CX002质量记录控制程序

1、目的：

在规定的过程和场所保持所需的质量记录，并进行控制和管理，为证明产品质量符合规定要求和质量体系有效运行提供证据；为质量改进提供依据。

2、范围：

适用于与质量管理体系所有相关的记录。

3、职责：

、办公室负责建立并保持有关质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理的文件化程序，并组织实施。

各职能部门/车间及人员负责本部门/岗位记录的管理，并按规定传递和保存。

4、控制要求：

、记录的范围、类型和采用的方式：

4.1.1、记录范围包括：质量管理体系运行记录和产品质量记录等；

4.1.2、记录类型包括：管理记录、操作记录、监视和测量记录及各种报告等。

4.1.3、记录一般采用文字填写的方式、必要时可采磁盘，录像等方式。

、记录的填写：

4.2.1、记录应按设置的项目逐项填写，某些项目不需填写时，用斜杠“/”明示。

4.2.2、记录可用钢笔或圆珠笔填写，字迹应清楚、整齐，易识别。

4.2.3、记录的内容应真实、准确、完整，填写人签名须签全名。

4.2.4、记录是对当时客观事实的陈述，应及时或现场填写，不得后补、伪造。

4.2.5、为确保记录的原始性、可追溯性、真实性，原则上记录填写后不得更改。若系笔误或经证实原记录不准确，可在原始记录上采用“划改”的方式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。

、记录的编制：

4.3.1、办公室应根据质量手册和程序文件以及可追溯性的要求，对所需记录进行策划，组织相关部门／车间分别编制与其相适应的记录、表、卡，并对表卡间联系性和协调性、表式的统一性和内容的完整性、以及保存的期限等进行会签，作相应修改后，经管理者代表批准，汇编成册发布和执行。必要时可规定填写说明。

4.3.2、质量记录的编号方法按CX001-2005《文件控制程序》第条执行，并进行统一标识。记录的顺序号用3位数顺序号标识，如：001，002，003……依次下序。

、记录的收集、贮存和管理：

4.4.1、各部门/岗位及人员应按本程序款的规定填写记录。

4.4.2、各部门应指定专职或兼职的记录管理员负责记录的收集、贮存和管理。

4.4.3、办公室应编制“质量记录清单”，对记录的标识保护、检索、保存和处置进行控制。记录管理员应按“质量记录清单”的要求，每月定期对本部门所有记录进行收集、整理、分类、汇总、归档。

4.4.4、记录的保存方式应便于存取和查阅，能够在需要时迅速获得。

4.4.5、记录的保存场所应保持适宜的环境，以减少变质或损坏并防止丢失。

4.4.6、记录管理人员有变更时，要做好相应的交接工作。

4.4.7、有保密要求的记录，各部门负责记录的管理负责人要做好何密工作。

、记录的查阅/借阅：

4.5.1、公司内人员查阅或借阅记录必须由记录管理员人同意后方可查阅。

4.5.2、记录外借时须经管理者代表批准并按相关程序进行登记后方可，并限期归还。

4.5.3、查阅/借阅人员应保护好记录，不准私自涂改或撕毁，保持记录的完好。

记录管理员外借记录时应按期索还，归还时应检查是否有拆页、更改等情况发生。出现以上问题时，报告部门负责人处理。

4.5.4、当合同有要求时，经总经理批准，保存期限内的记录可提供给顾客查阅。

、记录的处理：

4.6.1、记录应按规定的期限保存。

4.6.2、记录的增加按本程序款规定执行。

4.6.3、记录的格式修改或作废由使用部门提出申请，管理者代表批准，并报办公室备案后实施。

4.6.4、各部门每年第一季度应按“记录清单”的要求，对本部门所有记录进行汇总、归档，并报办公室登记备案，需永久保存的记录移交办公室。

4.6.5、对超过保存期限、失去保管价值的记录，由记录保管部门申请，填写“销毁申请表”，经部门负责人和办公室确认，管理者代表批准后，移交办公室统一销毁。