采购管理基础知识

采购管理（Procurement Management）是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。采购管理包括采购计划、订单管理及发票校验三个组件。另有，同名图书《采购管理》。

采购管理的三个组件

1、采购计划管理

采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划（如周、月度、季度、年度）、非定期采购任务计划（如系统根据销售和生产需求产生的）。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销定购、以销定产、以产定购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购单生成流程。

2、采购订单管理

采购订单管理以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等，在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商，进行在线采购。

3、发票校验

发票管理是采购结算管理中重要的内容。采购货物是否需要暂估，劳务采购的处理，非库存的消耗性采购处理，直运采购业务，受托代销业务等均是在此进行处理。通过对流程进行配置，允许用户更改各种业务的处理规则，也可定义新的业务处理规则，以适应企业业务不断重组，流程不断优化的需要。

采购管理的重要性

采购在企业中占据着非常重要的地位，因为购进的零部件和辅助材料一般要占到最终产品销售价值的40%~60%。这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约对利润产生的影响，要大于企业其它成本—销售领域内相同数量的节约给利润带来的影响。采购的目标：

提供不间断的物料流和物资流从而保障组织运作；"

使库存投资和损失保持最小；"

保持并提高质量；"

发展有竞争力的供应商；"

当条件允许的时候，将所购物料标准化；"

以最低的总成本获得所需的物资和服务；

提高公司的竞争地位；"

协调企业内部各职能部门间合作；"

以最低的管理费用完成采购目标；"

采购作业内容是从收到"请购案件"开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅"厂商资料"、"采购记录"及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。

采购管理的原则

1.首先必须建立完善的供应商评审体制:对具体的供应商资格、评审程序、评审方法等都要作出明确的规定。

2.建立采购流程、价格审核流程、验收流程、付款结算流程。

3.完善采购员的培训制度，保证采购流程有效实施。

4.价格的评审应由相应程序规定由相关负责人联名签署生效，杜绝暗厢操作。

5.规范样品的确认制度，分散采购部的权力。

6.不定期的监督，规范采购行为。

7.建立奖励制度，下调价格后应对采购员进行奖励。

8.加强开发能力，寻求廉价代替品。

采购管理的要素

第一，要确定供应商的资格第二，采购价格形成机制。第三，付款方式的确定。第四，数量核查。第五，质量核查。

采购管理的行业差异

当我们在思考如何提高我们的采购管理水平，降低采购总成本的时候，首先我们需要理解采购管理的行业差异是什么？这样，我们才能理解并采用不同的方法来管理各行各业不同的采购工作。根据各行业采购工作的通性和个性，我们将采购管理工作分为四类：

第一类叫做生产性采购

就是我们采购这个物品是直接为了公司生产运营所需。而生产性采购又分为两类：

第1类是原材料性采购（MRP性物料采购）。所采购的此类物料是本企业所生产的产品的组成部分或中间体产品；

第2类是零配件的采购（MRO性采购，就是维修，维护、修理、运作），这些零配件是为了保障机器能正常生产运作所需要的维修、更换配件。

这两类物品的采购管理性质不同，运作方式也不同，看问题的角度也不同。

第二类叫做商贸性采购

像沃尔玛这样的零售商，它们的采购不属于生产性采购，属于商贸性采购，商贸性采购和生产性采购最大的区别是什么？批发商、零售商在采购物品时（像沃尔玛采购的东西），采购什么商品并不十分重要，重要的是采购的东西必须保证能赚钱，笔笔都得赚钱，不赚钱就没有必要采购进货。西瓜不赚钱，可以采购苹果。但是对于生产性采购来讲就不行，这个产品我们公司只能用这个原材料，我做饼干的，只能买面粉，不能说面粉太贵就不买了，不买就停产了，所以生产性并不保证每次采购都赚钱，而且采购的盈利性也不能直接反应出来的。我们举一个简单的例子：一个很称职的生产采购部经理，如果跳槽到批发商、零售商去做采购管理，也许过不了半年就被炒掉了，为什么？因为采购管理的角度不一样。管理的方法也就有很大的不同。

第三类是一般日常用品性采购

像办公用品采购，还有行政采购等。其特点是采购品类繁杂，但采购金额小。其所采购的物品主要是保障公司的正常行政办公所用。

第四类是项目性采购

有时候，我们的采购工作属于项目性采购，比如说买一台设备，盖一个车间等。项目性采购的主要特点是一次性。很少有重复性的采购。这就意味的每次采购的流程都得重新开始，以往的经验和关系很少能用到。

采购管理中应该注意的问题及解决方法

采购是供应链当中的一个重要环节，它对企业管理是否成功有着巨大的影响。对任何生产企业而言，将正确的原材料和半成品以正确的价格，正确的质量在正确的时间送到正确的地点，是至关重要的。

在实际操作中，要把采购当成供应链的一部分进行管理，要想管理得当，需要注意以下几个方面的问题：

1、制定采购计划，其中包括采购商品的价格，付款条件，质量，商品来源地，交货方式和运输方式等。

2、选择合适的供应商并确定他们的合作方式。

3、确定采购的数量和批次，防止造成不必要的库存和增加运输成本。