公司供应管理制度

XXXX气有限公司

第六章公司供应管理制度（试行）

第一节总则

第一条为确保公司生产正常运行，持续营造良好的材料供应环境，促进供应部门各项管理工作正常开展，结合公司供应部、生产部、销售部的实际情况特制订本制度。

第二条合理地组织采购，并及时供应生产部所需的物资是供应部的主要管理职能；

第二节供应采购流程

第三条公司物资供应采购流程根据公司生产、经营的实际情况分以下几种方式：

1、标准件产品(即库存备货产品)生产所需物资（含包装物）供应采购

流程

A、生产部根据生产计划的需要，首先由生产部提出材料申购清单，详细注明所申购材料的名称、型号、规格、数量、有特殊要求的可详细注明特定供应商，根据生产所需的紧急程度特别标注所申购材料需要的最迟时间界限。

B、材料申购清单填列人由生产部指定专人负责，经生产部经理审核、主管副总经理审批后方可生效，并及时传递供应部予以采购确认。

C、供应部根据生产部所填列的材料申购清单的相关要求，及时委派采购人员落实采购计划，准确组织完成材料采购工作，不得出现任何差错与延误。

D、所有材料采购供应部必须要求供应商按财务部规定出具发票、送货清单，详细注明材料供应商单位名称、所供材料的品名、型号、规格、数量、单价、金额。所有材料采购须经供应部经理审核、主管副总经理审批。

E、材料到货后，由供应部组织专人（供应商有送货人员的，须一同参加；特定材料须有生产部门人员参加。）会同品管部、仓库保管人员实施材料入库验

收工作，并由仓库保管人员根据实际验收的结果出具收料单（或入库单），收料单（或入库单）只注明材料的名称、型号、规格、数量，相关方签字予以确认。

F、仓库保管人员将已确认的收料单（或入库单）财务联交给供应部人员或供应商送货人员（以后谁处理货款结算事宜交给谁）。

G、供应部人员（或供应商送货人员）将已确认的收料单（或入库单）财务联、供应商出具的发票、送货清单依序归类收集上报财务部。

H、财务部收到传递的相关资料后，再次审查核对，并依据以上材料供应操作规范、公司相关报帐制度予以确认付款或进行帐务处理。

I、出现材料短缺、损失情况，由供应部出具材料采购损失清单，上报公司管理层备案。同时供应部须及时出面联系处理，所有处理结果须上报公司管理层审核批准。处理无果的再由公司管理层作出相应的处理决定。

2、非标准件产品（即订单产品）生产所需物资供应采购流程

A、销售部在接到客户订货信息后，应首先将该批订货信息清单传递给生产部，经生产部与仓库保管衔接，确定该批订货信息中有哪些产品的名称及数量在仓库里有现货后，再由生产部确定需要生产该批订货信息中所缺产品的名称、数量及保守生产时间（含外协加工时间），通知销售部。

B、销售部接到生产部的通知后，根据生产部提出的保守生产时间（含外协加工时间），应首先与客户洽谈好公司供货时限并签订销售合同后，及时通知生产部进行生产准备（含外协加工产品）。注意供货时限应保留恰当的弹性空间。

C、生产部在接到销售部的生产准备（含外协加工产品）通知后，由公司自行生产的，根据A项确定需要生产该批订货信息中所缺的产品名称、数量，及时提出材料申购清单通知供应部，其物资供应流程按1款A至I项相同流程操作；需外协单位加工的产品，由生产部按销售合同约定的时间落实完成。

3、直接销售货物（不由公司生产）的物资供应采购流程

A、销售部在接到客户直接销售货物订货信息后，应首先将该批订货信息清单传递给供应部，经供应部与仓库保管衔接，确定该批订货信息中有哪些货物的名称及数量在仓库里有现货后，再由供应部确定需要采购该批订货信息中所缺货物的名称、数量及保守采购时间，通知销售部。

B、销售部接到供应部的通知后，根据供应部提出的保守采购时间，应首先与客户洽谈好公司供货时限并签订销售合同。注意供货时限应保留恰当的弹性空间。

C、销售部根据销售合同所附货物清单编列货物申购清单，详细注明所申购货物的名称、型号、规格、数量、有特殊要求的可详细注明特定供应商，根据销售所需的紧急程度特别标注所申购货物需要的最迟时间界限。

D、货物申购清单填列人由销售部指定专人负责，经销售部经理审核、主管副总经理审批后方可生效，并及时传递供应部予以采购确认。

E、所有货物采购供应部必须要求供应商按财务部规定出具发票、送货清单，详细注明材料供应商单位名称、所供材料的品名、型号、规格、数量、单价、金额。所有货物采购须经供应部经理审核、总经理审批。以后流程参照1款E至I 项相同流程操作。

第三节供应部在职人员行为规范

第四条本职位人员所必须作出的许多重要决定，都是以良好的普通常识及逻辑判断做依据。

第五条本职务说明不可能涵盖所有的事项，本职位人员应执行由供应部经理在任何时间所指派之任何事务。

第六条与供应商充分沟通及密切配合的合作关系，是本职位成功的必要条件。

第七条采购人员成功的要素有下列五项，本职位人员应确实做好：

1、工作作风要操守廉洁

2、工作方式要掌握市场脉动

3、工作态度要积极认真

4、工作行动要适应性强

5、工作细节精打细算

第四节供应采购程序

第八条采购工作以“采购计划”和“认证结果”为依据。

第九条采购安全性关键器件必须是其获得了安规认可。

第十条在可行时，可以委托物料加工者或采购代理方进行进货检验，但应与之形成质量保证协议。

第十一条采购人员必须具备采购活动需要的专业知识，能熟练运用电脑在信息网上进行数据处理工作，有一定的英语水平和较好的谈判技能。

第十二条根据生产计划，采购部下达经批准的基本物料采购计划、零星采购计划，该计划是采购活动中“采购什么？采购多少？何时到货？”的基本依据。

第三十条供应部根据元器件的分类，把基本物料采购计划分配给不同的采购责任人。

第十四条采购责任人员在收到采购计划后，应认真核对计划的可执行性，如有不可执行的项目，应以书面形式反馈给采购计划制订部门，以便采购计划部门及时调整计划。

第十五条采购人员将采购计划逐项核对评定的供应商相关信息，拟制采购订单，采购订单应清楚列明采购物料对应的本公司编码、生产厂家、相应的厂家规格/型号、采购数量和要求交货的日期等。货期不能满足时，需注明新的定约时间。

第十六条采购订单必须按采购订单审批、签返流程进行规范化和审批，采购人员将经相关程序批准的订单发给供应商，并要求供应商在规定时间内签返以示确认。采购订单签返后即生效，其复印件应由供应部存档并妥善保管。