财政审计的数据采集方法

（二）数据库备份法
在实际工作中，笔者曾经遇到过这样的情况：“用前述‘DTS导出法’进行数据的采集，在‘DTS导入/导出向导’设置时，无论选择何种类型的数据格式，当完成该向导的全部操作后，系统都会出现如‘……函数绑定失败……’或‘初始化COM 未能创建DTS包的实例’等字样的错误提示，致使无法将所需要的数据表导出。”针对这个问题，用友公司的技术人员做出了解答：“一些财政部门采用的SQL-Server并非微软的正版授权软件，用友财务系统根植其上，其前台应用端并不会受此因素影响，一切业务操作均可正常进行，但在提供后台数据库服务的SQL-Server端进行数据管理的某些操作时，常常就会产生一些系统错误，致使用户的操作失败。”因此，“DTS导出法”就不适用于此种情况。为了解决这个问题，经过多次试验，笔者发现，利用数据库的备份操作完全可以实现另一种方式的数据采集，具体步骤如下：
4.ap_vouch/s：应付/收单主子表，记录销售已审核的代垫费用单，应收、应付单等的表头和表体记录。
5.ap_vouchtype：单据类型表，主要记录应收应付系统所使用的各种单据的类型和代码。
6.currentstock：现存量表，写入存货的不同自由项、所在仓库到目前为止的结存数量和结存件数。
（一）DTS导出法
打开程序菜单中“Microsoft SQL Server”下的“企业管理器”，按“控制台根目录”→“Microsoft SQL Servers” →“SQL Server组”→CARDIOGRAM(Windows NT) →“数据库”→“UFDATA_001_2004”→“表”的顺序，逐层找到实际存储数据的关系表，右击“表”，执行弹出菜单中“所有任务(K)”→“导出数据(F)”项，利用“DTS导入/导出向导”，按提示步骤完成数据表的导出，其中将涉及“选择数据源”、“选择目的”、“指定表复制和查询”、“选择源表和视图”、“保存、调度和复制包”、“查阅指定信息完成操作”6个设置界面。并且，从经验上来看，dBASEⅢ和文本文件格式是两种数据可*性较高的导出格式，通常情况下，不会发生数据的异变或缺失，兼容性强，适用于各种数据库平台，是导出数据时所选择的常用格式类型。
可以看出，财政部门业务核算形成的电子数据具有“平台支持各异、系统构成复杂、数据格式多样”的三个主要特点。在实际工作中，应该根据具体的审计要求，充分考虑审计工作效率、审计成本和审计人员的操作适用性三方面的协调关系，按照各类数据的不同特点，对数据进行采集、整理和深入的分析。下面，对具体的数据采集方法作简要说明：
28．warehouse：仓库档案表，写入建立仓库的信息，其中计价方式字段（cwhvaluestyle）、期末处理会计月份字段（cmonth）特别重要。
29．sa_account：销售总账表，写入存货销售的汇总记录。
注：数据表的命名方法为：模块代码_表名。其中：ap代表应付；ar代表应收;gl代表总账;wa代表工资；fa代表固定资产;pu代表采购；sa代表销售；st代表库存;ia代表存货；fd代表资金管理;ca代表成本等。
3.打开程序菜单中“Microsoft SQL Server”下的“查询分析器”，以“Windows身份验证（W）”或“SQL Server身份验证（Q）”连接到SQL Server，再按“服务器名称”→“数据库名称”→“用户表”的顺序，逐层找到其下实际存储数据的各个关系表（如，dbo.aa_ColumnDic），然后进行其它后续操作。
17.ia_subsidiary：存货核算存货明细账表，写入存货的期初余额、所有出入库单据上存货的成本明细记录，其中凭证号字段(ipzid)、单据类型字段(cvoutype)、仓库编码(cwhcode)、暂估标志（0-未暂估未报销、1-暂估、2-报销）(flag)等字段特别重要。
18.ia_summary：存货核算存货总账表，写入存货的汇总成本记录。
注：①“CARDIOGRAM(Windows NT)”为Microsoft SQL Server服务器名称；
②“UFDATA_001_2004”为数据库名称（用友名称定义规则：UFDATA_账套编号_年度）。
另外，不必将所有的数据表都导出来，应根据实际情况将不需用的数据表剔除。具体方法，既可以在企业管理器右侧窗口中直接找到所需数据表，单独执行导出操作；也可以在“DTS导入/导出向导”-“选择源表和视图”阶段，部分选取进行导出。
22.maxvouch：最大单号表，写入购销存模块所有单据的单据号的当前号记录数。
23.purbillvouch/s：采购发票主子表，写入采购发票的表头表体记录。主表写入表头记录，其中自动编号字段（pbvid）、发票类型（专用、普通、运费、农收、废收、其他）字段（cpbvbilltype）、发票号字段(cpbvcode)重要。子表写入表体记录，其中子表自动编号字段（id）、采购发票主表id号字段(pbvid)、累计付款字段（ioritotal原币、itotal本币）等字段较重要。
注：aa为还原后的数据库名称。
此处，需要强调的是，常规的处理方法一般是直接右击所需的数据表，执行“打开（O）”项，对其进行“另存为（V）”操作，存为导出文件*.CSV，很多数据库软件如Access等都支持对*.CSV文件的导入，使用起来还是比较方便，但是，由于财务系统中存储的关系型数据表的特定结构较为复杂，经过反复测试，发现按照这种方式进行操作，导入数据时的出错率很高，某些数据表的部分字段内容无法正确读入数据库应用端，出现了乱码和缺失现象，所以，建议大家尽量不要采用这种方式。
2.将备份文件通过网络或移动硬盘、U盘等存储介质转存到审计人员的计算机中。同样地，打开其本机SQL-Server的企业管理器，在操作界面的左侧结构树中，找到“数据库”节点，右击，执行弹出菜单中“所有任务(K)”→“还原数据库(R)”项，在操作界面（主界面）“常规”页签上的“选择：”单选项目栏次内选中“从设备（M）”，点击“选择设备（E）”按钮，在出现的“选择还原设备”界面上，点击“添加”按钮，在又出现的“选择还原目的”界面上，点击“文件名（F）”框右侧的“[...] ”按钮，在“备份设备位置”下面的文件存储结构中找到需要还原的备份数据库后，依次点击“确定”返回主界面即可；再切换至“选项”页签，此时在“将数据库文件还原为（S）”框内，将会出现两条“逻辑文件名”和“移至物理文件名”的详细信息（如，Ufmodel_log D:\U8SOFT\ZT009\2004\UFData.ldf→日志文件、Ufmodel D:\U8SOFT\ZT009\2004\UFData.mdf→数据文件），按照信息内容所示，建立相应文件夹（如，D:\U8SOFT\ZT009\2004\→构建数据库物理存储位置），选中“在现有数据库上强制还原（F）”复选框，点击“确定”立即执行数据库的还原，此时会出现还原进度提示，当还原结束后提示将自动消失。
1.通过“企业管理器”找到所需数据库（方法同“（一）”），执行弹出菜单中“所有任务(K)”→“备份数据库(B)”项，在“SQL-Server备份”的“常规”页签上，选择相应的“数据库（B）”，在“名称（N）”框中对其命名（常为：数据库名称_备份）；再点击“添加”按钮，确定备份数据库的存储位置和文件名称（确定后会显示在“目的”框中）；最后，点击界面下方的“确定”按钮，立即执行数据库的备份，此时会出现备份进度提示，当备份结束后提示将自动消失。
12.gl_accsum：科目总账表，写入科目的期初余额和凭证记账之后科目的增加变化记录。
13.gl_accvouch：凭证及明细账表，写入带有个人往来、供应商往来、客户往来的科目的期初余额及所有模块填制的凭证的明细记录。
14.gl_mccontrol：科目并发控制表，写入科目的锁定记录，在没有任何操作的前提下，此表应为空。
24.rdrecord/s：收发记录主子表，写入各种出入库单据（包括存货期初）的记录。
25.salebillvouch/s：销售发票主子表，其中子表的累计收款字段较重要。
26.vouchtype：单据类型表，写入购销存模块中所有的单据类型的代码。
27.St_totalaccount：库存总账表，写入存货所在仓库的月汇总记录。
目前，辽阳市、县两级财政部门的业务数据核算系统主要集中在“用友”和“金算盘”两种财务软件上，另外，在一些下设科（股）室的业务核算中，还包括个别根据实际需要而另行开发设计的非主流小型财务应用系统，如县级农财股采用的“农业财务管理平台”等。从主要的应用方向上来看，“用友”财务软件问世已有多年，各方面配套技术较为成熟，它将财务核算、财务管理、财务分析等功能融为一体，现已发展到以SQL-Server作为后台数据服务的C/S（客户端/服务器）网络运行模式的大型财务应用系统，特别是其NC管理模块支持的网络集中控制分布式加密技术尤为值得称道；“金算盘”财务软件的发展也很迅速，与“用友”系统不同之处是其后台数据服务采用Oracle作为数据库支持，但是，在其版本分类上，专项应用产品也较多，数据可*性强，适合于网络化应用。
15.gl_mvcontrol：凭证并发控制表，写入凭证的锁定记录，在没有任何操作的前提下，此表应为空。
16.l_mend：结账状态表，记录各模块结账至何月的记录，其中：bflag代表总账/ bflag_ap代表应付/ bflag_ar代表应收/ bflag_ca代表成本/ bflag_fa代表固定资产/ bflag_fd代表资金管理/bflag_ia代表存货/ bflag_pu代表采购/ bflag_wa代表工资/ bflag_st代表库存/bflag_sa代表销售。
从审计应用层面上看，主要的数据表有：
1.accinformation：账套参数表，包括财务和购销存模块设置选项中定义的所有参数，如启用时间、系统年度等等。
2.ap_closebill：收付款结算表，主要记录收款单、付款单的内容。
3.ap_detail：应收应付明细表，主要记录已结算的采购发票和已审核的销售发票所形成的应收应付记录。