第三章 日常业务处理

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若不输入“部门名称”只输“个人名称”时 ,系统将根据所输入个人名称自动输入其所 属的部门。 其他辅助核算科目可以参照录入。
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凭证管理——填制凭证(常用凭证-生成常用凭证)
增加具体 分录
必填项 凭证摘 要
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凭证管理——填制凭证(常用凭证-调用常用凭证)
将凭证补充完整即可,若不需保存则 进入填制凭证窗口 点“放弃”
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3.3.3 记账
记账是以会计凭证为依据,将经济业务全面、 系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的 一种方法。 在手工方式下,记账是由会计人员根据已审核的 记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇总后登记有关 的总账和明细账。 在电算化方式下,记账是由有记账权限的操作员 发出记账指令,由计算机按照预先设计的记账程序自 动进行合法性检查、科目汇总、登记账簿等。
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无痕迹修改
对错误凭证进行修改,可分为“无痕迹”修改及“
有痕迹”修改两种。 下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改: 1、对已经输入但未审核的记账凭证进行直接修改; 2、已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改,可
以先取消审核再修改。
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“有痕迹”修改即通过保留错误凭证和更正凭 证的方式留下修改痕迹。 如果已记账凭证发现有错,是不能再修改的,
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作废凭证不能修改,不能审核。
作废凭证仍保留凭证内容及编号,只显示“作 废”字样 在记账时,已作废的凭证参与记账,但不对作 废凭证作数据处理。账簿查询时,找不到作废
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凭证管理——凭证记账(记账)
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例 题
资料:
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由账套主管将1月份所填制的记账凭
证记账。
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3.3.4 修改凭证
输入凭证时,尽管系统提供了多 种控制错误的手段,但错误操作是在 所难免的,记账凭证的错误,必然影 响系统的核算结果。为更正错误,可
以通过系统提供的修改功能对错误凭
证进行修改。
审核凭证”功能,以便加快审核签字速度,但请慎用。 作废凭证不能被审核,也不能被标错。 审核人和制单人不能是同一个人,凭证一经审核,不能被 修改、删除,只有取消审核签字后才可操作,已标错的凭证 不能被审核,需先取消标错后才能审核。 执行审核后,系统将自动翻页,或单击“首张”、“上张 “、“下张”、“末张”按钮翻页或按“查询”按钮重新输 入条件查找其他待审核凭证。
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凭证管理——填制凭证(增加凭证)
1、收到客户宏加公司原欠款30000元,银行转帐支票, 转帐支票结算,票号100003,单据2张。 2、从天源公司采购商品,金额50000元,款项未付, 单据3张,税率17%。
3、职工孙伟翔借支差旅费1000元,以现金支付。单 据1张
4、以现金购买财务部办公用品500元。单据1张 5、为在建工程1号楼花费1000元,以库存现金支付.
总账系统的日常业务处理
会计电算化
Accounting Computerized ——南昌商学院
教学目的与要求
要求掌握总账系统日常业务处理的凭证处 理和记账的方法。
完成实训所要求的内容。
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3.1 总账系统的任务
总账系统的任务就是利用建立的会计科目 体系,输入和处理各种记账凭证,完成记账、
结账以及对账工作,输出各种总分类账、日记
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3.3.2 审核凭证
审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照
会计制度规定,对制单人填制的记账凭证进行合
法性检查。其目的是防止错误及舞弊。 凭证审核时,可直接根据原始凭证,对屏幕 上显示的记账凭证进行审核,对正确的记账凭证 ,发出签字指令,计算机在凭证上填入审核人名 字。
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在确认一批凭证无错误时可以在“审核”菜单中的“成批
如果选择的是恢复至本月月初,需要输入会计主管的口令,系统才 开始进行恢复工作。 对于已结账的月份,不能恢复记账前状态。
如果再按CTRL+H键,隐藏恢复记账前状态功能。
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凭证管理——凭证记账(激活“恢复记账前”状态)
在“期末-对账”状态下按“CTRL+H”键
确定后退出“对账”, 在“凭证”下找到 “恢复记账前状态” 按钮
金额是否正确,如果凭证正确则在凭证上进行出
纳签字,经审查如果认为该张凭证有错误或有异 议,则不予进行出纳签字,应交给填制人员修改 后再核对。 出纳签字方法和审核一样,不再演示
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出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。
已签字凭证仍有错误,则需单击“取消”按钮,取消签字,再 由制单人修改。 出纳签字时,可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选 项;取消签字时,则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签 字”完成相应的操作。
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凭证管理——填制凭证(增加凭证——供应商往来)
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凭证管理——填制凭证(增加凭证——部门核算)
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1 3 2
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凭证管理——填制凭证(增加凭证——个人往来)
4
1 3 2
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凭证管理——填制凭证(增加凭证——项目核算)
2009年1月3日,一批专用材料工程物资50000元入库,该工程物 资属于为修建1号楼的物资。附单据1张
对此类错误的修改要求留下审计线索。此时,可以
采用冲销法或补充登记法进行修改。
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3.3.6 冲销凭证
如果需要冲销某张已记账的凭证,可以采用“制单” 中的“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。
制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后,需要再编制正确的蓝字
凭证进行补充。 通过红字冲销法增加的凭证,应视同正常凭证进行保存和管理。 冲销凭证必须是已记账凭证
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1. 增加凭证
记账凭证一般包括两部分:
一是凭证头部分,包括凭证类别、凭证编号、凭
证日期和附件张数等;
二是凭证正文部分,包括摘要、科目、借贷方向
和金额等。 如果输入会计科目有辅助核算要求, 则应输入 辅助核算内容;如果一个科目同时兼有多种辅助核算 ,则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。
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输入凭证头部分
账、明细账和有关辅助账。
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基本功能结构
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3.2 日常业务处理
在总账管理系统中,当初始化设置完成后, 就可以开始进行日常账务处理了。 日常业务处理的任务是通过输入和处理各种 记账凭证、审核凭证、记账,查询和打印输出各 种凭证、日记账、明细账和总分类账,进行月末 对账和结账,最终生成和输出各种常用报表等。
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凭证管理——填制凭证(冲销凭证)
要填制一张红字凭证,因此仍在“填制凭证”菜单中操作
生成一张新的红字凭证,与自己填制 的凭证一样,需要审核、出纳签字并 记账
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2.取消记账
如果由于某种原因,事后发现本月已记账的凭证 有错误且必须在本月进行修改,利用“恢复记账前状 态”功能,将本月已记账的凭证恢复到未记账状态, 进行修改、审核后再进行记账。
按CTRL+H键
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凭证管理——凭证记账(取消记账)
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凭证管理——填制凭证(修改凭证)
取消审核只能由原审核人取消,仍然在“审 核”菜单中取消审核,步骤与“审核”一样。
取消出纳签字只能由出纳取消,在“凭证-出 纳签字”里取消,步骤同“签字”一样。 已经取消审核和签字的凭证可以完成无痕迹 修改,在“填制凭证”里完成。修改后的凭 证再次审核和出纳签字后,方可记账。
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修改凭证
“填制凭证”中直接修改
凭证编号和类别不能改 数字部分:delete,红字 用 “ - ” 输入,方向反了 用“空格键 “删分”,“插分” 取消审核,取消签字后修 改 反记账后修改:“对账” 状态“ctrl+H”,只有账套 主管能反记账 填制红字冲销凭证,或蓝 字补充凭证 注意冲销凭证的做法 有痕迹修改
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例 题
资料:
(26)
将付款凭证0002号金额修改成为580
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4. 作废及删除凭证
日常操作过程,若遇到非法凭证需要作废时 ,可以使用“作废/恢复”功能,将这些凭证作废。
作废凭证后整理凭证即可删除该凭证。
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凭证管理——填制凭证(删除凭证——作废凭证)
作废付款凭证0002号
尽可能模糊筛 选
金额不能为“零”,红字以“-”号表示。
11百度文库
凭证管理——填制凭证(增加凭证)
例:2009年1月1日,出纳用票号为100001的现金支票,从工 行提取现金5000元备用。单据2张
现金支票,票 将光标移至 号100001 银行存款科 目这一行
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凭证管理——填制凭证(增加凭证——外币科目)
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2
3
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凭证管理——填制凭证(增加凭证——数量科目)
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凭证管理——审核凭证(以“WR王瑞”的身份重新注册)
不设任何筛选 条件,默认全 部凭证,直接 确认
审核完直接跳入下一张, 检查是否都已经审核 继续点“审核”
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资料:

(25)
以王瑞的身份登录注册,审核1月份填
制的凭证。
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3.3.3 出纳签字
出纳签字是指由出纳人员通过“出纳签字” 功能对制单员填制的带有现金和银行科目的凭证 进行检查核对,主要核对出纳凭证的出纳科目的
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5. 查询凭证
在制单过程中,我们可以通过“查询”功能 对凭证进行查看,以便随时了解经济业务发生的情 况,保证填制凭证的正确性。
在“填制凭证”窗口中,单击 “查看”菜单中的选项可以查看到 当前科目最新余额、外部系统制单 信息、联查明细账及查找分单等。
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凭证管理——查询凭证
筛选条件框, 双击可查看 什么都不选, 默认全部凭证
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若已采用制单序时控制,则在修改制单日期时,
不能在上一张凭证的制单日期之前。
若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限 控制,则不能修改或作废他人填制的凭证。 如果涉及银行科目的分录已录入支票信息,并对 该支票做过报销处理,修改操作将不影响“支票
登记簿”中的内容。
外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改, 只能在生成该凭证的系统中进行修改。
可以输入单据数量。
凭证一旦保存,其凭证类别、凭证编号均不
能修改。
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输入凭证正文部分
凭证头部分完成后,接下来输入凭证正文 部分,这是填制凭证的重要环节,企业应根据 具体经济业务内容,采用不同的方式填制凭证
,而且每张凭证要求借贷平衡。
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正文中不同行的摘要可以相同也可以不同,但 不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明 细账、日记账中出现。新增分录完成后,按回 车键,系统将摘要自动复制到下一分录行。 会计科目通过科目编码或科目助记码输入。 科目编码必须是末级的科目编码。
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未审核凭证不能记账,记账范围应小于等于已 审核范围。 作废凭证不需审核可直接记账。 在设置过程中,如果发现某一步设置错误,可 单击“上一步”返回后进行修改。如果不想再继 续记账,可单击“取消”,取消本次记账工作。 记账过程一旦断电或其它原因造成中断后,系 统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据,然 后再重新记账。 在记账过程中,不得中断退出。
填制记账凭证时,应先完成凭证头部分的录 入。此项操作对于录入各种类型的凭证,其操作 步骤都是类似的。
注意 凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。 采用自动编号时,计算机自动按月按类别连续进 行编号。
采用序时控制时,凭证日期应大于或等于启用日期。
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在“附单据数”处可以按 Enter 键通过,也
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1. 记账
记账凭证经审核及出纳签字后,即可以进 行登记总账、明细账、日记账及往来账等操作 。本系统记账采用向导方式,使记账过程更加 明确,记账工作由计算机自动进行数据处理, 不用人工干预。
记账范围可输入数字、“-”和“,”。 第一次记账时,若期初余额试算不平衡,不能 记账。 上月未结账,本月不能记账。
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3.2.1 填制凭证
记账凭证是登记账簿的依据,是总账系统的唯一数据
源,填制凭证也是最基础和频繁的工作。在实行计算机
处理账务后,电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭
证,因而在实际工作中,必须确保准确完整地输入记账 凭证。 填制凭证过程中,出现错误凭证在所难免。为更正错 误,系统提供了对错误凭证修改或删除的功能。

凭证一经签字,不能被修改、删除,只有被取消签字后才可以 进行修改或删除,取消签字只能由出纳本人进行操作。
只有涉及“现金”及“银行存款”科目的凭证才需出纳签字, 也就是说只有收付款凭证才需出纳签字
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凭证管理——出纳签字(以ZL张丽的身份登陆)
授权的结果
什么都不选,默认全部符合 条件的凭证,直接点 “确认”
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输入辅助核算信息
当输入具有辅助核算的科目时,要求
输入相应的辅助信息。
当选择支票控制,即该结算方式被设为支票管理时,银行账 辅助信息不能为空,而且该方式的票号应在支票登记簿中有 记录。 输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。
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当输入一个不存在的个人姓名时,应先编辑
该人姓名及其他资料。在录入个人信息时,
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