工作效率与方法

员工内训材料：工作效率与方法

一、接受命令的基本原则1、命令（1）命令就是上位者为了指挥下位者，而对下位者下达的言话。（2）下位者必须遵从命令，履行职务。（3）命令大致可分为"口头命令"与"书面命令"，其他还有利用"电话"、"录音"等，下达命令的情形。

2、命令系统（1）原则上是接受直属上司的命令。（2）如果直属上司不在时，则应接受所属系统中其他上位者的命令。（3）如果有特别规定时，也可接受直属上司以外的命令的情形。

3、接受命令的要点（1）上司的命令应该是完备的，但有时也会发生错误的情形。（2）接受命令者对命令的内容，可依下列的项目加以检查（但并不一定所有的命令，都完全适合于下列的项目）

（5W）：

1、谁（WHO)（人）什么东西（WHAT）（物）

2、何时（WHEN）（时）

3、何地（WEHERE）（地）

4、为什么（WHY）（理由）

5、是什么（WHAT）（目的)

(2H)：1、如何（HOW）（手段）

2、多少（HOW MUCH)(经费）

二、接受告诫的方法1、告诫的情形（1）当企业中或业务上的人员，有了犯错误的倾向，或是已经犯错误，就会受到告诫。（2）告诫也会从直属上司以外的上司而来。（3）告诫应视同命令一般，有遵从的义务。

2、接受告诫的方法（1）应有诚意的态度。（2）不要找借口，应听取到告诫完毕。（3）对直属上司以外上司的告诫，应谦虚地接受。（4）需反省之处，应立刻改过.（5）如果是误会而且需要加以解释时，则应冷静地说明。（6）不可以有反抗的态度。（7）最后应说：我知道了，今后一定改过。

3、以下的情形，会被告诫（1）工作的方式错误时。（2）工作的成果不佳时。（3）出勤状况不佳时。（4）私生活不检点，而为工作带来不良影响时。（5）性格上的缺点，而为工作带来不良影响时。（6）仪表、礼节欠佳时。（7）有违反礼仪的行为时。（8）破坏规律、规则时，（9）其他与上述情形类似的行为。

三、报告的基本原则1、报告制度的制定（1）应先订定好关于报告的基本原则。

（2）报告制度的主要项目如下：

a、报告内容（WHAT）

b、报告日期（WHEN）

c、报告场所（WIERE）

d、报告者（WHO）

e、接受报告者（WHOM），

f、报告方法（H0W）

（3）在决定时，大纲应以全公司统一的制度化为原则，而细节则可由当事人之间作决定。

2、报告方式的区分有下列的三种方法：（1）口头报告方式。（2）书面报告方式。（3）口头与书面并用的报告方式。

3、报告的基本技巧（1）报告应尽可能地减少到最低限度。（2）报告是对命令者所作的一种行为。（3）应将事实加以正确与客观地陈述。（4）应将事实的内容、解说与看法，明确地划分清楚。（5）对于被指定的报告，一定要按照日期呈送；因为不论多详细的报告，只要失去时效，就没有效用了。（6）报告通常是先提出结论，然后，再叙述理由与经过。（7）报告应尽可能的简洁。

四、文书的种类1、文书的定义①文书的定义就是：处理事务的一切文件。②广义的文书包括：公司的规定、规则、会计凭证以及一般狭义的文书等等。③文书的定义应该明确地记录在文书规则中，

2、文书的种类各种不同的文书，也各有不同的区分方法，现在将主要的区分方法，列举如下：（1）依据使用的目的区分：a、报告文书b、联络文书c、记录文书d、调查文书e、企划文书f、管理文书j、传达文书h、统计文件1、契约文书等。

（2）依据性质、形态区分：a、会计凭证b、公司的规定、规则c、往返书信类d、统计表类e、图书、杂志类等。

（3）依据业务或工作区分：a、经营关系文书b、销售关系文书c、生产关系文书d、购买、进货关系文书心，会计、财务关系文书、人事、劳务关系文书j、总务关系文书（4）依据对象区分：a、公司内关系文书b、公司外关系文书（顾客、进货厂商以及有关政府机关等）。

五、文书和效率的关系1、文书和事务效率的关系①所谓的事务，就是指处理各类文书的方法，文书管理技术的巧拙和事务的效率，有着直接而密切的关系。②无论是文书的制作、传达、帐簿的设计管理，以及资料性文书的整理与保管等等，如果其中有任何一项处理得不理想，则必定无法达到理想的事务效率。

2、文书和执行效率的关系①文书和事务以外的作业：接待的应对方法，以及企划业务等等的效率，具有直接的关系.②假若执行效率低落的话，则文书管理的

效果也会降低，同时，更会引起从业人员士气的低落。(譬如：记录或提出的文件过多，而使得推销员和作业员失去干劲等等)。

3、文书和情报管理的关系①文书具有：a、情报的传达和处理任务的功能，b、文书本身也是一项情报。②为了使情报能有适当的管理，必须先做好文书的管理。

4、文书的标准化与单纯化①最标准的文书就是传票，一般的文书，都尽可能地使其标准化。②在作成文书（尤其是制作帐卡）时，应该尽量标准化。

六、基本礼貌

1、发自内心的重要性（1）我们一般所称的礼仪、态度、好习惯等等，也就是西方所指的Wamner.（2）礼仪的基本原则，要做到：a、尊敬对方。b、遵守长幼尊卑的次序和规律。c、要使对方感到愉悦。不论在何时何地，礼仪的表现，都要发自内心。

（3）礼仪的表示，要能诚于内而形于外。表里合一的行为表现，才不会让对方感到难堪或不快。

（4）所谓发自内心，就是要有尊敬、敬爱、同情、感谢、诚意、爱情以及谦虚的心情。

2、形之于外的重要性（1）在礼仪的表现上，外在的行为重要性，仅次于内在的心态，发自内心的各种感情，必须靠外在的行为表现出来，才能使对方具体的感受到。

（2）在表现礼仪的行为中，须进意下列几点：a、说活的表情、姿态要合宜，b、身体的动作、态度要得体。C、会话、交谈中所用的言词，要合乎礼。

（3）与人谈话、交谈、交际时的应对，必须配合时间、地点、人物，而选取一种最适当的形式。

3、正确礼仪的学习与实行

（1）除了要正确地认清各项基本礼仪的要领之外，还要养成良好的习惯，而表现在行为上。（2）练习礼仪的过程中：有问题要随时发问，务求彻底了解及运用要领。此外，个人的用心、练习与实际经验，也是不可或缺的。

（3）不论在何时、何地与何人，若不将礼仪付诸实际而身体力行的话，则光知礼仪要领，亦无济于事。

七、握手的礼貌1、一般的注意事项：（1）平时在公司里面，较不常用握手礼。（2）在迎新、送旧会或是当工作告一段落时，为了表示内心的感动，可以活用握手礼。

（3）和对方握手的同时，也可以一边拍抚对方的肩膀。