01文件控制程序
COP-01-文件控制程序
b、程序文件由职能部门负责人或公司指定人员拟制；
c、三级文件由职能部门负责人或其指定人员拟制；
d、有GP管控要求之产品相应的SIP、SOP、BOM、《物料清单》、《产品识别图)》、《物料卡》、《零件包装工程图》、《零件检验规范》、《喷印作业指导书》、《控制计划》等须在文件指定位置作“ＧＰ”标志。
C、文控员按5.2.3A《文件分发总览表》通知（电脑平台每天15：00左右登录与察阅）文件接收部门文件管理员及时来文控中心领取受控文件并按5.2.6回收经核对后的旧版文件，文件领用人在《文件分发记录表》上签收；
D、对于紧急文件由责任部门负责人在文件背面签名并注明“加急”字样后送交文控中心，文控员收到后按以上程序5.2.3A-C立即分发；
c、作业指导书类：
①工作指导(WI)：目的、范围、定义、职责、作业内容（视实际情况可作删减）；
②检验指导(SIP)：作业内容；
③作业指导(SOP)：作业内容；
④岗位说明书（PA）。
B、文件的编号
对质量/环保管理体系及其相关的文件进行编号(详见《文件与资料编号作业》)。
C、文件版本
a、新制定的版本以“A”表示；
A、建档
a、对质量/环保管理体系及及其相关的文件、资料制定《档案目录表》、《文件分发总览表》
（电脑平台）并按类别进行分类建档与标识，其中《文件分发总览表》（电脑平台）显示
文件名称、编号、所属文件、分发/接收/保存部门、保存期限等内容，并及时更新以知
会各部门使用；
b、文控员将受控文件（签字稿）连同对应《文件分发记录表》与/或《文件领/借申请单》
E、对于一般非紧急文件在一个工作日内分发（即上午送来文件下午分发；下午送来文件次日上午分发）；
JJ—QP—01 文件控制程序
1 目的为确保公司质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须使质量管理体系有关的文件被有效控制，特制订本程序。
2 范围适用于公司质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3 职责3.1 品质部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的归口管理。
3.2 各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。
3.3 管理者代表负责质量管理手册的批准和发布。
4. 术语解释4.1 文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属于。
4.2 作业指导文件：为各部门制定的运行质量管理体系的日常指导工作文件。
包括管理标准、工作标准（职务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。
4.3 记录表单：属工作文件；是对应产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等，所做的原始记录。
可代替作业指导文件，为质量体系有效提供直接证据。
4.4 外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等；被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。
5 工作程序5.1 文件的编写和审批5.1.1 质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.2 程序文件由各相关职能部门人员编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.3 作业指导文件、记录表单由各主管部门或各业务技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。
5.2 文件的状态5.2.1本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。
受控文件必须始终保持为有效版本，在文件页眉上注有“受控”字样；非受控文件本公司不负责更新或换版，仅供外界人员使用。
5.3 文件的分类公司质量体系文件参照ISO 9001:2008标准分为三类：5.3.1 质量手册·············QM5.3.2 程序文件·············QP5.3.3 工作文件：a）作业指导文件:···········WIb) 记录表单：·············QRc) 外来文件：·············ED5.4 部门代码，文件编码：见《质量文件编码规定》，“JJ — WI — PZ— 01”。
01文件控制程序
昆山金亿机械电器有限公司文件与资料控制程序1．目的：对本公司文件与资料实施控制，确保对本文件要求的文件和以及必要的外来文件进行控制。
2．范围：适用于本公司关键材料、元器件采购、生产、检验、包装至施工、客户服务等各阶段作业中，公司内部、顾客及供应商提供的文件和资料的控制。
3．职责：4．控制内容4．1文件编号原则：各项文件制订、修订由品管科以编号原则编号。
编号原则：质量手册：用QM-★★表示。
其中字母QM代表质量手册，第一、二位数字代表流水号。
程序文件：用OP-★★表示，其中QP代表程序文件，第一、二位数字代表文件编号。
检验文件：用QJ-★★表示，其中QJ代表检验文件，第一、二位数字代表文件编号工艺文件：用QW-★★-★★表示，其中QW代表工艺文件，第二位数字01表示工艺守则、02作业指导书、03 设备操作规程、04 管理作业文件，第三位数字表示文件的顺序号；技术条件\企业标准\产品图纸\设计文件：用QP-★★表示。
QP代表技术条件\企业标准\产品图纸\设计文件，第二位数字代表文件流水号。
外部文件：用WL ★★★★★★--★★表示，其中第一、二位字母代表外单位，第三、四、五、六、七、八位数字年月日，第九、十位数字代表文件流水号。
4.2文件制订、修订、废止作业（1）文件制订作业：由各部门指定专人，或编制部门主管审核后发行及控制。
（2）文件修订作业：文件若不合于现状，需修改增订，修改后的文件再依文件作业的程序发行。
（3）文件废止作业：由提议部门填写「文件修订、废止申请单」，品管科做废止，回收已发出的所有该项文件。
（4）报告记录的制订、修订、废止作业：所有制订的报告记录直接由品管科汇总成册，依规定编号，后续若有修订、废止时，编号不变，分发新报告记录及回收旧报告记录。
4．3文件分发、回收作业（1）经颁布发行的文件，品管科复印适当份数后发行，并请收文部门签收。
修订及废止时，品管科发行新版时，回收旧版文件，回收并加盖“作废”以做区别。
01文件控制程序
昆山杰特兴电子实业有限公司编号J-COP-01-2011版本 A 1文件类别程序文件页码 1 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-201 目的为确保质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须对质量管理体系有关的文件进行控制。
2 范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3 职责3.1质量部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的管理。
3.2各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。
3.3总经理负责质量管理手册的批准和发布4 工作程序4.1文件的编写和审批4.1.1质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。
4.1.2程序文件由各相关职能部门人员编写，体系专员审核，管理者代表批准。
4.1.3工作文件、专业技术文件由各部门或各工程技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。
4.2文件的状态本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。
受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖蓝色受控印章，非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外部人员使用。
4.3 文件的分类公司文件分为三类4.3.1 质量手册4.3.2 程序文件4.3.3 工作文件A．作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准、工作标准（职编制审核批准日期日期日期文件类别程序文件页码 2 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。
B．其他质量文件：可以针对产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等。
4.4 文件的编号方法4.4.1 质量管理手册编号方法：XX - QM------XX----XXXX编订年份版本号A，B，文件类别代号：QM-质量手册；企业代号：4.4.2 质量管理程序文件编号方法：XX - COP ------XX----XXXX编订年份编订序号，01，02，…文件类别代号：COP-程序文件；企业代号4.4.3 质量工作文件编号方法如下：XX - XX ----XX---XX工作文件序号，001，002，…部门代码WI-工作文件本公司代号4.4.4质量记录编号方法如下：XX - XX ----XX---XX记录表单序号，001，002版本号（A1、A2～A10；B1～）部门代码本公司代号文件类别程序文件页码 3 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-204.4.5 公司及各部门代码部门代码部门代码部门代码公司代码J 工程部RD 行政人事部AH生产计划部PMC 生产管理部P 财务部 F 采购部S 质量部Q 市场营销MS4.4.6 文件格式原则上采用以下要领：1）名称栏记入编制文件的名称、标题。
01文件控制程序
1.0目的为确保本企业质量体系运行都使用有效文件，防止因误用作废文件而产生质量隐患。
2.0应用范围本程序适用于本企业的质量手册、程序文件和其它质量文件，也包括适当范围的外来文件和顾客提供的产品样品及图案。
3.0 职责1)管理者代表：负责保持本程序的有效执行。
2)文件编写人：负责将实施系统运行方式编写成文件，并将编写的文件呈相关人员审核。
3)管理者代表：负责审核企业质量管理体系一、二级文件，并负责批准三级文件4)总经理：负责批准企业质量管理体系一、二级文件，并负责监督文件的发行、变更与归档。
5)综合部：负责全企业文件的管理工作。
6)各部门主管：负责审核企业三级文件。
4.0 程序4.1文件的编制、审核与批准权限为使文件是充分和适宜的，所有文件发布前得到批准，各类文件依照下述规定的权限进行编制、审核与批准，所有编制、审核及批准人员直接在原版文件上进行签署。
文件名称编制审核批准质量手册综合部管理者代表总经理程序文件综合部管理者代表总经理三级文件部门员工部门主管管理者代表4.2 文件管理规定质量手册、程序文件及作业指导书上均需指明以下信息：1)文件名称及编号2)文件版本号3)文件页码4)每页之修订次数4.3 文件编号方法综合部负责制定质量体系文件的编号方法和负责统一编号，以使质量体系文件保持一致性。
4.3.1 质量手册编号方法：SH/QM—01—XXXX编制、发布年份手册序号质量手册代号企业代号4.3.2 程序文件、作业性文件编号办法：SH / XX— XX—XXXX编制、发布年份(仅适用于程序文件)顺序号文件分类代号企业代号a．文件分类代号，按体系文件分类填，具体为：QP—程序文件QD—作业性文件b. 顺序号为流水号例：SH /QP-01-2012 表示“无锡市盛和科技有限公司”2012年编制发布的第一个程序文件；SH/QD-01表示“无锡市盛和科技有限公司”编制发布的第一个作业性文件。
4.3.3 质量记录表单编号办法：SH/ QR—-—XX XX顺序号标准条款号质量记录表单代号企业代号例：SH/QR4201表示“无锡市盛和科技有限公司”4.2标准条款范围内第一个质量记录表单。
01文件控制程序
LJ
零部件材料控制
11
ZG
质量改进服务
6
ZY
作业控制
12
PS
人员培训
4.4文件的标识
4.4.1文件分为“受控”和“非受控”两大类，限于公司内部使用与质量保证体系运行紧密相关的文件为受控文件，需要提供给咨询公司、认证公司和顾客使用的为非受控文件。
4.4.2所有的受控文件质量手册、作业文件及外来文件应在文件的显目位置加盖“受控”印章，并注有分发号，每份文件都有不同的分发号，便于追溯。非受控的文件加盖“非受控”印章。
4.10.3有关部门应定期评审外来文件，确保外来文件的有效性。
4.10.4行政部应做好外来文件的发放、领用和标识等管理工作。
4.11文件的有效性控制
为控制文件的有效性，行政部应汇总编辑全公司“有效文件一览表”，并根据修订状态及时调整。
5记录
QDZY/WJ-09-2013《文件审批表》
QDZY/WJ-10-2013《文件领用（发放）控制清单》
4.9文件的整理归档、借阅和复制
4.9.1文件资料应按照一定的类别和有关要求进行整理归档。
4.9.2因需要借用、复制归档文件的人员，应填写“文件借阅、复制申请登记表”，经行政部批准后可予以借阅、复制。借阅者应在规定日期归还文件和资料，到期不归，由行政部负责收回。
4.9.3复制管理体系文件须经质保工程师批准，填写“文件借阅、复制申请登记表”办理复制手续，由行政部对复制文件进行编号、标识、发放和回收。
4.2文件的编写与审批
所有文件只有经过授权人的审核和批准，并填写“文件审批单”后方可正式发布。
4.2.1质保手册、程序文件、质量记录由质量保证部组织编写，质保工程师审核，总经理批准。
SP-01-文件控制程序11
修订记录：1. 目的本程序说明全公司文件控制，包括香港写字楼及国内生产部过程对综合管理文件作出控制，包括文件建立、批核、分发及更新。
2. 范围适用于本公司所有管理体系运行下的所有文件与资料。
3. 定义3.1管理体系文件：本公司管理体系运行流程文件，如各种工作程序、工作规范等。
3.2程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。
3.3指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。
3.4表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。
凡具有下列条件者称为正式表单：a．使用期及保存期超过三个月以上。
b．正式附属于管理手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。
3.5 外来文件: 国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部所发行的文件数据均属之。
3.6电子文件:在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
4. 责任4.1 文控人员4.1.1文控人员由管理者代表选任；4.1.2负责综合体系文件之保存、发放、更新及记录；4.1.3按综合体系文件类别给予所属编目；4.1.4监督各部门文件及表单使用的有效性；4.2 主管/ 经理4.2.1负责将有效的受控文件传达其所属部门，确保受控文件副本是有效性；4.2.2所有受控文件在各部门容易取阅及得到适当之保存；4.2.3将已作废受控文件回收或撒离现场。
4.3 管理者代表负责审批体系文件及订立《受控文件发放总表》内收件人或部门。
5. 程序5.2 受控文件包括如下两类：第一类体系文件受制方式，以首页盖上红色「受控文件」印章监控，正本文件需在反面盖「正本」、「受控文件」印章，文控人员将最新版本登录入《受控文件清单》内，相关部门在《受控文件发放总表》上签收并将最新版本登录入《受控文件清单》内。
01文件控制程序P1-9
标题：文件控制程序修改状态：O页码：第 1 页，共 9 页文件控制程序1.目的确保与质量管理体系有关的所有文件和资料都得到有效控制，确保各相关场所使用的文件都是现行有效版本，防止使用失效性文件或作废的文件。
2.适用范围适用于本公司质量体系有关的各层次文件和资料的控制。
包括质量手册、程序性文件、作业指导书、管理制度、与检验检测服务有关的外来文件，如法律、法规、规章、技术规范、标准、政府相关部门的文函以及客户图纸、资料等。
3.职责3.1总经理负责质量手册和程序文件的批准。
3.2技术负责人负责组织技术性文件和记录表格的编制和批准。
3.3质量负责人负责组织质量手册、程序文件的编制与审核，并负责质量记录表格的批准。
3.4质量负责人负责质量管理体系文件的全过程控制。
3.5综合办公室负责质量管理体系文件的发放、归档以及上级部门下发的各类质量管理文件的管理。
3.6各部门负责相关质量管理体系文件的保管、使用和执行，并反馈体系文件实施过程中有关适宜性和充分性的信息。
3.7检测部负责本部门技术性文件和记录表格的编制，经公司技术负责人批准后组织实施。
4、控制程序4.1文件的控制范围（1）质量手册；标题：文件控制程序修改状态：O页码：第 2 页，共 9 页（2）程序文件；（3）管理制度、作业指导书（实施细则、操作规程等）；（4）法规、规程、标准、图书资料、科技档案等；（5）质量、安全、技术记录表格4.2文件的控制形式（1 )以文字形式构成的文件；（2 )以实物、照片、软件、拷贝等形式构成的文件。
4.3 文件的编号4.3.1质量手册编号LZHA — QM —□□□□发布年份质量手册英文缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.2程序文件编号LZHA —QP—□□—□□□□发布年份程序文件序号程序文件英文缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.3 管理制度编号标题：文件控制程序修改状态：O页码：第 3 页，共 9 页LZHA —MS—□□—□□□□发布年份管理制度序号管理标准英文缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.4作业指导书编号LZHA —WP—□□―□□□□发布年份作业指导书序号作业指导书英文缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.5质量记录、安全记录、技术记录LZHA —□□—□□—□□□□发布年份序号专业代号本公司的汉语拼音缩写专业代号：（1）QS -- 质量记录（2）SR -- 安全记录（3）TR -- 技术记录标题：文件控制程序修改状态：O页码：第 4 页，共 9 页4.3.6记录填写规则（说明）LZHA — JT —□□—□□□□发布年份序号填写规则缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.7法规、规程、标准、图书资料和科技档案等按《图书档案分类编号规定》；4.4文件的编制4.4.1手册、程序文件和质量记录表格、安全记录表格由质量负责人组织编制。
01文件控制程序
文件的更改
办公室
文件有效性 评价 办公室
办公室每年组织相关部门人 员对公司现有的文件内容进行评 价，以确保文件的有效性。
对于作废的文件由办公室盖 文件的处理 办公室 上作废章进行处理，文件的原稿 由办公室进行保存。
4.作业补充说明: 4.1 文件的编号 质量手册编号： JS/QM 手册英文缩写
顺序号
文件编号: JS/QP-01文ຫໍສະໝຸດ 控制程序校订版别: 页次:
A 1/3
1.目的: 为使公司文件资料的制订、发行、维持、变更及回收销毁等作业有效的运作、 管制,确保各相关部门文件资料有效版本。 2.范围: 本公司质量管理体系的相关文件包括外来文件。 3.作业流程:
流程 编制/修改 责任部门 编制人员 作业说明 1.根据公司实际需求,编制文件。 2.文件修订填“文件更改申请单” 。 参考文件 记录 文件更改申 请单
版本号
文件编号: JS/QP-01
文件控制程序
校订版别: 页次:
A 3/3
程序文件编号 JS/QP 程序文件的英文缩写 顺序号 版本号 执行文件编号 JS/WI 执行文件的英文缩写 顺序号 版本号 表单编号： JS/QR 表单的英文缩写 顺序号 版本号 外来文件编号： 依据原外来文件的编号 版本号从 A 版开始，如有任何更改由按照英文字母依次升为 B，C„„„Z。 4.2 文件核准权限 文件名称 质量手册 程序文件 执行文件 表单
天津金狮五矿物流有限公司
程 序 文 件
发布日期：2009 年 7 月 29 日
程序文件编制组人员 办公室: 业务部： 箱管部： 运输部 报关行 机务部 审批：王桂敏 刘 涛 崔 王 琳 勇
辛月升 金培仁 王金平
2009 年 7 月 29 日
01文件控制程序
瑞泰遮阳制品(台州)有限公司RHINO OUTDOOR PRODUCTS（TAIZHOU）CO.，LTD 批准审核吴建光受控印章文件控制程序编码：Q/RHINO.QA.001 日期:2009.4.281.目的为保证公司在质量体系运行中,所有质量活动场所使用的文件均为有效版本的文件(包括外部文件),以防止使用失效或作废的文件。
2．范围2.1适用于质量体系运行中，与质量活动有关的文件的控制和管理；2.2客户提供或外来文件和资料。
3．支持文件无4．定义文件：信息及其承载媒体，示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等；注：①媒体可以是纸张、磁盘、光盘、其他电子媒体、照片或标准样品、或它们的组合；②低层文件与高层文件抵触者，低层文件的抵触部分为无效。
5．职责5.1总经理负责公司各项质量管理体系文件的审批；5.2品管部/体系文管中心:负责相关质量管理体系文件的编制与审核,发放及管理；5.3研发部/工程文管中心: 负责相关工程技术文件的编制与审核,发放及管理；5.4品管部负责检验指导书的编制、发放及管理；5.5各部门负责部门内相关文件资料的审批、发放及管理；5.6文员负责文件的整理、编号、发行、回收、作废、存档、保管。
6．工作程序6.1文件及资料的分类及编号文件分为两类：一类为技术性文件，另一类为管理性文件；依据文件来源不同还可分为内部文件和外来文件两种。
6.1.1质量体系文件依架构及界定不同分为四个层次：版本号 A 编写吴建光附录A:文件编码格式1．质量手册 A 版本号质量手册代码2．程序文件:Q/RHINO3．三阶文件:Q/RHINO·××·××部门代码·流水号4．表格编号:F-QA-×××流水号部门代码5．部门代码：人事行政部：HR 财务部：FD 信息部：IT采购部：PSD 生产部：PD 品管部：QA研发部：RD 设备部：EM 金工车间：SW电焊车间：WW 喷塑车间：PC PE车间：PE包装车间：PW 物料：WH 储运部：SP计划部: PL附录B：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D程序文件清单F—QA-004 附录C：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D文件发放记录表F-QA-001附录D：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D文件接收记录表F—QA-002 附录E：附录F：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D修订记录F-QA-003。
[专业文献]01文件控制程序
![[专业文献]01文件控制程序](https://img.taocdn.com/s3/m/c7b815ba7e21af45b207a8d4.png)
1.目的为对公司与质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保在使用处都可获得相应文件的有效版本，防止作废失效文件的误用。
2.范围适用于与质量管理体系有关的所有文件的控制。
（包括适当范围内的外来文件）。
3.相关文件《记录控制程序》FCS/02—024.职责4.1总经理负责批准质量管理体系文件。
4.2管理者代表负责对质量管理体系文件的审核。
4.3公司品管部负责有关文件的编写和管理。
5.程序5.1公司文件分类：A.质量手册；B.程序文件；C.作业文件；D.记录。
适当范围内的外来文件，包括相适用的国家法律法规，产品标准、顾客提供的图纸等。
5.2文件的标识文件标识包括：唯一性标识：质量手册—FCS/01；程序文件—FCS/02；作业文件—FCS/03；记录—FCS/04。
状态标识：“受控”、“非受控”、“作废”、“保留文件”。
公司文件分“受控”和“非受控”两类。
公司建有《文件清单》，以对文件进行控制。
受控文件在该文件封面的右上角加盖“受控”图章（红色）；非受控文件在该文件封面的右上角加盖“非受控章”（红色），；保留文件加盖“保留文件”章；外来文件加盖“外来文件”章。
5.3文件的编制、审核、批准5.3.1公司的质量手册、程序文件由品管部负责编制，三层作业文件、记录，由品管部取得有关资料后编制。
5.3.2公司所有质量管理体系文件在发放前均由管理者代表审核，总经理批准。
签字须为手签，以保证文件的适宜性和充分性。
5.3.3文件编写应清晰、合理，便于操作。
5.4文件的发放公司编制《质量管理体系文件发放范围审批表》，审批表经管理者代表审核，总经理批准。
发放时，保持《文件发放（回收）登记表》以确保在文件使用的各个场所都能得到相关文件的有效版本，防止误用。
5.5文件的更改5.5.1公司文件更改包括：a.换版；b.换页；c.简单的原件更改。
文件使用部门在使用过程中如发现文件需要修改时（a和b），填写《文件更改申请单》，由管理者代表审核，经总经理批准。
SP-01 文件控制程序
1、目的对品质系统的文件和资料进行控制,规范其批准、发布、归档、更改及回收处理的方法。
2、范围适用于工厂的品质系统文件、外来文件、表格。
3、参考无4、定义4.1 外来文件---指外来的标准、参考资料，客户提供的图纸、工程标准/规范等。
4.2 主本文件---指保存在文件控制中心的品质系统文件、外来文件、表格等的原件。
4.3 受控文件---受更新控制的文件。
5、权责5.1 文件编制人5.1.1 确保所编制的文件符合ISO9001：2008标准和工厂实际运作的要求；5.1.2 文件的格式符合规定；5.1.3 文件按规定的流程审批并交给文控员进入文件发布流程。
5.2 文控员5.2.1 提供新增文件的文件编号；5.2.2 提供待修改文件的现行修订号；5.2.3 审查文件格式和审批程序是否符合本程序的规定；5.2.4 按规定的流程发放文件；5.2.5 按要求组织回收和处理作废文件；5.2.6 编制、修改(需要时)主本文件清单；5.2.7 管理和检查品质系统文件。
5.3 各相关部门5.3.1 签收受控文件并归档；5.3.2 按文件控制中心的要求退回作废文件；5.3.3 确保本部门的文件完整、有序。
6、程序6.1 文件的编制6.1.1 文件之编制或修改由各使用部门自行根据需要起草或修改文件。
6.1.2 新文件编制前，文件编制人须向文控员申请文件编号：首先说明文件的类型，由文控员根据文件清单确定可用的文件编号，给文件编制人使用。
6.1.3 修改文件时，由文件编制人向文控员索取现行文件的主本和修订号，然后进行修改。
6.1.4 文件须符合ISO9001：2008标准和工厂实际运作的要求。
6.1.5 文件编制人须注明文件修订日期、预定的生效日期并签名。
6.2 文件编号6.2.1 本公司文件编号一般是AA-BB型。
6.2.1.1 AA表示文件类别，以字母表示。
其中:QM表示质量手册SP表示程序文件WI表示作业指导书QI表示进料检验规范QO表示最终检验规范6.2.1.2 BB表示同类文件的顺序号,以数字表示。
COP-01 文件控制程序
LOGO北京刚佳杰利科技有限公司编号：COP-01版本：A-0页码：1/8文件控制程序制订：日期：审核：日期：批准：日期：使用部门：受控状态：修改记录序号修改章节修改内容12345678LOGO 北京刚佳杰利科技有限公司编号：COP--01版本：A-0页码：2/8 文件控制程序1.0 目的本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审批、收发、修订、作废、使用、回收等控制方法，确保公司质量体系文件、技术文件和技术资料的发放、使用、回收的全过程得到有效的管理与控制，符合公司质量体系要求。
2. 0适用范围本程序适用于支撑整个质量系统的文件及资料，文件包括质量手册、运作程序、作业指引、质量记录、技术文件；资料包括为本公司运作程序所规定之保存报告及记录资料。
3.0 定义3.1受控文件：须随时保持最新资料，并需分发、签收、回收、销毁记录的文件，该文件由文控在文件上加盖“受控文件”印章，以便于识别；3.2非受控文件：分发时为最新资料，但更改及修订时不需要回收的文件。
如提供给顾客的质量手册；3.3内部文件：公司正常运行内部编制产生的各种文件；3.4外来文件：非本公司内部所编制的文件，包括顾客提供的与产品相关的图纸、规格等技术资料，国际、国家、地方标准，与产品相关的安全规格、标识及相关的法律、法规；3.5一阶文件：质量手册，指依照ISO9001：2008标准，为描述本公司质量管理体系而制定的纲领性文件；3.6二阶文件：程序文件，指为了实现质量管理手册（或承诺），各部门制订一系列有效策划、运行和控制所需的文件；3.7三阶文件：对某一作业或活动的作业方法所作的规定进行具体描述的指导性文件。
3.8四阶文件：表格记录；4.0 职责4.1总经理：负责一阶质量手册、二阶程序文件的批准。
4.2管理者代表：4.2.1负责一阶质量手册、二阶程序文件的审核；4.2.2定期组织评审体系运行适应性并监督持续改进；4.3 行政部：北京刚佳杰利科技有限公司 编号：COP-01 版本：A-0 页码：3/8文件控制程序4.3.1 负责编制和修订一阶质量手册；4.3.2负责文件校对审核，包括文件格式、文件之间的相容性； 4.3.3负责文件编号，受控文件纸件及电子档管控； 4.3.4负责文件的登记、发放、存档、作废、销毁管理。
文件控制程序-01
1 目的统一公司文件管理,确保重要文件有唯一编号,便于文件的识别追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2 使用范围适用于公司文件的编号管理和控制a）技术类文件：是指在公司生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b）其它文件：包括公司规章制度、合同协议、传真等。
c）编号文件包括纸质文件以及电子文件。
3 编码规则3.1公司名称缩写和各类文件代码太仓远达有限公司缩写为YD表示，程序文件用QP表示，作业指导书用QW表示，记录表单用QR来表示，外来文件用ED表示，各工段用工段的中文表示，如前处理、上挂、喷涂、下挂、包装、3.2文件序列码和版本号：为两位阿拉伯数字，本部分，从01开始，直到99。
表明文件的版本，用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成，如：A/0。
比如：YD/QP01—A/0 表示这个文件是一个A/0版程序文件YD/QW/喷涂01—A/1 关于喷涂部分的A/1版本的作业指导书YD/QR/喷涂01—A/1 关于喷涂部分的A/1版本的记录表单YD/ED/前处理01—A/1 关于前处理部分的A/1版本的外来文件3.3 技术类文件编码规定A/1版本的作业指导书3.4 其它文件编码规定3.4.1 规章制度编码用版本号4 文件的管理4.1 文件的签署和审批质量管理体系所涉及的文件在发布和使用前应得到适当的审批，以确保文件的有效性和适宜性。
4.2 有效文件控制4.2.1 各部门应编制本部门的《受控文件清单》，以控制所使用文件的有效性。
4.2.2 《受控文件清单》应清楚地标明文件当前的有效版本和修订状态。
版本号用“A”表示、修订状态用“0”表示。
若有变化，数字顺延。
4.2.3 《受控文件清单》的整理原则。
按部门内、部门外（部门外按部门）分类整理。
4.3 文件的收发、回收及归档4.3.1 各部门发放文件时，应要求各部门清晰、完整地填写《文件发放/回收登记表》。
4.3.2 在回收文件时，也应在《文件发放/回收登记表》上进行登记。
01.文件控制程序0305
文件名：《文件控制程序》文件编号：NEB-QMS-CX-01制作：审核：批准：各部门会签记录：1、目的对与质量有关的文件（包括外来文件）采取有效的控制手段，确保各相关部门所使用的文件是现行有效版本。
2、适用范围适用于本公司质量运行中有关管理性文件的控制，包括适当范围的外来文件等。
3、职责3.1最高管理者负责《质量管理手册》和管理性文件的批准发布。
3.2管理者代表负责组织质量管理手册以及与质量管理有关的文件的编制、更改和审批。
3.3各部门负责本部门相关文件的编制、使用和更改保管。
3.4质量部负责对体系文件进行定期评审，并负责公司体系文件目录管理，归档工作。
4、工作程序4.1、文件分类及保存4.1.1质量手册（由质量部编制并备案保存）4.1.2程序文件（由各部门编制质量部汇总并备案保存）4.1.3作业文件（由各部门编制质量部汇总并备案保存）4.1.4记录表单（由各部门编制质量部备案保存）4.1.5外来文件（由各相关部门收集保管质量部备案）4.2、文件编号文件编号方法执行如下规定：a) 管理手册编号为：NEB-QMS-SCb) 程序文件编号为：NEB-QMS-CX-**c) 作业文件编号为：NEB-QMS-ZY-**d) 记录表单编号：NEB-QMS-JL/XX-**其中NEB是指：纳恩博；QMS是指：质量管理体系；SC、CX、ZY、JL分别为质量管理手册、程序、作业、记录的汉语拼音字头，XX是部门英文缩写，**为01开始的自然数。
部门对应数字及英文代码：4.3、文件的制作、审核、批准发布所有文件均须标明编、审、批人，须经批准后方能发布，以保证文件的充分性和适宜性。
所有体系文件由质量部组织编制，管理者代表审核，最高管理者批准。
4.4、文件的发放与回收为了确保使用者能得到文件的有效版本，所有受控文件需经质量部盖受控章后备案管理，各使用部门登记《受控文件发放回收记录》后领取相份数的文件，《受控文件发放回收记录》上应填写该文件的受控号以便能清楚了解受控文件发放去处及发放数量。
01文件控制程序
1.目的
确保在QMS有效运行的场所均能获得有效文件并及时收回失效和作废的文件，以防止误用。
2.范围
适用于体系文件和外来文件及电子文件的控制。
3.定义
3.1体系文件：包括一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）、三级文件（除技术文件外
的有关管理办法和管理等）、四级文件（表格记录）。
3.2技术文件：包括技术标准、产品图、工艺卡、作业指导书、检验指导书、抽样计划、操作
规程、控制计划、FMEA、过程流程图、平面布置图等。
3.3外来文件：包括顾客提供的图纸/标准/规范、与产品有关的标准及法律法规、TS/ISO16949：
2002技术规范和相关参数标准、产品规范等。
3.4电子文件：QMS的电子文件。
4.过程实现流程
见下页
5.过程绩效指标
5.1使用场所应获得有效版本的文件。
6.相关文件
6.1记录控制程序。
6.2电子文件管理办法。
7.相关记录
编制：审核：批准：江苏省溧阳市汽车座椅调角器总厂 1
编制：审核：批准：江苏省溧阳市汽车座椅调角器总厂 2
编制：审核：批准：江苏省溧阳市汽车座椅调角器总厂 3。
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山西长信工业有限公司程序文件CXCX-01A/0版
文件控制程序
受控状态：
编制部门：经济节能处
审核人：闫建刚
批准人：常元光
2013-7-1批准2013-7-3实施
~ 1 ~
更改状态表
版本号修改号修改条款修改页码批准人实施日期A版0 发布－常元光2013-7-3
~ 2 ~
文件控制程序
1 目的
为了使管理体系内各文件得到规范、有效管理，确保各使用处文件均为有效版本的适用文件，特制定本程序。
2 适用范围
适用于综合管理体系文件的控制。
3 术语
3.1 受控：是指文件的编制、审批、评审、更新、发放、使用、作废等过程都处于控制状态，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。
3.2 管理手册：阐明管理体系的范围、方针、目标，删节说明，规定管理职责，描述管理体系要求及相互关系的文件。
3.3 程序文件：对相关的控制活动规定具体实施内容、范围、目的、职责、方法和步骤，以实现管理要求的文件。
3.4作业文件：对某些操作或控制过程做出更加具体规定的文件，是程序文件的支撑性文件。
3.5管理文件：指职能部门代表公司在履行管理职能时，对公司相关部门和单位提出要求所形成的管理文件。
管理文件等同于公司专业管理制度或办法。
3.6电子文件：指按规定程序产生，以数码形式记录于计算机硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并通过特定网络系统传送的文件。
4 主要职责
4.1总经理负责批准发布管理手册。
4.2各专业管理者代表负责审核、总经理负责批准程序文件；各专业管理处室负责作业文件审核、管理者代表负责批准。
4.3公司经济节能处为综合管理体系文件的归口管理，负责策划编写体系文件，组织编制质量、安全、环境综合管理手册、程序文件等各类管理体系相关文件的编制、评审和修改。
负责管理手册、程序文件等文件（含外来文件）的发放、回收和处置。
4.4其余各单位负责相关文件的编制、使用和保管，建立本部门文件控制清单。
5 工作程序
~ 3 ~
5.1文件的分类
5.1.1管理类文件：主要包括管理手册（含职业健康安全、环境、能源目标、指标和管理方案）、程序文件、管理文件（如公司专业管理的管理制度、管理办法等）；
5.1.2技术类文件：主要包括技术标准、环境标准、安全标准、工艺技术规程、标准化作业指导书、设备规程、检验规程、试验规程、测量设备校准办法、技术图纸、绩效参数等。
5.1.3外来文件：国内外的各类管理标准和技术标准、法律、法规，外来的环境、职业健康安全、能源公文等。
5.2文件的控制
管理体系文件控制主要是指文件的编制、审批、发布、发放、修改、保存、作废、销毁等。
5.2.1文件的编制与审批
5.2.1.1管理体系文件的编制应符合国家有关法律、法规、政策与管理体系标准的要求，并结合公司现状，文件应具有可操作性。
5.2.1.2公司经济节能处组织编制管理手册，经管理者代表审核后，由总经理批准发布。
5.2.1.3公司经济节能处依据管理手册的要求，结合公司实际现状，组织相关部门编制管理体系程序文件，经管理者代表审核或组织会审后，由总经理批准发布。
5.2.1.4各相关部门管理、作业类文件由各归口部门负责编制，部门领导负责审核，由管理者代表批准。
内容涉及其他相关部门的，与相关部门沟通确定。
5.2.1.5各分厂作业文件由分厂按规定进行编制、审核、批准，并报归口相关部门和公司经济节能处备案。
5.2.2文件发放
5.2.2.1管理手册和程序文件由公司经济节能处确定发放范围、进行发放，必须确保在使用处获得适用的有效版本。
并作好发放记录。
5.2.2.2各部门的作业文件，由各部门规定文件发放范围，至公司办公室备案，确定文件编号。
由各部门发放，并作好文件发放记录，文件领取人需在文件发放登记表上签名。
~ 4 ~
5.2.2.3受控文件不允许复印。
使用部门文件数量不够时，可向文件编制部门申请增发，经文件编制部门批准后进行增发。
5.2.2.4文件破损严重、影响使用时以及文件使用人将文件丢失后，使用部门应向文件编制部门提出补发申请，写明原因，经编制部门批准后进行补发。
属破损的文件，须交回破损原件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，文件管理员将破损文件销毁；属丢失的文件，在补发时仍沿用原文件的分发号。
5.2.3文件的更改、换版与作废
5.2.3.1文件的更改时，应说明要求更改的原因和条款。
a) 综合管理手册的更改由公司经济节能处负责，报管理者代表审核，总经理批准。
b）因公司机构调整或体系运行中发现问题，由此而涉及到的程序文件更改，由程序文件编制归口部门提出文件更改申请，经专业管理者代表审核后，对文件进行修改。
c）各部门下发的文件需修改的，文件编制部门应提出文件更改申请，写明更改理由、更改前内容、更改后内容，经专业管理者代表审核后交经济节能处，由经济节能处发放。
文件经多次修改，需要换版的，应由文件编制部门重新编制，经专业管理者代表审核后，由公司经济节能处发放新版文件并同时收回原文件。
d)各分厂编制的岗位作业规程、作业指导书的更改，由各分厂提出文件更改申请，写明更改理由、更改前内容、更改后内容，经专业管理者代表批准后交经济节能处，由公司经济节能处发放。
对文件的变更，应有该文件的原审核和批准的相同职能部门进行审核和批准。
5.2.3.3文件需作废的，由文件编制部门提出申请，经专业管理者代表审批后方可作废。
作废文件由编制部门做好回收记录。
5.2.3.4为积累知识和追溯历史，具有保留价值的作废文件，文件归口部门应向经济节能处书面说明，经济节能处加盖“作废保留”印章，与现行有效文件隔离保存，生产和检验现场不得保留。
5.2.3.5无保留价值的作废文件由相关部门造册登记，报管理者代表审核后销毁。
填写《文件发放/回收登记表》、《文件/记录销毁登记表》。
5.2.4文件的管理
~ 5 ~
5.2.4.1公司经济节能处建立管理体系的《文件控制清单》。
各部门建立本部门《文件控制清单》，指定专人管理本部门使用的文件。
5.2.4.2文件正本必须有审核人和批准人签名或盖章，并归档保管。
5.2.4.3借阅、复制与管理体系有关的文件，应由相关部门负责人按规定权限审批后再向资料管理员借阅、复制。
复制的受控文件必须由资料管理员登记编号。
5.2.4.4公司已建立办公自动化系统，对需要通过此系统发布的文件由公司经济节能处负责文本的有效性和可追溯性，凡以电子版形式发布的文件，使用者可自行打印，但以电子版为唯一有效版本。
电子版文件由系统自动生成发送记录，不再填写《文件发放登记表》。
5.3文件评审和确认
5.3.1公司管理手册的评审和确认由公司经济节能处组织实施；确认工作每年进行一次，必要时予以修改或换版。
5.3.2文件评审的内容
a) 与相应管理体系标准的符合性；
b）文件的充分性、适宜性、可操作性及管理的有效性；
c）文件之间的相容性。
5.3.3当管理体系、产品结构和工艺流程等发生变化时，需及时进行文件评审。
5.3.4各部门须将文件评审和确认情况报公司办公室。
5.4文件分类、编号及部门代码
5.4.1本公司文件共分三层：管理手册、程序文件、作业文件（部门和分厂）。
5.4.2文件编号
5.4.2.1管理手册编号方法：
CX — SC — 2013
公司代号管理手册生效年号
5.4.2.2程序文件编号方法：
CX -- CX — X X
公司代号程序文件代号文件顺序号
5.4.2.3作业文件编号方法：
CX — ZY — X X — X X X
公司代号作业文件代号部门代码文件顺序号
~ 6 ~
5.4.2.4部门代码：
经济节能处01 财务处11 生产调度考核处02 烧结厂12 办公室03 球团厂13
设备处04 炼铁厂14
销售处05 炼钢厂15
采购部门
供应处06 轧钢厂16 原料处07 环保处17 燃料处08 安全处18 质检计量处09
中心化验室10
5.5相关记录
《文件审批记录》JL-01-001
《文件发放\回收登记表》JL-01-002
《文件控制清单》JL-01-008
《文件/记录销毁登记表》JL-01-006
~ 7 ~。