商务邮件注意事项中日文

1、メールの性格を知ろう（让我们认识一下邮件的性格）メールは便利なコミュニケーションツールです。

作業効率・営業効率の向上、通信費の削減、人脈の拡大など、ビジネスにさまざまな効果をもたらしてくれます。

このように書くと、「メールを使えば何でもできる」と思ってしまう人がいるかもしれません。

しかし、一見万能に思われがちなメールにも、次のようなメリットとデメリットがあるのです。

邮件是非常方便的沟通工具。

可提高作业效率、营业效率，减少通信费，可扩大人际关系等，会在商务中发挥到种种效果。

如果这样写的话，有些人有可能认为《只要用邮件，就什么事都可以办》。

但是，一看是万能的邮件也会存在以下优点和缺点。

メールが持つメリット（邮件的优点）（１）デジタルデータである（它是个电子数据）紙の書類などに比べ、収納に場所をとることがありません。

時系列に並べたり、送信者ごとに並べたりと、整理の仕方にもバリエーションがあります。

また、データは必要に忚じて再利用することも可能です。

跟写在纸张上相比，不需要采取保管资料的场所。

可以按时间排序、按每个发件人排序，在整理方法上有多样变化。

而且，根据需要，数据也可以再利用。

（２）履歴を追うことができる（可以追溯履历）データとともに送受信の日時が残るため、プロジェクトの始まりから現在に至るまでのプロセスを時系列に追うことができます。

跟数据一样，会保留接送日期，可以用时间段追溯从项目开始到目前为止的整个过程。

（３）伝達ミスを防ぐことができる（可以防止传达错误的现象）送受信記録がデータとして残るので、「送った／送らない」といったトラブルを防ぐことができます。

また、活字で確認できるので、聞き違いや「言った／言わない」といったトラブルも防ぐことができます。

接送记录会以数据保留，可以防止《发送了或没发送》的冲突纠纷。

而且，可以用印刷物进行确认，所以也可以防止听错或《说过了、没说》等冲突纠纷。

（４）時間の拘束がない（没有时间拘束）送りたいときに送り、読みたいときに読むことができます。

ビジネスの中に工夫して組み込むことで、送る側・受け取る側双方が時間を有効に使うことができます。

可以做到想发就发，想看就看。

商务中下工夫编入内容，可以有效利用发送侧、接收侧双方的时间。

（５）スピードアップができる（可以提高速度）意思決定をしたその場で反忚を返すことができるため、迅速にビジネスを進行させることができます。

また、インターネットとの連動を図ることで、メールに記したＵＲＬからより深い情報を伝えることができます。

在决定意思时，当场可以回复反应，所以可以迅速进展商务。

而且，跟网络是相互连接，在邮件中输入URL，可以传达更多更深的情报。

（６）同時にたくさんの人に送ることができる（同时可以发送给很多人）従来のコミュニケーションでは「１対１」が基本ですが、メールを使えば「１対n（複数）」の情報発信ができます。

発信者は１人でも、送信先は無限に広げることができるのです。

以前的交流、沟通是《1对1》为基本，但使用邮件的话可以《1对N（复数）》的发送情报。

即使发送人是1人，但收信人无限数。

（７）無料である（是免费的）郵送やファックスと異なり、メールは何通出しても無料です。

通信コストを気にすることなく、たくさんの人にアプローチをすることができます。

跟邮寄、传真不同，邮件发多少都是免费的。

不必要担心通信成本，可以对应很多人。

メールが持つデメリット（邮件的缺点）（１）読まれているのかどうか分からない（不知道对方是否已经读取）相手が反忚を返してこない限り、読んでもらったのかどうかを確認することができません。

素早い反忚が欲しい場合には、それを意識した件名、文面づくりを行うことが必要です。

对方没有回应的条件下，无法确定对方是否已经读取并了解邮件内容。

希望对方尽快回应时，需要在标题上、文章制作上要让对方引起意识。

（２）時間の共有ができない（无法共有时间）「時間を共有しなくてよい」という利点がある反面、直接会ったり話したりすれば、たやすく理解できるような微妙なニュアンスや意図が伝わりにくいという欠点があります。

《可以不共有时间》的好处的另一方面，有一些是直接面谈会更容易理解，但邮件的话，有些微妙的内容含义或意思很难传达的缺点。

（３）コミュニケーションが簡素になってしまう（沟通会变的简朴）決まり文句や、用件ばかりのメールを送っていると、いつの間にかやりとりが無機質なものになってしまいます。

声や表情で補うことができない分、表現や言い回しに工夫をすることが求められます。

とくに、クレ－ムやトラブル処理でメ－ルだけの連絡で済ませることは危険です。

トラブルが発生している相手は、感情的にもトラブルになっているものです。

ですから、やはり、電話や直接の面談を通して解消しなければ、意思の疎通が円滑になることは困難です。

一直只发送老一套的话词或事情的话，到某个时候互相来往会变的无机结。

无法用声音或表情做辅助的条件下，要在表达或措辞上下点工夫。

特别是投诉、纠纷出来上，只用邮件来解决的话是很危险的。

发生纠纷的对方，在感情上也会出现纠纷。

所以，还是用电话或直接面谈来解决问题，要不然想圆滑地疏通意思是很困难。

（４）残ってしまう（会保留）１度送ったメールは取り戻すことができません。

受信者が削除しない限り、データとして残り続けます。

後悔をしないためにも、内容を十分に確認することが大切です。

发送1次的邮件是无法收回。

除非收件人删除邮件，要不然邮件会一直保留在对方的邮箱里。

为了避免后悔，重要的是充分确认好内容后再发送。

メールにはメリットとデメリットがあり、使い方によって効果が大きく変わってくるということがお分かりいただけたのではないでしょうか。

まずはメールの特徴をよく理解し、その上で、使うタイミングを見極めること。

これがメールの持つメリットを最大限に活かす秘訣と言えるでしょう。

邮件它也有优点和缺点，根据使用方法不同，效果也会有很大变化，这一点可以理解吧。

首先要好好理解邮件的特征，然后再辨别使用时机。

这就是将邮件具备的优点活用到最大限制的秘诀吧。

2、メールの基本的な文章構成（邮件的基本文章构成）ビジネスで交わされるメールには「型」があります。

書き出し、本題、結び。

その流れを一度身につけてしまえば、あとはその繰り返しです。

最初は堅苦しく、面倒に感じるかもしれませんが、いろいろな人とやりとりを重ねるうちに、次第に自分ならでは”の「型」が生まれてくることでしょう。

商务来往的邮件有它的《型》。

开头、正题、结尾。

这个流程只要一旦成为习惯性的话，后续反复利用就可以了。

最初有可能会觉得艰苦、麻烦，但跟各种人士反复沟通时，自己应该立刻也会产生《型》吧。

文章構成（文章构成）メールの文章の特徴は簡潔であることです。

伝わらないということを避けるためにも、結論を先に述べることが、ビジネスでは必要です。

簡潔に、結論、それから詳細を伝える。

そこで一般的に使われている構成が、「5Ｗ2Ｈ」の構成です。

邮件的文章特征是要简单化。

为了避免无法传达的现象，先陈述结论，这在商务上是非常需要的。

简单陈述结论后再传达详细情况。

在这里一般会使用的构成是《5W2H》的构成。

∙What （主旨、結論）（主旨、结论）∙When （いつなのか–年月日および時間）（什么时候、年月日及时间）∙Where （どこで、場所）（在哪里、地点）∙Why （理由、原因）（理由、原因）∙Who （誰？、人、物）（谁？人、物）∙How （どのように、状況、様子）（怎样、状况、样子）∙How much （金額）（金额）これらを意識して書いてみることで簡潔に、要点をもらさず伝えることが可能になります。

また、メ－ルでは、箇条書きに書くことも一般的です。

意识到以上内容的话，可以简单而无漏洞地传达重点。

而且，有条例地写邮件也是通常要做的。

内容：メール術講演会日時：2006年3月7日場所：渋谷事務所（道玄坂○-○-○）対象：新入社員もしくは研修担当者参加費：5,000円文中に書かれているよりも事務的な部分は箇条書きの方が書く側も、5Ｗ2Ｈにそって書きやすく、読む側にとっても明瞭でわかりやすくなります。

このとき、文章は「です」「ます」はつけません。

また、語尾の句点（。

）も必要ありません。

比用文章写，将事务性部分用条例写出来的话，具备了5W2H，容易写，对方也能简单明了地看得懂。

这种时候，文章里不会加《...了。

》、《....的。

》，更不用在结尾加《。

》社内と社外で文章を使い分ける（社内和社外的文章分开使用）メールでは、明瞭簡潔が大切です。

ですから、箇条書きや、名詞区切りといった文章構成も推奨されます。

また社内と社外では同じ書き方をする必要はありません。

社内では、社内ならではの書き方をすればいいのです。

すでに、会社独自の文化が形成されているようでしたら、それに従う必要があるかもしれません。

また、簡略できるところ、丁寧な文章を取り入れるべきところなど使い分けるようにすることが大切になります。

写邮件时，写的简单明了很重要。

所以推荐用条例写或名词区分段的文章构成。

而且，社内和社外的邮件写法上不需要一样。

在社内用独有的写法就可以了。

已经形成了公司独自的文化时，有必要根据公司文化。

而且，能简略的地方、应该采取郑重的文章的部分，需要分开。

・社内メ－ルでは（在社内邮件里）社内では、事務的な通達事項が中心となり、効率的に、箇条書きで書きます。

上司であっても、特に儀礼的な文章を作成する必要はありません。

社内里，事务性的通知事项成为中心，有效率地，按条例写。

即使是上司也好，也没必要写特别礼仪的文章。

・社外メ－ルでは（在社外邮件里）明瞭簡潔な文章にすることに変わりありませんが、やはり、礼儀をわきまえ、敬語や尊敬語・謙譲語を使うことが基本です。

また、「ご多忙中恐れ入りますが」といった相手への配慮を忘れずに文章を作成します。

使用例）ございます･となっております･致します大変恐縮ではございますが宜しくお願い申し上げます写简单明了的文章不会有改变，但还是礼仪上进行辨别，使用敬语、谦逊语是最基本。

还有，写内容时，要考虑到对方是不是繁忙，可以追加一句《百忙之中，非常抱歉》。

相手のお名前（对方的名称）まず、１行目に宛先を書きます。

例）株式会社○○企画×山△郎様相手が企業に属している場合は、会社名と部署名を書いてからお名前を。

もちろん「様」も忘れずにつけましょう。

会社名は（株）（有）などのように略さず、正式名称を表記しましょう。

お名前もフルネームのほうが丁寧な印象を与えます。

首先，将收件人名称写在第一行。

例如：***公司 ***先生/小姐（日本人的情况下**様）对方所属为公司时，要写公司名、部门，然后再写称呼。