最新第6章(excel在人力资源中的应用)教学讲义ppt
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EXCEL在人力资源管理的运用. (2)
IF函数de应用实例
区域段自动算出对
分数段
等级
应等级 =IF(K四>=九
分数≥九零分
A
零,"A",IF(K四>=八
八零分≤分数＜九零分
B
零,"B",IF(K四>=七
零,"C","D")))
七零分≤分数＜八零分
C
●嵌 套 了 两 个 I F 函 数
分数＜七零分
D
常用函数之求和类函数
函数 名
SUMIF
月"
常用函数之日期类函数
应用实例三
从出生日得出年龄
●在D二单元格中输入=DATEDIF(C二,NOW(),“y”) ●因为从身份证提取出生日deC二 =MID(B二,七,四)&"-"&MID(B 二,一一,二)&"-"&MID(B二,一三,二)
二-一.EXCEL函数de结构
Excel 函数即是预先定义,执行计算、分析等处理数据任务de特殊公式.
Excel 函数结构:
常用函数之截取、合并类函数
函数名
语法
函数结构
函数作用
一、Left
二、Right
三、Mid 四、& （连接符号）
一、LEFT(text,num_chars) 其中 :Te x t 是包含要提取字符 de 文本字符 串.Num_chars 指定要由 LEFT 所提取 de字符数. 二、RIGHT(text,num_chars) 其中 :Te x t 是包含要提取字符 de 文本字符 串.Num_chars 指定希望 RIGHT 提取 de字符数. 三、MID(text,start_num,num_chars) 其中 :Te x t 是包含要提取字符 de 文本字符 串.Start_num 是文本中要提取de第一 个字符de位置.Num_chars 指定希望 MID 从文本中返回字符de个数.
EXCEL在人力资源管理中的应用(105页)
在管理中的应用案例01第1部分基础概念1.名称名称可以代表一个单元格或者一个单元格区域，或者是常量，公式。
名称的定义：选中需要命名的单元格或区域，在界面左上角名称框中输入名称后回车；名称的删除：插入－名称－定义，选中需要删除的名称点击删除按钮，点确定。
名称的引用：需要引用某单元格时输入该单元格的名称：＝名称第1步：选中需要命名的某个单元格或单元格区域。
第2步：在左上角名称框输入命名后回车。
删除已有命名：选择“插入”－“名称”－“定义”；选中需要删除的名称，点击“删除”按钮。
名称命名的优点：1)避免绝对引用的错误2)对公式进行文字化表述，让公式更加容易理解3)可以在整个工作簿中通用，引用方便2.常用引用函数3.4.: 返回指定单元格的行号5.: 返回指定单元格的列标6.: 返回查找值在查找范围中的序号7. (查找值，查找范围，0)8.其第三个参数为0，表示查找精确值9.: 返回单元格名称，其参数为行号列标或计算行号列标的表达式10. (行号，列标)11. (1,1) 此公式返回A112.: 返回单元格的值.其参数为单元格名称13. (“A1”),假设A1=10,则返回1014.: 在某区域内查找某个位置的值15. (查找区域，查找值所在的行号，查找值所在的列号)16.：指定基点，指定位移量，得到单元格引用17.单个单元格引用：(基点单元格，向下移动的行，向右移动的列)18.区域的引用：(基点单元格，向下移动的行，向右移动的列，区域19.包括的行数，区域包括的列数)20.向上和向左移动时，位移量为负值。
21. (A1,1,1) 将得到B2单元格的值22.23.动态引用24.动态引用是通过引用函数实现对于单元格或区域的相对引用。
它和相对引用的效果很相似，但比简单的相对引用用途广泛。
25.常用的动态引用的实现方法有：26.引用函数嵌套。
比如和嵌套；和，嵌套等；27.引用函数与控件结合使用，此类控件包括组合框，滚动条。
EXCEL在企业人力资源管理上的应用PPT课件
数据 钻取
在线 演示
趋势 分析
2019/7/8
18
基础的基础
左键的使用 对象 拖曳 记忆功能
2019/7/8
管理智慧系列
19
基础概念应用
管理智慧系列
1. 制作用户友好界面的通用表格的方法 2. 数据的导入与合并技巧 3. 数据表的展示技巧 4. 数据主体与图表类型的匹配原理 5. 自定义函数与VB介绍
关键员工主动流失率
出勤率
管理结构层次
薪酬结构层次
公司人力市场
。。。。。。。（万元工资净利润）
2019/7/8
11
管理智慧系列Biblioteka 如何得到人力资本生产率指标
人员信息 考勤纪录 工资、奖金表 员工变动表 销售数据 生产数据 。。。。。
2019/7/8
标准化 档案化
单元或区域
表
簿
2019/7/8
23
管理智慧系列
如何不让别人动你的表格
单元的锁定打开
当表保护后后，窗体中 可以操作部分。
2019/7/8
20
制作用户友好界面表 格的方法
让填表人轻松地填表，而你能 轻松地统计
2019/7/8
管理智慧系列
21
管理智慧系列
制作用户友好界面表格的方法
如何不让别人动你的表格。
让填表的人明白你的需求，只填你让他填 的内容和格式。
员工信息表的设计
2019/7/8
22
管理智慧系列
如何不让别人动你的表格
2019/7/8
5
问题收集
管理智慧系列
您要 做的：
提供一个你认为工作上对你困惑最大的问题， 把它写在纸上，并写上您的E-mail 地址。
第6章(excel在人力资源管理中的应用)
步骤10 选中单元格区域A2:S9，在“开始”选项卡下的“字体”组中单 击“边框”旁边的下三角按钮，在展开的列表中选择“所有框线”命令。 步骤11 在“对齐方式”组中，设置单元格中字体垂直水平居中。 步骤12 为了能够更加方便地浏览“合同管理表”中的数据，选中工作 表中的第5列，然后在“视图”选项卡下的“窗口”组中单击“冻结窗格” 旁边的下三角按钮，在展开的列表中选择“冻结拆分窗格”命令。
“保护结构和窗口”对话框
“确定密码”对话框
“撤销工作簿保护”对话框
●6.3.3 为员工合同管理表添加个性签名 使用数字签名可以减少在电子交易时所带来的风险，数字签名提供了签名 内容的确切记录，而且可以让人们在以后可以进行查证。在Excel中添加数字 签名的操作步骤如下。 步骤1 在“插入”选项卡下的“文本”组中单击“签名行”按钮旁的下三 角按钮，在展开的列表中选择“图章签名行”命令。
“确认密码”对话框
“撤销工作表保护”对话框
●6.3.2 禁止他人打开员工合同工作簿 虽然被保护的工作表中的内容不会被其他人修改，但工作簿还是处于可 编辑的状态。为此，还需要对工作簿进行保护。 步骤1 在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“保护工作簿”按钮。 步骤2 弹出“保护结构和窗口”对话框，选中“结构”和“窗口”两个 复选框，然后在“密码”文本框中输入设置的密码，单击“确定”按钮。
添加“合同到期时间”列
选择函数
步骤3 弹出“函数参数”对话框，设置Logical-test、Value-if-true和Valueif-false等参数，单击“确定”按钮。
步骤4 返回工作表，然后向下拖动填充柄，复制公式至S9单元格，计算 出其他员工的合同到期提醒。
“函数参数”对话框
计算其他员工的合同到期提醒
Excel人力资源篇
2.2.2 项目效果
图2-3 员工培训管理表
图2-4 员工培训考核数据透视图
2.2.3 知识与技能
●工作簿的创建 ●工作表重命名 ●数据有效性 ●函数AVERAGE、SUM、 COUNTIF和RANK的应用 ●美化工作表 ●数据透视表 ●数据透视图
2.2.4 解决方案
任务1 创建工作簿，重命名工作表
任务3 输入“序号” 利用填充句柄，输入序号。
任务4 输入“姓名”和“部门”
（1）输入员工“姓名”。 （2）输入员工“部门”。
任务5 设置各培训项目成绩的数据有
效性 在输入数据的过程中，为尽量减小数 据输入的错误，提高数据的有效性，可对 要输入数据的单元格区域设置有效性规则， 使输入的数据在规定的范围之内。 即输入的成绩范围在0～100之间。
1.按培训成绩名次进行升序排列。 2.制作各培训项目平均成绩比较 图。 3.制作公司各部门培训成绩数据 透视图。
2.3 项目6 制作员工工资管理表
2.3.1 项目背景
制作工资表示通常需要综合大量的数 据，如基本工资、绩效工资、补贴、扣款 项等。 如果用手工做账，不仅工作量非常大， 而且还往往容易出错。 本项目通过制作“员工工资管理表” 来介绍Excel软件在工资管理方面的应用。
（1）选中“员工人事档案管理表” 工作簿中的“员工档案信息”工作表。 （2）选择【数据】菜单中【导入外 部数据】命令的子命令【导入数据】， 打开【选取数据源】对话框。
（3）选择数据源文件“员工信 息.prn”， （4）从对话框的“原始数据类型” 中选择“固定长度”作为最合适的文 件类型，在“导入起始行”文本框中 保持默认值“1”，在文件原始格式下 拉列表中选择“936 ：简体中文 （GB2312）”。
Excel在人力资源管理的应用 ppt课件
这个的意思就 是在9月在职 的人中只有一 个叫严邦平的
步骤3：点击F2单元格，把鼠标移到F2右下角，鼠标箭头变 为黑色十字的时候双击。
COUNTIF函数的应用实例
❖ 步骤4：选中F列---排序与筛序---筛选---点击F1左上角小箭 头---去掉1前的小勾---确定GO
COUNTIF函数的应用实例
认识数据透视表
统计9月入职的招聘来源分布 统计离职原因分布个数 统计各部门平均工资 统计各部门学历分布情况
数据透视表 可以快速解 决这些事情
ü 统计9月入职的招聘来源分布
步骤1：打开工作表---选择数据来源区域（A1：i79）---插入 ---数据透视表---确定
统计9月入职的招聘来源分布
步骤2：把招聘来源拖到下 面的“行标签”框，把 序号拖到下面的“数值” 框，就能快速生成下图。
=countif(区域,起始单元格)=1
选中区域---数据---数据有效性---
允许（自定义) ---
公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=1
1-2 数据的有效性
❖如何取消对于“数据有效性”的设置？
选中区域---数据---数据有效性---允许---任何值
GO
✓利用突出的格式，经常能起 到提醒的功能 如：突出不满勤的人GO
嵌
对出现
套
结
构
❖应用实例
ü 从身份证号码提取出生日期
在C2单元格中输入
=MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2)
公式解析：
MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符，即出生 年； MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符，即出 生月；
步骤3：点击F2单元格，把鼠标移到F2右下角，鼠标箭头变 为黑色十字的时候双击。
COUNTIF函数的应用实例
❖ 步骤4：选中F列---排序与筛序---筛选---点击F1左上角小箭 头---去掉1前的小勾---确定GO
COUNTIF函数的应用实例
认识数据透视表
统计9月入职的招聘来源分布 统计离职原因分布个数 统计各部门平均工资 统计各部门学历分布情况
数据透视表 可以快速解 决这些事情
ü 统计9月入职的招聘来源分布
步骤1：打开工作表---选择数据来源区域（A1：i79）---插入 ---数据透视表---确定
统计9月入职的招聘来源分布
步骤2：把招聘来源拖到下 面的“行标签”框，把 序号拖到下面的“数值” 框，就能快速生成下图。
=countif(区域,起始单元格)=1
选中区域---数据---数据有效性---
允许（自定义) ---
公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=1
1-2 数据的有效性
❖如何取消对于“数据有效性”的设置？
选中区域---数据---数据有效性---允许---任何值
GO
✓利用突出的格式，经常能起 到提醒的功能 如：突出不满勤的人GO
嵌
对出现
套
结
构
❖应用实例
ü 从身份证号码提取出生日期
在C2单元格中输入
=MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2)
公式解析：
MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符，即出生 年； MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符，即出 生月；
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步骤5 在F3单元格中输入公式“=IF(LEN(E3)=15,IF(ISODD(MID(E3,15, 1)),“男” , “女”),IF(ISODD(MID(E3,17,1)), “男”, “女”))”，按Enter键计算出第 一个员工的性别，然后向下填充公式。
● 6.2.2 计算员工试用期到期日 在Excel中，计算员工的试用期到期日期是很方便、简单的。下面介绍如
步骤4 返回工作表，然后向下拖动填充柄，复制公式至S9单元格，计算 出其他员工的合同到期提醒。
“函数参数”对话框
计算其他员工的合同到期提醒
● 6.3 保护合同
合同在实际工作中是非常重要的，它包含所有员工的个人信息，有些是 不能对外公开的，所以对于合同的保护是很重要的。
●6.3.1 禁止他人修改员工合同所在工作表
单击“保护工作表”按钮
“保护工作表”对话框
步骤3 弹出“确认密码”对话框，再次输入密码，单击“确定”按钮。 步骤4 如果编辑已经保护的工作表，需要先撤销工作表的保护，方法是 在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“撤销工作表保护”按钮，接着在 弹出的“撤销工作表保护”对话框中输入设置的密码，单击“确定”按钮。
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
● 6.2 管理员工合同
● 6.2.1 设计合同管理表
设计合同管理表是将员工的个人信息及与公司签订合同的时间、年限等 输入Excel中，制作出一个简单、明了的表格。下面就介绍制作合同管理表的 过程及方法。
步骤1 新建“管理员工合同.xlsx”工作簿，然后将Sheet1重命名为“合同 管理表”工作表，在该工作表中设“编号”、“姓名”、“部门”、“职 务”、“身份证号码”、“性别”、“出生月日”、“年龄”、“民族”、 “籍贯”、“户口所在地”、“毕业院校”、“专业”、“学历”、“学 位”、“入司日期”和“劳动合同到期提醒”等列。
步骤1 在工作表中添加“合同到期时间”列，并输入合同到期时间。 步骤2 选中S3单元格，打开“插入函数”对话框，在此选择函数类别为 “逻辑”，在“选择函数”列表框中选择IF函数，再单击“确定”按钮。
添加“合同ห้องสมุดไป่ตู้期时间”列
选择函数
步骤3 弹出“函数参数”对话框，设置Logical-test、Value-if-true和Valueif-false等参数，单击“确定”按钮。
第6章(excel在人力资源管理 中的应用)
● 6.1 要点分析
本章主要介绍如何使用Excel制作管理员工合同的工作簿，在制作过 程会用到MID、MONTH和IF等函数来计算试用期到期日、试用期合同到 期前提醒等信息。为了便于读者使用函数，下面先来了解每个函数的含 义及使用方法。
1．MID函数
MID函数用于从文本字符串中的指定位置开始，截取指定数目的字符。其语法格式 为
MID(text,start num,num chars)
2．MONTH函数
MONTH函数表示返回一个Variant(Integer)，其值为1到12之间的整数，表示一年中 的某月。其语法格式为
Month(date)
3．IF函数
执行真假值判断时，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。可以使用函数IF对 数值和公式进行条件检查。其语法格式为
何计算员工试用期的到期日，具体操作步骤如下。 步骤1 为了便于计算员工试用期到期日，在工作表中添加“试用期到期
时间”列。
添加“试用期到期时间”列
步 骤 2 假 设 试 用 期 为 三 个 月 ， 选 择 Q3 单 元 格 ， 输 入 公 式 “=DATE(YEAR(P3),MONTH(P3) +3，DAY(P3)-1)”，然后按Enter键，计算 出第一个员工的试用期到期日。
通过保护工作表命令，可以禁止他人修改甚至删除工作表中的数据，或 者设置数据格式等操作。
步骤1 在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“保护工作表”按钮。 步骤2 弹出“保护工作表”对话框，然后选中“保护工作表及锁定的单 元格内容”复选框，接着在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中设置 密码，在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择用户允许进行的操 作，最后单击“确定”按钮。
“确认密码”对话框
“撤销工作表保护”对话框
●6.3.2 禁止他人打开员工合同工作簿
虽然被保护的工作表中的内容不会被其他人修改，但工作簿还是处于可 编辑的状态。为此，还需要对工作簿进行保护。
步骤1 在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“保护工作簿”按钮。 步骤2 弹出“保护结构和窗口”对话框，选中“结构”和“窗口”两个 复选框，然后在“密码”文本框中输入设置的密码，单击“确定”按钮。
步骤2 选中A3:A9单元格区域，然后打开“设置单元格格式”对话框，在 “分类”列表框中选择“文本”格式，单击“确定”按钮。
步骤3 在A3单元格中输入“001”，在A4单元格中输入“002”，然后选中 A3:A4单元格区域，用鼠标向下拖动，填充编号。
步骤4 在工作表中输入员工姓名、部门、职务和身份证号码（输入身份 证号码时首先输入“’”）等信息。
步骤3 弹出“确认密码”对话框，再次输入密码，单击“确定”按钮后 再重复输入一次密码，单击“确定”按钮即可。
步骤4 如要撤销工作簿保护，可以在“审阅”选项卡下的“更改”组中 单击“保护工作簿”按钮，接着在弹出的“撤销工作簿保护”对话框中输入 设置的密码，再单击“确定”按钮。
单击“保护工作簿”按钮 “确定密码”对话框
步骤3 选中Q3单元格，向下拖动填充柄，复制公式一直到Q9单元格， 计算出其他员工的试用期到期日。
计算出第一个员工的试用期到期日
计算出其他员工的试用期到期日
●6.2.3 设置员工合同到期提醒
为了方便在诸多信息中查看合同到期的信息，以便即时续签劳动合同， 可以设置合同到期提醒，假设合同提醒的时间为30天，具体步骤如下。
“保护结构和窗口”对话框 “撤销工作簿保护”对话框
●6.3.3 为员工合同管理表添加个性签名 使用数字签名可以减少在电子交易时所带来的风险，数字签名提供了签名
内容的确切记录，而且可以让人们在以后可以进行查证。在Excel中添加数字 签名的操作步骤如下。
● 6.2.2 计算员工试用期到期日 在Excel中，计算员工的试用期到期日期是很方便、简单的。下面介绍如
步骤4 返回工作表，然后向下拖动填充柄，复制公式至S9单元格，计算 出其他员工的合同到期提醒。
“函数参数”对话框
计算其他员工的合同到期提醒
● 6.3 保护合同
合同在实际工作中是非常重要的，它包含所有员工的个人信息，有些是 不能对外公开的，所以对于合同的保护是很重要的。
●6.3.1 禁止他人修改员工合同所在工作表
单击“保护工作表”按钮
“保护工作表”对话框
步骤3 弹出“确认密码”对话框，再次输入密码，单击“确定”按钮。 步骤4 如果编辑已经保护的工作表，需要先撤销工作表的保护，方法是 在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“撤销工作表保护”按钮，接着在 弹出的“撤销工作表保护”对话框中输入设置的密码，单击“确定”按钮。
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
● 6.2 管理员工合同
● 6.2.1 设计合同管理表
设计合同管理表是将员工的个人信息及与公司签订合同的时间、年限等 输入Excel中，制作出一个简单、明了的表格。下面就介绍制作合同管理表的 过程及方法。
步骤1 新建“管理员工合同.xlsx”工作簿，然后将Sheet1重命名为“合同 管理表”工作表，在该工作表中设“编号”、“姓名”、“部门”、“职 务”、“身份证号码”、“性别”、“出生月日”、“年龄”、“民族”、 “籍贯”、“户口所在地”、“毕业院校”、“专业”、“学历”、“学 位”、“入司日期”和“劳动合同到期提醒”等列。
步骤1 在工作表中添加“合同到期时间”列，并输入合同到期时间。 步骤2 选中S3单元格，打开“插入函数”对话框，在此选择函数类别为 “逻辑”，在“选择函数”列表框中选择IF函数，再单击“确定”按钮。
添加“合同ห้องสมุดไป่ตู้期时间”列
选择函数
步骤3 弹出“函数参数”对话框，设置Logical-test、Value-if-true和Valueif-false等参数，单击“确定”按钮。
第6章(excel在人力资源管理 中的应用)
● 6.1 要点分析
本章主要介绍如何使用Excel制作管理员工合同的工作簿，在制作过 程会用到MID、MONTH和IF等函数来计算试用期到期日、试用期合同到 期前提醒等信息。为了便于读者使用函数，下面先来了解每个函数的含 义及使用方法。
1．MID函数
MID函数用于从文本字符串中的指定位置开始，截取指定数目的字符。其语法格式 为
MID(text,start num,num chars)
2．MONTH函数
MONTH函数表示返回一个Variant(Integer)，其值为1到12之间的整数，表示一年中 的某月。其语法格式为
Month(date)
3．IF函数
执行真假值判断时，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。可以使用函数IF对 数值和公式进行条件检查。其语法格式为
何计算员工试用期的到期日，具体操作步骤如下。 步骤1 为了便于计算员工试用期到期日，在工作表中添加“试用期到期
时间”列。
添加“试用期到期时间”列
步 骤 2 假 设 试 用 期 为 三 个 月 ， 选 择 Q3 单 元 格 ， 输 入 公 式 “=DATE(YEAR(P3),MONTH(P3) +3，DAY(P3)-1)”，然后按Enter键，计算 出第一个员工的试用期到期日。
通过保护工作表命令，可以禁止他人修改甚至删除工作表中的数据，或 者设置数据格式等操作。
步骤1 在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“保护工作表”按钮。 步骤2 弹出“保护工作表”对话框，然后选中“保护工作表及锁定的单 元格内容”复选框，接着在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中设置 密码，在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择用户允许进行的操 作，最后单击“确定”按钮。
“确认密码”对话框
“撤销工作表保护”对话框
●6.3.2 禁止他人打开员工合同工作簿
虽然被保护的工作表中的内容不会被其他人修改，但工作簿还是处于可 编辑的状态。为此，还需要对工作簿进行保护。
步骤1 在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“保护工作簿”按钮。 步骤2 弹出“保护结构和窗口”对话框，选中“结构”和“窗口”两个 复选框，然后在“密码”文本框中输入设置的密码，单击“确定”按钮。
步骤2 选中A3:A9单元格区域，然后打开“设置单元格格式”对话框，在 “分类”列表框中选择“文本”格式，单击“确定”按钮。
步骤3 在A3单元格中输入“001”，在A4单元格中输入“002”，然后选中 A3:A4单元格区域，用鼠标向下拖动，填充编号。
步骤4 在工作表中输入员工姓名、部门、职务和身份证号码（输入身份 证号码时首先输入“’”）等信息。
步骤3 弹出“确认密码”对话框，再次输入密码，单击“确定”按钮后 再重复输入一次密码，单击“确定”按钮即可。
步骤4 如要撤销工作簿保护，可以在“审阅”选项卡下的“更改”组中 单击“保护工作簿”按钮，接着在弹出的“撤销工作簿保护”对话框中输入 设置的密码，再单击“确定”按钮。
单击“保护工作簿”按钮 “确定密码”对话框
步骤3 选中Q3单元格，向下拖动填充柄，复制公式一直到Q9单元格， 计算出其他员工的试用期到期日。
计算出第一个员工的试用期到期日
计算出其他员工的试用期到期日
●6.2.3 设置员工合同到期提醒
为了方便在诸多信息中查看合同到期的信息，以便即时续签劳动合同， 可以设置合同到期提醒，假设合同提醒的时间为30天，具体步骤如下。
“保护结构和窗口”对话框 “撤销工作簿保护”对话框
●6.3.3 为员工合同管理表添加个性签名 使用数字签名可以减少在电子交易时所带来的风险，数字签名提供了签名
内容的确切记录，而且可以让人们在以后可以进行查证。在Excel中添加数字 签名的操作步骤如下。