质量信息沟通管理控制程序(行政)
GB9001质量管理体系程序文件 信息沟通、参与和协商控制程序
信息沟通、参与和协商控制程序1、目的为了及时、准确地收集、传递和反馈质量/环境/职业健康安全管理体系（以下简称：管理体系）运行控制的有关信息，做好信息的管理，特制定本程序。
2、范围适用于公司管理体系内部信息及产品质量信息的沟通、参与和协商处理，以及与外部相关方的信息交流。
3、职责3.1 各核算单位（以下简称单位）/公司职能部门负责工作范围内信息收集、整理、传递与沟通。
3.2 公司质量技术部负责管理体系及产品质量信息的传递与处理的监督检查。
3.3 公司质量技术部和各单位质量管理部门负责组织质量/环境/职业健康安全突发信息的处理。
4、流程4.1 信息的分类4.1.1 外部信息：1）正常信息：政策法规标准类信息、会议信息、外包等相关方信息，如质量/环境/职业健康安全法律、法规、条例、产品标准、有关文件、会议资料等；2）异常信息：政府部门、商检部门、计量监督机构、认证机构等监测或检查我公司的结果为不合格的信息，顾客的投诉等；3）突发信息：如临时出现重大质量事故等情况的信息，环境或职业健康安全事故、事件等信息；4.1.2 内部信息：1）正常信息:如管理体系的方针、目标（指标）及完成情况、测量和监控记录，内部审核与管理评审报告以及管理体系运行的有关记录、图样技术文件和计划等信息，员工的建议、技术革新信息、培训信息和各部门间、管理工作岗位间的日常联系常规报表、工作联系函等；2）异常信息:如管理体系内部审核的不合格报告，产品的不合格报告，不符合整改通知等；3）突发信息:如出现重大质量事故等情况的信息，环境或职业健康安全事故、事件等信息。
4.2 信息的收集、传递4.2.1 正常信息：按公司的正常程序进行收集、传递。
各单位/公司职能部门依据相关文件的规定直接收集并按时传递日常正常信息，如每月的生产经营、技术、管理等信息；公司质量部按照相应程序文件的规定向有关部门传递质量/环境/职业健康安全方针、目标及其完成情况、内部审核结果、更新的体系文件等信息；4.2.2 异常信息：按公司的特殊方式进行收集、传递。
质量和环境管理体系文件-信息沟通管理控制程序
1.0目的为了管理本公司的一体化（质量/环境）的运作及其有效性进行信息交流和业务沟通，确保体系的有效运行。
2.0范围本程序适用于本公司内部和外部质量、环境信息的管理。
3.0职责3.1 企管部：负责与上级和行业主管部门以及相关方的质量/环境的信息接收、传递和处理。
3.2 市场部/电器营销部：负责与顾客的信息接收、传递和处理。
3.2 各部门：负责相应业务范围内的信息交流。
4.0工作程序4.1 总则4.1.1信息交流的途径可以是口头或书面文件，也可以是其它一切可以利用的通讯及宣传工具。
4.1.2质量、环境信息分为内部信息和外部信息。
4.1.3信息内容应准确可靠。
4.1.4各部门负责本部门质量、环境信息记录。
4.2内部信息交流4.2.1内部信息包括以下内容：a）公司的质量、环境方针、管理体系运行情况由企管部负责及时传达到公司各部门，相关方需要索取质量、环境方针时，公司应满足其要求。
b）质量、环境管理体系运行中产生的信息由其产生部门及时传递到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。
c）公司内部的质量、环境标准、制度和规定。
d）公司员工及相关方对质量、环境、管理的事务、要求或合理的抱怨、投诉。
4.2.2内部信息交流的实施4.2.2.1质量、环境方针以板报、宣传册为宣传工具公诸于众。
4.2.2.2各种活动过程中产生的信息由产生部门通过会议、电话及时传递到相关部门/人员，要求答复的必须及时予以答复，暂时答复不了的应予以说明。
4.2.2.3不符合、纠正与预防措施实施部门必须在整改过程中将相对应的信息分别传递到提出整改要求的部门。
4.2.2.4紧急状态下的信息按《应急准备与响应控制程序》规定进行信息交流。
4.2.2.5员工可通过电话、面谈等方式向管理者代表/相关部门反映有关质量、环境的信息及要求，管理者代表/相关部门应予以答复。
4.3外部信息交流4.3.1外部信息主要包括：a）企管部将收到的上级主管部门的质量、环境文件呈报分管领导后做出相应处理后备案存档。
QP-01质量信息沟通管理程序
质量信息沟通管理程序QP-01编制人：研发中心日期：2013年5月02日审核人：吴道禹日期：2013年5月02日批准人：谢家明日期：2013年5月02日1.0 目的为了使质量管理制度达成内部共识，建立组织各部门之间的交流及传达有关信息。
2.0 适用范围本公司所有人员。
3.0 职责3.1 各部门负责人负责执行内部沟通工作。
3.2 管理者代表、部门经理以上人员负责内部意见的处理。
3.3 外部信息处理：业务部、品管部。
4.0 工作程序4.1下图表为本公司内部信息的沟通方式:4.2内部沟通内容4.2.1管理评审会议内容详见：《管理评审控制程序》有关条款。
4.2.2内审会议详见：《内部审核程序》有关条款。
4.2.3每月质量例会内容包括：检验人员每月汇报上月质量情况及本月需采取的纠正预防措施。
4.2.4经理例会、部门会议的内容不规定。
4.3公司的质量/环境方针、质量/环境目标由管理者代表负责以各种形式宣传(公司标语、专题、及各种会议等)，要求全体人员了解。
4.4各部门的质量目标由部门负责人在部门会议上进行宣传。
4.5公司全体员工如有与质量/环境管理体系有关的意见建议时，须先填写《内部联络单》。
提出人将填写好的《内部联络单》交给部门负责人，经部门负责人确认合理后，交给管理者代表。
管理者代表需认真审查，并将处理情况转达于意见的提出者。
如有必要，由管理者代表提出《纠正和预防措施报告》。
《内部联络单》由提出的部门保存。
4.6外部信息传达4.6.1业务部负责将公司质量方针传达给客户及相关方。
4.6.2品管部应在对外交流中宣传公司的质量方针。
5.0相关记录《内部联络单》QP-01-B01《纠正和预防措施报告》 SP-08-B016.0相关文件《管理评审控制程序》 SP-04《内部审核程序》 SP-06。
05质量信息反馈(沟通)管理制度
质量信息反馈(沟通)管理制度文号：QG/SSW0301.05-20071目的收集、传递、处理、反馈有关质量信息，明确其对质量体系的影响，并及时有效的进行信息的传递与利用，从而提高效率，适应变化，使客户更加满意。
2适用范围2．1适宜于本公司内部信息、外部情报的反馈沟通。
2．2适用于本公司与客户、合作伙伴、供应商、同业之间的信息交流、有效沟通。
3 职责3．1总经理负责协调处理信息交流沟通，并实施监督和协调等工作。
3．2各职能部门负责各自工作范围内信息的收集、传递与处理，并于每月末将质量管理活动的信息以月度小结的形式上报综合办公室，综合办公室集中汇总。
4 程序内容4．1质量信息的分类：（1）质量动态信息——正常运行中产生的信息。
（2）质量指令性信息——公司下达的有关质量的指令及规定。
（3）需反馈质量信息——由于产生质量偏差等原因而需要进行相互沟通的质量信息，有很高的时效性要求，要求在规定时间内完成发出、处理、反馈等过程。
4．2明确信息通报/处理的职责4.2.1本公司规定各部门需通报的质量动态信息,按规定的时限、渠道、方法传递。
4.2.2对以文件形式下达的质量指令性信息按本公司相关程序进行。
4.2.3对质量管理体系正常运行时所产生的各种信息，由各部门在月末用月度小结的形式上报综合办公室，综合办公室在《工作简报》中予以汇总。
4.2.4对于体系文件未明确规定的信息的处理，尤其是异常信息，由有关部门及时传递与之相关的部门，以便作出适当的处理。
4.2.5当出现各种紧急、意外、互相矛盾、有争议的情况而导致不能按正常渠道传递或处理时，则可由有关部门迅速送达总经理处，总经理负责协调，相关部门及时处理。
4．3 沟通方式沟通的形式可以多种多样，公司建立的每月例会是一种固定的信息沟通方式；现场碰头会、通报、报告、专题沟通协调会议也是经常采用的沟通方式；此外采取传递质量信息反馈单的方式、面谈、书面材料等方式予以沟通、传递。
4．4 信息沟通的评审总经理每年负责对内部沟通的有效性进行一次评审，提出结论和改进建议。
信息交流和沟通控制程序(含表格)
信息交流和沟通控制程序
（IATF16949-2016/ISO9001-2015）
1.0 目的
规定内、外部沟通的渠道，以加强信息交流，确保质量管理体系运作的有效性。
2.0 适用范围
适用于公司内、外不同部门和不同层次人员之间的各种信息的沟通。
3.0 职责
3.1管理者代表负责协调质量管理运作中各部门之间的沟通，确保沟通的顺畅。
3.2办公室负责协助管理者代表督查内部信息沟通及处理。
3.3质管部为外部信息的归口管理部门，接收部门负责传递顾客的信息反馈，研发中心负责工艺、工装等技术方面的处理；质管部负责质量问题反馈的处理，质管部负责所有顾客反馈信息的统计、归类、跟踪验证工作。
4.工作程序
4.1外部沟通及信息管理
5.2内部沟通及信息管理
6.相关文件
纠正和预防措施控制程序 会议管理及汇报制度 记录控制程序 7.质量记录 工作联络单
工作联络单.xl s
会议纪要
会议纪要.d oc
外部质量信息传递登记表
质量信息反馈单 (2).d oc 质量信息分析传递
处理单.d oc
顾客反馈问题清单。
GJB 质量信息管理控制程序
GJB 质量信息管理控制程序质量信息管理控制程序1·目的本程序旨在确保GJB组织的质量信息管理和控制，以提高产品和服务的质量，满足客户和相关方的需求和期望。
2·范围本程序适用于GJB组织内的所有质量信息管理和控制活动。
3·定义3·1 质量信息：指与产品、过程、服务相关的数据、记录、报告、分析、评估等信息。
3·2 质量信息管理：指对质量信息进行规划、采集、分析、存储、传递、使用、保护和维护的活动。
3·3 质量信息控制：指对质量信息进行核实、审查、批准、发布、分发和变更控制的活动。
4·质量信息管理4·1 质量信息规划4·1·1 定义质量信息需求和目标以支持业务流程和决策。
4·1·2 制定质量信息管理计划，包括质量信息采集、分析、存储、传递、使用、保护和维护的方法和措施。
4·2 质量信息采集4·2·1 确定质量信息来源，包括内部和外部的信息来源。
4·2·2 确定质量信息采集方法和工具，包括问卷调查、实地观察、设备监测等。
4·2·3 进行质量信息采集，并保证采集的准确性和完整性。
4·3 质量信息分析4·3·1 对采集到的质量信息进行数据分析，包括统计分析、趋势分析等。
4·3·2 进行质量信息归因和根本原因分析，找出质量问题的根本原因。
4·3·3 利用质量信息分析结果，提出质量改进措施和建议。
4·4 质量信息存储4·4·1 设计并建立适当的质量信息存储系统，包括数据库、电子文档管理系统等。
4·4·2 对质量信息进行分类、归档和标识，以方便检索和查找。
4·4·3 对质量信息进行备份和恢复，确保信息的安全性和完整性。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序文件编号：1 目的为了保证公司质量、环境管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。
2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系信息交流的传递和处理。
3 职责3.1 交流、沟通工作由总经理、管理者代表、总经理办公室、综合部等各部门负责实施。
3.2 总经理办公室牵头管理内外交流沟通过程。
3.3 各部门3.3.1 负责来自于公司内外部的有关质量、环境的信息的接收、处理、应答、回复。
3.3.2 规定交流的方式并予以实施，并对处理结果进行确认。
3.3.3 必要时形成记录，进行统计分析并报告。
4 程序4.1 内部沟通4.1.1 沟通内容a) 正常信息，如方针、目标指标、检查监测记录、重要环境因素、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。
b) 不符合、潜在不符合信息，如内审、外审中的不符合报告、纠正和预防措施处理记录等。
c) 合规性评价的信息。
d) 紧急信息，如发生火灾等。
e) 满足顾客和相关方要求的重要性，法律法规要求的重要性。
4.1.2主要沟通方式a) 部门间的沟通：①公司定期召开部门经理办公例会。
会议应包括各部门负责人介绍上月的体系运行状况，并每月报告本部门的目标指标情况，必要时在统计分析的基础上采取了纠正措施和预防措施。
②有文件规定的，按规定方式进行沟通。
③电子邮件、口头沟通等。
b) 自上而下的沟通：①公司每周一召开晨会，内容应包括及时通报有关顾客和其他相关方要求、法律法规要求（特别是相关要求发生变化时），有关领导关于质量和环境管理体系的指示和要求。
②总经理通过定期召开的部门经理办公例会，提出关于质量和环境管理体系的指示和要求。
③总经理通过体系文件的发布，规定各部门和子公司负责人的职责和权限。
④管理者代表不定期通过内部简报、宣传栏等方式，以提高员工关注顾客的意识及满足法律法规要求的意识。
c) 自下而上的沟通：①各部门通过定期召开的部门经理办公例会，向总经理汇报体系运行状况和改进需求。
SMP-ZG-007-01质量信息交流与沟通标准管理规程
1.目的为了实现公司质量目标，能够及时、准确地收集、传递和反馈有关质量信息，使内、外部质量信息有效交流和沟通，特制定本规程。
2•范围适用于来自顾客及上级监督管理部门及公司各部门、各层次间相关质量信息的交流和沟通。
3.职责质量部：负责质量管理体系、产品、外部技术信息的归档管理及检验过程质量信息收集、交流、沟通，并负责质量信息归档、保管工作；相关部门：负责本部门内的质量信息记录并反馈。
4.内容质量信息管理：质量信息的交流与沟通是公司质量体系的重要组成部分。
主要是确保来自法规要求及生产过程中各种质量问题能够得到及时收集、传递、分析和处理。
质量信息的来源：质量部QA提供的质量信息负责提供食品药品监督管理局颁布的法律法规、以及其他形式与公司生产、质量、经营有关质量信息。
负责提供质量目标完成情况的统计信息。
负责提供供应商同类产品不合格品的质量频次、趋势分析及计量器具校验信息。
负责提供生产过程中存在的各种质量不良因素及质量问题。
生产部提供的质量信息生产过程中遇到的疑难问题处理结果，各工序出现的质量问题记录及趋势。
返工、报废的质量问题记录及趋势。
物资管理科提供的质量信息供应商的基本信息（资质、设备、工艺情况）。
销售部提供的质量信息。
客户反馈信息以及统计。
质量信息的分类：A类包括整批质量事故；造成停产的重大质量问题；客户投诉。
B类包括生产中发生的不合格项目；长期遗留未解决的问题。
C类包括偶发性的产品或过程不合格信息。
质量信息的反馈：各部门的质量信息要以反馈单《质量信息反馈单RD-ZG-006的形式传递。
A类信息反馈不得超过4小时；B类不得超过8小时。
质量信息的沟通流程图：质量%针'、、B 建立相关操作规程\a L 操作记录和质鐘数量 \\a 7 数据的收集一分析一评估汽/ 菽进措施的矯烷、批准和执行信息国通twi主要內容、方式和职责质量信息的整理：质量部QA负责质量信息的整理，并将整理的结果给相关部门发放，为公司质量月会及对产品的决策提供所需信息。
质量环境信息沟通管理程序(含表格)
质量环境信息沟通管理程序（ISO9001-2015/ ISO14001-2015）1.0目的建立通畅的信息交流渠道，使有关质量环境管理系统运行的内、外部信息及时进行传达和交流。
2.0范围适用于本公司质量环境系统覆盖范围内的内、外部信息的接收、传达和处理相关作业。
3.0定义无4.0权责4.1采购：负责供货商与公司相关的外部信息的交流活动。
4.2业务部：负责客户与公司相关的外部信息的交流活动。
4.3厂务部：负责政府、环保部门或其它相关方与公司相关的外部信息的交流活动。
4.4品保部：负责将本部门或其它部门获取的相关外部信息转化为内部信息进行必要的交流和传达。
4.5各部门：均具有传递和处理公司内部信息的责任和义务。
5.0程序5.1信息的获取与判断5.1.1在质量环境管理系统运行中，需交流的公司内部信息有﹕[A]. 公司质量环境方针、环境因素﹑质量环境管理架构和职责[B]. 质量目标、环境目标、环境管理方案及实施情况[C]. 相关的法律法规要求、作业要求和其它要求及执行情况[D]. 监测与测量结果[E]. 内、外部审核结果和管理评审的结果[F]. 不符合项、矫正和预防措施信息[G]. 员工的建议和答复[H]. 系统运行中的其它内部信息5.1.2在质量环境管理系统运行中，需交流的外部信息有：a. 来自国际、国家、行业的法令、标准和相关要求或信息b. 来自客户、供货商或其它相关方的相关要求或信息c. 其它外部要求或信息5.1.3各部门获取或收集到需交流的信息后，对信息进行判断和分析，确定适当的交流方式和处理意见，传达至相关部门。
5.2信息的传达与交流5.2.1公司以质量环境手册、程序文件、作业指导书等作为有关信息的载体，以文件发放的形式进行交流。
5.2.2质量环境系统运行的信息可通过公司简报、宣传公告栏等方式向员工传达。
5.2.3需要时，公司将举行质量会议。
相关部门主管或人员被要求参加以讨论会司相关质量问题，保留会议记录，并按会议记录追踪结果或用作E-mail于相关人员。
信息沟通管理控制程序
沟通管理控制程序1、目的规定质量安全管理体系的沟通方式，确保外部信息得以识别和运用，内部信息有效传递。
2、范围适用于本公司内、外部信息的收集、识别和传递的沟通过程。
3、权责3.1 管代（组长）：负责本程序的归口管理。
3.2 研发部：负责公司产品对外或外来质量和食品安全的信息收集、传递和处理。
3.3 品管部：负责公司产品内部质量和食品安全的信息收集、传递和处理。
3.4 管理部：负责与本公司上级主管部门的信息交流及内部员工反馈问题疏导工作。
3.5 其他各部门:负责其工作范围内信息的传递与交流，以及对相关方信息的收集。
4、定义：信息（information）-- 有意义的数据。
5、流程图6、管理控制程序6.1 信息的分类6.1.1 外部信息6.1.1.1 出入境检验检疫局、食品药品监督局、检测或认证机构等的结果及反馈的信息；6.1.1.2 政策法规标准类信息，如食品安全、食品法律法规、条例、标准等；6.1.1.3 来自顾客和供方与食品(原材料和成品等)质量安全有关的信息等。
6.1.2 内部信息6.1.2.1 正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时其他记录等；6.1.2.2 食品安全小组的信息，（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；6.1.2.3 紧急信息，如出现火灾、设备事故、停水停电事件等情况下的信息与记录；6.1.2.4 其他内部信息（如员工的建议等）。
6.2 信息的收集与处理信息可采用书面文件化信息、会议、拜访、讨论交流、电子媒体、声像资料、通讯等方式予以传递。
6.2.1 管理部应确保负责沟通的人员具备必要的知识，以履行其在食品质量安全链中的相应职责，并确保获得相应的授权。
6.2.2外部信息的收集与处理6.2.2.1 研发部（品管部）负责检验检疫局、食品药品监督局、检测或认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由研发部传递到公司相关部门。
质量信息的管理流程
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QP17质量信息沟通管理控制程序(行政)
1.目的建立公司内部各职能各层级之间、公司与相关方之间在质量管理信息上之沟通渠道，确保达到公司内全员参与质量管理、公司与外部相关方信息沟通的及时性和有效性。
2．范围适合于本公司对质量管理有关信息之内、外部沟通的管理。
3．定义（无）4．职责4.1管理阶层负责创建有效内外部沟通渠道。
4.2各部门负责人负责执行内外部沟通工作和相关意见的处理。
5．程序内容5.1内部沟通(包括各部门之间和各层级之间的沟通)5.1.1沟通内容A）客户要求和适用的法律法规要求及其它要求之宣达。
B）公司质量政策/方针、目标指针之宣达。
C）公司内质量职责、权限和相互关系之沟通。
D）过程、产品运作之质量管理信息。
E）公司的质量绩效。
F）质量管理内部审核和管理评审的结果。
G）其它。
5.1.2沟通方式：可藉由下列方式且不局限于下列方式之任意一种或几种执行：A）月会、周会、朝会宣导。
B）不定期各类型会议。
C）电子邮件（E-mail）传递。
D）教育训练。
E）标语张贴、布告、文化走廊张贴、厂刊。
F）联络单、报告、报表、横向协商等。
5.1.3沟通形式A）自上而下的纵向沟通，采用命令、指令、指示的形式来进行。
（不限定格式）B）自下而上的纵向沟通，采用报告、呈报等形式来进行。
（不限定格式）C）部门间横向协调沟通，采用“内部联络单”、或通知的形式来进行。
5.1.4沟通要求经由任意方式进行之沟通均应确保其有效性，必要时形成记录以反映：A）信息接受方完全理解信息传达之内容或意旨。
B）利用正确之信息达成预先之目的、执行正确之工作。
C）作为历史依据用于追溯。
视需要取得被沟通方的签字确认，对沟通的有效性进行考核和确认。
内部沟通的有关信息及记录应视需要传送给关联责任人。
内部重要会议的沟通应由主持人组织参加人员签到，填写“会议签到表”。
各种会议的记录经会议主持部门安排人员整理，且应以表达会议精神和记载重要会议事项为原则，总体上应体现会议主题、起止时间、地点、参加人员、主要议题、各种议案事项、责任等。
信息交流和沟通控制程序(新版质量环境职业健康三合一)
信息交流和沟通控制程序
（ISO9001：2015/ISO14001：2015/ISO45001：2018）
1.目的
为了规范本公司质量、环境和职业健康安全的信息交流和沟通管理工作，体现员工在管理体系的权利和义务，确保其信息的接收、传递和反馈渠道畅通，特制定本程序。
2.适用范围
本程序适用于本公司管理体系的协商和内、外信息的交流。
3.职责
3.1行政部是信息交流的归口管理部门，负责与上级安全管理部门和行业主管部门及本公司所属的各项目部信息的收集、传递和处理。
3.2各部门负责业务范围内的内、外信息交流。
3.3员工代表要参与职业健康安全方针、目标、管理方案及各项制度的制订、评审，以及参与改善作业场所安全状况的审查讨论。
4.工作程序
4.1总则
4.1.1信息交流的途径可以是口头的或书面材料，也可以利用其他的宣传工具，如报纸、广告、会议、意见箱、黑板报等。
4.1.2信息内容必须准确可靠，所有信息活动必须予以记录。
4.1.3信息分为内部信息和外部信息。
4.2内部信息交流内容。
质量信息内部沟通控制程序
质量信息内部沟通控制程序质量信息内部沟通控制程序1、目的和适用范围1.1、目的在组织内建立沟通过程，以确保质量管理体系的有效性得到沟通，从而改进体系的有效性。
1.2、适用范围：适用于公司内质量信息的沟通。
2、职责：2.1、办公室负责质量管理体系内部沟通的归口管理和实施。
2.2、各部门负责本部门有效性信息的收集和沟通。
3、程序要求3.1、质量管理体系有效性信息的内容应包括：1）质量方针、目标完成的信息；2）用户满意度的信息、顾客投诉、退货的信息；3）产品符合性信息、产品监视和测量的信息、进货检验情况；4）不合格信息、顾客退货及处置情况；5）生产过程中的信息；6）纠正和预防措施的制定实施情况等。
3.2、日常质量信息的沟通。
办公室应确定3.1中所列每一类信息的收集职责形式，传递渠道以及收集的周期，编制《质量统计报表传递的规定》ZY-ZY-5.5.3-1A经主管副总经理批准后，下发各单位实施。
3.3、异常质量信息的沟通及处置1）异常信息发生时，有关部门应填写《信息反馈表》ZY-JL-5.5.3-01一式两份报办公室，办公室签收后，组织相关部门进行现场调查，确定处理方案，及时交一份给相关责任部门并监督其实施。
2）责任部门收到《信息反馈表》后，应组织有关人员分析原因制定纠正措施，按《纠正预防措施控制程序》ZY-CX-8.5-A执行，并将处理结果报办公室。
3）办公室将已处理完的《信息反馈表》复印一份发回提出部门。
4）对办公室协调不能解决的重大问题，应及时上报管理者代表进行处置。
5）办公室应对《信息反馈表》进行登录，填写《信息反馈登记表》ZY-JL-5.5.3-02，作为监视信息沟通有效性的重要内容。
3.4、工程部每月应召集一次质量例会，对质量管理体系运行有效信息进行沟通，例会由管理者代表主持，例会上所做出的决定，工程部应发出会议记要，通报各部门实施，工程部要检查有关部门的实施情况，并在下一次质量例会上报告。
3.5、其他沟通形式：各部门可以利用班会，日常会议对质量管理体系有效性进行沟通，办公室也可以通过布告栏或发简报等形式进行内部沟通。
药品质量信息沟通及处置管理规程
质量信息沟通及处置管理制度目的：建立产品质量信息交流、信息沟通制度，保证产品质量相关信息的沟通有效、畅通。
范围：适用于公司内部各部门之间以及与外部等有关方面的产品相关质量信息的交流、沟通和传递。
职责：公司各部门负责实施本制度。
委托生产企业负责及时沟通、传递我司受托生产产品的质量信息。
内容：1QA为公司的质量信息中心，负责公司内部质量信息的收集，进行分析、汇总；负责各部门间质量信息的监督检查和交流指导。
各责任部门负责收集相关的质量信息及时、有效的沟通交流及信息上报。
2质量信息交流沟通的范围：涉及与质量相关的各个方面，包括：注册标准的变更、生产和质量之间的信息沟通，物料采购、检验放行之间的信息沟通；常规生产操作过程的质量信息（如偏差、纠正预防措施）和数据的传递；常规状态维护和监测信息的传递等。
3 质量信息交流沟通的要求3.1 确保将所发生的产品质量问题和质量管理体系问题及时、全面上报，各级职能部门及人员应该及时得到与其相应的信息和数据，并得到相应的解决。
3.2 质量信息反馈交流要保证信息的正确性和准确性。
4 质量信息沟通交流原则及程序4.1信息常规沟通：公司内部质量信息按相关的管理制度及操作规程执行，收集出现的质量相关信息，并进行初步的调查、分析及沟通处理。
4.2数据的全面分析及评估，制定、批准和执行改进措施。
4.3QA对质量信息沟通处理及改进措施进行监督检查。
4.4对于报送给上级监管部门的质量信息或者数据，需要经过质量受权人或者企业负责人批准。
4.5我司委托生产产品，以下情况需要及时通知合作单位或者跟合作单位沟通，不限于：4.5.1生产品种的注册资料、技术和质量文件的变更，包括生产工艺规程，物料、中间产品和成品的质量标准、物料供应商清单、印刷包材标准版等。
4.5.2 生产品种发生的偏差和OOS，需要合作单位配合调查。
4.5.3 产品质量投诉，需要合作单位配合调查。
4.5.4 产品召回，需要合作单位配合调查。
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质量信息沟通管理控制程序(行政)
1.目的
建立公司内部各职能各层级之间、公司与相关方之间在质量管理信息上之沟通渠道，确保达到公司内全员参与质量管理、公司与外部相关方信息沟通的及时性和有效性。
2．范围
适合于本公司对质量管理有关信息之内、外部沟通的管理。
3．定义（无）
4．职责
4.1管理阶层负责创建有效内外部沟通渠道。
4.2各部门负责人负责执行内外部沟通工作和相关意见的处理。
5．程序内容
5.1内部沟通(包括各部门之间和各层级之间的沟通)
5.1.1沟通内容
A）客户要求和适用的法律法规要求及其它要求之宣达。
B）公司质量政策/方针、目标指针之宣达。
C）公司内质量职责、权限和相互关系之沟通。
D）过程、产品运作之质量管理信息。
E）公司的质量绩效。
F）质量管理内部审核和管理评审的结果。
G）其它。
5.1.2沟通方式：可藉由下列方式且不局限于下列方式之任意一种或几种执行：
A）月会、周会、朝会宣导。
B）不定期各类型会议。
C）电子邮件（E-mail）传递。
D）教育训练。
E）标语张贴、布告、文化走廊张贴、厂刊。
F）联络单、报告、报表、横向协商等。
5.1.3沟通形式
A）自上而下的纵向沟通，采用命令、指令、指示的形式来进行。
（不限定格式）
B）自下而上的纵向沟通，采用报告、呈报等形式来进行。
（不限定格式）
C）部门间横向协调沟通，采用“内部联络单”、或通知的形式来进行。
5.1.4沟通要求
经由任意方式进行之沟通均应确保其有效性，必要时形成记录以反映：
A）信息接受方完全理解信息传达之内容或意旨。
B）利用正确之信息达成预先之目的、执行正确之工作。
C）作为历史依据用于追溯。
视需要取得被沟通方的签字确认，对沟通的有效性进行考核和确认。
内部沟通的有关信息及记录应视需要传送给关联责任人。
内部重要会议的沟通应由主持人组织参加人员签到，填写“会议签到表”。
各种会议的记录经会议主持部门安排人员整理，且应以表达会议精神和记载重要会议事项为原则，总体上应体现会议主题、起止时间、地点、参加人员、主要议题、各种议案事项、责任等。
5.1.5例会制度
5.1.5.1为确保各部门工作的有效沟通和协调,部门间除日常工作中进行沟通协调外,公司建立公司管理例会制度来作为公司各部门重要工作事务沟通和协调的有效渠道。
公司级例会实施参见表A：
5.1.5.2为确保产品实现过程中，生产运作的有效协调和沟通，公司建立生产协调例会制
度来作为生产、采购、品质部门重要工作事务沟通和协调的有效渠道。
5.1.5.3其它各项临时会议、部门与部门、部门内部、各组别之间的各种会议，视议题情
况由负责人组织进行。
5.1.5.4所有产生的会议记录，主持人均应视会议议题的职责分配，将会议记录的副本安
排分发给关联部门/人员，以利各项议案的实施。
5.1.5.5公司管理例会和生产协调例会记录采用“会议记录（BS-FM-004）”格式进行，其
它会议记录视需要编制。
5.2外部沟通
5.2.1沟通内容
A）公司质量政策/方针的外部宣传。
B）相关方质量投诉的接收和回复。
C）产品/服务信息、客户要求及反馈、客户满意度信息。
D）其它相关信息。
5.2.2沟通方式、相关内容及渠道
A）采购部负责对供应商就有关产品/材料要求、公司的质量、采购政策等视情况进行传达和宣传。
B）采购部采购员必要时以书面或电话等方式对所订购材料或委外加工件对供应商进行跟催，并就进料质量不良等现象进行沟通处理。
C）品质部适当时亦应针对质量不良透过适宜之窗口单位与供应商或协力厂质量部或相关部门进行沟通处理。
D）销售部负责就产品订单相关的信息、客户满意度信息进行与客户沟通协调和处理。
在合约/订单
签订阶段必须完全理解和确定客户之需求，对于客户要求的审查依《客户要求管理程序》实施。
E）客户服务人员应定期或不定期询问客户对本公司产品/服务的状况，若有客户抱怨事项时，依《客户投诉及服务程序》之客户投诉处理规定执行改善。
F）客户回馈处理：客户以书面或口头等方式向销售部人员提出回馈时，承办人应依回馈事实，进行
适当之处理：
①对于不满意或抱怨之回馈信息应依《客户投诉及服务程序》处理。
②对于客户反馈的正面意见，承办人员应知会销售部主管并以电话或书面方式感谢客户。
③对于客户反馈信息应适时宣导给员工知悉，以为警示或激励的依据。
5.3相关内、外部沟通所产生的记录，由各单位妥为保存，依照《质量记录控制程序》管理。
6．相关文件：
6.1客户投诉及服务程序
6.2客户要求确认和评审程序6.3质量记录控制程序
7．相关记录
7.1会议签到表
7.2会议记录。