中小企业行政办公室管理制度

中小企业行政办公室管理制度

一、中小企业行政事务管理制度

第一部分总则

第一条为加强中小企业行政事务管理，理顺中小企业内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。

第二条本规定所指行政事务包括部门内部事物处理流程、文件收发管理、印鉴管理、办公用品管理、报刊信件及邮件管理、保密制度等。

第二部分部门内部事物处理流程

第三条坚持统一领导和分级管理的原则。上下级关系清晰化，下级应定期向上级汇报工作并逐级向上。部门主管以下职员向其直接主管上级汇报工作，部门主管人员向直接领导汇报工作。员工经直接主管同意或紧急情况时可越级汇报，员工与直接主管有不同意见不能统一时可越级汇报。

第四条同级部门之间任务交接应通过其部门主管人员进行工作分配。

第五条员工上班时间不得接待与公司业务无关的人员，，遇有特殊情况（如外地亲友来访），应尽量缩短会客时间。

第六条员工上班时间不得将无关人员带入办公室，会客应安排在会客室。

第七条不得在工作期间从事与工作内容无关的内容，如：浏览与工作无关的网页或BBS网站；网上聊天、玩游戏等；看非专业且与工作无关的书籍和报刊。

第八条为保证公司行政电话的畅通，上班时间禁止通过电话拨号上网。

第三部分文件收发管理

第九条中小企业的文件由行政人事部负责起草和审核，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。

第十条中小企业各部门所发文件由各部门负责起草，行政人事部审核，总经理签发。

第十一条经签发的文件和原稿，由行政人事部分类归档、保存备查。

第十二条属于秘密文件，核稿人应注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按公司保密规定，由专人印制、报送。

第十三条文件统一由行政人事部发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。

第十四条外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登记。由行政人事部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误。属急件的，应在接件后1小时内报送。

第四部分印鉴管理

第十五条中小企业印鉴由行政人事部负责管理。

第十六条印章的刻制、改刻于废止，有行政人事部提出并承办。其中：中小企业行政印鉴、具有法人资格的二级机构印鉴、合同专用章、财务税收及支票印鉴、中小企业主要负责人印章、出纳个人专用印鉴等，在刻印前须报请总经理同意后方可刻制；其他印鉴经行政人事部同意后即可刻制。如有需要更换或废止的印章，各部门应迅速将旧印章交还行政部。

第十七条废止印章由行政人事部保存3年，处理时须征得原使用者的意见后再行处理。中小企业印章受到散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向行政部递交说明原因的报告书，行政部根据情况及公司规定的手续办理。

第十八条印鉴的登记和管理分工。

（1）印章在行政人事部进行登记。

（2）行政人事部应将每个印章登入印章登记台账内，并将此帐永久保存。

（3）行政印章及中小企业主要负责人印章由同级行政负责人保管使用，非法人资格的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使用。

（4）合同专用章由法人代表及委托代理人保管使用，非法人资格的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使用。

（5）中小企业印鉴的使用一律由总经理签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此规定造成的后果由直接责任人负责。

（6）中小企业所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

（7）中小企业一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，须经总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向负责人汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

（8）由盖章出现的意外情况由批准人负责。

第五部分办公用品管理

第十九条中小企业办公用品的购置、保管、分配等管理工作由物资部负责。

第二十条购置日常办公用品或报销正常办公费用，由部门主管审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。

第二十一条各部门所领办公用品（含耗材）计入各部门费用。

第二十二条办公室用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

第二十三条所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。

第二十四条办公用品的领用时间为，本人直接到物资部办理，其他时间不予办理（新员工除外）。

第二十五条中小企业新员工的办公用品，物资部根据部门主管提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工作。

第二十六条物资部要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。

第六部分报刊、信件、邮件管理

第二十七条企业公/私报刊、外来信件、外发信件，由行政部负责。

第二十八条报刊管理人员每半年按照企业的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十九条任何人不得随意将报刊挪作他用，各部门在1-3个月内，将旧报刊交回行政人事部由勤务员统一保管，存档备查。

第三十条企业员工统一使用企业给予的E-MALL地址，命名原则如下：“姓”的全拼（下划线“”）加姓名的第一个拼音的组合构成用户名，最后企业的域名。

第三十一条物资部负责为各部门邮发信件、邮件。

（1）私人信件、邮件，一律实行自费，交物资部或自己送往邮局。

（2）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发。

（3）控制各类挂号信，凡因公需挂号者，须经各部门主管批准，总经理登记后方可邮发。

第七部分保密制度

第三十二条保密范围

企业秘密包括下列事项：

（1）企业未付诸实施的经营战备、目标、市场、经营项目及经营决策。

（2）企业所持有的科技研究、开发成果、技术资源以及有关技术诀窍、资料。

（3）企业内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。

（4）企业财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表。

（5）企业所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

（6）企业员工人事档案、薪资收入及资料。

（7）企业重大决策中的其他保密事项以及企业确定应当保密的其他事项。

第三十三条密级确定。

企业秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级：

（1）绝密级是企业经营发展中，直接影响企业权益和利益的重要决策文件资料及新科技智力成果。

（2）机密级是企业的规划、财务报表、统计报表、统计资料，重要记录、公司经营情况。

（3）秘密级是企业人事档案、合同、协议、员工薪资收入、公司技术资源、尚未进入市场或企业尚未公开的各类信息。

（4）企业秘密的文件、资料、磁盘、光碟，应标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。

第三十四条保密措施

（1）企业的保密管理工作采用“分管负责制”，行政人事部协调有关部门做好保管工作。