合同归档管理制度

合同归档管理制度

1. 目的

为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。

2. 适用范围

适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。

3. 职责

3.1人力资源部是本制度制定的责任部门；

3.2总裁办是本制度执行的监督部门；

3.3各部门是本制度执行的责任部门。

4.分类管理（详见下表）

注：各类合同（除劳动合同）的签订部门都必须传一份扫描件至法务部分类存档

5. 归档管理

5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）；

5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理；

5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；

5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。

6. 借阅管理

6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；

6.2 如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：《合同借阅申请单》）。

7. 交接管理

7.1 各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；

7.2 辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》

8. 本制度由人力资源部制定，于2016年04月21日生效。

附件：《合同借阅申请单》

合同借阅申请单

2. 合同借阅归还后此单交还借阅人；

3. 如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。

合同借阅申请单

注：1.此申请单由合同借出部门存档；

2. 合同借阅归还后此单交还借阅人；

3. 如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。