记录控制程序

记录控制程序

SANY标准化小组 #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#

记录控制程序

1 目的

对质量、环境和职业健康安全管理体系所要求的记录进行控制，以提供符合要求的质量、环境和职业健康安全管理体系运行的有效证据。

2 适用范围

适用于学校对记录的编制、标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置等的控制。

3 职责

校办为本程序的主控部门，负责本程序的编制、修正并监督实施。

校办负责建立《记录清单》（包括程序文件产生的及作业指导书产生的两大类），由规划部（贯标办）备案。

各程序文件主控部门负责编制该程序产生的记录的格式，由校办汇总，提交规划部（贯标办）备案。

各部门负责编制作业指导书产生的记录的格式，由校办汇总，提交规划部（贯标办）备案。

各部门负责做好本部门记录的编制、标识、归档、贮存等工作，使之符合要求。

教职工每天工作以填写工作日志的方式记录工作情况。

4 工作程序

记录的收集、整理和保存

各部门秘书负责收集、整理和保存本部门的质量、环境和职业健康安全管理记录。

记录形式：记录可采用文字记录、磁盘、光盘、照片和胶片等形式。

记录分类：按学校有关规定执行。

记录的编号规则（标识方法）

程序文件所产生的记录编号规则：

CQWU/JL/CX□□-□□

程序文件编号记录序号（01－99）

作业指导书所产生的记录编号规则：

CQWU/JL/×××/ZY□□□—□□

部门代码作业指导书编号记录序号（01－99）

记录的填写

a)要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，将该项目用斜线“/”表示；各相关栏目负责人签名与日期要完整，不允许省略或空白。文字记录应使用黑色（蓝黑色）墨水钢笔或签字笔，需复写的记录应使用黑色单面复写纸。

b)如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用横线“—”划去原数据，在其上方写上更改的数据，签上更改人的印章或姓名及日期。

记录的贮存和保护

各部门秘书必须把所有的记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录要保持清洁、字迹清晰。各部门按规定期限保存记录，对

于保存一年以上的记录交学校档案室保存。记录的保存期限一般为三年，特殊情况要长期保存。

校办编制学校的《记录控制清单》，将学校质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。

校办每年检查一次各部门记录的使用、管理情况。

记录发放、借阅

各部门向校办领取所需记录空白表。记录传递按《信息交流、协商和沟通控制程序》、《数据分析控制程序》有关规定执行。

各部门保管的记录应便于检索，借阅者要经记录保管部门负责人批准并填写《文件借阅记录》方可借阅。

记录的销毁处理

记录超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由校办填写《记录销毁审批表》，报管理者代表批准，由校办执行销毁。

记录格式

程序文件产生的记录的格式由本程序文件主控部门负责编制, 交校办汇总，最后由规划部（贯标办）备案。

作业指导书产生的记录的格式由各部门自行负责编制，交校办汇总，最后由规划部（贯标办）备案。

各部门可根据工作需要提出更改记录格式，但要执行《文件控制程序》中有关文件更改的规定。

记录的归档与管理

各部门按学校综合档案室的要求将记录分类收集、整理装订成册归档，并按国家档案管理有关规定进行管理。

5 相关文件

《文件控制程序》（文件编号：CQWU/CX01-2003）；

适用的法律、法规及国家公文有关规定。

6 记录

《记录清单》（记录编号：CQWU/JL/CX02-01）；

《记录销毁清单》（记录编号：CQWU/JL/CX02-02）；

《记录查（借）阅登记表》（记录编号：CQWU/JL/CX02-03）；

《渝西学院教职工工作日志》（记录编号：CQWU/JL/CX02-04）。