中国石油合同管理系统 - 总体介绍

13个主要的 功能模块完 成合同管理
的主要业务
（5）合同签订 （6）合同履行 （7）合同归档 （8）签约授权 （9）相对人管理
（10）查询统计
（11）个人工作助理
（12）应用管理
（13）系统管理 20
3.5 操作界面
21
3.6 界面说明
区域说明
区域1：显示合同管理系统的标题 区域2：用户登录前显示用户登录信息；用户登录后显
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4.5 合同签订
签订开始
法人签约/委托代理人签约
打印合同并记录相关 信息
根据合同相关信息选 择授权签约人
签订合同并记录签订、
法定代表人 （负责人）签约
委托代理人签约
是否已办理授权
否
提交授权委托申请 及授权委托书草案
签署授权委托书
是
电子盖章 合同打印
生效和成立信息 盖章并记录相关信息 支持电子盖章和水印
对客户信用进行管理， 形成授信客户度
开始
相关部门选择相对人并提 交客户授信的有关资料
审查部门审查
否
是否审查通过
否 是
领导审批
是否审批通过
淘汰
是
授信/淘汰/降级
降级
授信
取消信用等级 降低信用等级 授予信用等级
结束
41
4.9 签约授权管理
签约授权申请 授权委托审批 授权委托书打印 支持转委托
开始 提交授权委托申请及
授权委托书草案
领导审批
否
审批通过
是
签署、打印授 权委托书
长期授权
长期授权/单项授权
单项授权
受托人进入长期 授权签约人库
受托人被授权签 订对应的合同
批。
继续合同的执行
收款信息和验收情况能够
不通过
审查结果
通过
填报实际履行情况
否
合同终止
是
合同终止填报
准确录入。 履行结束
转合同归档
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4.6.1 验收
静态记录验收时间、验收部门及参与人员和 验收意见等信息。
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4.6.2 付款
合同生效后就进入了履行状态，有关合同实际履 行的情况，由履行承办人向系统提出的相应的申 请来确定 付款申请都可从本人的代办工作中进入 承办人起草了一份申请可进行临时保存，若发现 申请有误还允许删除该申请 若合同标的金额确定,则系统将给出总金额和已付 金额 提交的付款申请必须走履行付款审批流程 付款审批通过后,必须由财务人员填写实际付款金 额后方算本环节结束
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4.6.3 提供产品或服务
申请的步骤与付款申请类似，只缺少了财务 部门填写付款信息一步 申报提交后也都要经过审批确认
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4.6.4 收款
静态记录收款性质、应收金额、实收金额、 对方付款单位和我方收款单位等信息。
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4.6.5 合同变更
申请的步骤与付款申请类似，只缺少了财务 部门填写付款信息一步 申报提交后也都要经过审批确认
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4.6.6 合同解除
申请的步骤与付款申请类似，只缺少了财务 部门填写付款信息一步 申报提交后也都要经过审批确认
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4.6.7 违约情况申报
申请的步骤与付款申请类似，只缺少了财务 部门填写付款信息一步 申报提交后也都要经过审批确认
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4.6.8 合同终止
承办人在填写履行结果信息时，有一个选项 “是否合同终止”，系统默认为否，即合同 还没有履行完，若选择是，当单击“确定” 按钮后，这份合同将标记为履行终止 对于标记为履行终止的合同在填写合同终止 时间及终止说明提交后，合同将转到归档
4、合同综合管理（电子归档、信息统计、 信息分析）
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3.3 合同系统的业务流程
8 合同相对 人管理
1 合同立项
2 合同选商
3 合同申报 4 合同审查 审批 5 合同签订
6 合同履行
7 合同归档
9 签约授权 管理
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3.4 系统的主要功能模块
（1）合同立项
（2）合同选商
（3）合同申报
（4）合同审查审批
系统开发与完善：06年4月-8月 集团公司试点：06年9月-07年2月 地区企业推广培训：07年3月底-4月初 地区企业试运行：07年4月-07年7月 地区企业正式运行：07年8月-07年12月
8
2 系统特点
2.1 系统实现的业务模块 2.2 合同管理规范化与差异化 2.3 合同文本管理 2.4 合同履行管理 2.5 合同查询分析功能 2.6 统一的域认证
对相关选商方式进行 管理，重点是招标。 否 根据各单位对招标业 务工作需求，将招标 信息填报分为简版和 完全版。
选商的审查审批
选商结果信息填报
选商开始
选商方式
招标、谈判
填报选商相关资料 审查\审批
是否通过
是
反馈选商结果信息 合同申报开始
其他方式
随机选取专家
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4.3 合同申报
根据立项信息或选商 结果起草合同文本， 完善合同信息后，进 入审查审批阶段
5
1.3 业务目标
通过信息化手段，规范集团公司合同管理，完善 和落实相关规章制度，优化或再造现有工作流程， 提高工作效率，推动整个集团公司合同管理水平 的进一步提升
全过程：覆盖合同管理的各个环节 统一化与个性化：统一开发，体现公司合同管理的统一
要求，同时考虑地区企业管理个性与差异，强化统一规 则下的灵活定制功能，满足不同单位和用户的不同需求 创新高效：根据管理需求，对现有工作流程和管理体系 进行改进完善和提升。在确保规范运行的前提下，最大 限度地简化工作流程，提高工作效率
中国石油天然气集团公司 合同管理系统
合同管理系统项目组 2007 年 3 月
提纲
1、项目综述 2、系统特点 3、系统简介 4、功能介绍 5、系统演示 6、Q&A
2
1 项目综述
1.1 项目概况 1.2 项目远景 1.3 业务目标 1.4 业务范围 1.5 项目计划
3
1.1 项目概况
2006 年 4 月初，根据法律事务部及信息管 理部的指示，启动 “中国石油天然气集团公 司合同管理系统”项目，具体内容如下
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2.1 系统实现的业务模块
合同管理系统包 括：合同立项、合 同选商、合同相对 人管理、合同申报、 合同审查审批、合 8 合同相对 同签订、合同履行、人管理 合同归档、签约授 权管理九个主要业 务模块。
1 合同立项
2 合同选商
3 合同申报 4 合同审查 审批 5 合同签订
6 合同履行
7 合同归档
9 签约授权 管理
履行状态
终止
约情况申报、合同终止、 收款信息、验收、提供产
验收情况
收入类合同
收款信息
支出类合同
付款
收入类合同
异常
变更
提供产品或 服务
合同变更
解除
合同解除
违约
违约申报
合同终止
品或服务。
提供付款、合同变更、合
经济技术法律审查
同解除、合同违约情况申 修改履行意见
报、合同终止、提供产品
或服务相关业务的审查审
合同申报开始
合同起草 合同填报
填报合同基本信息
起草合同文本 上传相关资料
合同提交
是否需要确认
是
申报确认
合同修改
否
确认通过
是
进入审查审批
否
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4.4 合同审查审批
根据合同相关信息， 定义合同审查审批的 流程。
支持退回、抄送以及 流程重设。
记录合同审查审批过 程信息，对合同的每 一次修改保留版本， 并支持文本对照。
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4.7 合同归档
合同临时存档：合同 在系统的某个环节 （非合同终止）需要 临时存档，可以在这 里进行删除或者回转
合同归档
合同终止
否
是
将合同归到合同管理
系统档案库
否Hale Waihona Puke Baidu
与档案管理系统接口，
进入档案管理系统的
预归档
临时档案库
归档回转
是
归档整理 终止档案库
恢复原始状态
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4.8 合同相对人管理
实现合同相对人的网上管理 4.8.1 市场准入（卖方） 4.8.2 客户授信（买方）
实现合同履行全面管理，通过信息静态填 报与动态审批管理，加强监督、跟踪、提 示功能
提供产品（服务）/收款 验收/付款申请 付款提示 合同变更 合同解除 违约情况申报 合同终止
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2.5 合同查询分析功能
通过查询功能，系统使用者 可以迅速查出所需的合同
各模块查选 基础查询
通过统计功能，系统使用者 可以方便快捷地得到所需的 统计报表、数字 图形报表 Excel报表 自定义报表
否
返回承办部门，与提出异 议的部门进行沟通，并达
成一致，通过审查
否
返回承办部门或审查部 门，与领导进行沟通，并
达成一致，通过审查
上级
上报合同到上一级
审查开始
会审
否
设定流程 审查部门审查
通过
是
有无审批领导
有
领导审批
通过
是
签约级别
本级
转合同签订
是
会审管理员判定
否
会审判定
是
会审结果信息反馈
无
处理执行
下级
转下级单位处理
（仅对地区）
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2.6 统一的域认证
用户帐号基于中国石油的AD(活动目录)中 的用户管理 ，本系统不再另行开发用户认 证模块 。 用户在本系统中的权限，必须由本系统的 管理员来委派和控制
注：中石油集团公司（CNPC）目前的AD用 户帐号即为中国石油电子邮件的用户名
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3、系统简介
系统的使用范围 系统覆盖的主要业务 系统的业务流程 系统的主要功能模块 操作说明 界面说明
6
1.4 业务范围
系统主要实现合同的立项、选商、申报、 审查、签订、履行、查询统计等全过程网 上管理 系统使用的范围涵盖总部机关、控股、全 资公司、直属企业及下属各二级、三级等 以下单位 系统运行后，将为集团公司、地区企业及 其各下属单位实现合同的一体化管理提供 网上工作平台及管理平台
7
1.5 项目安排
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3.2 系统覆盖的主要业务
1、合同签订前的管理（包括立项确认、选 商方式管理、合同相对人管理、长期授 权）
2、合同签订中的管理（包括合同申报、审 查审批、单项授权、签订记载）
3、合同签订后（履行）的管理（包括支出 合同的验收、付款审查；收入合同的收 款、提供产品或服务审查、合同变更、 解除及违约审查）
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4.1 合同立项
为合同管理提供立项 相关的项目及其它背 景信息 选商方式审查审批， 如果本单位选择使用
否
选商方式的审查，则 对选商方式进行审查 审批
合同立项开始 填报立项信息及选商
方式
用户选择
提交
临时保存
选商方式审查审批
是
审查/审批
通过
否
是
进入选商模块
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4.2 合同选商
招标、谈判子模块的 启用，均可根据各单 位的实际情况进行选 择。
深入了解需求，确定系统主要业务 在股份公司合同管理系统的基础上，进一步完善
扩充提升，满足集团合同管理的要求 系统实施采用先试点、再推广 统一设计开发，集中部署
4
1.2 项目远景
利用现代信息技术手段和网络经营思想，在 中国石油天然气集团公司内实现合同管理的 规范化、制度化、标准化、系统化和信息化 通过合同网上管理，最大限度地缩短各单位 或部门之间的距离，提高工作效率，降低运 作成本，规避法律风险 通过对动态的信息汇总分析，服务管理，提 升管理
我方盖章文本分发 信息填报
合同签订信息填报
记录返回文本情况
否
合同成立
是
功能
撤销我方盖章文本分发 信息填报、返回文本情
况的待办工作
临时归档
同时生效
否
结束
记录作废信息
临时归档
合同生效信息填报
是
转合同归档
转合同履行
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4.6 合同履行
履行开始
主要功能包括付款、合同
提交合同履行意见
变更、合同解除、合同违
正常
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3.1 系统的使用范围
集团公司合同管理系统适用于集团公司及 其所属企事业单位，只要有权限处理本单 位合同业务的人员及其所在单位（部门）， 都有可能成为合同管理系统的用户。具体 范围包括：集团公司总部机关及其附属单 位、直属企事业单位、全资企业（含国有 独资公司和合并全资企业）、控股公司， 以及上述单位的各下级单位。 参股企业原则上不在系统的适用范围之内， 但不排除参股企业自愿将本系统作为其合 同业务的管理平台。
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4.8.1 合同相对人管理-市场准入
提交市场准入相关资料 市场准入审查审批 开具市场准入证
开始
相关部门选择相对人并提 交市场准入的有关资料
审查部门审查
否
是否审查通过
否 是
领导审批
淘汰
取消准入资格
是否审批通过
是
准入/淘汰/降级
降级
降低准入资格等级
准入
授予准入资格
结束
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4.8.2 合同相对人管理-授信
示系统菜单 区域3：用户登录前显示系统公告及公开信息；用户登
录后为用户的工作区 区域4：显示系统的版权信息
隐藏/显示菜单
用户登录后是默认隐藏的，单击页面左方的 “Applications”图标可以显示菜单
再次单击菜单上方的”左箭头”图标可以隐藏菜单
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4、功能介绍
4.1 合同立项 4.2 合同选商 4.3 合同申报 4.4 合同审查审批 4.5 合同签订 4.6 合同履行 4.7 合同归档 4.8 合同相对人管理 4.9 签约授权管理
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2.2 合同管理规范化与差异化
系统提供方便、灵活的设置功能，实 现集团地区企业及对下属单位的规范化 与差异化管理
应用字典设置、系统设置（开关） 流程定义（个性化本单位审查审批流程）
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2.3 合同文本管理
加强合同文本管理，提供合同标准文本库、合同在线编辑 及版本对照，实现安全打印
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2.4 合同履行管理