超标检验结果(OOS)调查管理规程

超标检验结果（OOS）调查管理规程

1 目的

为了规范超标检验结果（OOS）的调查管理过程，找出发生的原因（仪器设备、溶试液、检验操作、取样或其他）以便及时采取纠正预防措施，避免类似问题再次发生，特制定本规程。

2 范围

适用于本公司所有原料、辅料、包材、中间产品、成品及工艺用水、稳定性考察等质量控制检品检测中发生的超标检验结果。

3 定义

3.1 超标检验结果（Out Of Specification：以下简称OOS）

指检测过程中样品的检测结果出现的所有超出法定标准、法规或者生产企业中制定的规范或可接受标准的可疑结果。

3.2 实验室差错

因试剂、环境、仪器和实验室操作等原因（如计算、称量、稀释等）而产生的差错。

3.3 实验室调查

由QC分析员、QC负责人、QA人员等按照书面的规定来确定是否为实验室差错原因导致不合格结果的过程。

3.4 原样

即产生偏差结果的原物质。如果是液体，包括原物质的浓溶液或从浓溶液得到的稀释液；如果是固体，可以是原物质均匀混合后的另一份称重的样品；如果是独立单位的样品，如安瓿，可以是原取样中剩余样品。

3.5 重新检验

指对原始样品（或储备溶液，如可用）进行的再测定。

3.6 复验

将检品按照规定方法重新制备后进行的分析工作。

3.7 重新取样

指对已经出现不合格结果的样品，按照取样规程，从同一批样品中重新取样。当复验失败或者复验用的样品不足时需要重新取样。

3.8 最终结果报告

经过OOS调查处理后的样品检测结果，用于检验报告。当实验室最终检测结果仍然显示不合格，确定为不合格结论并需要报出数值结果时，以检测获得的最后不合格的数值报出。

3.9 扩大调查

指经过实验室调查未发现产生OOS结果的原因，而进行的相关领域的调查；扩大调查包括物料调查、生产调查、设备调查、环境调查等。

4 职责

4.1 QC

4.1.1 QC分析员负责在OOS出现时及时控制样品和溶液直到OOS调查结束。

4.1.2 QC分析员在OOS出现时及时通知QC负责人，并协助QC负责人进行调查。

4.1.3 QC分析员负责记录和保存整个调查过程中的记录和证据，与QC负责人等相关人员作出

调查结论并完成相关的调查报告。

4.1.4 QC负责人负责定期对QC实验室进行检查确保本制度的正常实施。

4.1.5 QC负责人负责对OOS结果进行确认，对可能的原因进行客观及时的评估；确认分析员的

经验和正确使用分析方法的能力。

4.1.6 QC负责人应当与分析员讨论分析方法，根据方法验证的数据评价分析方法的性能。

4.1.7 QC负责人负责检查原始分析中得到的记录，包括图谱、计算、溶液、检验用材料、仪器

和玻璃器具，确定有无异常和可疑的信息。

4.1.8 QC负责人负责检查仪器的性能、使用记录；检查标准品、试剂、溶剂和其它用到的溶液，

应当满足质量控制的要求。

4.1.9 如果OOS结果确定为实验室差错（培训，仪器，工作仔细程度等），QC负责人应当组织

相关人员进行根本原因分析，确定差错的来源，并采取纠正预防措施以避免再次发生。若

属于分析员错误，则应当对分析员进行再培训。

4.1.10 QC负责人应当记录并保存评估证据，批准实验室调查报告。

4.2 QA

4.2.1 对实验室OOS调查和纠正预防措施进行审核，若非实验室原因，参与进一步的调查。

4.2.2 在产品的年度回顾分析报告中对OOS结果进行评价。

4.2.3 负责审核OOS调查报告和QC实验室的纠正及预防措施。

4.3 质量部经理

4.3.1 负责批准OOS调查报告和QC实验室的纠正及预防措施。

5 程序

5.1 异常检验结果的报告

5.1.1 当实验室获得超出可接受标准的样品检测结果时，分析员应立即向其直接领导报告并填写

记录，并保留已经配好的样品溶液（如可用）和剩余样品。

5.1.2 当实验室获得正常的经验、趋势之外但依旧符合可接受标准的结果时，应立即向其直接领

导报告，并保留已经配好的样品溶液（如可用）和剩余样品。

5.1.3 若样品溶解时出现不溶解、浑浊等的异常，应立即向其直接领导报告，停止实验，并做好

相应记录和调查，必要时启动偏差调查程序。

5.1.4 若在实验中出现明显的错误时（如突然停电造成仪器自动关机，玻璃器皿爆裂等），或样品

溶解过程中出现不溶解、浑浊的异常，应立即向其直接领导报告，停止实验，并做好相应

记录和调查，该实验视为无效。必须重新进行实验以获得有效结果。

5.1.5 记录编号规则如下：OOS+两位年份+三位流水号，如OOS-16-001是指2016年第1个

OOS。

5.1.6 如果一个样品同时有多个不同项目的OOS结果，应该每个项目都给一个编号。

5.2 OOS的确定

5.2.1 获得的检验结果经计算在可接受标准范围之外的，分析员报告之后，其直接领导与分析员

一起对记录进行复核，确认没有记录错误和计算错误，按照OOS的定义要求开启调查。

5.2.2 若检测样品为委托检验的样品，则需由委托方根据其标准进行判定是否为OOS，若需调查，

需有委托方参与。

5.2.3 当以下情形出现时，不应当列为OOS结果。对于确定不需OOS调查的结果，开具不合格

报告单。在必要的情况下，启动偏差调查程序。

5.2.3.1 不合格的中控结果，实验室符合实验过程没有出现错误的；

5.2.3.2 实验室进行检测过程中，因系统适应性不合格或标准曲线线性不合格等原因，但并未进样

或对结果进行处理的；

5.2.3.3 在稳定性考察中，超标或特殊实验结果可以预见时（如已过有效期的样品，或留样条件偏

离原定条件后的留样）；或新品稳定性研究，未最终确定考察条件的情况；

5.2.3.4 已有其他分析数据证明的结果（如低的含量值可能被高的杂质值证实）。

5.2.4 除5.2.3中规定的之外，其余情形均应确定为OOS结果。

5.2.5 一旦OOS结果被确定，按照“H10-104-R02 实验室OOS台账”进行登记。

5.3 OOS调查第一阶段：实验室内部调查

5.3.1 参加人员：QC分析员、QC负责人，本阶段工作应在2个工作日内完成。

5.3.2 QC负责人应该客观的、及时的进行评估，以确定结果是否归因于实验室错误。

5.3.3 评估按照以下流程进行：

5.3.3.1 按照以下影响因素逐一排查：分析员操作和培训情况、仪器设备、标准品/对照品及其溶液、

样品制备、方法/规程、环境（温度、相对湿度等）、复测原溶液排除偶然因素，历史等影

响因素。记录并保存评估的证据。

确认分析员是否经过合格的培训，是否知道并按规程进行操作，样品及称量是否正确，有效成分是否溶解完全，稀释、振摇和萃取时间及方法是否按规程执行；检查分析所得原始数据包括色谱和光谱图等，并识别出异常或可疑的信息；如分析员没有按照规程操作，或操作过程中忽略了异常现象，或未接受足够培训，判定为实验室原因，进入5.3.4；

仪器设备有无经过确认或校验且在有效期内。如没有进行确认或校准，或校准数据不正确，判定为实验室原因，进入5.3.4；

确定使用了合适的标准品/对照品、溶剂、试剂或溶试液等，并且它们在有效期内。标准品/对照品是否符合要求，如需要干燥，干燥过程是否按规程执行；玻璃仪器及溶液储存条件是否符合要求。如调查得出以上条件存在不符合项，判定为实验室原因，进入5.3.4；

评估检验方法执行情况，以保证是按照标准操作规程执行，该标准操作规程是以方法验证/方法确认数据为基础的。在样品检验之前、检验期间或检验结束有无进行系统适应性试验。

如未进行系统适应性测试，判定为实验室原因，进入5.3.4；

操作环境是否符合相应要求，如不符合要求，进入5.3.4；

过去有无类似事件发生，调查类似事件具体原因和处理情况，从而对本次OOS原因进行相应推断，确定调查方向。

5.3.4 结果判定：排除明显错误

如实验中出现明显的分析错误，如样品液溅出；转移稀释错误；计算错误；样品称量错误；

执行标准错误；仪器设备故障；试剂包括标准品/对照品失效；系统适用性失败等，则保留原始结果并注明该结果无效，排除差错因素后，重新进行1次检验（原保留溶液、原保留样品、重新取样均可），以该检验结果报告。

若为样品有误或无代表性，则重新取样检测1次，以该检验结果报告。

若未找到实验室明显差错，则进入OOS调查第二阶段。

5.4 OOS调查第二阶段：复验

5.4.1 参加人员：QC分析员、QC负责人，本阶段工作应在3个工作日内完成。

5.4.2 原样有剩余的情况下，由另一位有经验的分析员完成，用原方法复验。制备至少3份样品，

每份测定一次。