跟进会议流程

跟进会议流程

1．弱电组主管（弱电组领班）根据会议要求（会议备忘

录及联系单）提早安排当班人员将所需设备摆放到位（包

括横幅），并调试好相关设备。

2．会议开始前由弱电组主管（弱电组领班）指派专人负

责音控。按规定提前15分钟到达音控室，VIP接待提前

30分钟。音控人员到岗后，不得擅自离开工作岗位，特殊情况及时通知弱电组主管（弱电组领班）。

3．音响系统的操作，在系统开机之前首先检查一下音控

室的音响设备和灯光设备，看线路是不是连接准确无误，

看机器供电是不是正常，对检查完毕没有问题的设备,进

行按照设备的操作规范进行操作。

音响设备开机的顺序：

1）先开调音台；

2）依次开启周边设备如均衡器、效果器、话筒接收器等，调节旋钮均放在适中位置；

3）开启功率放大器，功放的音量电位器旋转到平时正常

使用的位置；

4）连接客人电脑

5）推上调音台上的音质音量推杆放在正常使用的位置；

6）播放轻音乐。

4．检查

有线、无线话筒数量，根据需要注意摆放位置，话筒在使

用过程中正常距离为嘴对准话筒中心点0.5厘米—50厘米左右，立式话筒架摆放根据主持人的高度提升或降低，正

常位置应使嘴与话筒中心点保持在同一水平线；立式话筒

架底脚应与主持人保持15---20厘米距离。各类话筒垂直

摆放应使嘴与话筒中心点之间成30°—45°角，检查话筒电池量是否充足。

5．检查LED大屏、多媒体投影机、投影幕布布置是否完好。国际会议厅与宴会厅原已安装上，只要检查是否可正

常使用；四个小会议室可根据各场地情况而定，摆放在最

佳位置，具体也可参考宾客意见。多媒体投影机应放在稳

固的桌子上。多媒体投影机射程是根据投影幕布尺寸大小

而调焦距。多媒体投影机射出的光线应满屏投射在幕布上、保持清晰。以前两排观众席为准，高度一般不超过视线30°。多媒体投影仪停止使用时，第一步：按POWER按钮

关闭灯泡电源，使内置灯炮散热10分钟；第二步：散热

10分钟后指示灯显示正常关闭状态后方可切断电源。

6．若设备不能正常打开运行，首先对设备进行更换再次

调试、检查，如确认无法正常运行而且会议时间紧迫的情

况下，立刻通知部门、会议营销经理，以便及时采取补救

措施。

7．一般情况下，在客人入场前应进行调音和灯光设备的

调试，调试完毕的设备，在不是客人要求的，有客人的情

况下严禁因调试而影响会场氛围。（紧急通知临时安排除外）

8．会议过程中，音控工作人员应在音控室，观察和监听

会场情况，发现问题应及时解决。音控室内非工作人员不

许逗留，音控员有权制止非工作人员及客人对设施设备的

接触。

9．会议结束，由音控室人员检查设备设施，发现设备设

施损坏立即联系会议营销经理，并开具联系单至财务部及

责任部门，由责任部门负责进行赔偿，部门弱电组主管

（弱电组领班）配合。

10．音响系统关机的具体操作：

1）先关闭调音台上的音质音量推杆恢复为零；

2）帮助客人整理客人的电脑

3）关功放

4）关功率放大器电源；

5）关周边设备如均衡器、效果器、话筒接收器等

11相关设备设施横幅、话筒线、有线话筒、无线话筒、电源插座、多媒体投影机、投影幕布等清场收尾工作，物品收回至弱电机房仓库整齐存放。

我们要做到

会场服务期间，我们要有良好的服务意识；音控室禁止烟火！会场服务要精神饱满，举止大方。遇到客人有需要而我们无法满足的情况下，要做到婉言讲明情况，在讲说的过程中，要注意维护酒

店和集体的利益，尊重宾客需求。

在宴会、演出、VIP和大型活动的情况下，要维护好现场氛围，做到细心体贴，人性化的服务。对我们自己要有更高的要求和更细心的服务，体现出我们的优势，让宾客满意。