Excel 2003的基本操作

一、Excel 2003的启动与退出
（一）启动Excel 2003
与Word2003 应用程序的启动方法相似，请参看前一章节的动画“Word 2003的启动”。

（二）退出Excel 2003
与Word2003 应用程序的启动方法相似，请参看前一章节的动画“Word 2003的退出”。

二、Excel 2003的窗口组成
启动Excel 2003后，将出现如图4-1所示的窗口，该窗口分左右2部分，左边为工作区，右边为任务窗格。

选择【视图】/【任务窗格】命令，可以切换任务窗格的显示。

图4-1 Excel 2003 窗口
（一）标题栏
标题栏一般显示在工作簿窗口的顶部。

当工作簿最大化时，工作簿窗口的标题栏合并入Excel 2003应用程序窗口的标题栏中。

（二）工作表
每一个工作簿由多个工作表组成。

工作表是一个由行和列组成的电子表格(最大65536行×256列)。

Excel 2003通过工作表来完成对数据的组织和分析。

（三）滚动条
滚动条用于调整工作表在当前视窗内的显示内容，单击或拖动滚动条中的滚动块，可以调整视窗显示的内容。

（四）工作表标签
在工作簿窗口的底部有一个各工作表标签组成的队列。

其中只有一张是被激活的当前工作表，其标签为白色，其他工作表标签为灰色。

通过单击工作表的标签，可以激活该工作表，使其成为当前工作表。

（五）菜单栏
菜单栏位于标题栏的下方，是Excel 2003的命令的集合，几乎所有命令都可以在菜单栏中找到。

（六）编辑栏
编辑栏位于工具栏的下方，如图4-2所示，其中包括名称框，用来显示所选单元格或单元格区域的名称等。

编辑栏用来显示活动单元格中最原始的数据。

要对一个单元格输入数据，可以在双击单元格的情况下直接输入数据；也可以单击某个单元格，并单击相应的编辑栏输入数据，编辑栏中的“×”、“√”和“fx”三个按钮，分别代表了“取消”、“输入”和“插入函数”三种操作。

图4-2 编辑栏
（七）工具栏
选择【视图】/【工具栏】命令，可以打开或隐藏各种工具栏。

通常工具栏的默认配置为“常用”和“格式”工具栏，如图4-3所示。

图4-3 常用和格式工具按钮
（八）状态栏
状态栏位于工作表区域的下方，用来显示各种有关当前命令或操作的信息。

三、工作簿的管理
（一）工作簿的创建
Excel 2003窗口是应用程序窗口，工作簿窗口是它所属的文档窗口。

选择【文件】/【新建】命令来创建新的工作簿，默认缺省文件名为Book1.XLS。

（二）工作簿的打开和关闭
Excel 2003中，可以同时打开多个工作簿，后打开的工作簿位于最前面，成为当前工作簿。

选择【文件】/【关闭】命令，可以关闭当前工作簿文件。

若要关闭所有打开的工作簿，可先按<Shift>键，再单击【文件】/【全部关闭】命令。

请看演示动画“工作薄的创建、打开、关闭”。

（三）多重工作簿窗口
打开多个工作簿文件后可以利用【窗口】/【重排窗口】命令，对多个工作簿窗口设置平铺、水平并排、垂直并排和层叠等四种排列方式。

四、工作表的操作
一个工作簿中的工作表数量是根据内存情况来决定的。

系统新建时默认一个工作簿有3个独立的工作表，其缺省名为Sheet1、Sheet2和Sheet3。

工作表可以选择【插入】/【工作表】命令添加，其缺省名依次为Sheet4、Sheet5……等。

还可以进行工作表之间的快速切换，插入、删除、更名、移动和复制等。

（一）工作表的选取和撤消
（1）单击表标签，即选中一个工作表。

（2）在需要选择一组连续的工作表时，单击第一个工作表标签，同时按住<Shift>键选中最后一个工作表标签，即完成多个连续工作表的选中。

（3）单击第一个工作表标签，同时按住<Ctrl>键选中其他的工作表标签，可选取一组不连续的工作表。

（4）右击表标签，在快捷菜单中选择【选定全部工作表】命令，可选定全部工作表。

（5）单击任何一个未选中的表标签，可以撤消当前的选定。

（二）工作表的插入、删除、更名和隐藏
（1）选择【插入】/【工作表】命令，可在当前工作表前插入一张空白的工作表。

（2）选择【编辑】/【删除工作表】命令，删除当前工作表；或者右击表标签，在快捷菜单中选择【删除】命令，可删除当前工作表。

注意：删除工作表是永久性的，此操作不能通过【编辑】/【撤消】命令恢复。

所以用户在使用此操作前一定要慎重。

（3）选择【格式】/【工作表】/【重命名】命令，或者右击工作表标签，在快捷菜单中选择【重命名】命令，可更改当前工作表的表名；也可以双击需重命名的表标签，输入新表名后，按回车键。

（4）选中要隐藏的工作表，选择【格式】/【工作表/隐藏】命令，可以隐藏当前选定的工作表；若要取消隐藏，选择【格式】/【工作表】/【取消隐藏】命令，在弹出的“取消隐藏”对话框中，选择要显示的工作表，单击“确定”。

请看演示动画“工作表操作（1）”。

（三）工作表的移动和复制
（1）单击表标签，按住鼠标左键拖曳到新的位置，释放后就完成了当前工作表的移动。

（2）单击表标签，同时按住<Ctrl>键，拖曳到新的位置，就完成了一个复制当前工作表的操作。

（四）工作表标签的格式化
通过选择【格式】/【工作表】/【工作表标签颜色】命令，或是右击表标签，在弹出的快捷菜单中选择【工作表标签颜色】命令，都可以对工作表标签添加不同的颜色，以方便编辑。

请看演示动画“工作表操作（2）”。

五、数据输入
（一）数据输入
要在单元格中输入数据，可以双击单元格或选定单元格，在其编辑栏内直接输入数据，按回车键结束。

输入单元格数据时要注意：
（1）输入字符型数据时自动左对齐。

在输入数字字符时，应在数字字符串前加半角单引号。

例如，需输入“1101”的数字字符串，应键入…1101。

该半角单引号在编辑栏中出现，而数字字符串则在单元格中以默认左对齐格式显示，数字字符串可以理解成是文本格式的数字。

（2）输入数值型数据，默认右对齐。

若输入数字超过当前单元格宽度时，Excel 2003会自动将其以科学计数法表示。

若科学计数法仍然超出单元格的列宽时，屏幕会出现一串“＃”符号，只有加宽了单元格的宽度才能显示出数据。

（3）输入日期型数据，默认右对齐。

如果要输入日期2009年5月20日，可用以下任意一种格式输入：年-月-日；年/月/日；日-月-年，而在编辑栏中显示的则是2009-5-20。

（4）输入时间型数据，默认右对齐。

如果要输入时间则可以用：hh：mm、hh：mm：ss、hh：mm PM、hh：mm：ss PM和yy-mm-dd hh：mm中的任意一种格式。

为了提高输入效率，减少输入差错，在输入大量数据时，Excel 2003提供了有效的手段。

数据输入的快捷方法有：“记忆”输入、“选择列表”输入、“自动填充”输入。

其中自动填充的方法是：只要键入序列中的前两项数据，然后选中这两个单元格，拖动自动填充柄就可输入序列的其余部分。

在Excel 2003中已有星期、季度等多项序列。

若想用这种方法输入更复杂的序列，可以通过【工具】/【选项】命令，在“选项”对话框中选择“自定义序列”选项卡，就可以自己建立新的序列。

拖动自动填充柄还可用于复制数据、公式和函数等。

（二）单元格和区域的选取
Excel 2003工作表中的最基本单位是单元格，通常用单元格的行号和列标来表示其地址，如A3，表示列标为A、行号为3的单元格。

在执行命令前，需选择要操作的单元格或区域。

由相邻单元格所组成的矩形称为区域，用“左上角单元格名：右下角单元格名”来表示。

例如：A3：B5表示由A3、A4、A5、B3、B4和B5等六个单元格组成的区域。

请看演示动画“单元格、单元格区域的选取”。

（三）公式和函数
公式是从等号开始的一个表达式，由数据、函数、运算符和引用组成。

公式可以引用同一工作表内的单元格，也可以引用同一工作簿中的不同工作表或不同工作簿中的工作表。

函数是快速简便进行复杂运算的工具。

函数的分类有以下几种：数字和三角函数、文本函数、逻辑函数、数据库函数、统计函数、查找和引用函数、工程函数、信息函数和财务函数等。

其中较常用的函数有：SUM、A VERA GE、COUNT、MAX、MIN和IF等；AND、OR、NOT 分别表示逻辑与、或、非。

函数的一般形式为：函数名（参数1，参数2，……），其中，函数名说明函数要执行的运算；参数指定函数所使用的数值或单元格。

参数须注意：参数要用括号括起来，一个括号内可以有一个或多个参数；多个参数之间用逗号分隔；参数可以是数值、字符、逻辑值、单元格或区域引用。

请看演示动画“公式和函数”。

表4-1 常见的计算函数
（四）数据引用
在公式中使用单元格的行号和列标来进行操作的方法称为单元格引用。

单元格引用可分为相对引用、绝对引用和混合引用。

1. 引用时单元格内容随位置变化而自动变化的引用称为相对引用，此时单元格引用的地址称为相对地址。

其表示方法是使用单元格的行号和列标，如A2。

2. 引用时单元格内容保持不变，即始终引用同一单元格，这种引用称为绝对引用。

此时，单元格的地址是绝对地址，其表示方法是在行号和列标前各加上$符号，如$A$2。

3. 混合引用就是同时使用了相对引用和绝对引用。

在单元格引用的地址中，行用相对地址，列用绝对地址；或行用绝对地址，列用相对地址。

例如：$A2，A$2。

在混合引用中，相对地址部分随公式地址变化而变化，绝对地址部分不随公式地址变化而变化。

工作表引用的格式：〈工作表的引用〉！〈单元格的引用〉。

（不要求掌握，了解即可）引用同一工作簿中的其他工作表中的单元格，例如，Sheet2!B2表示引用Sheet2工作表中的B2单元格。

引用其他工作簿中的工作表的单元格，例如，在工作簿都打开的前提下，工作表引用[AAA.XLS]Sheet2!$A$3，表示引用AAA工作簿中的Sheet2工作表中的A3单元格。

六、数据编辑
（一）单元格内容的编辑
在已有数据的单元格输入新数据时，应该选中单元格，直接输入新数据，按回车键；或者选中数据后，先用<Del>键删除旧的数据，再输入新数据，按回车键。

在编辑状态下修改数据时，应该双击单元格，进行编辑；或者选定单元格，单击编辑栏，进行编辑。

（二）插入、清除和删除
必须先选定要插入新数据的位置，然后选择【插入】菜单中的【单元格】、【行】、【列】命令来完成单元格、行、列的插入操作。

通过【编辑】/【删除】命令可以删除单元格或区域中的数据，还可以删除包含此数据的单元格或区域本身；要删除整行或整列，可以选择【编辑】/【删除】命令。

选择【编辑】/【清除/内容】命令、【编辑】/【清除/格式】命令和【编辑】/【清除/批注】命令可以分别清除单元格或区域的内容、格式、批注。

【编辑】/【清除】/【全部】命令则是包括内容、格式、批注三方面的清除。

（三）移动、复制及选择性粘贴
移动和复制数据，可以利用【编辑】菜单中的【剪切】、【复制】和【粘贴】命令，或者常用工具栏中的“剪切”、“复制”和“粘贴”按钮。

另外，使用鼠标拖动单元格或区域也能移动数据；使用<Ctrl>+鼠标拖动，能完成数据的复制。

<Alt>+鼠标拖动，完成不同工作表内数据的移动；<A lt>+<Ctrl>+鼠标拖动，完成不同工作表内数据的复制。

如果要选择性复制单元格数据，例如，只复制内容、不要批注，或者只要公式、不要格式等，可以使用【编辑】/【选择性粘贴】命令来完成。

（四）行和列的调整
单元格有默认的列宽，行高则自动配合字体的大小进行调整。

工作表刚建立时，所有的单元格具有相同的宽度和高度。

但在输入数据或改变数据格式时，常会出现数据过长的现象。

需要通过调整行高和列宽来解决。

请看演示动画“行、列的调整”。

（五）查找和替换
查找和替换操作与Word2003基本相同，不同的是在Excel 2003中，“搜索方式”是“按行”或“按列”进行的；执行查找操作时，“搜索范围”为公式、值或批注；“单元格匹配”被选中后，查找的单元格内容必须和查找内容一致；如果不选中该复选框，则在单元格中包含查找内容就可以。

七、单元格批注
为了帮助理解单元格的信息，可以给单元格加上注解性文字，这些文字称为单元格批注。

单元格添加批注后，在该单元格的右上角会出现一个小红三角，这个小红三角称为批注标记。

只要将鼠标指针移到该单元格上，屏幕就会显示单元格批注的内容。

请看演示动画“单元格批注”。

八、格式化工作表
（一）单元格的格式
Excel 2003中选定的单元格或区域可以设置各种格式，包括数字类型、对齐方式、字体、边框和底纹以及条件格式等。

如果同时选定多个工作表，那么，可以同时设置这些工作表中选定区域的格式。

（1）数字类型
单击【格式】/【单元格】命令，打开“单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，可以设置数字类型，如常规格式、数值格式、货币格式、特殊格式和自定义格式，等等。

（2）对齐方式
在默认状态下，单元格中字符型数据是左对齐，数值型数据是右对齐。

在“单元格格式”对话框中，选择“对齐”选项卡，对单元格中的数据进行水平方式、垂直方式的对齐设置；还可以自动换行、缩小字体填充、合并单元格和更改文本的方向等。

合并单元格可以使用“格式工具栏”上的“合并及居中”按钮，此按钮既有合并单元格的功能，对已经合并的单元格还有取消合并的功能。

（3）字体
在“单元格格式”对话框中，选择“字体”选项卡，可以设定字体、字形、字号、下划线、颜色和特殊效果等。

(4) 边框和底纹
在“单元格格式”对话框中，选择“边框”选项卡，可以设置边框的线条样式、颜色，还可以通过单击预置选项、预览草图以及上面的按钮来添加边框线条。

选择“图案”选项卡，可以给单元格或区域添加底纹，以改变工作表的视觉效果。

请看演示动画“单元格格式化”。

（二）格式复制和删除
选择已设定格式的单元格或区域，单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，这时指针变成了一个小刷子的形状，用鼠标选中需要定义同样格式的其他单元格或区域，这时，被“刷过”的单元格或区域的格式便和前面选中的单元格的格式一样了。

如果需要将格式复制到多处，则应双击“格式刷”按钮。

完成了所有的格式复制后，如果要取消此功能，单击一次工具栏上的“格式刷”按钮即可。

使用【编辑】/【复制】命令和【编辑】/【选择性粘贴】命令也可以完成单元格或区域格
式的复制。

使用【编辑】/【清除/格式】命令，可以删除单元格的格式。

删除格式实际上就是恢复默
认的格式。

（三）自动套用格式
Excel 2003内部设置了多种工作表格式，可以在工作表的数字、字体、对齐方式、列宽、行高、边框和底纹等方面，全部或部分地套用已有的格式。

先选定要套用格式的单元格区域，然后单击【格式】/【自动套用格式】命令，在弹出的“自动套用格式”对话框中选择要套用的格式，单击“确定”。