加强档案管理工作的路径探析

加强档案管理工作的路径探析

本文分析了当前档案管理工作中存在的主要问题，提出了做好新形势下档案管理工作的对策及建议。要取得领导的重视和支持；建立健全档案管理制度，规范档案管理；加强档案管理基础设施建设，改善保管条件和管理手段；在档案管理工作中树立创新思维。

标签：新时期；档案管理；路径

档案是在进行社会活动过程当中，对进行过的一些活动痕迹，包括活动内容、文字记录、影像资料等的原始记录，是对过去事件的一个最真实的写照。所谓档案工作主要是利用相应的工作方法，通过对以往档案的管理，为以后的社会发展需要提供相应的依据，为各项活动的开展提供依据。进入新世纪以来，随着计算机信息技术的发展，在档案管理工作中也应用到了计算机信息系统，对档案管理工作的要求也越来越高了，这对传统的档案管理工作带来了冲击，随之对档案管理工作人员的素质要求也提高了。

一、当前档案管理工作中存在的主要问题

1、思想认识滞后

在信息更新日新月异的今天，人们对档案管理工作的重要性认识不足。普遍认为档案管理工作主要是对一些历史性的东西进行相应的归纳整理，是非常简单的事情，只要做到能应付上级的检查就可以了，只要有记录保存工作就可以了。更有甚者认为档案工作在单位工作大局中可有可无。相应的，对档案工作人员以及相应的档案管理的基础建设同样是重视不够，以至于对档案、档案管理、档案管理工作人员的素质等问题认识淡薄。导致的结果是，档案管理工作人员都是没有相关专业知识基础的，他们不懂得怎么收集、整理、归档，缺乏相应的社会责任感，没有相应的职业道德，高质量地做好档案管理工作也就勉为其难了。

2、档案管理硬件设施落后

随着经济社会的发展，档案管理工作也必然要求有配套的基础设施建设，包括办公用品、计算机硬件以及相应的库房设施等等。很多单位和企业都对档案工作重视不够。实际工作中有相当一部分单位没有符合标准的、固定的档案库房，不乏用几个简易的柜子进行相应的档案存放，马虎对付，造成的后果是，档案经常发生丢失现象。由此看来，档案管理硬件设施落后从而使得档案工作难以进行规范管理，达不到档案管理的高标准要求。

3、档案管理方法比较落后

经济在发展，社会在进步，但是档案管理的方式方法还是比较落后的。一方面，因为计算机信息技术的出现，包括因特网的使用，使得现实当中出现了很多

新生事件。档案内容的多样化，特别是相对于信息技术出现的一些档案资料和文献，如何进行管理都是全新的课题。目前大部分单位依然沿用以前的管理方式来对新的档案内容进行管理。特别是网络技术飞速发展，已深入到社会的各个领域，怎么样对档案进行管理，管理的硬件设备健全和配套，管理的专业技术人员素质的提高，这些都是我们需要考虑的问题。另一方面，随着计算机和网络技术应用到档案管理领域后，需要对以前的工作人员进行相应的技术培训。再次，相对落后的档案管理方式，已适应不了档案为经济社会发展提供技术资料支撑的目的了，只能是起到一个保存和复原再现的作用。所以，必须改变以往档案管理方法落后的现状，进行相应的基础硬件以及相应配套制度的建设，这样才能适应经济社会的发展，档案管理工作才能真正地为经济社会发展服务。

二、做好新形势下档案管理工作的对策及建议

1、取得领导的重视和支持

领导是一个单位的核心，领导的工作指示是整个单位工作的方向，所以档案管理工作必须取得领导的重视和支持。因为只有提高领导的档案意识，获得经费、工作内容、人才方面的支持后，才能促进本单位档案工作的发展。在实际工作当中，要取得领导的重视和支持，就必须展示档案管理工作的重要性，让领导者看到档案管理工作对本单位工作的积极推动作用。让领导从实际工作当中感觉到档案管理工作确实有非常大的作用。进而推动组织健全，为档案工作提供可靠保障。另外还必须把档案工作纳入单位目标管理，明确档案管理责任制，一并进行相应的管理和考核，让档案管理工作真正落到实处。

2、建立健全档案管理制度，规范档案管理

从实际的情况来看，很多单位基本上没有健全档案管理的相关制度，从而导致档案管理工作陷于混乱状态。健全的管理制度，完善的管理机制，是做好档案管理工作的基本条件。应该从档案管理的基本理论出发，结合单位的实际情况，制定一套适合本单位的操作性比较强的档案管理规章制度，使大家有制度可查，有制度可以遵循，按制度办事。与此同时要对以前的档案制度进行相应的修改和完善。要加强档案日常管理，把档案管理工作当成是单位责任管理范围之内的应尽职责，明确档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、移交等环节的具体要求，利用计算机技术来实现计算机检索，提高查阅效率。

3、加强档案管理基础设施建设，改善保管条件和管理手段

当前的档案资料一般都有原始性、真实性和可利用性三个特点。这就要求必须加强档案管理的硬件条件的建设，建设好档案库房，同时尽力改善档案保管条件。另外为适应办公自动化和档案管理现代化的需要，及时配备计算机、扫描仪、打印机等相关设备，实现计算机检索，对原有管理软件进行升级，提高档案管理的科技含量。要落实档案库房安全防范措施，保持档案室的清洁卫生，做好防火、防潮等方面的工作，确保档案的完整和安全，并对重要和珍贵的档案采取特殊的保护措施，定期进行安全检查，发现问题及时处理。只有设施齐全，才能适应档

案事业发展的需要。

4、在档案管理工作中要树立创新思维

众所周知，档案工作的根本就是对历史活动的收集和归档，其主要作用是为了以后的利用提供方便，而保管主要是对现有的档案成果进行巩固。由此我们可以看到，如何利用好档案的价值是最根本的，也是关键的，这才是档案管理当中最具有价值的地方。档案管理工作人员，除了应该在档案收集、整理、鉴定、保管方面用功之外，还必须做好对已有资料的分类归纳，做好档案的编目、检索、编研工作，编制适用的检索工具，建立健全档案检索体系和档案文件汇编等参考资料。提高文献检索查找效率，使这些有利用价值的档案能更准确、更系统、更精练的为需要的人所利用。只有这样，档案的价值才能体现，档案管理工作人员的价值才能体现。随着社会的发展，我们应该寻求更为有效的服务新途径，充分发挥档案的服务功能，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，在发挥档案社会效益的同时，促进档案事业的发展。