01文件控制程序

山西长信工业有限公司程序文件CXCX-01A/0版

文件控制程序

受控状态：

编制部门：经济节能处

审核人：闫建刚

批准人：常元光

2013-7-1批准2013-7-3实施

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更改状态表

版本号修改号修改条款修改页码批准人实施日期A版0 发布－常元光2013-7-3

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文件控制程序

1 目的

为了使管理体系内各文件得到规范、有效管理，确保各使用处文件均为有效版本的适用文件，特制定本程序。

2 适用范围

适用于综合管理体系文件的控制。

3 术语

3.1 受控：是指文件的编制、审批、评审、更新、发放、使用、作废等过程都处于控制状态，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。

3.2 管理手册：阐明管理体系的范围、方针、目标，删节说明，规定管理职责，描述管理体系要求及相互关系的文件。

3.3 程序文件：对相关的控制活动规定具体实施内容、范围、目的、职责、方法和步骤，以实现管理要求的文件。

3.4作业文件：对某些操作或控制过程做出更加具体规定的文件，是程序文件的支撑性文件。

3.5管理文件：指职能部门代表公司在履行管理职能时，对公司相关部门和单位提出要求所形成的管理文件。管理文件等同于公司专业管理制度或办法。

3.6电子文件：指按规定程序产生，以数码形式记录于计算机硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并通过特定网络系统传送的文件。

4 主要职责

4.1总经理负责批准发布管理手册。

4.2各专业管理者代表负责审核、总经理负责批准程序文件；各专业管理处室负责作业文件审核、管理者代表负责批准。

4.3公司经济节能处为综合管理体系文件的归口管理，负责策划编写体系文件，组织编制质量、安全、环境综合管理手册、程序文件等各类管理体系相关文件的编制、评审和修改。负责管理手册、程序文件等文件（含外来文件）的发放、回收和处置。

4.4其余各单位负责相关文件的编制、使用和保管，建立本部门文件控制清单。

5 工作程序

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5.1文件的分类

5.1.1管理类文件：主要包括管理手册（含职业健康安全、环境、能源目标、指标和管理方案）、程序文件、管理文件（如公司专业管理的管理制度、管理办法等）；

5.1.2技术类文件：主要包括技术标准、环境标准、安全标准、工艺技术规程、标准化作业指导书、设备规程、检验规程、试验规程、测量设备校准办法、技术图纸、绩效参数等。

5.1.3外来文件：国内外的各类管理标准和技术标准、法律、法规，外来的环境、职业健康安全、能源公文等。

5.2文件的控制

管理体系文件控制主要是指文件的编制、审批、发布、发放、修改、保存、作废、销毁等。

5.2.1文件的编制与审批

5.2.1.1管理体系文件的编制应符合国家有关法律、法规、政策与管理体系标准的要求，并结合公司现状，文件应具有可操作性。

5.2.1.2公司经济节能处组织编制管理手册，经管理者代表审核后，由总经理批准发布。

5.2.1.3公司经济节能处依据管理手册的要求，结合公司实际现状，组织相关部门编制管理体系程序文件，经管理者代表审核或组织会审后，由总经理批准发布。

5.2.1.4各相关部门管理、作业类文件由各归口部门负责编制，部门领导负责审核，由管理者代表批准。内容涉及其他相关部门的，与相关部门沟通确定。

5.2.1.5各分厂作业文件由分厂按规定进行编制、审核、批准，并报归口相关部门和公司经济节能处备案。

5.2.2文件发放

5.2.2.1管理手册和程序文件由公司经济节能处确定发放范围、进行发放，必须确保在使用处获得适用的有效版本。并作好发放记录。

5.2.2.2各部门的作业文件，由各部门规定文件发放范围，至公司办公室备案，确定文件编号。由各部门发放，并作好文件发放记录，文件领取人需在文件发放登记表上签名。

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5.2.2.3受控文件不允许复印。使用部门文件数量不够时，可向文件编制部门申请增发，经文件编制部门批准后进行增发。

5.2.2.4文件破损严重、影响使用时以及文件使用人将文件丢失后，使用部门应向文件编制部门提出补发申请，写明原因，经编制部门批准后进行补发。属破损的文件，须交回破损原件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，文件管理员将破损文件销毁；属丢失的文件，在补发时仍沿用原文件的分发号。

5.2.3文件的更改、换版与作废

5.2.3.1文件的更改时，应说明要求更改的原因和条款。

a) 综合管理手册的更改由公司经济节能处负责，报管理者代表审核，总经理批准。

b）因公司机构调整或体系运行中发现问题，由此而涉及到的程序文件更改，由程序文件编制归口部门提出文件更改申请，经专业管理者代表审核后，对文件进行修改。

c）各部门下发的文件需修改的，文件编制部门应提出文件更改申请，写明更改理由、更改前内容、更改后内容，经专业管理者代表审核后交经济节能处，由经济节能处发放。文件经多次修改，需要换版的，应由文件编制部门重新编制，经专业管理者代表审核后，由公司经济节能处发放新版文件并同时收回原文件。

d)各分厂编制的岗位作业规程、作业指导书的更改，由各分厂提出文件更改申请，写明更改理由、更改前内容、更改后内容，经专业管理者代表批准后交经济节能处，由公司经济节能处发放。对文件的变更，应有该文件的原审核和批准的相同职能部门进行审核和批准。

5.2.3.3文件需作废的，由文件编制部门提出申请，经专业管理者代表审批后方可作废。作废文件由编制部门做好回收记录。

5.2.3.4为积累知识和追溯历史，具有保留价值的作废文件，文件归口部门应向经济节能处书面说明，经济节能处加盖“作废保留”印章，与现行有效文件隔离保存，生产和检验现场不得保留。

5.2.3.5无保留价值的作废文件由相关部门造册登记，报管理者代表审核后销毁。填写《文件发放/回收登记表》、《文件/记录销毁登记表》。

5.2.4文件的管理

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