DCC文件管理控制培训PPT
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ISO9001:2008、ISO14001:2004、 TS16949:2009
纲要
文控职责 文控范围 文件级别 受控文件类型
文件编制、审批权限
文件编号 文件发行、修订、作废、遗失处理流程 文件分类整理、检索、保存 记录的填写、整理、检索、保存
文控职责
对公司/部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、 更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场 所使用的文件均为有效版本。
2. 熟悉体系文件的编制、审核、批准规定
3. 文件的发放和回收
盖有红色“受控”印章的受控文件，未经批准不得私自借阅、复 印；
技术类文件由知识产权部统一发放和管理，其他体系运行的相关 文件由总经办统一发放与管理；
手册、程序文件由总经理确定发放范围，技术类文件由副总经理 确定，其它支持性文件由编制部门确定
质量记录的作用 ：
A.质量记录是信息管理的重要内容。离开及时、真实的质量记录，信息管 理就没有实际义意。 B.质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。 C.质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件。 D.质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。 E.质量记录有利于产品标识和可追溯性。
按规章办事； 按文件控制程序处理文件, 并按要求分发文件到每个部门； 控制文件及编号； 确保所有发出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章复 印无效； 确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场； 对部门文件进行分类整理、检索、保存；
文件控制范围
CHECK 检查/审核 APPLICATION 申请/编制 APPROVAL 批准
③绿色：料区、成品区
清扫（SEISO）： 将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的 状态；
清洁（SEIKETSU）： 将前3S进行到底，并且制度化、管理透明化；
素养（SHITSUKE）： 对于规定的事，严格遵守、严格执行；
安全（SAFETY）： 生产安全，人人有责；安全生产、预防为主。
C.认为本单位没有而盲目购买所造成的浪费；
D.计划变更而产生的浪费；
E.交货期延迟而产生的浪费。
寻找物料百态图
如何进行整顿？
彻底地进行整理 确定放置场所 规定摆放方法 进行标识
色线的含义有以下几种：
①黄线，它是属于那种可移动的设置，也是一种临时 的摆设； ②白线就是作业区； ③红线就是不良区跟不良品。
企管部 知识产权 部
知识产权部 企管部 企管部
分管领导
部门负责人 部门负责人
企管部
编制部门 编制部门
编制部门 编制部门
企管部
文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO. 文件类型 公司代码 文件类型 顺序号 例如/参考
1
方针、目标、 手册文件
TP
MA
001-999
TP-MA-001 质量手册
TP-PR-001 TP-EP-014 文件控制程序 化学品管理程序
RETENTION 保留
范围
ISSUANCE 发行
UPDATE
CANCEL 取消 RECALL 回收
更新
文件级别
1) 手册(manual---MA)——质量、环境、职业健康 主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉 全体员工或顾客 2) 程序文件(procedure---PR)—文件控制程序 是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针 及目标的文件 3) 支持文件 (work instruction---WI)——SOP，SIP， 岗位要求 详细说明特定作业是如何运作的关系 4) 记录表格(record---RE) 是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的 文件
六. 记录控制程序
1. 记录的管理
品管部负责统一登记公司体系《质量环境体系记录一览表》， 各部门分别登记《部门受控文件记录一览表》。 部门若有记录表格需要增加、减少或修改时，经负责人批准 后，需同时提交新的记录表格到品管部备案并修订《质量环 境体系记录一览表》。 品管部对各部门记录进行不定期抽查，并填写《记录检查表》
记录整理、保存、检索： 记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、 检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照《记 录控制程序》中规定的保存年限进行保存。
文件分类整理、检索、保存
6S 管理
整理（SEIRI）： 区分必需与非必需品，把非必需品处理，在 岗位上只放必须品。
因缺乏整理造成的浪费Βιβλιοθήκη Baidu
五. 文件控制程序
1. 掌握体系文件总体分类
方针、目标 手册 程序文件 作业指导书类文件 相关记录
手册、程序文件------由管代组织编写，经管理者代表审核，总经理批 准。 作业指导书类文件------由各部门负责编制本部门相关的管理或作业指 导文件，部门负责人审核，总经理批准。 技术研发部负责产品标准、岗位操作法、工艺作业指导书、检验计划 等技术文件的编制，部门负责人审核，副总经理批准。
质量记录：
质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系 有运行的证实。 对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型： 1)与质量体系运行有关的记录，包括： “质量体系审核报告；质量成本报告； 设计评 审报告； 设计验证记录； 设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、 考核记录等等。 2)与产品有关的记录，包括： 产品鉴定报告； 产品审核报告： 产品验证报告； 质量检验记录； 产品试验记录； 不合格品处置报告； 产品让步记录，等等。
第三阶文件编码规则（部门级） NO. 文件类型 公司代码 部门代码 文件类别 顺序号 例如/参考
1
技术类文件
TP/OC
QC/HR/MF 等
QC/HR/MF 等
QB/TC
001-999
TP/QC-TC-028 水分仪操作规程
TP/QC-WI-015 废水管理方案
2
管理类文件
TP/OC
WI
001-999
相关说明
工作表单
文件编制表格 /
/
/
/ 《文件分发回收记录》 《文件更改申请通知 单》
关联部门 编制部门 分管领导 总经理 编制部门 DCC 企业办 知识产权
《文件/记录销毁申 请表》 《文件/记录销毁申 请表》 《文件分发回收记录》
《文件/记录销毁申 请表》
使用部门 DCC
3.1 文件使用部门当出现文件遗失时，可说明原因， 并提出申请； 3.2 企业办/知识产权部审核提交申请； 3.3根据申请重新发放文件，并做好发放登记；
记录填写：
记录的填写要求及时,真实,准确,按规定进行填写. 字迹清晰,不得涂改;若有填错,用＝线或/线划掉,在旁边重新填写上正确数 值,并签上修 改人名字,填写修改日期. 当出显记录空白栏目无内容可填写时,要求在空白的适中位置画一横线,表 示记录已被关注,只是无内容可填.如何是纵向几行均无内容可填写,用一 斜线代之. 记录的签署(检测人,审核人,批准人)均应签署全名,尽可能清晰易辨不允许 有姓无名或有名无姓存在.
2
程序文件
TP
PR
001-999
文件编号原则
第三级文件编码规则（公司级）
NO. 文件类型 公司代码 文件类别 顺序号 例如/参考
1
企业标准
TP/OC
QB
001-999
OC-QB-001/2009 D101检验标准
2
技术文件
TP/OC
TC
001-999
/
3
管理文件
TP/OC
WI
001-999
/
文件编号原则
《文件分发回收记录》
记录填写、整理、检索
记录:
记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分.
所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指 体系运行效果和产品满足质量要求的程度。 根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。
空间浪费 资金浪费 时间浪费 人力资源浪费
如何进行整理？
区分必需品与非必需品。 将必需品的适量降到最低程度； 处理非必需品；
整顿（SEITON）： 把区分好的东西分区作好标识，必需品定置存 放，在30秒内找到要找的东西；
整理不好造成的浪费
A.寻找时间的浪费；
B.停止和等待的浪费；
受控文件类型
手册
程序文件
操作规程 作业指导书 企业标准 检验标准 APQP FMEA
年度质量目标
目标、指标及管理方案 年度培训计划 岗位职责要求 工程/工艺更改书 外部客户文件 年度内外审资料
表格
年度管理评审
文件编制、审批权限
文件类型 手册文件 程序文件 标准类文件 公司 管理类文件 部门 管理类文件 表单 编制、修订、 废止 手册编写小组 手册编写小组 /各部门 职责部门 提出部门 企管部 编号提供 企管部 企管部 审核 管理者代表 管理者代表 技术部 知识产权部 批准 总经理 总经理 总经理 总经理 分管领导 分管领导 总经理 / 备案部门 企管部 企管部 知识产权 部 企管部 企管部 企管部 文件分发、 回收 企管部
发文部门填制《文件分发与回收记录》，由部门接收人签收并负 责文件去向；
各部门受到文件资料后编制并及时更新《部门受控文件记录一览 表》，检查部门文件的有效性，确保各相关场所使用有效版本的 文件； 当各部门有人员离岗时需办理交接手续，保证文件顺利交接、流 通顺畅；
若部门或个人需要受控文件，需提出书面申请，经权限范围批准 后再由发文部门发放并登记。
4. 文件的更改
当文件需要修改时，提出人需先填写《文件更改申请/通知 单》，说明更改原因，由原文件审批人进行审批； 文件更改后，需提交原审核、批准人进行审核批准，并按原 文件的《文件分发与回收记录》进行发放。同时需收回作废 文件，并告知文件使用人更改处；
5. 文件的管理
各部门体系文件（新编或修订）审核批准后，原版文件交总 经办存档，由总经办统一编制公司内部《质量环境体系文件 一览表》； 各部门体系管理专员负责本部门文件资料的建档、保管和收 发工作，要防止文件受潮、损坏或丢失，确保文件整洁、完 好和易于检索查阅。
文件的分类整理原则和方法
一级分类： 按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或 以各部门的字母来代表（公司编号表） 二级分类： 按照文件类型来划分；例如：通知，会议记录，申 请书，检验标准，检验报告、培训计划等等，按照 不同的类目进行分类； 三级分类： 按照文件年份来划分，分月进行分类整理； 例如：2010年入库记录（1月份入库记录，2月份入 库记录……）；2010年原材料检验报告（1月份检验 报告，2月份检验报告……或再细分：1月份油漆类 检验报告，1月份树脂类检验报告……）
第四阶文件编码规则 NO. 文件类型 公司代码 部门代码 文件类别 顺序号 例如/参考
1
记录表单
TP/OC
QC/HR/MF 等
RE
001-999
TP/HR-RE-001 年度培训计划 TP/HR-RE-002 培训执行表
文件发行、修订、作废、遗失处理流程
流程图 职责权限
各部门 DCC 分管领导 分管领导 总经理 DCC 编制部门 各职责部门编制文件 管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部 索取编码 管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核， 技术类文件提交技术部/知识产权部审核 管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及 技术类文件由总经理批准； 管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权 部备案；受控文件需盖受控印章后下发； 文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门； 有作废文件的，同时收回作废文件； 1.文件修订由文件中涉及到的关联部门提出，并 填写《文件更改申请通知单》说明修订原因； 2.文件修订原因得到编制部门或相关领导同意后 进行文件修订； 2.1 当出现文件需作废时，编制部门提出《文件/记录销毁 申请表》，说明原因，提交申请； 2.2 《文件/记录销毁申请表》提交分管领导审核，上一级 领导批准； 2.3 各文件编制部门负责回收下发的作废文件；技术类文 件由知识产权部回收；公司管理类文件及体系文件由企业 办回收； 2.4 对回收后的作废文件，DCC要及时销毁，并注销相应 文件编号；
2. 记录的填写
为保证记录的真实、准确和可追溯性，记录一般不允许随意 涂改。 如系笔误或经证实原始记录有误，需要修改记录时应按照程 序规定执行，即在错误的内容上平行划两条线（保证原始记 录可识别），并在其附近空白处填上正确的内容并签名，同 时注明更改日期。
纲要
文控职责 文控范围 文件级别 受控文件类型
文件编制、审批权限
文件编号 文件发行、修订、作废、遗失处理流程 文件分类整理、检索、保存 记录的填写、整理、检索、保存
文控职责
对公司/部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、 更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场 所使用的文件均为有效版本。
2. 熟悉体系文件的编制、审核、批准规定
3. 文件的发放和回收
盖有红色“受控”印章的受控文件，未经批准不得私自借阅、复 印；
技术类文件由知识产权部统一发放和管理，其他体系运行的相关 文件由总经办统一发放与管理；
手册、程序文件由总经理确定发放范围，技术类文件由副总经理 确定，其它支持性文件由编制部门确定
质量记录的作用 ：
A.质量记录是信息管理的重要内容。离开及时、真实的质量记录，信息管 理就没有实际义意。 B.质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。 C.质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件。 D.质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。 E.质量记录有利于产品标识和可追溯性。
按规章办事； 按文件控制程序处理文件, 并按要求分发文件到每个部门； 控制文件及编号； 确保所有发出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章复 印无效； 确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场； 对部门文件进行分类整理、检索、保存；
文件控制范围
CHECK 检查/审核 APPLICATION 申请/编制 APPROVAL 批准
③绿色：料区、成品区
清扫（SEISO）： 将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的 状态；
清洁（SEIKETSU）： 将前3S进行到底，并且制度化、管理透明化；
素养（SHITSUKE）： 对于规定的事，严格遵守、严格执行；
安全（SAFETY）： 生产安全，人人有责；安全生产、预防为主。
C.认为本单位没有而盲目购买所造成的浪费；
D.计划变更而产生的浪费；
E.交货期延迟而产生的浪费。
寻找物料百态图
如何进行整顿？
彻底地进行整理 确定放置场所 规定摆放方法 进行标识
色线的含义有以下几种：
①黄线，它是属于那种可移动的设置，也是一种临时 的摆设； ②白线就是作业区； ③红线就是不良区跟不良品。
企管部 知识产权 部
知识产权部 企管部 企管部
分管领导
部门负责人 部门负责人
企管部
编制部门 编制部门
编制部门 编制部门
企管部
文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO. 文件类型 公司代码 文件类型 顺序号 例如/参考
1
方针、目标、 手册文件
TP
MA
001-999
TP-MA-001 质量手册
TP-PR-001 TP-EP-014 文件控制程序 化学品管理程序
RETENTION 保留
范围
ISSUANCE 发行
UPDATE
CANCEL 取消 RECALL 回收
更新
文件级别
1) 手册(manual---MA)——质量、环境、职业健康 主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉 全体员工或顾客 2) 程序文件(procedure---PR)—文件控制程序 是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针 及目标的文件 3) 支持文件 (work instruction---WI)——SOP，SIP， 岗位要求 详细说明特定作业是如何运作的关系 4) 记录表格(record---RE) 是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的 文件
六. 记录控制程序
1. 记录的管理
品管部负责统一登记公司体系《质量环境体系记录一览表》， 各部门分别登记《部门受控文件记录一览表》。 部门若有记录表格需要增加、减少或修改时，经负责人批准 后，需同时提交新的记录表格到品管部备案并修订《质量环 境体系记录一览表》。 品管部对各部门记录进行不定期抽查，并填写《记录检查表》
记录整理、保存、检索： 记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、 检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照《记 录控制程序》中规定的保存年限进行保存。
文件分类整理、检索、保存
6S 管理
整理（SEIRI）： 区分必需与非必需品，把非必需品处理，在 岗位上只放必须品。
因缺乏整理造成的浪费Βιβλιοθήκη Baidu
五. 文件控制程序
1. 掌握体系文件总体分类
方针、目标 手册 程序文件 作业指导书类文件 相关记录
手册、程序文件------由管代组织编写，经管理者代表审核，总经理批 准。 作业指导书类文件------由各部门负责编制本部门相关的管理或作业指 导文件，部门负责人审核，总经理批准。 技术研发部负责产品标准、岗位操作法、工艺作业指导书、检验计划 等技术文件的编制，部门负责人审核，副总经理批准。
质量记录：
质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系 有运行的证实。 对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型： 1)与质量体系运行有关的记录，包括： “质量体系审核报告；质量成本报告； 设计评 审报告； 设计验证记录； 设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、 考核记录等等。 2)与产品有关的记录，包括： 产品鉴定报告； 产品审核报告： 产品验证报告； 质量检验记录； 产品试验记录； 不合格品处置报告； 产品让步记录，等等。
第三阶文件编码规则（部门级） NO. 文件类型 公司代码 部门代码 文件类别 顺序号 例如/参考
1
技术类文件
TP/OC
QC/HR/MF 等
QC/HR/MF 等
QB/TC
001-999
TP/QC-TC-028 水分仪操作规程
TP/QC-WI-015 废水管理方案
2
管理类文件
TP/OC
WI
001-999
相关说明
工作表单
文件编制表格 /
/
/
/ 《文件分发回收记录》 《文件更改申请通知 单》
关联部门 编制部门 分管领导 总经理 编制部门 DCC 企业办 知识产权
《文件/记录销毁申 请表》 《文件/记录销毁申 请表》 《文件分发回收记录》
《文件/记录销毁申 请表》
使用部门 DCC
3.1 文件使用部门当出现文件遗失时，可说明原因， 并提出申请； 3.2 企业办/知识产权部审核提交申请； 3.3根据申请重新发放文件，并做好发放登记；
记录填写：
记录的填写要求及时,真实,准确,按规定进行填写. 字迹清晰,不得涂改;若有填错,用＝线或/线划掉,在旁边重新填写上正确数 值,并签上修 改人名字,填写修改日期. 当出显记录空白栏目无内容可填写时,要求在空白的适中位置画一横线,表 示记录已被关注,只是无内容可填.如何是纵向几行均无内容可填写,用一 斜线代之. 记录的签署(检测人,审核人,批准人)均应签署全名,尽可能清晰易辨不允许 有姓无名或有名无姓存在.
2
程序文件
TP
PR
001-999
文件编号原则
第三级文件编码规则（公司级）
NO. 文件类型 公司代码 文件类别 顺序号 例如/参考
1
企业标准
TP/OC
QB
001-999
OC-QB-001/2009 D101检验标准
2
技术文件
TP/OC
TC
001-999
/
3
管理文件
TP/OC
WI
001-999
/
文件编号原则
《文件分发回收记录》
记录填写、整理、检索
记录:
记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分.
所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指 体系运行效果和产品满足质量要求的程度。 根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。
空间浪费 资金浪费 时间浪费 人力资源浪费
如何进行整理？
区分必需品与非必需品。 将必需品的适量降到最低程度； 处理非必需品；
整顿（SEITON）： 把区分好的东西分区作好标识，必需品定置存 放，在30秒内找到要找的东西；
整理不好造成的浪费
A.寻找时间的浪费；
B.停止和等待的浪费；
受控文件类型
手册
程序文件
操作规程 作业指导书 企业标准 检验标准 APQP FMEA
年度质量目标
目标、指标及管理方案 年度培训计划 岗位职责要求 工程/工艺更改书 外部客户文件 年度内外审资料
表格
年度管理评审
文件编制、审批权限
文件类型 手册文件 程序文件 标准类文件 公司 管理类文件 部门 管理类文件 表单 编制、修订、 废止 手册编写小组 手册编写小组 /各部门 职责部门 提出部门 企管部 编号提供 企管部 企管部 审核 管理者代表 管理者代表 技术部 知识产权部 批准 总经理 总经理 总经理 总经理 分管领导 分管领导 总经理 / 备案部门 企管部 企管部 知识产权 部 企管部 企管部 企管部 文件分发、 回收 企管部
发文部门填制《文件分发与回收记录》，由部门接收人签收并负 责文件去向；
各部门受到文件资料后编制并及时更新《部门受控文件记录一览 表》，检查部门文件的有效性，确保各相关场所使用有效版本的 文件； 当各部门有人员离岗时需办理交接手续，保证文件顺利交接、流 通顺畅；
若部门或个人需要受控文件，需提出书面申请，经权限范围批准 后再由发文部门发放并登记。
4. 文件的更改
当文件需要修改时，提出人需先填写《文件更改申请/通知 单》，说明更改原因，由原文件审批人进行审批； 文件更改后，需提交原审核、批准人进行审核批准，并按原 文件的《文件分发与回收记录》进行发放。同时需收回作废 文件，并告知文件使用人更改处；
5. 文件的管理
各部门体系文件（新编或修订）审核批准后，原版文件交总 经办存档，由总经办统一编制公司内部《质量环境体系文件 一览表》； 各部门体系管理专员负责本部门文件资料的建档、保管和收 发工作，要防止文件受潮、损坏或丢失，确保文件整洁、完 好和易于检索查阅。
文件的分类整理原则和方法
一级分类： 按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或 以各部门的字母来代表（公司编号表） 二级分类： 按照文件类型来划分；例如：通知，会议记录，申 请书，检验标准，检验报告、培训计划等等，按照 不同的类目进行分类； 三级分类： 按照文件年份来划分，分月进行分类整理； 例如：2010年入库记录（1月份入库记录，2月份入 库记录……）；2010年原材料检验报告（1月份检验 报告，2月份检验报告……或再细分：1月份油漆类 检验报告，1月份树脂类检验报告……）
第四阶文件编码规则 NO. 文件类型 公司代码 部门代码 文件类别 顺序号 例如/参考
1
记录表单
TP/OC
QC/HR/MF 等
RE
001-999
TP/HR-RE-001 年度培训计划 TP/HR-RE-002 培训执行表
文件发行、修订、作废、遗失处理流程
流程图 职责权限
各部门 DCC 分管领导 分管领导 总经理 DCC 编制部门 各职责部门编制文件 管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部 索取编码 管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核， 技术类文件提交技术部/知识产权部审核 管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及 技术类文件由总经理批准； 管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权 部备案；受控文件需盖受控印章后下发； 文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门； 有作废文件的，同时收回作废文件； 1.文件修订由文件中涉及到的关联部门提出，并 填写《文件更改申请通知单》说明修订原因； 2.文件修订原因得到编制部门或相关领导同意后 进行文件修订； 2.1 当出现文件需作废时，编制部门提出《文件/记录销毁 申请表》，说明原因，提交申请； 2.2 《文件/记录销毁申请表》提交分管领导审核，上一级 领导批准； 2.3 各文件编制部门负责回收下发的作废文件；技术类文 件由知识产权部回收；公司管理类文件及体系文件由企业 办回收； 2.4 对回收后的作废文件，DCC要及时销毁，并注销相应 文件编号；
2. 记录的填写
为保证记录的真实、准确和可追溯性，记录一般不允许随意 涂改。 如系笔误或经证实原始记录有误，需要修改记录时应按照程 序规定执行，即在错误的内容上平行划两条线（保证原始记 录可识别），并在其附近空白处填上正确的内容并签名，同 时注明更改日期。