度。

以下是一个常见的进出口业务单证档案管理制度的内容：1. 目的和适用范围：明确制度的目的是为了保证进出口业务单证档案的完整性、真实性和可靠性，并适用于所有涉及进出口业务单证档案的部门和人员。

2. 单证的种类和要求：列举常见的进出口业务单证，如合同、发票、装箱单、提单等，并规定每种单证的要求和规范，以确保单证的准确性和权威性。

进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度一、总则为规范和加强企业进出口业务单证档案的管理，确保档案的完整性、安全性和便捷性，提高文档管理效率，订立本规章制度。

本制度适用于公司全部涉及进出口业务的部门和人员，涉及进出口货物、技术、投资、贸易合同等相关文件的管理。

二、档案管理责任1.公司法务部门负责订立进出口业务单证档案管理制度，并监督各部门和人员严格执行。

2.各部门经理是本部门进出口业务单证档案管理的实在责任人，负责确定档案管理岗位及人员。

3.档案管理岗位的人员负责实在的档案管理工作，包含档案的归档、整理、借阅等。

三、档案的归档1.进口业务：–依据进口合同和相关协议，各部门依照进口日期，将进口业务单证归档。

–归档的单证包含进口合同、进口许可证、装箱单、提单、发票、报告等。

–档案管理人员应将单证依照文件编号、日期、类型等信息进行分类，利用电子化手段进行登记。

2.出口业务：–依据出口合同和相关协议，各部门依照出口日期，将出口业务单证归档。

–归档的单证包含出口合同、出口许可证、装箱单、提单、发票、报告等。

–档案管理人员应将单证依照文件编号、日期、类型等信息进行分类，利用电子化手段进行登记。

3.档案箱及柜：–档案管理人员应将归档的单证整理后，放入专用的档案箱或柜中。

–档案箱或柜应标明所存放的单证类型、编号范围、归档日期等信息，以便于检索和管理。

四、档案的借阅1.借阅申请：–任何人员需要借阅档案，必需事先向档案管理人员提出书面借阅申请。

–借阅申请应包含借阅目的、借阅期限等信息，并经相关部门负责人签字批准。

2.档案的查阅：–档案管理人员依据借阅申请，及时将归档的单证供应给借阅人阅览。

–借阅人不得随便更改档案的内容，禁止将档案外借、复印或泄露给其他人员。

3.归还：–借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需要延长借阅期限，应提前书面申请并经批准。

–档案管理人员对归还的档案进行检查，确认档案完整无误后，将档案归档。

五、档案的保管和安全1.档案的保管：–归档后的档案应妥当保管，设立特地的档案室，保证档案的安全性和完整性。

公司进出口单证管理制度

一、总则为规范公司进出口业务，确保进出口单证的及时性、完整性、准确性和安全性，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

二、制度内容1. 单证种类与范围公司进出口单证包括但不限于以下种类：- 报关单证：进出口货物报关单、报关单随附单证等；- 商业单证：合同、发票、装箱单、原产地证明等；- 监管证件：进出口许可证、检验检疫证明等；- 海关核发的相关证书、法律文书等。

2. 单证管理职责- 公司进出口部负责进出口单证的管理工作，包括单证的收发、保管、归档等；- 单证保管员负责单证的日常保管工作，确保单证的安全、完整和准确；- 各相关部门负责配合进出口部完成单证管理工作。

3. 单证保管期限根据海关稽核期限，不同类型的单证保管期限如下：- 一般贸易业务单证：至少保管3年；- 加工贸易业务单证：至少保管4年；- 减免税业务单证：至少保管11年。

4. 单证保管场所与方式- 单证保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全措施；- 单证应分类存放，纸质单证与电子单证分开存放；- 单证应按照顺序排列，便于查阅。

5. 单证复核与纠错- 单证在提交前，必须经过复核员签字确认；- 复核内容包括单证内容是否完整、准确、合规等；- 发现单证错误，应及时通知相关部门进行纠正。

6. 单证借阅与归还- 单证借阅需填写借阅单，经相关负责人批准后方可借阅；- 借阅单证应注明借阅人、借阅时间、归还时间等；- 借阅单证应妥善保管，确保单证安全。

三、附则1. 本制度由公司进出口部负责解释；2. 本制度自发布之日起实施。

通过以上进出口单证管理制度，旨在确保公司进出口业务的顺利进行，提高公司整体竞争力。

进出口业务单证档案管理制度范本(3篇)

进出口业务单证档案管理制度范本一、总则本管理制度是为规范企业进出口业务单证档案管理工作而制定，旨在确保企业进出口业务单证的及时、准确、完整和安全管理，提高工作效率和服务质量。

本制度适用于企业进出口业务单证档案的管理。

二、档案管理职责1. 企业进出口业务部门是进出口业务单证的制作、收集、整理和归档的负责单位，应当负责监督和执行档案管理制度的相关事项。

2. 企业档案管理部门是企业进出口业务单证档案的主管部门，负责档案管理的组织协调、档案存储和检索工作。

三、档案制作与整理1. 进口业务单证的制作要根据进口合同、装运单据和付款要求，按照规定的格式和内容进行填制。

2. 出口业务单证的制作要根据出口合同、装运单据和付款要求，按照规定的格式和内容进行填制。

3. 进口业务单证和出口业务单证的编号应按照一定规则进行，以便于归档和检索。

4. 利用电子化手段进行档案制作和整理，将单证电子档案存储在统一的档案管理系统中，确保档案的安全性和易于检索。

四、档案归档与存储1. 进口业务单证和出口业务单证应按照文件分类和编号的原则进行归档，确保档案的有序性和易于查找。

2. 档案应按照密级进行存储，并采取防火、防潮、防虫等措施，确保档案的安全性和完整性。

3. 重要档案应备份存储，并设置相应的权限控制，以防止档案丢失或被非法篡改。

五、档案检索与利用1. 档案的检索和利用应按照一定的程序进行，确保档案的及时性和准确性。

2. 档案检索应提供多种检索方式，如按照单证类型、单证编号、合同号、日期等进行检索，以方便用户查找所需的档案。

3. 档案的利用应遵循工作需要和合规要求，不得超出工作职责范围进行档案的使用。

六、档案保管与销毁1. 档案的保管期限按照相关法规和企业内部规定执行，超过保管期限的档案应及时进行销毁。

2. 档案销毁应按照一定的程序进行，需经过审批，并记录销毁的档案信息，以备查阅和追溯。

3. 档案销毁应当采取合适的方式，如物理销毁或电子化销毁，并确保销毁过程的安全性和可追溯性。

进出口档案管理制度

第一章总则第一条为加强进出口业务档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有进出口业务档案的管理，包括但不限于进出口合同、信用证、提单、报关单、检验检疫单证、货款结算单据等。

第三条进出口业务档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案的合法合规。

（二）统一管理：实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。

（三）安全保管：采取有效措施，确保档案的安全。

（四）高效利用：提高档案利用效率，为进出口业务提供有力支持。

第二章档案分类与归档第四条进出口业务档案按以下类别进行分类：（一）进出口合同类：包括销售合同、采购合同、代理协议等。

（二）结算类：包括信用证、汇票、支票、银行对账单等。

（三）运输类：包括提单、运单、报关单、检验检疫单证等。

（四）其他类：包括市场调研报告、客户资料、内部审批文件等。

第五条归档范围：（一）进出口业务合同、信用证、提单、报关单、检验检疫单证等正式文件。

（二）进出口业务相关内部审批文件、会议纪要、工作总结等。

（三）进出口业务过程中的往来函电、电子邮件、传真等。

（四）其他与进出口业务相关的资料。

第六条归档要求：（一）归档资料应完整、准确、清晰，符合法律法规和业务实际。

（二）归档资料应按照档案分类、编号、装订等要求进行整理。

（三）归档资料应在业务办理完毕后及时归档。

第三章档案保管与利用第七条档案保管：（一）档案应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠、防有害气体和电磁干扰的专用档案室。

（二）档案应按照分类、编号、装订等要求进行存放，确保档案的整齐有序。

（三）档案的查阅、复制、借阅等应严格按照相关规定执行，确保档案安全。

第八条档案利用：（一）档案利用应遵循以下原则：1. 依法利用：严格按照国家有关档案管理的法律法规，确保档案的合法合规。

2. 实用性：确保档案利用的实用性，为进出口业务提供有力支持。

进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条制度目的为了规范进出口业务单证档案的管理，确保企业的进出口合规性和信息安全性，提高企业运营效率，特订立本制度。

第二条适用范围本制度适用于企业的进出口业务单证档案的管理。

第三条定义1.进出口业务单证：指企业在进出口业务活动中产生的各类文件、票据等载体，包含但不限于合同、发票、装箱单、提货单、装船通知书等。

2.档案管理：指对进出口业务单证的收集、整理、归档、存储和检索等管理活动。

第二章档案管理责任第四条企业法务人员的责任1.企业法务人员负责订立和修改进出口业务单证档案管理制度，并监督其执行。

2.企业法务人员负责对进出口业务单证的真实性、合规性进行审查，并确保相关单证的及时归档和存储。

第五条档案管理人员的责任1.档案管理人员负责进出口业务单证的收集、整理、归档和存储，并确保档案的完整性和安全性。

2.档案管理人员负责定期对进出口业务单证档案进行检查和整理，确保档案的可检索性和有效性。

第三章档案管理流程第六条档案收集1.档案管理人员依据进出口业务的流程，在业务发生后及时收集进出口业务相关的单证。

2.档案管理人员应确保收集的单证真实可信，并尽可能取得原件或合格的复印件。

第七条档案整理1.档案管理人员依据文件类型和业务分类，对收集到的进出口业务单证进行整理，并编制相关档案目录。

2.档案管理人员应将单证依照时间次序和业务流程进行分类，并标注相关信息，确保档案的稳定性和可连续性。

第八条档案归档1.档案管理人员将整理好的进出口业务单证依照档案目录进行归档，并订立档案编号和归档日期。

2.归档完成后，档案管理人员应及时将相关信息录入档案管理系统，并确保档案的安全保管和备份。

第九条档案存储1.档案管理人员负责对归档完成的进出口业务单证进行存储，确保其充分利用空间、防潮、防火、防盗和防虫。

2.档案管理人员应对存储位置和条件进行定期检查和维护，并及时处理显现的问题。

第四章档案管理措施第十条信息安全掌控1.档案管理人员应对进出口业务单证档案进行可访问性、机密性和完整性的信息安全掌控。

进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。

一、一般贸易项（包括边境小额贸易）下出口单证管理1、按出运批次归档；2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期（B/L日期）、交单日期及议付银行；3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据（包括发票、装箱单、报关单、商检单）、收汇水单、外汇核销单。

以上单据均为原件正本的复印件（下同）；4、按客户分类归档。

二、一般贸易项下的进口单证的管理1、按进口批次归档；2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单；3、按供应商分类归档。

三、加工贸易项下单证的管理所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。

另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。

四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。

五、以上相关单证资料由有关销售员整理成册，再由销售部统一归档保管。

六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。

进出口业务管理制度为加强进出口业务管理，规范企业经营行为，树立良好的企业形象，特制定本规定。

一、在进出口业务经营过程中，必须严格遵守国家有关对外贸易的有关法律、法规，在批准的范围内依法与外方签订进出口合同。

1、进出口贸易中，需申领配额、许可证的商品，凭真实、合法、有效的文件及必备材料到有关部门办理手续。

2、出口产品申领《出口收汇核销单》。

3、从事加工贸易应经外经贸部门批准后，到国税退税部门办理合同备案签章，并到主管海关办理合同登记备案手续，到中国银行设立保证金帐户。

进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度
是指企业在进行进出口业务过程中，对相关单证和档案进行管理的制度。

该制度旨在确保企业的进出口业务能够顺利进行，并能够便于监督和审计。

进出口业务单证包括进口合同、出口合同、采购订单、装箱单、提单、保险单、报关单等各种单证，这些单证记录了企业的进出口业务活动的重要信息，具有法律效力，同时也是企业进行相关业务操作的依据。

进出口业务单证档案管理制度主要包括以下内容：
1. 归档管理：对进出口业务单证按照规定的分类、编号、归档方式进行管理，建立完整的单证档案，确保档案的完整性和准确性。

2. 记录管理：对每一份进出口业务单证进行详细的记录，包括单证编号、日期、相关方信息等，使得单证的查询和检索更加方便。

3. 保管管理：对进出口业务单证进行妥善的保管，防止丢失和损坏，确保单证的完整性和可靠性。

4. 使用管理：规定进出口业务单证的使用权限和范围，对于涉及机密和重要信息的单证，要进行严格的权限控制，避免信息的泄露和不当使用。

5. 解密管理：对于需要解密的进出口业务单证，规定解密的方式和权限，确保解密过程的安全性和可控性。

6. 告知和培训：对企业员工进行相关的进出口业务单证档案管理知识的告知和培训，提高员工的档案管理能力和意识。

进出口业务单证档案管理制度的建立和实施，能够帮助企业更好地管理进出口业务单证，提高业务的效率和准确性，同时也有助于企业对进出口业务的监督和审计，防止违规操作和损失的发生。

进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条为了规范和加强进出口业务单证档案的管理，提高档案管理效率，防范风险，保障企业合法权益，制定本制度。

第二条本制度适用于从事进出口业务的企业，在进出口业务中的单证档案管理中应当遵守本制度的相关规定。

第三条进出口业务单证档案管理的基本原则是规范、科学、准确、完整、安全。

第四条进出口业务单证档案管理工作应当依据国家相关法律法规和标准，按照内部管理流程和程序进行。

第五条进出口业务单证档案管理工作应当建立科学完善的档案管理制度，并及时修订和完善。

第六条进出口业务单证档案管理的责任主体是企业全体员工，各级领导应当对档案管理工作负全面领导责任。

第七条建立健全进出口业务单证档案管理的评价和监督机制，对档案管理工作进行定期检查和评估，及时发现和解决存在的问题。

第八条进出口业务单证档案管理应当充分尊重和保护企业及客户的商业秘密和个人信息，加强信息安全管理。

第二章进出口业务单证档案的种类和留存期限第九条进出口业务单证包括但不限于合同、发票、提单、报关单、报检单、信用证、装箱单、商检证书、保险单、运输单据等。

第十条进出口业务单证的留存期限根据不同类型的单证而定，一般原件原存，副本随原始文件一同保留，留存期为不少于5年，有些重要单证留存期可以延长。

第三章进出口业务单证档案的归档管理第十一条进出口业务单证档案应当按照一定的归档管理程序进行整理、分类、编号、归档和检索。

第十二条进出口业务单证档案应当按照文件的种类分别建立档案袋或盒，并编号归档，定期清点。

第十三条进出口业务单证档案应当按照年度进行分类，根据年度设置不同的存档盒，按照时间顺序归档。

第十四条进出口业务单证档案的保管应当设置专门的档案保管室，保证档案的安全性，防止遗失和损坏。

第十五条进出口业务单证档案保管室应当设有门禁、防火、防水等设施，保证档案的安全。

第四章进出口业务单证档案的检索和利用第十六条进出口业务单证档案的检索应当遵循规范程序，利用专门的档案管理软件进行管理。

进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度一、背景介绍随着国际贸易的不断发展，进出口业务逐渐成为了企业的一项重要业务，涉及到的单证档案数量也越来越大。

进出口业务单证是指在国际贸易活动中，企业与海关、银行、保险公司、货运代理公司等各方签订并交换的各类单证，如进口合同、商品清单、运输委托书、提单、信用证、保险单等。

这些单证不仅仅是企业在国际贸易中所需要的合法证明文件，也是进行关税计算、货物实物控制、协调统一各方利益的必要工具。

因此，建立一套进出口业务单证档案管理制度，对企业的规范化经营和风险控制具有重要意义。

二、管理制度要求1. 单证档案管理范围进出口业务单证档案管理范围应包含以下几个方面：•进口合同与采购订单•运输单据•商业发票和装箱单•海关报关单及相关单证•支付凭证和汇款单据•周转箱/容器清单•其他相关单证和档案2. 单证档案管理流程为了规范单证档案管理流程，企业应当建立下列流程：•单证档案的归档：在单证签订后，企业应当进行归档处理，如纸质归档或电子归档，建议同时建立备份。

•单证档案的保管：建议对于每一批次的单证档案，都应当进行关键信息备份，进行保管存放。

建议采用防火防水、温度控制、钟摆移位器等包含安全因素的存储设备，确保档案的安全性。

•单证档案的移交与销毁：当单证档案达到了保管期限，企业应当按照规定进行移交与销毁。

建议对于不需要保留的单证档案，进行安全销毁等避免泄露的方式，避免数据安全风险。

3. 单证档案管理注意事项•对于每个单证档案，应当建立完善的档案管理体系，对档案进行分类、编号等信息处理；建立档案清单，便于统一查阅及管理。

•单证档案的归档可以采用手工处理或者电子处理的方式来进行操作，如采用扫描仪将纸质单证转化为电子单证。

•在建立档案时，应当注意对于单证档案的信息真实性进行核实，并进行备份存储。

对于弥补因为不真实而带来的不利风险，应当在合同中约定相应的规章制度。

•建议建立档案审查体系，通过与银行、海关等相关部门进行审查，保证单证的真实性。

进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条为规范企业进出口业务单证档案管理，提高档案管理效率，保障企业进出口业务的顺利进行，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，订立本制度。

第二条本制度适用于我司进出口业务单证的档案管理工作。

第二章档案管理责任第三条公司设立特地的档案管理部门或委托专业机构进行档案管理工作。

第四条档案管理部门或专业机构负责全面管理公司进出口业务单证的档案，保证档案的完整性、真实性、准确性和安全性。

第五条公司档案管理部门或专业机构负责订立档案管理工作的规章制度，并经公司领导层审定和颁布。

第六条各部门要乐观搭配公司档案管理部门或专业机构的工作，依照规定及时供应所需档案料子，并保管档案工作的记录。

第七条公司档案管理部门或专业机构要加强与相关部门的沟通和合作，共同推动档案管理工作的开展，并及时向上级单位报告工作进展情况。

第三章档案管理流程第八条进出口业务的单证档案依照文件类型和时间次序进行分类、编号和归档。

1. 进口业务单证档案包含但不限于进口合同、发票、装箱单、提单、保险单等。

2. 出口业务单证档案包含但不限于出口合同、发票、装箱单、提单、报关单等。

第九条公司档案管理部门或专业机构负责订立档案管理流程，并确保各个环节的顺利进行，包含：1. 单证接收：接收各部门提交的进出口业务单证，并进行初步核对。

2. 单证整理：依照文件类型和时间次序对单证进行分类、编号和整理。

3. 单证归档：将整理好的单证依照规定的分类方式归入相应的档案柜或电子档案系统，并做好档案标识。

4. 档案借阅：依照借阅申请流程，对有借阅需求的部门及人员进行档案借阅，并做好借阅记录。

第十条档案管理部门要加强对档案管理流程的监督和管理，及时发现和矫正不规范的操作行为，确保档案管理工作的规范和高效。

第四章档案安全保障第十一条公司档案管理部门或专业机构要订立档案安全管理制度，包含但不限于以下内容：1. 档案存储：要设立特地的档案存储室或使用专用文件柜进行存储，并做好防火、防潮等措施。

进出口业务单证档案管理制度流程

精心整理为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。

一、一般贸易项（包括边境小额贸易）下出口单证管理123412、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单；3、按供应商分类归档。

三、加工贸易项下单证的管理所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。

另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。

四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。

定。

法1必备材料到有关部门办理手续。

2、出口产品申领《出口收汇核销单》。

3、从事加工贸易应经外经贸部门批准后，到国税退税部门办理合同备案签章，并到主管海关办理合同登记备案手续，到中国银行设立保证金帐户。

二、正确填制进出口发票、报关单、报验单、外汇核销单等进出口业务单证。

三、进口商品必须报经检验检疫审批后方准入境，并投入生产。

四、报关报验无论是以自己名义或受托人名义，必须提供真实、合法、有效的文件及必备材料。

五、进出口贸易过程应做到：123、456、不得擅自开拆、提取、交付、发运、调换、改装、抵押、转让海关监管货物或者海关尚未放行的进出境货物。

7、不得拖欠海关依法征缴的税、费、款。

8、不得擅自开启或毁损海关施加于运输工具、仓库场所或货物的封志。

9、不得出借企业名义供他人办理海关相关事宜，无“单位挂靠”、“人员挂靠”现象。

10、积极配合海关工作，协助海关对企业的稽查。

11、针对本企业的具体情况，及时向海关反映企业有关信息，并提出意见及建议。

12九、按规定保管、使用和处置保税货物等海关监管货物，未经海关许可，不得开拆、提取、交付、发运、调换、改装、销售、转让、抵押、质押、留置、外发加工、更换标记、移作他用或进行其他处置。

十、加工贸易必须严格按照规定期限内复出口。

AEO进出口单证保管制度

单证管理制度一、总则为了规范公司进出口单证资料管理，规范进出口业务操作，促使进出口业务的顺利开展和有序进行，以便公司有关部门和人员查询、调阅，确保归档信息及时、完整、准确、确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证档案文件的完整、真实和有效利用。

符合海关法律法规要求。

特制定本制度。

二、档案管理及归档范围1）、适用于本公司开展进出口业务所涉及的相关单证。

2）、公司综合部/报关部为档案管理的职能部门，负责公司进出口单证档案的管理工作。

对公司进出口单证档案进行收集、整理和归档。

其他部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。

各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案。

三、归档分类进出口单证分别有电子归档与纸质单证归档。

1）、电子存档是公司开设的操作系统，主要功能是对所申报的报关单证进行完整的留存和查阅；2）、纸质单证设有档案室对所开展的进出口业务单证，按自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

3）、进口单证的归档包括：进口报关单、发票、装箱单、合同、报关委托书、原产地证明以及其他必备的特殊单证：加工手册、免表、无木质包装证明、进口许可证等。

4）、出口单证的归档包括：发票、装箱单、出口报关单、商检单（或通关单）、报关委托书、手册等。

5）、货物签收单的归档及留存：运输部完成运输工作后对货物交接单进行整理归档，每月根据货物交接单及运输记录进行匹配无误后归入档案室。

6）、其他进出口相关文件进行归档留存(培训资料、学习资料、海关归类决定、验估文件等)。

四、归档要求纸质文件归档1）、归档时间：报关单证的归档应在海关系统结关放行后的报关单证在3个工作日内完成整理并归档，其他进出口相关的单证应在工作完结后3个工作日内完成归档。

并且保证留档资料要完整准确。

2）、归档的文件材料必须是原件。

如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。