中小企业行政办公室管理制度

中小企业行政办公室管理制度一、中小企业行政事务管理制度第一部分总则第一条为加强中小企业行政事务管理，理顺中小企业内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。

第二条本规定所指行政事务包括部门内部事物处理流程、文件收发管理、印鉴管理、办公用品管理、报刊信件及邮件管理、保密制度等。

第二部分部门内部事物处理流程第三条坚持统一领导和分级管理的原则。

上下级关系清晰化，下级应定期向上级汇报工作并逐级向上。

部门主管以下职员向其直接主管上级汇报工作，部门主管人员向直接领导汇报工作。

员工经直接主管同意或紧急情况时可越级汇报，员工与直接主管有不同意见不能统一时可越级汇报。

第四条同级部门之间任务交接应通过其部门主管人员进行工作分配。

第五条员工上班时间不得接待与公司业务无关的人员，，遇有特殊情况（如外地亲友来访），应尽量缩短会客时间。

第六条员工上班时间不得将无关人员带入办公室，会客应安排在会客室。

第七条不得在工作期间从事与工作内容无关的内容，如：浏览与工作无关的网页或BBS网站；网上聊天、玩游戏等；看非专业且与工作无关的书籍和报刊。

第八条为保证公司行政电话的畅通，上班时间禁止通过电话拨号上网。

第三部分文件收发管理第九条中小企业的文件由行政人事部负责起草和审核，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。

第十条中小企业各部门所发文件由各部门负责起草，行政人事部审核，总经理签发。

第十一条经签发的文件和原稿，由行政人事部分类归档、保存备查。

第十二条属于秘密文件，核稿人应注明“秘密”字样，并确定报送范围。

秘密文件按公司保密规定，由专人印制、报送。

第十三条文件统一由行政人事部发送。

送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。

秘密文件由专人按核定的范围报送。

第十四条外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登记。

由行政人事部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误。

属急件的，应在接件后1小时内报送。

第四部分印鉴管理第十五条中小企业印鉴由行政人事部负责管理。

第十六条印章的刻制、改刻于废止，有行政人事部提出并承办。

其中：中小企业行政印鉴、具有法人资格的二级机构印鉴、合同专用章、财务税收及支票印鉴、中小企业主要负责人印章、出纳个人专用印鉴等，在刻印前须报请总经理同意后方可刻制；其他印鉴经行政人事部同意后即可刻制。

如有需要更换或废止的印章，各部门应迅速将旧印章交还行政部。

第十七条废止印章由行政人事部保存3年，处理时须征得原使用者的意见后再行处理。

中小企业印章受到散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向行政部递交说明原因的报告书，行政部根据情况及公司规定的手续办理。

第十八条印鉴的登记和管理分工。

（1）印章在行政人事部进行登记。

（2）行政人事部应将每个印章登入印章登记台账内，并将此帐永久保存。

（3）行政印章及中小企业主要负责人印章由同级行政负责人保管使用，非法人资格的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使用。

（4）合同专用章由法人代表及委托代理人保管使用，非法人资格的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使用。

（5）中小企业印鉴的使用一律由总经理签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此规定造成的后果由直接责任人负责。

（6）中小企业所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

（7）中小企业一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，须经总经理签字批条方可开出。

持空白介绍信外出工作回来必须向负责人汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

（8）由盖章出现的意外情况由批准人负责。

第五部分办公用品管理第十九条中小企业办公用品的购置、保管、分配等管理工作由物资部负责。

第二十条购置日常办公用品或报销正常办公费用，由部门主管审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。

第二十一条各部门所领办公用品（含耗材）计入各部门费用。

第二十二条办公室用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

第二十三条所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。

第二十四条办公用品的领用时间为，本人直接到物资部办理，其他时间不予办理（新员工除外）。

第二十五条中小企业新员工的办公用品，物资部根据部门主管提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工作。

第二十六条物资部要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。

第六部分报刊、信件、邮件管理第二十七条企业公/私报刊、外来信件、外发信件，由行政部负责。

第二十八条报刊管理人员每半年按照企业的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十九条任何人不得随意将报刊挪作他用，各部门在1-3个月内，将旧报刊交回行政人事部由勤务员统一保管，存档备查。

第三十条企业员工统一使用企业给予的E-MALL地址，命名原则如下：“姓”的全拼（下划线“”）加姓名的第一个拼音的组合构成用户名，最后企业的域名。

第三十一条物资部负责为各部门邮发信件、邮件。

（1）私人信件、邮件，一律实行自费，交物资部或自己送往邮局。

（2）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发。

（3）控制各类挂号信，凡因公需挂号者，须经各部门主管批准，总经理登记后方可邮发。

第七部分保密制度第三十二条保密范围企业秘密包括下列事项：（1）企业未付诸实施的经营战备、目标、市场、经营项目及经营决策。

（2）企业所持有的科技研究、开发成果、技术资源以及有关技术诀窍、资料。

（3）企业内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。

（4）企业财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表。

（5）企业所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

（6）企业员工人事档案、薪资收入及资料。

（7）企业重大决策中的其他保密事项以及企业确定应当保密的其他事项。

第三十三条密级确定。

企业秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级：（1）绝密级是企业经营发展中，直接影响企业权益和利益的重要决策文件资料及新科技智力成果。

（2）机密级是企业的规划、财务报表、统计报表、统计资料，重要记录、公司经营情况。

（3）秘密级是企业人事档案、合同、协议、员工薪资收入、公司技术资源、尚未进入市场或企业尚未公开的各类信息。

（4）企业秘密的文件、资料、磁盘、光碟，应标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。

第三十四条保密措施（1）企业的保密管理工作采用“分管负责制”，行政人事部协调有关部门做好保管工作。

（2）企业保密的文件、资料和其他物品应放在可靠的保险装置中保存，专人保管。

如需要制作、收发、使用、复印、保存和销毁秘密文件，应经保管部门负责人同意，总经理批准，委托专人执行。

（3）所有技术资源应分门别类建档、建卡，行政部专人负责管理，个人或部门因工作需要借用时，应开出借条，经总经理或质检部批准后，方可借出，并及时入账。

（4）在对外交往与合作中需提供公司保密事项的，应事先经董事长或总经理批准。

（5）被聘从事技术产品研制、开发以及重要岗位的员工和咨询顾问，企业人事部应与他们签定保密协议。

（6）不准在私人交往和通信中泄露企业秘密，不准在公共场所谈论企业秘密，不能通过其他方式传递企业秘密。

（7）公司员工发现企业秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告行政人事部，行政人事部接到报告，应立即作出处理。

第三十五条责任与处罚（1）违反企业保密规定，为造成后果的，给予警告，并扣罚100-500元。

（2）违反企业保密规定或过失泄露公司秘密，造成不良后果的给予记过，并降职、降级。

（3）为他人窃取、刺探、收卖或违章提供企业秘密的，予以辞退。

企业还将追究其法律责任。

二、中小企业提案管理制度第一部分总则第一条为了推动企业科学技术的发展，鼓励全体员工提出合理化建议和参与技术革新、技术开发活动，加强科技成果的管理、推广和应用，不断提高科技水平，根据上级单位有关规定，结合本企业的实际，制定本管理办法。

第二条本办法所称合理化建议，主要是指有关改进和完善生产和经营管理等方面的办法和措施；所称技术革新、技术开发主要是指对科学技术、业务的开发和对生产设备、工具、工艺技术等方面所作的改造和挖潜。

第三条本办法由总工程师办公室（以下简称总工室）组织实施。

第二部分项目的范围与来源第四条项目的范围。

（1）适用于市场的新产品、新技术、新工艺、新材料、新设计。

（2）对引进的先进设备和技术进行消化、吸收、改造。

（3）开拓新的生产业务。

（4）计算机技术在通信生产和管理中的应用。

（5）发展规划的理论和方法、企业经营管理、人员培训等软科学的研究。

（6）生产中急需解决的技术难题。

第五条项目的来源（1）由上级单位下达的项目。

（2）由本企业有关部门下达的项目。

（3）各部门根据生产和管理需要提出的项目。

第三部分项目的申报、立项和经费来源第六条合理化建议由建议人填写提案申报卡，交总工室。

第七条技术革新、技术开发项目由各部填写项目申请书报总工室。

若要申请经费，需填报项目经费申请表及可行性报告。

第八条由总工室组织相关部门对所报项目进行评审筛选、汇总后报总工程师审批。

第九条批准立项后，由总工室向相关部门下达项目计划，项目承担部门按计划实施。

第十条需申请立项的项目，由总工室上报上级主管部门。

第十一条为了避免项目的低水平重复开发，任何项目必须经部门同意后才能上报，经企业立项后才能实施。

第十二条技术革新、技术开发经费列入企业管理开支。

财务部每年按自有收入的1%左右安排，由总工室掌握使用。

第四部分成果的评审、鉴定第十三条成果申报项目完成后，承担部门应填写成果鉴定申请书，并备齐下列技术资料报总工室。

（1）研究报告。

（2）测试和实验报告。

（3）技术设计方案、数据、图表、照片。

（4）质理标准。

（5）国内外技术水平对比分析报告。

（6）技术经济分析和效益分析报告。

（7）标准化审查报告。

第十四条成果的评审、鉴定。

（1）总工室在接到成果鉴定申请书后一个月内进行审查、提出意见报总工程师审阅、并答复申报部门是否同意评审鉴定。

（2）在市局立项的项目成果，报市局科技处组织评审鉴定。

其余项目成果由公司科技项目评审委员会负责评审鉴定。

第五部分成果的奖励第十五条成果评审鉴定后，选择优秀项目向上级主管部门申报申请专利奖。

第十六条对获专利的项目将按专利管理有关规定进行奖励。

第十七条未申报市专利或申报而未获的项目，由企业科技项目评审委员会评定奖励。

第十八条企业科技项目评审委员会每年组织对成果集中评奖一次，原则上按项目经济效益的大小给予以奖励，也可根据项目创造性大小、水平高低、难易程度和生产发展贡献大小给予客观、公正的评奖。

评奖标准按有关规定执行。