英语协会秘书处工作制度

英语协会秘书处工作制度

英语协会秘书处是英协不可或缺的一个部门。常设5名干部，其中秘书长、副秘书长各一人，干事3人。秘书处主要负责协会各项活动相关资料的搜集汇总等日常工作；例会、活动的考勤工作；及时传达各项文件的通知；对协会的例会、活动进行记录；整理修改各项活动的总结和通讯；对协会干部的考核以及评奖评优等。秘书处直接关系到各个部门工作的顺利开展和彼此之间的联系与合作。因此，为了更好体现秘书处的职责与作用，现制定如下制度：

一、新干事招聘制度

根据社团联社工委的统一部署，英协在每学年十月份进行招新活动。通过面试录取7到9名新生作为秘书处的试用干事，具体标准如下：1）有一定的电脑操作水平，打字速度快，会使用Word、Excel等Office 常用办公软件。

2）有一定的口头表达能力，有比较好的文学素养及文字编辑能力。

3）态度认真，为人诚恳，具有较强的可塑性。

4）英语口语较好。

二、新干事试用制度

新干事试用期为一个月，试用期满且符合以下要求的可以转为正式干事。

1）有强烈的留任愿望，并承诺无特殊情况，不中途离职。

2）试用期间的表现优秀。工作热情、认真、负责、细心。能及时、高效完成协会布置的各项工作。

3）有较强的组织协调及沟通能力，有良好的团队协作能力。

4）有实干精神，积极向上。

5）拥有良好的待人接物的礼节礼仪和技巧。

三、例会制度

1）英协例会定于每周三晚9：40在04324召开(若有特殊情况可根据具体条件调整开会时间或地点，如有变动应及时通知所有干部)。例会期间，手机一律调为振动、无声或关机；非特殊情况，严禁接听电话、发短信。

2）会议由秘书处干部轮流主持。主持人应在周三中午与相关负责人联系好，以确定会议流程。

3）会议内容：会议总结上周工作情况，听取各专项负责人汇报工作，指出不足之处并予以纠正。布置并讨论本周主要工作。

4）每次例会各干部必须全体出席，准时到会，不得无故缺席。因病，事不能出席会议者应事先向秘书长请假。各部成员在会上要积极发言，提出意见和建议。秘书处干事认真做好笔录，总结经验教训。

5）负责通知的干部须通知到英协所有干部准确的时间、地点及相关事宜。

四、会议及活动考勤制度

1）考勤记录，由秘书处负责整理保管。

2）全体干部必须准时出席，不得缺席，迟到，早退。如有事不能出席须向秘书长请假，否则以缺席论处。

3）例会考勤须用英语，活动考勤则设立签到处。

4）对无故缺席或迟到者，负责考勤的干部应尽职尽责，须在第一时间与其联系，让其说明原因并做好记录。完后将考勤情况报给社联纪检部。

5）迟到三次作缺席一次处理，无故缺席三次则作自动退会处理。

6）每个月末汇总一次出勤情况，并在月初召开第一次例会前交给会长。

7）考勤结果与干部考核及干部评奖评优挂钩。

五、资料采集，准备及档案管理制度

1）秘书处成员应及时收集准备好活动相关资料，并做好活动后相关资料的整理（活动照片，活动总结及通讯稿等）

2）活动总结应在活动结束后三天内写好，具体要求详见附录。

3）活动开始前三天应邀请并提醒记者团的干部在活动进行过程中拍照。

4）资料管理负责人须及时将各部各类与本部工作相关文件及时归档。

5）各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须以文档形式（包括电子稿及打印稿）交秘书处存档，以备查找。

6）档案管理应分门别类。

本制度自公布之日起实行！

英语协会秘书处

起稿人：罗念

二〇〇九年十一月二十三日

附录

活动总结具体要求如下：

活动总结必须在活动结束后三天内写好，秘书处每个人都要写，然后汇总给一个人整合出一篇比较好的文章。活动总结先由秘书长审核再由社联项目部审核，秘书长审核无误后，将电子稿发到社团联邮箱（ggysshetuanlian@）.发稿人到社联办公室确认稿件得到审核，再将打印稿一份交给社联项目部，一份交给秘书长。

活动总结格式：标题：黑体三号、居中

正文：宋体小四号

页边距：左右3.5 上下2.5

行间距：固定值20磅

落款日期：大写（如：二00九年十一月二十三日）

活动总结内容要求：突出活动特色、效果，交代活动流程，指出活动存在的不足并提出改正建议。语言简练，有适当的文采，字数1200左右。无错别字，标点正确。

注意事项：稿件以附件形式；主题为：英语协会××活动总结