智慧档案馆建设的可行性研究

智慧档案馆建设的可行性研究

作者：张丹

来源：《档案管理》2017年第05期

摘要：智慧档案馆是智慧城市发展下的必然产物。本文运用SWOT分析法对智慧档案馆建设进行全面分析，认为现阶段智慧档案馆的建设充满了机遇与挑战，并基于此提出了可供参考的策略与思路。

关键词：智慧档案馆；智慧城市；SWOT分析法

IBM公司在2010年提出“智慧城市”的愿景后，“智慧档案馆”的建设构想也随之产生。从已有成果中，可看出无论是档案学界的学者还是各大商业型档案服务商，都纷纷提出了对“智慧档案馆”的构建模型。但由于其看法众说纷纭，这使笔者产生了对智慧档案馆建设的疑问，由此对现阶段智慧档案馆建设的可行性做出分析。

1 智慧档案馆建设中SWOT应用的可行性

SWOT分析法又称态势分析法，也是TOWS分析法，是韦里克（H.Weihrich）教授于20世纪80年代在“The TOWS Matrix-A Tool for Situational Analysis”一文中提出，文中指出：“TOWS矩阵也可作为研究未来外部因素与企业内部因素相结合的一个概念性的框架，并基于这些变量进行策略规划。” [1]智慧档案馆在建设中也会受到内外因素的影响，这说明智慧档案馆的建设可行性要素与SWOT呈现出一致性。

2 智慧档案馆建设中SWOT的应用

2.1 S——优势

2.1.1 高新技术的发展。“我们可以将智慧档案馆概括为：综合档案数据、信息、情报、知识来解决档案收集、管理、保存、利用等问题的智慧化系统和平台。”[2]其中，物联网技术的应用起到关键性作用，RFID标签可进行档案全流程跟踪管理，实现视频、网站、社交媒体的重要信息可智能化采集，远程操作密集架的开合等，减少人力资源的浪费。云计算、大数据为档案的海量存储、深度挖掘与分析提供了可能，对档案用户的利用习惯分析、个性化服务提供了必要条件。

2.1.2 先进案例的借鉴。面对强有力的市场以及对未来发展趋势的科学预测，我国如青岛市档案馆、南京市栖霞区档案馆等对“智慧档案馆”的建设早已开始“蠢蠢欲动”。例如青岛市档案馆“主要集电子档案智慧管理、智能数据管理、智能检索和共享服务、智能感知管理、综合业务管理以及系统维护与控制等六大平台于一身”，[3]实现了全方位的智慧管理。

2.2 W——劣势

2.2.1 智慧档案馆重视程度低。档案馆的领导缺乏对智慧档案馆足够的重视与支持，没有过多的人力、物力、财力资源分配，使得智慧档案馆的配套设施跟不上。如智慧档案的建设需要IT专业人才的帮助，但目前档案馆的兼具IT专业知识和系统开发的人才少之又少，推行难度大。

2.2.2 数字档案馆建设水平整体较低。智慧档案馆是数字档案馆发展的高级阶段，是延续和深化。然而数字档案馆并不等于数字化档案馆，数字档案馆的最高阶段——知识型数字档案馆，“能够自动捕捉网络环境下的虚拟与实体信息，并按照一定的规则系统化和自组织化，实现管理者与用户之间的真正互动”。[4]凡事都要有一个循序渐进的过程，如今数字档案馆的建设尚未成熟，就跟风热炒建设智慧档案馆，似乎不妥。

2.3 O——机会

2.3.1 国家政策的利好。2010年，“智慧城市”提出后，我国就推进了对智慧城市的建设进程，确保智慧城市建设健康有序推进。智慧档案馆是智慧城市建设的关键“设施配套”之一。因此，对于智慧城市的利好政策同样也会对智慧档案馆的建设产生积极的作用。

2.3.2 社会需求的迫切。全媒体时代的到来，网页、社交媒体等碎片化信息的激增，档案存储的类型也会随之复杂，社会公众的利用需求、内容、类型的也日益多样化。根据易用性原理，社会公众希望能够随时随地便利地获取档案信息，使服务个性化、智能化、生态化，即在恰当的时间向恰当的人以恰当的方式提供恰当的档案服务。

2.4 T——威胁

2.4.1 标准规范缺失的威胁。统一的政策、标准是智慧档案馆建设的基础，“具体设计是要遵循统一规划、系统设计的原则，使相关标准和政策法规成为一个完善、健全的体系。标准之间、政策法规之间应相互配套并保持一致”。[5]而现阶段智慧档案馆的建设缺失了行之有效的统一的标准规范体系，缺乏长期的发展规划。

2.4.2 档案信息安全的威胁。智慧档案馆时代，档案信息需要实时向智慧城市输送，以确保智慧城市秩序运行的相对稳定，这就意味着档案由封闭转为开放，如何在这开放的环境中确保档案的安全是智慧档案馆中档案管理的重点。

3 智慧档案馆建设中SWOT应用的策略

3.1 机遇——（SO）策略

3.1.1 扩大馆藏范围，提供优质信息。信息时代，“一些底层化、碎片化、复杂化的非结构性数据也成为档案馆馆藏的重要部分”，[6]使馆藏趋于合理化。智慧档案馆的工作人员需要熟练地使用各种档案信息管理系统，对各类档案信息资源进行精准的捕捉、挖掘、分析、总结等，顺应智慧档案馆的建设理念。

3.1.2 改进服务理念，提升用户体验。档案工作服务主体是档案馆工作人员，服务对象是社会机构和普通公众。智慧档案馆的建设也要求档案馆的工作人员要提供智慧服务，“这种功能可以通过智慧档案馆的资源发现系统来实现，该系统可以促进档案馆充分而合理地整合数字档案资源，同时使得档案系统内部不同服务平台相融合，打造智能化的档案数字资源获取和服务功能的融合”。[7]

3.2 机遇——（ST）策略

3.2.1 突出试点效应。试点是指全面开展工作前，先在一处或几处试做。现阶段我国某些档案馆已经对智慧档案馆的建设有了一些积极的尝试，并取得了相应的成果。我们应以它们为试点，悉心考察它们在建设过程时产生的问题，总结经验。

3.2.2 防范BPO风险。BPO是指商务流程外包，即将本方商务流程中的部分或全部的非核心流程交由另一方操作。笔者认为，智慧档案馆需要BPO服务，当然BPO也是有风险的，如档案馆与外包方信息不对称的风险等。防控这些风险，双方需达成伙伴关系，建立联合管理团队，双方理清各自的责任与义务，保障档案信息资源在智慧城市的平稳运行。

3.3 挑战——（WO）策略

3.3.1 积极响应国家政策，顺应时代潮流。从我国的智慧城市建设到国家档案局出台的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，现阶段都是有利于我国档案馆建设发展的好时期，因此档案馆必须迎头赶上，推动档案馆的快速发展，直至智慧档案馆的建成实现。

3.3.2 构建“城市信息中心”，抓住智慧城市需求。众所周知，智慧城市建设是大势所趋，那么“在智慧城市的蓝图中，档案馆是作为一种重要的‘信息部门’而存在的，能够‘智慧’地感知信息、‘智慧’地处理信息、最后提供‘智慧’的信息服务”。[8]在这个技术日新月异的今天，我们应抓住智慧城市的信息需求，构建新一代的“城市信息中心”，使档案能够更好地服务社会。

3.4 挑战——（WT）策略

3.4.1 保护信息安全。智慧档案馆建设中，对于技术、系统等的依赖高于任何一个历史时期，因此我们需要严格预防软硬件漏洞、病毒、系统设计等风险。同时，建立容灾备份库，“这一备份的设施和实现完全可以采用智慧城市生态环境中先进的、能够实现智能化数据迁移和自动化信息管理的数据中心等方式来实现，与智慧城市的信息化设施融为一体”。[9]