Excel培训讲义

北方工业大学学生会内部办公软件培训会
Excel部分讲义
第一节、Excel工作界面
1、功能区简介
Office 按钮、快速访问工具栏、选项卡、组
2、工作表区简介
插入新工作表、标签滚动按钮、行号、列标题、单元格 、单元格区域、编辑框、全选按钮、工作表查看方式　、工作表缩放　
3、工作簿与工作表
①工作簿
Excel用于保存表格内容的文件被称为工作簿，Excel 2007其扩展名为.xlsx。

每一个工作薄可包含若干个工作表，如sheet1、
sheet2（可双击进行重命名）
②工作表
由一些横向和纵向的网格组成的表格。

一个工作表最多有1,048,576行、16,384列。

4、单元格、工作表和工作簿的关系
第二节、工作表的操作
1、工作簿是一种由Excel创建的文件，而工作表则是工作簿的组成部分。

可以这样形象的理解，工作簿是一个笔记本，而工作表是这个笔记本里的每页纸。

操作和使用Excel，绝大部分工作是在工作表中进行的。

2、一张工作簿中，默认有3张工作表；一张工作簿可以容纳1—255张工作表。

3、工作表的操作
A、选择工作表：单击工作标签可以选定一张工作表；配合Shift键可以选定连续的工作表；配合Ctrl键可以选定不连续的多张工作表；在工作表标签上右击，在菜单选择“选定全部工作表”命令可以选定工作簿中所有的工作表。

B、插入工作表：在工作表标签上右击，选择“插入”命令。

如果需要同时添加多张工作表，应首先选定相等数量的工作表，然后在任意一张工作表标签上右击，执行“插入”命令。

*、系统不允许用Ctrl键选定工作表后添加工作表。

C、删除工作表：在工作表标签上右击，选择“删除”命令。

如果需要同时删除多张工作表……
D、重命名工作表：在工作表标签上双击，输入新的名称（在工作表标签上右击，选择“重命名”命令，输入新的名称即可。

）
E、移动工作表：
a、同一张工作簿中移动数据：选定工作表，按住左键拖动到所需位置，松开左键即可。

（在工作表标签处右击→移动或复制工作表……。

）
b、在不同工作簿中移动数据：在工作表标签处右击→移动或复制工作表→“将选定工作表移至”、“工作簿”在下拉框选择新工作簿的名称……。

F、复制工作表：
a、同一张工作簿中复制数据：选定工作表，按下Ctrl键的同时拖
动左键到所需位置，松开左键即可。

（在工作表标签处右击→移动或复制工作表……→在“建立副本”前打勾。

）
b、在不同工作簿中复制数据：在工作表标签处右击→移动或复制工作表→“将选定工作表移至”、“工作簿”在下拉框选择新工作簿的名称，同时在“建立副本”前打勾。

G、在多张工作表中同时输入相同的数据：配合Shift或Ctrl键选中这些工作表→输入数据→输入完成后，在任意一张工作表标签上单击左键即可。

*、编辑菜单下的工作表的相关的操作（略）
第三节、单元格的使用
一、单元格的地址：
1、行与列交叉形成一个单元格，表示时首先输入列号，再输入行号。

例：A1。

2、区域：两个或两个以上的单元格称为一个区域。

其表示方法为：先输入区域中左上角第一个单元格的地址，再输入冒号（：），最后输入区域中右下角单元格的地址。

例：A1：B5。

二、单元格的选择：
1、单个单元格的选择：
2、多个单元格的选择：
A、框选：按住左键拖过需要选择的单元格即可。

B、连选：Shift+左键。

C、间选：Ctrl+左键。

*、在编辑栏中选择单元格：“名称框”内直接输入区域，再敲回车键，可快速选中想要的区域。

（例：A1:F5、A1:B4、D5:F7)
三、编辑单元格：
1、修改单元格的内容：
A、重新输入新的内容：选定单元格后，直接输入新的内容即可。

B、对单元格的内容予以修改：在单元格内双击，编辑内容。

C、删除单元格的内容：选定单元格，按Del键。

（右击→清除内容或进入编辑菜单选择清除命令……。

）
2、删除单元格：选定单元格→右击→删除……。

3、插入单元格：插入菜单→单元格……（选定单元格，右击，插入……）。

4、移动单元格：
A、选定单元格，剪切→粘贴。

B、选定单元格，将鼠标指针放在单元格的边框处，出现向左的箭
头符号时，拖动左键到目标位置即可。

5、复制单元格：
A、选定单元格，按住Ctrl键的同时拖动左键到目标位置即可。

B、用复制、粘贴命令。

第四节、数据的录入
一、数据类型：
1、字符型数据：默认显示格式为左对齐，一般不参与运算。

2、逻辑型数据：用来判断事物真与假的数据，默认显示格式为居中对齐。

例：true（真的），false（假的）。

3、数值型数据：默认显示格式为右对齐，都要参与运算。

二、特殊数据的处理：
1、特殊代码（号）的输入：
例：001、身份证号码……。

方法一、在中文输入法状态（符号为英文状态）或者是英文输入法，首先输入单引号（‘），再输入数字代码。

方法二、选定单元格，右击→设置单元格格式→数字选项卡，选择“文本”→确定→回到表格中输入数据即可
2、分数的输入：
方法一、整数部分+空格键+分数部分。

例：1/20+空格键+1/2。

方法二、选定单元格，右击→设置单元格格式→数字选项卡，选择“分数”，设置分数的类型→确定→回到表格中输入数据即可。

3、负数的输入：减号+数字。

例：-5。

负数格式的设置:
选定单元格，右击→设置单元格格式→数字选项卡，选择数值，设置负数格式。

（红色、数字加有括号）
5、日期和时间的输入：
A、日期的输入：年月日之间用“-”或“/”连接。

例：2006年11月8日，表示方法为：2006-11-8或2006/11/8。

*、输入系统日期的组合键：Ctrl+；
B、时间：
a、十二小时制：输入时间+空格键+输入A（表示上午），输入
P（表示下午或晚上）例：上午8：30，表示方法为8：30A
b、二十四小时制：直接输入时间即可。

*、输入系统时间的组合键：Ctrl+Shift+；
第五节、行列的操作、格式工具栏
一、行列的操作：
1、行列的选定：
A、选定一行（列）：单击行（列）号。

B、选定多行（列）：配合Shift或Ctrl键，再单击行（列）号。

*、在名称框中输入的方法：
例：选定1至3行：1：3选定1行，3行，5行到8行1：1，3：3，5：8。

选定A至C列：A：C。

选定A列，C列，E列到H列A：A，C：C，E：H。

2、行列的添加：
方法一、选定行（列），右击鼠标→插入。

方法二、选定行（列）中任意一个单元格，进入插入菜单，选择行（列）。

3、行列的删除：
方法一、选定行（列），右击鼠标→删除。

方法二、
4、行高列宽的调整：
A、鼠标调整：将指针放在行（列）线上，拖动左键。

*、在行线或列线上双击左键，可实现“最适合的行高（列宽）”。

B、格式菜单：
格式菜单→行（列）→行高……（列宽……）。

5、行（列）的隐藏：（略）
A、选定需要隐藏的行（列），进入格式菜单→行（列）→隐藏。

B、取消行（列）的隐藏：选定整表，（单击行列号的交叉处或者用组合键Ctrl+A)进入格式菜单→行（列）→取消隐藏。

二、格式工具栏（略）
第六节、单元格格式的设置及格式刷
一、进入单元格格式对话框
方法一、直接在页面上右击，在快捷菜单中选择即可。

方法二、格式菜单→单元格……（Ctrl+1）
二、单元格格式对话框各选项详解
三、自动套用格式
四、单元格数值
现有一张用Excel制作的学生成绩表，含若干学生的若干科目成绩，要求：将60分以下的成绩以红色显示，60分至69分以黄色显示，69分以上以绿色显示
操作如下：
第一步：选定整个“成绩”区域，点击“格式”菜单内的“条件格式”项，“条件格式”窗口打开；将“条件1”下的几个项目分别设置为“单元格数值为”、“小于”、“60”；点击“格式”打开“单元格格式”窗口；在“字体”选项卡中，点击“颜色”一栏的下拉箭头，选择红色方块，点击“确定”。

第二步：点击“添加”打开“条件2”窗口，将“条件2”诸项设置为“单元格数值为”、“介于”、“60”、“69”，再按如上方法将字体颜色设置为黄色；
第三步：点击“添加”打开“条件3”窗口，将“条件3”诸项设置为“单元格数值为”、“大于”、“69”，字体颜色设置为绿色；最后点击“确定”。

若要将“条件格式”复制到其他地方，可选定已设置“条件格式”的任何一个单元格，按“格式刷”按钮，再把目标单元格“刷”一下就可以了。

第七节、公式的运用与单元格的引用
一、公式的运用
1、建立公式的四步：
选定单元格→输入等号→编辑公式→敲回车键。

2、运算符
A、算术运算符
加、减、乘、除、百分号、乘幂号（^）、等号
B、比较运算符
大于号、小于号、大于等于号（>=）、小于等于号（<=）、不等于号（<>）。

C、文本运算符
&：将两个文本连接起来合并成一个文本。

二、选择性粘贴：
1、转置：将行（列）中的数据转换到列（行）中。

操作步骤：选定行（列）中数据所在单元格→复制→选定一个空白单元格→右击→选择性粘贴→勾选“转置”。

2、数值：一般用于提取公式（函数）中的结果。

操作步骤：选定已使用公式或函数的单元格→复制→选定一个空白单元格→右击→选择性粘贴→勾选“数值”。

三、单元格地址：
1、相对地址：
2、绝对地址：
3、混合地址：
四、单元格的引用
1、同一个工作簿中不同工作表间数据的引用：在一个工作表中选定一个单元格，输入等号→选定另一张已输入数据工作表，在该工作表中对应的单元格中单击→敲回车键。

2、不同工作簿中引用单元格的数据：在一个工作簿中选定一个单元格，输入等号→选定另一张已输入数据的工作簿，在该工作簿中对应的单元格中单击，将单元格地址变为相对地址（删除行列号左侧的绝对值符号即可）→敲回车键。

第八节、函数
一、概念：在Excel中函数是以英文单词或英文缩写的形式出现，简化了常见的数学问题。

二、组成：函数名、括号、参数三部分组成。

三、使用函数的三种方法：
方法一、单击编辑栏上的“fx”或插入菜单下的“函数”。

……
方法二、常用工具栏单击自动求和后的三角形箭头……。

方法三、在单元格中输入等号后，直接输入函数、括号和参数。

四、常用函数
1 Sum和Average
a.用法：Sum(x1,x2,x3……x255) Average (x1,x2,x3……x255)
(其中，x1,x2 ……x255可以是数字，单元格或单元格区域的引
用，也可以是表达式。

)
b.功能：Sum求所有参数x1,x2 ……x255的总和．
Average求所有参数x1,x2 ……x255的平均值
c.应用案例：
如某单位的工资数据如下图所示，已知基本工资、奖金、水费、电费，计算总额、总计与平均数
2 Max和Min
a.用法：Max(x1,x2,x3……x255) Min (x1,x2,x3……x255)
(其中，x1,x2 ……x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。

)
b.功能：Max求所有参数x1,x2 ……x255的最大值．
Min求所有参数x1,x2 ……x255的最小值.
3 RANK
a.用法
Number，表示为需要找到排位的数字；
Ref参数为数字列表数组或对数字列表的引用；
Order参数为一数字，指明排位的方式，为零或者省略代表降序排列，order不为零则为升序排列。

b.功能：返回某数字在一列数字中相对于其他数值的大小排名。

4 相乘：直接将单元格名称相乘即可。

五、函数公式中的运算符
在Excel公式中可以使用运算符
运算符运算功能优先级
( )括号1
-负号2
%百分号3 ^乘方4 *与/乘、除法5 +与-加、减法6 &文本连接7
=、<、>、<=、
>=、<>等于、小于、大于、小于等于、大
于等于、不等于
8
第九节、实用小技巧
1、单元格斜线做法
1 选中单元格，点常用工具栏中的边框工具（图七）而加上外
框。

2 点视图/工具栏/绘图，点一下绘图工具栏中的直线工具（见
图八，点击后光
标会变成细十字形）后再在单元格里用带十字的光标画第一条斜线，然后再点一次直线工具，再画第二条斜线；直线的长短或位置不合要求，可单击该线段，按住左键即可拖动线段移动位置，再把光标放到两端的园圈上按住左键拖动即可调整线段长度和方向。

3 选中单元格，点格式/单元格/对齐，水平对齐和垂直对齐都
选为两端对齐。

4 在单元格里输入“学科级别年份”，把光标放到“学科”字
后面，按ALT+ENTER，
再把光标放到“级”字后面，按ALT+ENTER，再把光标放到“别”字后面，按ALT+ENTER。

5 在“学科”前面、“别”前面和“年份”后面加空格，把学
科、级别和年份
调整到适当的位置。

6 调整单元格的高和宽及斜线的位置，使表头更好看些。

2、单元格宽度与高度的调整
用鼠标左键点击软件左侧单元格的某个序号，如图所示，点击之后，整行的单元格都会处于被选定状态。

然后，按住鼠标左键，不要松开，向下拖动，随便选择几行，当然也可根据你自己的实际需要来选定。

如图所示。

选定之后，把鼠标移动到序号之间的边线上，此时会出现一个向上向下的小箭头，此时，你向下拖动鼠标，让这一个单元格变长，如图所示。

当拖到你满意的长度时，你就可以松开鼠标左键了。

这时，你选定的那几行单元格的大小全部变成了你刚才设定的大小了。

如图所示。

横向的单元格的大小也可以用这样的方式来调整，方法同上。

3、自动数据填充
1 填充有好几种类型，这里以日期填充来举例：
2 将鼠标放在日期单元格的下一个单元格。

执行菜单栏中的
编辑-填充-序列，根据自己需要的来设置，然后点击确
定。

见下图所示：
3 然后在日期单元格下一个单元格里输入1月1日后，选中这
个单元格，让鼠标呈十字状时，往下拖拉。

就会自动填充好了。

4、用编辑菜单下的填充命令快速复制内容：在一个单元格内输入内容→选定要复制内容的所有单元格→编辑菜单→填充……。

5、选定所有内容相同的单元格→输入内容→Ctrl+Enter。

（快速输入多个内容相同的单元格）
6、在行线或列线上双击左键，可实现“最适合的行高（列
宽）”。