借助泛微OA系统,让合同管理更轻松

移动办公专家 借助泛微OA系统，让合同管理更轻松

签完一单合同，管理其实才刚刚开始。签合同讲究速战速决，管理合同却需要细水长流，就像“追剧”一样，得定期查看进度与动态。

然而，传统的合同管理方式却面临诸多问题：不知办理到哪个环节了？是否按照计划收/付款？合同归档不知去何处查看？

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针对“众里寻它千百度，合同不知到了哪一步”的窘境，泛微e-office协同OA平台提出了更简单的解决方法。通过预警机制及电子化的信息存储，实现合同的跟踪管理，让管理者随时了解合同动态。

一、完整信息记录——关联审批痕迹

新建合同时，可对合同的基本信息包括合同属性、甲方乙方等进行详细记录。通过电子化的存储方式，系统自动沉淀出合同台账，每份合同的合同编号、金额、甲乙双方以及联系人、签字日期等信息全方位呈现。另一方面，与合同相关的订单信息包括产品名称、发货时间、发货数量、关联流程等，也可高效录入。

除此之外，对于一份特定的合同可关联相关的审批流程，让合同管理“动静相宜”。合同审批是一个动态的“过程性”管理，合同归档则是一个静态的“结果性”沉淀。通过录入合同信息时关联相关审批流程，每一份合同来自何处，皆有迹可循。

二、有计划的资金管控——定时收/付款提醒

当一份合同涉及多笔收付款时，在录入合同信息后可根据合同约定或预估时间设置收付款提醒。设置提醒时，可直接在系统中选择某位员工为提醒对象，并设置提醒日期及提醒内容。到期之时，系统自动触发提醒，以确保合同尾款高效回收。

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通过收付款提醒设置，对合同进度、结款等关键节点进行高效预警。同时，通过预测近期可能的收支项目，帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

三、合同动态跟踪——实时掌握结算情况

设置收/付款提醒后，合同有没有按照计划进行呢？通过收付款流程与合同的高效关联，实现合同的动态跟踪。通过流程管控，每发生一次收/付款动作，自动归档到合同结算中。

同时，对于发生过的收付款行为，也可手动录入到合同结算情况中。录入时，可选择款项性质是支出还是收入，详细填写款项比例、款项金额、打款时间等基本信息，并可手动关联相关审批流程，实现一体化的合同资金管控。

四、移动合同管理——便捷查看与维护

泛微e-office OA系统通过移动端的全面覆盖，实现合同随时随地移动管理。不管是外出见客户还是外地出差，拿出手机，即可查看“我的合同”，并按合同状态进行筛选。对于管理者而言，可通过“合同管理”查看所有合同信息。对于删除的合同，可在“合同回收站”中进行彻底删除或恢复，确保重要合同不丢失，减少误删操作带来的损失。

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录入合同信息时，可存为草稿，以便随时随地进行信息补充，也可直接进行保存提交。若合同信息有变动，可在线进行修改、更新。若合同跟进人离职或临时出差，系统管理员或有相关权限的人员可进行跟进人的修改。

签完一单合同，管理其实才刚刚开始。针对合同管理存在的诸多难点，泛微e-office OA系统通过有计划的资金管控，全方位的信息录入、便捷化的跟踪管理，让合同管理更轻松。