公司外来文件公文管理办法

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公司外收文管理制度

公司外收文管理制度

第一章总则第一条为加强公司内部对外来文件的接收、登记、分发、归档和保密工作,确保文件处理的规范性和及时性,提高工作效率,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门对外来文件的接收、登记、分发、归档和保密工作。

第三条公司外收文管理遵循以下原则:1. 及时性:确保外来文件在规定时间内得到处理;2. 准确性:准确记录文件信息,确保文件分发无误;3. 保密性:严格保密公司商业秘密和国家秘密;4. 规范性:严格按照国家法律法规和公司相关规定执行。

第二章文件接收第四条文件接收部门负责接收公司所有外来文件。

第五条接收文件时,应认真核对文件来源、编号、标题、密级等信息,确保文件真实有效。

第六条接收文件后,应在第一时间内填写《外来文件登记表》,详细记录文件信息。

第三章文件登记第七条《外来文件登记表》应包括以下内容:1. 文件来源;2. 文件编号;3. 文件标题;4. 文件密级;5. 接收日期;6. 文件接收人;7. 文件处理人;8. 文件归档情况。

第八条文件登记应做到准确、完整、规范。

第四章文件分发第九条文件分发部门根据文件内容、密级和接收人要求,及时将文件分发至相关部门或个人。

第十条文件分发时应注意以下事项:1. 核对文件接收人信息,确保文件分发无误;2. 对涉密文件,应采取保密措施,确保文件安全;3. 对紧急文件,应优先处理,确保文件及时送达。

第五章文件归档第十一条文件归档部门负责将已处理完毕的文件按照规定进行归档。

第十二条文件归档应遵循以下原则:1. 按照文件密级、分类、编号等进行归档;2. 保持文件归档的完整性和连续性;3. 确保文件归档的准确性和可追溯性。

第十三条归档文件应定期进行整理和清点,确保文件安全。

第六章文件保密第十四条公司对涉密文件实行严格保密制度。

第十五条文件接收、分发、归档过程中,应严格遵守保密规定,不得泄露公司商业秘密和国家秘密。

第十六条对违反保密规定的,公司将依法依规进行处理。

第七章附则第十七条本制度由公司办公室负责解释。

公司外来文件管理制度

公司外来文件管理制度

公司外来文件管理制度一、目的和原则本公司制定外来文件管理制度的主要目的在于规范外部文件的接收、处理、存储和销毁流程,确保商业秘密不被泄露,同时满足日常运营需求。

我们遵循的原则是“安全第一、效率优先”,在保障安全的前提下,优化流程,提升工作效率。

二、适用范围本制度适用于所有涉及接收和处理外来文件(包括纸质和电子格式)的员工。

无论是合作伙伴发送的文件,还是客户函件、邮件以及其他形式的外部交流文件,均应遵循本制度进行管理。

三、管理职责1. 综合部负责制定并更新本制度,监督执行情况。

2. 各部门负责按照制度要求,执行相关流程。

3. 信息技术部负责电子文件管理系统的维护和安全监控。

四、接收流程1. 所有外来文件必须通过指定的邮箱或平台接收,并由专人负责分发至相关部门。

2. 任何员工在收到外来文件后,应及时报告给直接上级,并按照指示进行后续处理。

五、处理原则1. 根据文件性质分类处理:机密文件需严格限制传阅范围;非机密文件可按常规流程处理。

2. 对于敏感或重要文件,须由授权人员在保密环境下处理。

3. 在处理过程中,不得擅自复制、转发或以其他方式外泄文件内容。

六、存储管理1. 所有外来文件应归档存储于指定位置,便于查询同时确保安全。

2. 电子文件应保存在公司内部服务器或受信任的云存储服务中,实行权限管理。

3. 定期对存储的文件进行审核,过期或无用的文件应按规定程序销毁。

七、安全与保密1. 加强对员工的保密意识培训,明确个人和公司的法律责任。

2. 采取必要的技术手段保护电子文件不被非法访问、修改或删除。

3. 对于违反管理制度的行为,将视情节严重性给予相应的纪律处分。

八、应急处理1. 若发现文件泄露或有被泄露的风险,应立即启动应急预案,采取措施控制损失。

2. 及时上报管理层,并根据情况调整和完善管理制度。

九、修订与解释1. 本制度根据公司运营实际情况和相关法律法规的变化适时进行修订。

2. 本制度的最终解释权归公司综合部所有。

某公司内外部公文管理办法

某公司内外部公文管理办法

公司内外部公文管理办法1.0目的:为规范公文管理,统一行文处理办法,提高工作效率和质量,保持内部沟通顺畅及时,特制定本办法。

2.0适用范围:本办法适用于公司内外部公文处理,公司受控文件中有固定格式的报告、报表不在此限,依照原文件执行。

3.0职责:3.1.各部门负责依照公文草稿拟制、会签及呈批,公文受理、存档及依公文审批项目执行。

32行政管理部负责公告、通知、通报等正式稿拟制、发布与原稿存档。

4.0定义:4.1公文:是公司内、外部公事往来的约定成俗的一种文件(字)表达方式,是公司正式沟通的一种方法;4.2公告:公司用于对内、外公开宣布在一定范围内公布,应当遵守或共知的事项;4.3通知:用于发布管理要求、管理办法;要求下级部门办理和需要共知或共同执行的事项,任免和聘用人员等;上对下行文用,如总经理对各部门;也可以用向有关单位知照某些事项时(如组织变更和召开会议等),作平行文用;4.4通报:用于表彰先进,批评错误,传达和交流重要情况,通报属下行文;4.5签呈:向上级请示、批准某一事项,下对上行文用,如培训部对总经理;4.6联络:用于平行涪口门或不相隶属的部门之间,联系工作、工作提示、要求执行和请求协助,作平行文用;4.7报告:向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用于下对上行文,如工作异常报告等;4.8回复:平行部门之间作联络回复用;4.9参考:提供资料给本部门或其他部门参阅;4.10其他:非上列项目之外行文用之;5.0管理办法5.1管理原则5.1.1公文的意义5.1.1.1公文可作为公司文件的临时性补充;5.1.1.2公文可作为下对上、上对下或部门与部门间之业务联系与沟通正式方式;5.1.1.3公文使各项重点业务联系有凭证且跟踪有据。

5.1.2公司各项的工作安排、工作请示、报告及与其他部门协作等各项工作均应进行依照《文件标准化管理规定》进行标准化。

在文件中未规范相关流程、表单或事项重要度较高、需要公布全体周知的事项,均可使用内部公文进行临时性补充。

公司外来文件管理规定(3篇)

公司外来文件管理规定(3篇)

第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理,规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作,确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作,特制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。

第三条公司外来文件管理应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保外来文件的完整性,不得擅自删改、涂改或销毁。

2. 及时性原则:确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。

3. 安全性原则:确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。

4. 保密性原则:严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。

5. 有效性原则:确保外来文件内容真实、有效,为公司决策提供依据。

第二章文件接收第四条文件接收部门:公司办公室(以下简称“办公室”)为文件接收部门,负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。

第五条文件接收程序:1. 接收人员对来文进行初步审查,确认文件是否符合接收条件。

2. 对符合接收条件的文件,接收人员应在第一时间将文件送至办公室。

3. 办公室工作人员对来文进行登记,包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。

4. 办公室对来文进行分类整理,并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责,将文件分发至相关部门。

第三章文件登记第六条文件登记要求:1. 文件登记应做到准确、完整、规范。

2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。

3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿,并由办公室工作人员负责填写。

第七条文件登记程序:1. 办公室工作人员在接收文件后,应立即进行登记。

2. 登记完毕后,办公室工作人员应将文件登记表存档,以便查阅。

第四章文件分发第八条文件分发要求:1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。

2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。

3. 文件分发后,相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。

公司外来文件法律规定(3篇)

公司外来文件法律规定(3篇)

第1篇第一章总则第一条为了规范公司对外来文件的管理,确保公司合法权益,维护公司正常经营秩序,根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规,制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有对外来文件的管理工作,包括但不限于合同、协议、通知、报告、文件等。

第三条公司对外来文件的管理应当遵循以下原则:(一)合法性原则:所有外来文件应当符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。

(二)真实性原则:外来文件内容应当真实、准确,不得虚构、篡改。

(三)及时性原则:公司应当及时对收到的外来文件进行审核和处理。

(四)保密性原则:公司应当对涉及商业秘密的外来文件进行保密处理。

(五)归档性原则:公司应当对外来文件进行归档管理,便于查询和查阅。

第二章文件接收与审核第四条公司设立专门的文件接收部门,负责对外来文件的接收、登记和分发。

第五条文件接收部门在接收外来文件时,应当进行以下审核:(一)审核文件来源是否合法,是否为相关单位或个人合法出具。

(二)审核文件内容是否符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。

(三)审核文件格式是否规范,是否符合公文处理规定。

第六条文件接收部门在审核过程中,如发现文件存在问题,应当及时报告公司领导,并按照公司规定进行处理。

第三章文件处理第七条文件处理部门根据文件内容,按照以下程序进行处理:(一)分类:根据文件性质、内容、紧急程度等进行分类。

(二)登记:对文件进行登记,包括文件名称、来源、接收时间、处理部门、责任人等。

(三)分发:按照文件性质和内容,将文件分发至相关部门或个人。

(四)处理:相关部门或个人按照文件要求,进行相应处理。

(五)反馈:处理完毕后,及时向文件接收部门反馈处理结果。

第四章文件保密与归档第八条公司对外来文件的保密工作,应当遵循以下规定:(一)明确保密范围:对于涉及商业秘密、国家秘密等的外来文件,应当明确保密范围。

(二)指定保密责任人:对涉及保密的外来文件,应当指定专人负责保密工作。

公司外来文件公文管理办法

公司外来文件公文管理办法

公司外来文件公文管理办法第一章总则第一条为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化,提高公文管理的效率和质量,特制定本办法。

第二条本办法适用于XX公司,各分(子)公司按照此办法执行。

第三条办公室为XX公司公文处理部门,其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。

本办法中所称的外发公文,指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。

发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。

本办法中所称的外来公文,指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。

收文办理指对收到的公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第二章外发公文管理第五条外发文件依据内容重要程度,分别采用公司红头文件纸(附件1)或带有公司标志的信纸(附件2)形式印发。

第六条外发文件格式要求:(一)公文标题:字体使用二号方正小标宋简体,加粗;分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

(二)正文:使用三号仿宋体字;落款位置右缩进两格,日期为全角中文;排序层次依次为“一、”页脚内容1“(一)”“1、”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注;左侧装订。

(三) 附件:如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1、XXXXX”)。

附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(四)成文日期中的数字:用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

(五)文内若使用非规范化简称,应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

公司来文管理制度

公司来文管理制度

公司来文管理制度第一章总则为规范公司来文管理工作,提高来文处理效率,保证来文的安全、及时、准确和完整的收集、登记、传递、审核、签发、归档等程序,制定本制度。

第二章来文的收发和处理1. 公司来文包括纸质文稿和电子文稿,纸质文稿由接待人员签收并及时上交行政人员处理;电子文稿由系统管理员负责接收,并分发至相应的职能部门进行处理。

2. 来文应当经过清点和登记,每一份来文均应当编号,并在来文登记表中做好记录。

3. 在收到来文后,行政人员应根据来文的内容、重要性和紧急程度进行分类,分送至相应的处理人员,并对来文设定处理时限。

4. 对于涉及机密和重要文件的来文,应加强保密措施,避免泄露和丢失。

第三章来文的审核和签发1. 对于需要经过审批的来文,应根据公司相关规定进行审核,严格对照规定的程序和标准进行判断,及时签发或退回。

2. 经审核通过的来文,应及时签发,并在签发时注明签发人的姓名和日期,并在来文登记表上做相应的记录。

3. 对于来文中可能存在的问题和疑点,应及时进行反馈和沟通,并逐步解决问题。

第四章来文的归档和保管1. 完成来文的处理后,应按照公司文件管理规定将来文传送至公司档案室进行归档,并在归档时注明归档人的姓名和日期,并在来文登记表上做好相应的记录。

2. 对于归档后的来文,应加强保管措施,确保来文的安全和完整,避免丢失或损坏。

3. 对于不再需要保留的来文,应根据公司规定进行销毁处理,并在销毁时做好相应的记录。

第五章来文管理的考核和监督1. 定期对公司来文管理工作进行考核,评估来文的处理效率和质量,发现问题及时整改,并逐步提高来文管理水平。

2. 加强对来文管理工作的监督和检查,确保来文管理制度的执行落实到位。

第六章来文管理的宣传和培训1. 定期组织来文管理制度的宣传教育活动,增强员工对来文管理制度的认识和理解,培养良好的来文处理习惯。

2. 对新员工进行来文管理的培训,使他们熟悉公司来文管理制度和流程,提高工作效率和质量。

外来文件管理制度模板

外来文件管理制度模板

一、目的为规范公司对外来文件的管理,确保文件处理工作的效率和质量,提高公司内部文件管理的规范化和科学化水平,特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有接收的来自政府、上级单位、合作单位等外部机构的外来文件。

三、职责1. 综合办公室:负责对外来文件的接收、登记、分类、分发、归档等工作。

2. 各部门负责人:负责本部门接收的外来文件的审核、处理和执行。

3. 文件管理人员:负责外来文件的日常管理,包括文件的保管、借阅、销毁等。

四、制度内容1. 接收(1)综合办公室负责接收外来文件,并进行初步审核。

(2)对于不符合公司规定的文件,综合办公室有权拒绝接收。

2. 登记(1)接收的外来文件必须进行登记,包括文件名称、文号、发文单位、接收日期、接收人等信息。

(2)登记信息应准确无误,便于查询。

3. 分类(1)根据文件内容,将外来文件分为:政策法规类、业务指导类、通知通报类、其他类。

(2)分类后,按照类别分别存放。

4. 分发(1)综合办公室根据文件类别和内容,将文件分发给相关部门。

(2)分发文件时,应注明文件接收人及接收日期。

5. 审核与处理(1)各部门负责人负责对收到的外来文件进行审核,确保文件内容与公司业务相关。

(2)审核通过的文件,由相关部门负责人签字确认后,按文件要求执行。

6. 归档(1)外来文件处理完毕后,由综合办公室负责归档。

(2)归档文件应按照文件类别、年份等进行分类,便于查询。

7. 借阅与销毁(1)外来文件原则上不得外借,特殊情况需经部门负责人批准。

(2)借阅文件应办理借阅手续,并在规定时间内归还。

(3)文件保管期限到期后,经部门负责人审批,由综合办公室负责销毁。

五、监督与考核1. 公司定期对各部门的文件管理情况进行检查,发现问题及时纠正。

2. 对违反本制度的行为,公司将进行严肃处理。

六、附则1. 本制度由综合办公室负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

注:本模板仅供参考,具体内容可根据公司实际情况进行调整。

外来文件管理制度模板

外来文件管理制度模板

外来文件管理制度模板一、目的为了规范公司对外来文件的管理,确保文件的安全性、完整性和可追溯性,提高工作效率,特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门及员工接收、处理和保管外来文件的全过程。

三、定义外来文件:指公司外部单位或个人发送给公司的,需要公司内部处理或参考的文件。

四、职责分工1. 行政部:负责外来文件的接收、登记、分发和归档。

2. 相关部门:负责外来文件的内容审核、执行和反馈。

3. 信息安全部门:负责监督外来文件的安全管理。

五、文件接收1. 所有外来文件应首先送至行政部进行登记。

2. 行政部需对文件进行初步检查,确保文件无损坏、无病毒。

六、文件登记1. 行政部应建立外来文件登记簿,详细记录文件的名称、发送单位、接收日期等信息。

2. 所有外来文件必须有唯一的登记编号。

七、文件分发1. 行政部根据文件的性质和内容,决定文件的分发范围和对象。

2. 分发前应征得相关部门负责人的同意。

八、文件处理1. 相关部门在接到外来文件后,应在规定时间内完成内容的审核和处理。

2. 处理过程中应保护文件的完整性,不得擅自修改或删除文件内容。

九、文件反馈1. 相关部门在处理完外来文件后,应将处理结果反馈给行政部。

2. 行政部负责将反馈结果整理后,按照规定程序回复给文件发送方。

十、文件保管1. 外来文件应妥善保管,防止丢失、损坏或泄露。

2. 行政部应定期对文件进行清点和检查。

十一、文件归档1. 对于需要长期保存的外来文件,行政部应按照公司档案管理制度进行归档。

2. 归档的文件应有明确的分类和索引,便于检索。

十二、文件销毁1. 对于不再需要保存的外来文件,应按照公司文件销毁程序进行安全销毁。

2. 销毁前应得到相关部门和信息安全部门的确认。

十三、违规处理1. 对于违反本制度的行为,公司将视情节轻重给予警告、罚款或解除劳动合同等处分。

2. 造成严重后果的,将依法追究责任。

十四、附则1. 本制度自发布之日起生效,由行政部负责解释。

公司对外来文件的管理制度

公司对外来文件的管理制度

第一章总则第一条为加强公司对外来文件的管理,确保文件的安全、准确、及时传递,提高工作效率,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、各子公司对外来文件的管理。

第三条公司对外来文件的管理应遵循以下原则:1. 安全性原则:确保外来文件在传递、存储、使用过程中的安全,防止丢失、损坏、泄露;2. 准确性原则:确保外来文件内容准确无误,避免因文件内容错误导致工作失误;3. 及时性原则:确保外来文件在规定时间内传递到相关部门,提高工作效率;4. 规范性原则:严格按照国家法律法规和公司相关规定对外来文件进行管理。

第二章文件接收第四条各部门、各子公司应指定专人负责接收外来文件。

第五条接收外来文件时,应仔细核对文件名称、发送单位、日期等信息,确保准确无误。

第六条接收外来文件后,应在文件上注明接收日期、接收人,并登记在文件登记簿上。

第七条对不符合接收要求的文件,应及时退回发送单位。

第三章文件传递第八条文件传递应严格按照文件登记簿上的记录进行。

第九条文件传递过程中,应确保文件完整无损,不得擅自拆封、涂改、复制。

第十条传递文件时,应使用公司内部传递系统,确保文件安全、快速传递。

第十一条文件传递过程中,如遇特殊情况,应及时报告上级领导,寻求解决方案。

第四章文件存储第十二条公司应设立专门的文件存储室,用于存放外来文件。

第十三条文件存储室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施,确保文件安全。

第十四条文件存储应按照文件类型、日期等进行分类,便于查找和使用。

第十五条文件存储室应定期清理,及时销毁过期、失效的文件。

第五章文件使用第十六条文件使用前,应仔细阅读文件内容,确保准确无误。

第十七条使用文件时,应妥善保管,不得擅自涂改、销毁。

第十八条文件使用后,应及时归还,不得擅自带走。

第六章文件销毁第十九条文件销毁应严格按照国家法律法规和公司相关规定执行。

第二十条文件销毁前,应登记在文件销毁清单上,并由专人监督。

第二十一条文件销毁后,应及时上报上级领导,并做好销毁记录。

上市公司对外公文管理制度

上市公司对外公文管理制度

上市公司对外公文管理制度一、总则为规范公司对外公文的管理,提高公文工作效率和质量,保障公司形象和利益的维护,制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司对外发布的各类公文,包括但不限于公告、通知、新闻稿、声明等。

三、公文的分类1. 公告:公司重要事项或信息公布的方式,需发布到公司官方网站和相关媒体。

2. 通知:公司内部人员的工作安排或重要事项通知,通过内部邮件或内部通讯发布。

3. 新闻稿:针对公司业务活动或事件所撰写的新闻稿,需发送给媒体或相关合作机构。

4. 声明:公司对外发表的立场或看法,需经相关部门审核后发布。

四、公文的起草和审批流程1. 公文的起草应由负责人或指定人员在公文模板上撰写,确保内容准确、清晰、规范。

2. 公文的审批流程应经过多级审核,包括部门负责人、公司领导和法务部门等相关部门的审核。

3. 若公文需要在外部发布,需经过董事会或股东大会的审批。

4. 公文正式发布前,必须经过公司公关部门的审查,并做好事项的沟通和准备工作。

五、公文的保密性管理1. 公文的保密性分级管理,根据信息的重要性和涉及范围进行分类,严格控制信息流转。

2. 保密级别高的公文,须经过保密部门审核并加密传输和存储,确保信息安全。

3. 公文的泄密行为将受到公司纪律处分,并追究相应责任人的法律责任。

六、公文的备案和归档管理1. 公文的备案应按照规定程序在公司公文管理系统中备案,并进行编号和归档。

2. 公文的归档应按照文件分类和存档周期进行,确保文件的安全和便于查找。

3. 公文的保存期限应根据相关法律法规和公司规定执行,到期后应及时销毁或移交档案管理部门。

七、公文的更新和修订1. 公文的更新和修订应根据实际工作需求,及时对公司公文管理制度进行修订和完善。

2. 公文的更新应通知相关部门和人员,并进行培训和沟通,确保各方理解和执行。

3. 公文的修订需经过规范的程序和程序,确保修改后的公文符合法律法规和公司规定。

八、附则1. 公司应建立健全相关培训制度,提高公文管理人员的专业水平和技能。

外部收发文管理规定(3篇)

外部收发文管理规定(3篇)

第1篇第一章总则第一条为加强本单位的文件管理,规范收发文工作,提高工作效率,确保文件安全,特制定本规定。

第二条本规定适用于本单位所有收发文工作,包括公文、信函、资料等。

第三条收发文工作应遵循以下原则:1. 法规原则:严格按照国家有关法律法规和政策执行;2. 效率原则:提高收发文处理速度,确保文件及时传递;3. 安全原则:确保文件安全,防止文件丢失、泄密;4. 责任原则:明确责任,确保收发文工作质量。

第二章收文管理第四条收文处理流程:1. 文件接收:收发室负责接收所有文件,并进行初步检查,包括文件完整性、密封性等。

2. 文件登记:对收到的文件进行登记,包括文件名称、文号、来文单位、接收日期等。

3. 文件分类:根据文件性质、紧急程度等进行分类。

4. 文件分发:将文件分发给相关部门或个人。

5. 文件传阅:需要传阅的文件,按照规定进行传阅。

6. 文件归档:文件办理完毕后,按规定归档。

第五条收文注意事项:1. 严格执行文件登记制度,确保文件收发有据可查;2. 文件接收时,注意核对文件名称、文号、来文单位等信息,确保准确无误;3. 文件分类要准确,便于管理和查询;4. 文件分发要及时,确保文件能够及时传达到相关部门或个人;5. 文件传阅要规范,确保文件传阅过程中的保密性;6. 文件归档要完整,确保文件归档的准确性和完整性。

第三章发文管理第六条发文处理流程:1. 文件拟稿:根据工作需要,由相关部门或个人起草文件。

2. 文件审核:文件起草完成后,需经过相关部门或个人的审核。

3. 文件签发:文件审核通过后,需由单位负责人或授权人签发。

4. 文件编号:文件签发后,由办公室进行编号。

5. 文件打印:办公室负责文件打印,确保文件格式规范、质量合格。

6. 文件发送:文件打印完成后,由办公室负责发送。

7. 文件存档:文件发送完毕后,由办公室进行存档。

第七条发文注意事项:1. 文件拟稿要符合国家法律法规和政策,内容准确、表述清晰;2. 文件审核要严格,确保文件质量;3. 文件签发要规范,确保文件合法有效;4. 文件编号要准确,便于管理和查询;5. 文件打印要确保格式规范、质量合格;6. 文件发送要及时,确保文件能够及时送达;7. 文件存档要完整,确保文件存档的准确性和完整性。

公司外来文处理管理办法

公司外来文处理管理办法

文档序号:XXGS-JJFA-001版本编号:JJFA -20XX-001XXX(单位)公司外来文处理管理办法编制部门:知丁日期:年月日外来文处理管理办法1. 目的为加强公司对外来文处理工作的管理,规范收文处理流程,及时、准确、安全、有效地处理外来函件,保证重要文件的及时传递,特制定本办法。

2. 范围本办法中所称外来文,是指收件人为公司或公司领导(公司领导私人信件除外)的传真件和邮件,以及总裁办办公室通过各种渠道收到的公司以外单位发往我公司的各类文件、资料。

收件人为公司部门或部门负责人或相关工作人员的外来文不在此制度规定范围内,但可以参照此制度办理。

3. 管理外来文由总裁办办公室负责管理。

4. 程序(见附件 1)4. 1 签收和传递办公室收文人员收到外来函件时,应加以核查签收,并应随时或当天交办公室相应人员启封。

4. 2 启封签收后的外来函件应立即启封。

公司名义接收的由办公室秘书主管启封,公司总裁或副总裁等领导接收的启封人为领导的秘书。

如果是机密函件,应送相关领导亲自收拆;“限时”函件(包括特快专递)启封后应立即处理。

拆封时,拆前先将函件在桌子上轻敲,使信内物件落在底部,以免拆时受损,拆封后应注意保留信封,内有附件的要注明,如果附件是重要的或有价物品,应在函件上注明后签名确认。

4. 3 登记办公室启封人员对外来文的内容进行识别,建立收文登记簿,对每日重要函件都须登记在收文登记簿内。

登记内容应包括收文日期、来文单位、文号、标题、内容摘要、附件、分办去向等(表单 1)。

4. 4 分办收文人员收件并经拆验登记后,应根据来文的内容及时间性、重要性,依照组织系统与业务职责进行分办。

分办意见由办公室提出并报相关公司领导或转相关部门处理。

4. 5 拟办凡上级政府机构、社会组织正式下发,并要求公司有关领导或单位传达、落实的文件,办公室应填写“收文处理单”(表单 2)“拟办”栏内提出拟办意见。

对来文内容确系急要的,应一并注明,提请承办部门或公司领导的注意。

外来文件管理规定

外来文件管理规定

外来文件管理规定外来文件管理规定1 目的为了外来文件识别并控制其分发,规范外来文件的管理,特制定此规定。

2 使用范围适用于公司外部提供的文件管理,包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等;3 外来文件分类3.1 技术性文件:与本公司产品技术有关的的国家标准、行业标准、客户提供的技术图纸、技术要求等;3.2 质量文件:与本公司产品质量的检验、测量有关,与质量或环境管理体系相关的国家标准、国际标准、政策文件等;3.3 管理性文件:使用的法律法规,与管理、安全、卫生等相关的政策文件4 职责4.1 销售部负责客户资料的接收与更新;4.2 质量部负责识别、更新质量类文件;4.3 装备部负责识别与安全有关的文件;4.4 办公室负责识别更新管理性文件;4.5 相关部门负责人负责文件的审核,主管领导负责批准;4.6 各部门负责本部门外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。

5 工作内容5.1 外来文件的获取:公司各部门通过如下渠道收集相关的外来文件;a)国家、省、市、政府及各相关职能部门;b)各种会议、专业报刊、杂质、出版社;c)互联网、电话传真;d)客户;5.2 外来文件的识别5.2.1 技术性文件a)客户提供的产品图纸、技术要求等文件,销售部在两天内移交给技术部;b)技术部对客户文件进行确认,识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等,并考虑加入内部技术文件要求或工艺文件中;c)技术部对国家标准、行业标准进行识别,应识别文件的有效性和适宜性。

5.2.2 质量文件a)测试中对与本公司产品检验测试有关的标准进行识别,以确保所采纳的检验、测量方法正确或更优,并考虑加入内部检验规程中;b)质量部对质量环境体系相关的标准或政策文件进行识别,识别其有效性及使用本公司条款,并作为质量手册和程序文件更新的依据。

5.2.3 管理性文件a)凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件、安保文件,装备部及时收集筛选,识别其有效性和适用性;b)国家颁布的与管理、卫生有关法律法规、政策文件,由办公室收集筛选,识别有效性和适宜性;5.3 外来文件审批经过相关部门识别后的外来文件,需部门负责人审核,主管副总批准。

外来文件管理制度[1]

外来文件管理制度[1]

外来文件管理制度一、引言为了规范企业的外来文件管理工作,确保文件安全、准确和及时流转,提高企业工作效率,特制定本外来文件管理制度。

二、适用范围本制度适用于企业内部的所有外来文件管理工作。

三、管理标准1.外来文件的分类外来文件分为以下几类:–办公类文件:如合同、报告、备忘录等;–邮件类文件:通过电子邮件、即时通讯工具等传输的文件;–纸质文件:以纸质形式提供的文件;–数字文件:以电子形式提供的文件。

2.外来文件的收取–对于纸质文件,接收人员应在接收时进行签字确认,并核对文件的数量和完整性;–对于电子文件,接收人员应在接收时确认文件的完整性和准确性。

3.外来文件的登记和编号–所有外来文件应进行登记,并分配编号,编号应包含文件类型、接收日期和流水号;–登记时应记录文件的标题、发送方、接收方、密级、附件、备注等相关信息。

4.外来文件的分发和传递–外来文件应按照文件的密级和重要性进行分类,并采取相应的安全保密措施;–分发时应注明接收人和接收日期,并记录相关信息。

5.外来文件的存储和保管–纸质文件应存放在专门的文件柜或保险柜中,保持整齐、防潮、防火和防盗;–电子文件应保存在安全的网络服务器或云存储中,并进行定期备份。

6.外来文件的查阅和借阅–外来文件的查阅和借阅应进行记录,并签署相应的借阅单;–借阅期限应合理安排,并在规定期限内归还。

四、考核标准1.文件管理制度的落实情况–每周随机抽查外来文件的登记记录和分发情况;–定期检查纸质文件的存储和保管状况。

2.文件查阅和借阅的合规性–定期检查文件查阅和借阅记录,核实是否符合规定;–随机抽查文件的归还情况。

3.文件安全和保密措施的执行情况–定期检查纸质文件的防火、防盗和防潮措施;–定期检查电子文件的安全备份情况。

五、违规惩罚制度对于违反外来文件管理制度的行为,将采取以下措施进行处理:1.轻微违规:口头警告或书面警告。

2.严重违规:–失职行为:给予批评教育、通报批评或责令整改;–泄露文件:依法追究法律责任;–涉及利益冲突:按公司相关规定处理。

公司外部文件管理制度

公司外部文件管理制度

公司外部文件管理制度第一章总则第一条为规范公司对外部文件的管理,确保文件的安全性、完整性和可访问性,提高公司运作效率和管理水平,制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于公司所有部门、员工,包括各类文件的建立、使用、传递、保存和销毁等环节。

外部文件指的是公司接收或产生的与外部机构、个人之间的文件。

第三条公司外部文件管理遵循依法合规、规范有序、保密安全、科学高效的原则。

第四条公司应当建立并不断完善外部文件管理制度,明确文件的分类、保管、检索、传输和销毁等规定。

第五条公司应当配备专门的外部文件管理人员,负责外部文件的收集、整理、归档和管理工作。

第六条公司应当定期进行文件管理制度的绩效评估,不断提升文件管理水平。

第七条公司应当保障员工的知识产权,严禁私自泄露公司机密文件。

第二章文件的建立第八条公司应当建立健全文件建立流程,明确文件的发起、起草、审核和批准程序。

第九条文件的建立应当遵循合规原则,确保文件内容真实、准确、完整。

第十条文件的建立应当注重文风规范,清晰简洁,易于理解。

第十一条对于敏感信息或涉密文件,应当明确保密措施,并在文件上标注保密级别。

第十二条文件的编制人员应当具备相应的专业素养和知识背景,确保文件的品质和可靠性。

第十三条公司应当对文件建立流程进行定期审查和改进,保持流程的适用性和有效性。

第十四条公司应当制定文件建立的标准模板,引导员工规范地进行文件编制。

第三章文件的使用第十五条员工在使用公司文件时,应当遵守公司的相关制度和规定,确保文件的正确使用。

第十六条文件使用过程中产生的负责人员应当审查核对文件的准确性和完整性。

第十七条对于涉及外部合作、商业谈判等重要文件,应当征得相关部门的意见和批准。

第十八条对于公司内部与外部单位之间的文件传递,应当采取安全可靠的方式,避免信息泄露。

第十九条公司应当建立文件审批和签发制度,确保文件的合法有效。

第二十条对于重要文件,应当建立文件备份系统,保障文件信息的安全。

公司对外发文文件管理办法

公司对外发文文件管理办法

公司对外发文文件管理办法一、目的为了规范公司对外文件的管理,确保文件的准确性、及时性、安全性和有效性,维护公司的合法权益和形象,特制定本规定。

二、适用范围本规定适用于公司所有对外发出的文件,包括但不限于商务信函、合同协议、报告、通知、声明等。

三、职责分工1、综合管理部负责制定和完善对外文件管理规定。

负责对外文件的编号、登记、存档和销毁等工作。

对各部门的对外文件管理工作进行监督和检查。

2、各业务部门负责本部门对外文件的起草、审核、会签和发送等工作。

确保对外文件内容的准确性、合法性和合规性。

配合综合管理部做好对外文件的管理工作。

四、文件起草1、文件起草应遵循准确、简洁、清晰的原则,使用规范的语言和格式。

2、起草部门应根据实际需要确定文件的内容和范围,收集相关资料和信息。

3、对于重要的对外文件,起草部门应进行充分的调研和论证,必要时可征求相关部门或专家的意见。

五、文件审核1、对外文件在发送前必须经过严格的审核。

审核的主要内容包括:文件内容是否符合法律法规、政策和公司规定。

文件格式是否规范,语言表达是否准确、清晰。

文件涉及的事项是否经过必要的审批和授权。

2、审核流程一般包括部门内部审核、相关部门会签和公司领导审批等环节。

具体审核流程根据文件的性质和重要程度确定。

六、文件编号与登记1、综合管理部对所有对外文件进行统一编号,编号规则应具有唯一性和可追溯性。

2、对外文件在发送前必须进行登记,登记内容包括文件编号、文件名称、发送对象、发送日期等。

七、文件发送1、对外文件的发送应选择合适的方式,如邮寄、传真、电子邮件等。

对于重要文件,应采用挂号信、快递或专人送达等方式,确保文件的安全和及时送达。

2、在发送文件时,应保留发送记录和回执,以便查询和跟踪。

八、文件存档1、对外文件发送后,综合管理部应及时将文件原件及相关资料进行存档。

存档期限根据文件的性质和重要程度确定,一般不少于[X]年。

2、存档文件应按照编号顺序进行排列,建立文件目录,便于查询和检索。

外来文件管理办法

外来文件管理办法
5.10記錄保存3年。
6流程圖:外來文件管制流程圖
7相關文件:
7.1《文件管制程序》2-01
7.2《法規鑑定管理程序》2-26
8使用表單:
項次
表單名稱
表單編號
所屬文件
保管部門
1
外來文件編號單
4-01-001-01
外來文件管理辦法
文管中心
2
外來文件作廢清單
4-01-001-02
外來文件管理辦法
文管中心
3
外來文件管制總覽表
4-01-001-03
外來文件管理辦法
文管中心
4
環境法規清單
4-26-000-02
法規鑑定管理程序
文管中心
5.2.2每月一次在客戶/安規認証機構/政府機構等的公開網站上查詢下載﹔
5.2.3主動向客戶/安規認証機構/政府機構等索取﹔
5.2.4每月確認一次外來文件是否為最新版本,若不是則向客戶或相關機構索取﹔
5.2.5HSF客戶技術標準:
5.2.5.1一種方式為由品質工程課每月一次上客戶網站查詢或向台北技術支援部詢問,若有更新版本,則下載或索要記錄,並轉DCC發行;另一種方式為台北技術支援部或業務部收到客戶最新HSF標準及相關資料時,轉工廠品質工程課或DCC;
5作業內容:
5.1外來文件來源的窗口:
5.1.1客戶所提供資料的窗口是品質工程課:
5.1.2安規資料的窗口是品質工程課﹔
5.1.3法律法規資料的窗口是環境管理者代表(含GP)/總務課/人力資源課/研發課﹔
5.1.4供應商提供資料的窗口是採購課/研發課。
5.2獲取外來文件的方式:
5.2.1供應商或客戶直接/被要求提供﹔
5.3.3客戶/供應商提供之產品資料(圖面、規格、工程注意事項、MOI、BOM、承認書…)等相關文件類。

外来文件管理制度范文

外来文件管理制度范文

外来文件管理制度范文外来文件管理制度范文一、背景介绍为了有效管理和控制公司内部的外来文件,确保文件的安全、完整和准确,制定本文件管理制度。

二、适用范围本文件适用于公司所有内部部门,包括各级领导、办公室、行政部门、财务部门、人力资源部门等。

三、定义1. 外来文件:指来自公司外部的文件,包括信函、合同、报告、备忘录、商业书信等。

2. 内部部门:指公司组织结构内的各个部门和单位。

四、文件管理机构和责任公司设立文件管理机构,负责制定、执行外来文件管理制度,并监督各部门的文件管理工作。

文件管理机构由公司领导委派负责,具体人员由文件管理机构自行确定。

五、文件管理的流程及要求1. 处理流程(1)所有外来文件必须先送达文件管理机构。

(2)文件管理机构负责审查文件的真实性和合法性,对于属于公司业务范围的文件,批准后分发给相关部门。

(3)相关部门负责对文件进行阅读、办理和回复,同时将办理情况和回复内容报告给文件管理机构。

(4)文件管理机构负责汇总和归档相关部门的回复和报告。

2. 存储要求(1)所有外来文件按时间顺序进行编目,并建立电子和纸质档案。

(2)电子档案必须进行备份,并定期进行维护和检查。

(3)纸质档案必须妥善存放,确保不受潮、火灾等因素的影响。

(4)保密文件必须进行密码加密,并严格限制访问权限。

六、文件的传递和交流1. 电子文件的传递(1)所有电子文件必须通过公司专用的电子邮件系统进行传递。

(2)文件发送者必须对文件进行加密,并在邮件标题中注明保密级别。

(3)接收者必须及时下载并保存电子文件,并在完成查阅后删除邮件。

2. 纸质文件的传递(1)纸质文件必须通过专人进行传递,不能随意放置或交给其他人员处理。

(2)传递人员必须确保文件的安全、完整和准确,如果发现文件有损坏或遗失,必须及时报告文件管理机构。

七、文件的转交和销毁1. 文件的转交(1)所有外来文件必须按规定流程转交给相关部门,并在转交记录中进行登记。

(2)相关部门收到文件后必须在规定时间内进行处理,并按要求进行回复。

公司外来文件管理办法

公司外来文件管理办法

1.目的:确保质量体系有效运作,并规范外来文件的管理。

2.范围:适用于外来文件的管理。

3.职责:3.1各相关单位:负责对外来文件的接收和确认。

3.2文管中心:负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。

4.定义:4.1外来文件:不是本公司内部制定,而是根据需要从外部接收之文档,如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料,客户的工程标准/规范(包括对其的更改)等。

5.流程:流程责任部门相关说明表单文管中心关相关部门接收到外来文件须交文管中心统一办理[外来文件收文登记表] 相关单位主管[外来文件管制一览表] 文管中心[文件发放与回收记录表] 文管中心[外来文件管制一览表]申请人文管中心依申请期限归还[文件资料借阅登记表] 文管中心[文件申请表] [文件销毁记录表]6.内容:6.1外来文件列入管理的类别:客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。

外来文件确认、转交外来文件接收外来文件编号、分发借阅与归还外来文件更新或作废外来文件管理6.2外来文件的接收与转交:6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确认,须注明:客户、图纸或资料正确的品名规格名称,所需分发的部门,将原稿转交文管中心统一办理。

6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、TS16949等),转交文管中心统一办理。

6.2.3客户对产品和工艺环保标准,如,ROHS和WEEE指令SS-00259标准等客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来文件】,开单列外来文件——客户环保资料清单。

6.2.4各部门在接受到 6.2.1,6.2.2的文件或资料时,应经部门主管确认其有效性和正确性后才能转交品保部。

6.2.5品保部接收到各相关部门转交的外来文件或资料时,须登记在[外来文件收文登记表],并将外来文件或资料编号管理。

6.3.外来文件编号:6.3.1有关顾客要求方面之外来文件:CUS-------------------------------------------顾客转来部门及客户代号公元年度流水号之文件后二码6.3.2有关法律、法规方面之外来文件LAW-----------------------------------代表法律部门代号公元年度流水号法规后二码6.3.3部门代号:氧一A,氧二B ,生产一部N,生产三部G,品保课Q,工程T,业务S,总务K,储运E,物料M,采购H,综合P。

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公司外来文件公文管理办法
第一章总则
第一条为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化,提高公文管理的效率和质量,特制定本办法。

第二条本办法适用于XX公司,各分(子)公司按照此办法执行。

第三条办公室为XX公司公文处理部门,其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。

本办法中所称的外发公文,指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。

发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。

本办法中所称的外来公文,指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。

收文办理指对收到的公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第二章外发公文管理
第五条外发文件依据内容重要程度,分别采用公司红头文件纸(附件1)或带有公司标志的信纸(附件2)形式印发。

第六条外发文件格式要求:
(一)公文标题:字体使用二号方正小标宋简体,加粗;分一
行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

(二)正文:使用三号仿宋体字;落款位置右缩进两格,日期为全角中文;排序层次依次为“一、”“(一)”“1、”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注;左侧装订。

(三) 附件:如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1、XXXXX”)。

附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(四)成文日期中的数字:用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

(五)文内若使用非规范化简称,应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第七条公司所发各类正式公文实行统一管理,使用统一格式、编号,行文要求规范准确。

草拟公文应做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,简明扼要。

(三)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

第八条发文由发文部门按照规定格式要求草拟好文稿,填写《XX公司外发文件处理单》(附件3),送部门负责人、法务、业务负责人审批。

第九条公文正式印制前,将《XX公司外发文件处理单》和外
发文稿送至办公室行政文秘组进行复核,复核重点:审批手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

经复核,如无需修改可直接登记、编号、盖章、归档;如需要对文稿进行实质性修改的,应按程序返回修改。

第四章外来文件管理
第十条外来文件办理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第十一条拟办
对于公司所有来文(包括部门及个人所收取的各类来文),由办公室行政事务组按文件内容和缓急程度填好《XX公司外来公文收文处理单》(附件4),办公室负责人提出拟办意见,上报相关领导阅批。

具体程序如下:
(1)对于一般性文件,由办公室负责人提出拟办意见,报业务负责人阅批。

(2)对于重要性文件,由办公室负责人提出拟办意见,经业务负责人审阅后,报总经理阅批。

第十二条批办时限
办公室负责专人根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度,并随时了解文件去向。

(一)一般文件应于文件送达之日起2个工作日内阅批。

(二)急件应于文件送达当日内阅批。

(三)特急件应随送随阅批。

第十三条承办
办公室行政事务组按相关领导的批示,将文件送达有关部门办理。

承办部门应认真负责,及时办理不得延误。

承办人办结后,在收文处
理单上填写办结反馈情况。

第十四条催办
办公室行政事务组按规定的时间提前向承办部门询问办理结果,以保证公文及时办理完毕。

第十五条发给公司但未写明具体收件人姓名及部门的信件,统一由办公室商务中心登记后,交由办公室行政事务组负责处理。

第四章附则
第十六条本制度由公司办公室负责解释。

第十七条本制度自颁布之日起执行。

附件:1、XX公司外发文件红头模板
2、XX公司外发文件信纸模板
3、《XX公司外来公文收文处理单》
4、《XX公司外发文件处理单》
二〇一四年十一月三十一日。

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