基层应用写作教案第三章 公关文书

第三章公关文书第一节表扬信、祝贺信、慰问信本节学习目标：了解公关文书的含义和特点；熟悉表扬信、祝贺信、慰问信的概念、特点，重点掌握以上各文种的行文格式、写作要领及写作注意事项；通过写作训练，提高写作能力。

一、公关文书简介（一）公关文书的概念公关是公共关系的简称，它是指一个社会组织或个人利用恰当传播手段，与公众进行有效的信息交流和情感沟通，树立良好的公众形象，赢得公众的信任和支持，从而为组织或个人的发展创造最佳社会环境的各种行为方式。

公关文书就是社会组织或个人为了实现自己的公关目标，在公关活动时制作和使用的一种实用性文书。

比较常见的公关文书有函电类、致辞类、张贴类三大类。

函电类主要包括表扬信、祝贺信、介绍信、证明信、倡议书、承诺书、申请书、请柬、聘书等；致辞类主要有开幕词、闭幕词、主持词等；张贴类的则有喜报、海报等。

（二）公关文书的特点1.明确的目的性。

单位或个人制作、发布某种公关文书，为的是实现某种愿望，达到某个目的。

就是说，带有明显的功利化色彩。

如，某人向某个单位投递介绍信，当然是为了让对方能更好地了解并协助自己。

2.格式的规范性。

公关文书的行文格式相对固定和统一，一般由标题、称呼、正文、结尾、落款、日期等几部分构成。

每一部分的位置、内容、写法，都有明确规定和要求。

写作时必需严格遵循既定的行文格式，不能独出心裁，另立章程。

3.语言的得体性。

公关文书的制作，既然带有明确的目的，也就是为了更好地维护和管理发布者与接收者的关系，那么公关文书的语言，一定要根据文种的内容、用途，运用的时间、场合，以及接收者的身份、地位等，恰当措辞，巧妙用语，该质朴通俗，就不能“之乎者也”；应典雅庄重，就力避轻浮油滑。

4.情感的诚挚性。

公关文书的制作、发布者，要想感染和打动接收者，首先就要注意自己情感的诚恳和真挚，力求文书内容的真实和具体。

虚情假意，为文而造情，或者凭空杜撰，空洞而抽象，不但达不到应有的公关效果，有时甚至令人反感。

5.礼仪的等级性。

公关文书拟制时，既要注意发布者的身份、地位，更要考虑接收者的身份、地位。

要先弄明白是上行文、平行文还是下行文，然后再选用和自己身份、地位相适应的措辞、称谓、语气及行文格式进行写作。

一言一行，都要符合社交礼仪的基本要求。

切忌唯我独尊，蛮横无理。

总之，公关文书与前面所讲的行政公文、事务文书，以及与后面将要讲到的财经文书、法律文书相比，在文种用途、行文格式乃至语言风格诸方面，都有很大不同。

公关文书既有实用文体的一般特征，同时也有与众不同的自有特点。

总体而言，在实用文体中，公关文书是最具有感情色彩、个性色彩，同时也最能展示写作者行文风格和学养气质的文种。

某些公关文书，因为文学意味浓郁，如主持词、祝贺信等，完全可以当作文学作品来对待、欣赏。

二、表扬信（一）表扬信的概念表扬信是向特定受信者赞美、称颂被表扬者高尚品格、先进事迹、模范行为的一种书信体应用文书。

（二）表扬信的特点1.褒扬性。

表扬信通过对表扬对象的赞美与称颂，使受信者受到感染和教育，激励他们树立远大人生目标、崇高社会理想，进而在社会上营造赶学先进、弘扬正气的良好氛围。

2.感谢性。

表扬信大都具有感谢的成分，特别是当被表扬者的成就、事迹与写信者有关时，更要在信中表达出自己的敬仰之情和感谢之意。

3.公开性。

表扬信可以在公开场合宣传、张贴，也可以在公众媒体刊登、播放。

其内容是公开的，发布形式也是开放的。

（三）表扬信的分类从表扬双方的关系看，可以分为两种：一种是上级对下级、团体对个人进行表扬的表扬信，可以称之为下行式表扬信；一种是群众之间进行表扬的表扬信。

可以称之为平行式表扬信。

从被表扬者的身份来看，表扬信也可分为两种：一是对集体进行表扬的表扬信；二是对个人进行表扬的表扬信。

（四）表扬信的写作格式表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。

1.标题一般而言，标题放在第一行正中。

主要有三种写法：写法1：单一文种名称构成。

如“表扬信”。

写法2：表扬者+表扬对象+文种构成。

如“XX街道办事处致XX 职业学院的表扬信”。

写法3：表扬对象+文种构成。

如“致XX村委会的表扬信”。

2.称呼表扬信的称呼应在标题下另起一行，顶格写上被表扬者的机关、单位、团体或个人名称、姓名。

写给个人的表扬信应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。

若直接张贴，表扬信开头可不必再写受文单位。

3.正文正文的内容要在称呼之下另起一行空两格书写。

一般包括陈述事实、恰当评价和表明态度三部分内容。

（1）陈述事实。

用概括的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展及结果。

叙述要真实无误，突出重点，既不能过分琐碎，也不能过于笼统。

最好让实事说话，少讲空话。

（2）恰当评价。

在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。

如指出这种行为属于哪种好思想、好风尚、好品德。

平行式表扬信还可表达感谢之情。

（3）表明态度。

如是下行式表扬信，一般对表扬对象提出勉励和希望；如是平行式表扬信，直接写给表扬对象的一般要表达向其学习的决心；写给表扬对象所属单位的，一般建议单位对其进行公开表扬或奖励。

4.结尾在正文之下另起一行空两格书写。

先写上“此致”、“致以”、“谨表”、“向你”等，然后再另起一行顶格书写“敬礼”、“崇高的敬意”、“诚挚的谢意”、“学习”等结束用语。

5.落款落款应写明发文单位名称或个人姓名。

并在右下方注明成文日期。

（五）表扬信写作的注意事项1.评价要恰如其分。

对被表扬的人和事叙述一定要准确无误，既不夸大，也不缩小。

评价要注意分寸感，不要任意拔高，不要过度赞美。

2.要用事实说话。

写动人事迹要做到见人、见事、见精神。

不要以空泛的说理代替动人的事迹。

3.语气要热情、恳切，文字要朴素、精炼，篇幅要短小精悍。

三、祝贺信（一）祝贺信的概念祝贺信是当某人、某团体或单位做出某种贡献、获得某种荣誉、遇到某个喜庆之事时，向对方表示祝贺、颂赞的书信体应用文。

发送祝贺信的主要目的是增进双方的了解、感情和信任，并为对方营造祥和喜庆的气氛。

（二）祝贺信的分类祝贺信种类繁多。

按写信主体可分为个人和组织两大类；按内容可分为祝贺结婚、祝贺立功受奖、祝贺寿辰、祝贺乔迁、祝贺提级升职、祝贺开业等众多类别。

（三）祝贺信的写作格式祝贺信通常由标题、称呼、正文、结尾、落款等部分构成。

1.标题主要有以下几种形式：1.单一文种名称构成。

如“祝贺信”、“贺信”。

2.祝贺者+文种构成。

如“XX村民委员会贺信”。

3.祝贺者+被祝贺者+文种构成。

如“XX给XX街道办事处的贺信”。

4.祝贺对象+祝贺内容构成。

如“祝贺XX村XX厂开业”、“祝贺XX结婚”。

5.祝贺者+被祝贺者+祝贺内容构成。

如“XX祝贺XX出国留学”、“XX街道办事处祝贺XX小学50周年校庆”。

2.称呼在标题下一行开头处顶格书写。

被祝贺的单位、个人的名称或姓名，最好用全称。

个人姓名前加敬语（如尊敬的、敬爱的等），姓名后有尊称（如女士、先生等）。

单位或部门则直呼名称即可，但要注意称呼的先后顺序。

称呼后面加冒号。

3.正文正文另起一行，开头空两格书写。

正文是祝贺信的核心。

这部分应针对不同的祝贺对象和祝贺动机，灵活书写。

一般来说，正文应包含下面几层意思：首先应向受祝贺的单位或个人说明写祝贺信的理由或原因；其次对对方有针对性地加以肯定、赞扬。

要根据所祝贺的事项说明看法，表达情感，并适当评价或指出其意义；最后要表明祝愿、希望之意，给被祝贺者以鼓励和肯定。

4.结尾多以祝愿词结尾，如正文中祝愿、希望之意写得比较具体详细了，也可以不写祝愿词。

5.落款在信的右下方写明发信单位名称或个人姓名，并署上日期。

（四）祝贺信写作的注意事项1.感情应真挚浓烈，发自肺腑，切忌言不由衷，敷衍塞责。

2. 篇幅不宜太长，抒情达意尽量简明扼要。

3.语言要得体，既不宜过于典雅，也要避免粗俗浅薄。

四、慰问信（一）慰问信的概念慰问信是以组织或个人名义，向有关集体或个人表示安慰、问候、致意、鼓励的专用书信体应用文。

一般在重大节日、纪念日，或对方遇到某种特殊事项、处于某种特殊处境时使用。

（二）慰问信的特点1.发文的单向性。

慰问信一般单向发出，即一方慰问另一方，被慰问者不需回信。

2.内容的针对性。

根据慰问对象、事由，确定慰问信的感情基调和语气措辞，行文具有明显的指向性。

3.情感的沟通性。

通过问候对方，或表达赞扬、崇敬之意，或表达同情、关爱的之心，以便促进双方情感交流和相互理解。

（二）慰问信的特点1.发文的单向性。

慰问信一般单向发出，即一方慰问另一方，被慰问者不需回信。

2.内容的针对性。

根据慰问对象、事由，确定慰问信的感情基调和语气措辞，行文具有明显的指向性。

3.情感的沟通性。

通过问候对方，或表达赞扬、崇敬之意，或表达同情、关爱的之心，以便促进双方情感交流和相互理解。

（三）慰问信的分类按照慰问对象和慰问事项，可以分为若干种，如先进（表彰）慰问、遇灾（同情）慰问、节日慰问、寿辰慰问等。

（四）慰问信的写作格式慰问信一般由五部分构成，即标题、称呼、正文、结语和落款。

1.标题通常有三种写法：写法1:单一文种名称构成。

如“慰问信”。

写法2：慰问对象+文种构成。

如“给XX五保户的慰问信”。

写法3：发信单位名称+收文对象+文种构成。

如“XX村委会致全村军（烈）属的慰问信”。

2.称呼就是慰问对象的名称。

如慰问对象是单位，可写单位全称或者规范化简称；如慰问对象是个人，应在个人姓名后面加先生、女士、同志或者职务（职称）等尊称，也可以在姓名前加上“敬爱的”、“尊敬的”、“亲爱的”等敬语。

称呼后边用冒号。

3.正文（1）发文目的要写清发信的背景、原因，说明代表谁向收文者表示慰问。

（2）慰问事项不同类型（不同内容）的慰问信，因为慰问的缘由不同，内容和写法也不一样。

先进慰问信：可先概括叙述收文者取得的成绩及发挥的作用，表示肯定和赞扬，然后鼓励对方再接再厉，争取更大进步。

常用“欣闻……非常高兴，特表示祝贺并致以亲切慰问”等语句来开头。

灾难慰问信：对收文者的不幸表示同情和安慰，鼓励对方鼓足勇气，战胜困难，夺取胜利。

常用“惊悉……深表同情，并致以亲切慰问”等语句开头。

节日慰问信：开头概述节日意义，对收文者表示亲切问候。

然后简述对方为社会或团体做出突出贡献，肩负的重大责任，以及发挥的巨大作用，最后提出今后的任务、希望。

常用“值此……佳节来临之际，谨致问候并表达感谢之意”等语句开头。

寿辰慰问信：开头简要说明对方的生平经历，尤其要突出对方的不凡业绩、高尚品德，然后祝愿对方家庭和睦、生活愉快、事业顺遂、身体健康。

通常用“值此……华诞来临之际，谨致问候并表达良好祝愿”等语句开头。

4.结语又叫祝颂语，对收文者表示良好祝愿。

如“祝取得更大成绩！”“祝早日战胜困难！”“祝节日愉快！”“祝健康长寿！”等。

5.落款在结语右下方另起一行署上发文单位或个人的名称，然后在署名右下方署上成文日期。