电子资源采购流程与方式

——CALIS数字资源评估与建设研讨暨第三届国外引进数据库培训周

电子资源采购流程与方式

——武汉大学图书馆案例介绍

周明华

武汉大学图书馆

二OO五年五月∙山东威海

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主要内容

背景介绍

建立新型的工作运行机制

制定采购政策，探索采购模式

设计工作流程，规范操作方式

总结

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背景介绍

90

年代开始引进电子资源

采购资源类型：以单机版/局域网络版光盘数据库为主：中国学术期刊光盘、银盘系列数据库

采购方式：遵循纸本订购方式。采访部全权负责选购，购置后交系统部安装并发布，信息咨询部负责日常检索和咨询服务。三个部门独立运作，各司其职

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背景介绍

存在问题（1

）

电子资源在购买渠道、使用方式、存储空间等方面均异于传统文献资源，购买印刷型文献的工作方法和经验已无法适用于电

子资源的选购

数据库高昂的购置费用使得购买决策必须有充分的读者调研做依据。这些数据的获取已超出了采购人员的常规工作范围

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背景介绍

存在问题（2

）

电子资源的使用依赖于一定的设备，购买之前的技术准备及购买之后的技术支持均需要得到技术部门的配合，绝非采购部门可以单独决策

读者服务工作人员不参与资源采购工作，难以迅速掌握电子资源的第一手资料，读者服务工作处于被动地位

同时，如果资源使用出现问题，还须通过采购部门的渠道反馈，交流环节过多，信息不通畅，整个工作运行效率不理想

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存在问题（3

）

由于各部门之间缺乏合理的工作模式和有效的运作机制，致使工作出现空档、缺位现象，而解决问题时又出现越位和错位现象。部门之间职责不清、相互推诿、工作难以推进、效率低下

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分析：问题结症

现有数据库的订购经验表明：电子资源采购涉及多个部门，至少包括

采访部门

读者服务部门

技术部门

三个部门必须职责明确，紧密合作，才能较为完满地完成电子资源的订购工作

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建立新型的工作运作机制

电子资源订购工作组性质：

跨部门的横向工作组由主管文献资源建设的馆长直接领导

信息服务中心、采编部、系统部负责人为

主要成员工作方式：部门内工作垂直运行，部主任负责跨部门工作横向运行，主管馆长负责

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建立新型的工作运作机制

电子资源订购组工作职责：

制定电子资源建设方案和原则

建立对外联系通道，搜集相关信息

电子资源内容评估和使用评价

组织、协调全校电子资源订购工作

提供数据库订购决策信息

负责合同谈判和签署

用户调查与培训工作提供电子资源相关技术支持和咨询

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建立新型的工作运作机制信息服务中心任务：

搜集、汇总最新电子资源相关信息

组织新资源的试用工作试用情况调查、分析和评估

提交分析报告和订购建议参与合同谈判、合同文件处理、订购回

执等相关事务

用户培训与相关咨询现有电子资源续订调研

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建立新型的工作运作机制

采编部任务：搜集最新电子资源的相关信息并汇总至信息服务中心参与电子资源评估工作

处理印刷型文献与电子资源的关系

参与合同谈判根据合同履行财务手续光盘数据库的送装电子资源登录和分类编目工作

建立新型的工作运作机制系统部任务：

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制定采购政策，探索采购模式制定电子资源建设方案和采购原则，报

馆办公会议批准后执行

在工作中逐步摸索、完善电子资源采购

工作模式，使其适合本校的实际情况采购原则是建立工作模式的基点，在原则框架范围内，可灵活调整工作模式或创造新的工作方式

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制定采购政策，探索采购模式武汉大学图书馆现阶段文献资源建设思路在以印刷纸本文献为基础的现实条件下，有选择地购置学术价值较高的电子文献和镜像数据库，积极引进代表国内外先进水平的网上数据库和电子文献，建立馆藏印刷型文献、馆藏数字化文献和网上文献信息三位一体的文献资源体系，印刷纸本文献占60%，数字化电子化文献资源占40%，使本校文献资源保障率和校内可获得率达到90%以上

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制定采购政策，探索采购模式电子资源订购原则

1）资源范畴：此处电子资源指各种光盘、镜像及网络数字化资源，包括全文电子期刊、电子图书等，不包括声像资源

2）基本原则：电子资源建设是全馆资源建设的组成部分，电子资源的主要服务对象、收藏重点、收藏目的、收藏特点等，须与馆藏建设总原则相符