上行文的审核把关

上行文的审核把关

谈谈上行文的审核把关闫训立（山东黄河河务局） [文摘] 本文分析了加强上行文审核把关的必要性，对文秘部门在上行文审核把关中应把握的重点进行了剖析，并提出了做好审核把关的具体措施。 [关键词] 公文审

核把关一、什么是上行文，上行文的用途公文按其行文方向，可分为上行文、下行文和平行文。上行文指下级机关、组织向其所属的上级机关、组织行文，也可以是向有业务指导关系的上级部门行文，例如市级政府向具有领导关系的省级政府行文，省级政府工作部门向具有业务指导关系的国务院工作部门行文都是上行文。上行文的文种有３类：“请示”、“报告”、“意见”。“请示”，适用于向上级机关请求指示、批准。“报告”，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“意见”是２０００年发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）新增加的文种，作为上行文，适用于对重要问题提出见解和处理办法，供上级机关决策参考，也可以报请上级机关请求批准或批转。二、对上行文审核把关的必要性首先，省局领导同志对公文处理工作非常重视，多次作出重要批示，2011年3月14日，袁崇仁局长在一份文件上批示“请办公室下决心抓一下公文的规范，避免出现差错”。4月23日，袁局长又批示“请办公室注意规范这方面的工作，要严格要求，经常指导”。7月30日，袁局长批示“在这方面要很好的把关，凡是不符行文规范的坚决退回”。省局领导在这样短的时间内3次对公文工作作出批示，足见对这项工作的重视。我们要认真学习领会，把领导的要求贯彻到公文审核把关工作中去。其次，从公文的定义来看，公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务管理的重

要工具。这个定义至少体现了公文2个鲜明的特点：一是具有法定效力，公文

印发后，各级机关要认真学习并遵照执行。二是具有规范体式，包括纸张的规格，数字的写法、标点符点的用法都有严格的规定，必须正确使用。文稿审核

是公文处理的一个重要环节，如果没有人来审核和把关，公文的质量是很难保

证的。再者，向上级机关报送公文，更是一件非常严肃的工作。如果一份上行

文陈述不清，请示事项不明确、具体，往往会给上级机关批准、答复带来一定

难度。如果该用请示的用了报告，或者格式不规范，被上级机关作退文处理，

既耽误了时间，更有可能误事，给工作带来一定程度上的被动。再次，从各单位上报省局的文件看，还存在不少问题。比如有的文件不符合行文规则，有的

文件不够规范，请示报告不分，报告中夹带请示事项，上报文件没标签发人等。有个别文件印制、装订不符合要求，甚至还有未加盖公章就报出的文件。综上

所述，对上行文加强审核把关十分必要。三、上行文审核把关中应注意的问题《办法》第四章第二十七条规定：“公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文

规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。” 1、是否

确需行文向上级机关行文，一般有以下几种情况:一是工作中不能自行决定重大问题，需要上级机关批准的，如请求将河口模型建在东营市的请示；二是

审批权限在上级机关需要上级机关审批的，如防洪工程建设初步设计、详细设

计的批准，国有资产“非转经”手续等，都需要请求上级批准；三是例行的工

作总结报告或领导安排上报的,前者如每年需要向上级报告防汛、防凌工作情况，后者如局领导研究决定上报的黄河三角洲考察报告、汶河流域考察报告等；四

是上级有明确要求上报的，如2011年全河工作会议上黄委李国英主任要求委属

各单位上报创新体系意见；五是对工作中的重大问题提出见解和意见，供上级

机关决策参考，对南水北调东线工程利用东平湖作调蓄水库的意见等。无论何种情况的上行文，都要认真审核其有无必要行文，也就是说向上级行文的理由

是否充分，不能来文即核，核后即报。凡上级有明确的规定不允许的，就没有

必要再行文请示。比如，关于单位购置配备工作用车问题，什么级别的单位、

领导配备什么标准的车辆，上级规定的比较明确具体，如超标准购置车辆，就

不要行文请示了；再如省局有规定局领导一般不参加局属单位召开的专业性会议，那么市局召开有关会议也必要行文请省局领导参加。如果确需行文，还要

考虑是书面行文还是采取其他方式，能用口头、电话、传真等解决问题的可不

再行文。在这一点上审核人员要敢于负责，严格把住行文关。 2、行文方式是

否妥当（1）行文名义是否准确。一般情况下，对于一些全局性的重大问题，需以本单位的名义向上级机关行文，如向上级党委部门报送公文，需以

本单位党组织的名义行文。对于请示上级机关主管部门职权范围内的具体问题，可以本单位部门的名义用便函直接报主管部门处理，但切不可用便函的形式直

接向上级机关请示。（2）文件形式是否妥当。一般上行文要用有红头、有发

文字号和签发人、格式规范、齐全的正式文件。但在实际工作中往往有的单位

不用正式文件，如向领导同志报告其交办事项用“呈阅件”、“参阅件”等，

这种形式上级主管部门已多次要求禁用，应改用正式文件的形式。 3、是否符

合行文规则（1）不越级行文，不横向请示。上行文的主送单位必须是与制发机关有隶属关系的直接上级机关。虽是上级机关但不是直接隶属关系的

不应直接请示、报告，否则即成为越级行文，上级机关对越级行文原则上不予

受理。请求平行或不相隶属的职能部门审批其管辖范围内的事项，不应使用请

示，正确的方法是使用“函”。例如黄河部门建设防汛指挥中心，其规划就需

要地方规划部门批准，因河务部门与规划部门是不相隶属关系，应行函申请批准。（2）不多头主送，不送领导同志个人。上行文主送机关一般只有一个，

那就是制发机关的直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关行文，应分开

报送较妥。如内容涉及的其他单位，通常采用抄送的形式。除特殊情况上行文

一般不应直接送领导同志个人，更不能向有关领导多头分送。因为重要的事情

领导们都要集体研究决定，送给领导同志个人，领导还是得交给秘书部门办理，这样就为领导增加了不必要的麻烦。另外领导同志工作比较忙，事情比较多，

文件送给个人，有时难免顾不看，这样岂不是“欲速而不达”。（3）“请示”应当一文一事，如果一个请示件的内容涉及多个问题、多个部门，既增加办理

的难度，也影响办理的效率。请示一文一事，可以使公文内容集中，篇幅简短，便于公文办理，有利于提高效率。如同时请示多件事，必须是同一个问题密切

相关的几个方面，也必须是上级机关能一次给予批复和解决的；否则，有几个

问题就要写几个请示。４、是否符合拟制公文的有关要求（1）选择和使用正确的文种，不可生造文种。但有的单位上报文件缺乏严肃认真的态度，不知道《办法》规定了什么文种，不了解上行文该用什么文种，而是像日常写应用文

一样，竟然上报《关于解决燃油锅炉资金的申请》、《关于基建资金使用情况

的说明》等，说明其上报文件没有文种的概念，生编硬造文种。（2）文种不

可混用，该用请示的不能用报告，报告中不可夹代请示事项，也不可夹代建议

事项，报告作为阅件，夹代请示事项往往得不到及时答复，容易误事；报告夹

代建议事项不符合新《办法》的规定，向上级提出建议和意见要用“意见”这

个文种。意见也不能与请示相混，意见是建议上级办什么、怎么办，并提出具